高校會計(jì)電算化中存在的問題及對策*

王 森

(河北廣播電視大學(xué),河北石家莊 050071)

高校會計(jì)電算化中存在的問題及對策*

王 森

(河北廣播電視大學(xué),河北石家莊 050071)

在知識經(jīng)濟(jì)時代,市場經(jīng)濟(jì)瞬息萬變,會計(jì)電算化的應(yīng)用,能為高校提供及時、準(zhǔn)確和完整的財(cái)務(wù)信息,從而增強(qiáng)決策的有用性,提高高校管理效率和經(jīng)濟(jì)效益,不斷提升高校的核心競爭力。但是,隨著會計(jì)電算化的飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬,使會計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。而這些既推動了現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展,同時也對現(xiàn)有的會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展產(chǎn)生了障礙。為了順應(yīng)當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展潮流,我們應(yīng)就會計(jì)電算化存在的問題及對策進(jìn)行探討。

會計(jì)電算化;網(wǎng)絡(luò);安全

隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,會計(jì)電算化在社會經(jīng)濟(jì)中的運(yùn)用越來越廣泛。首先,電子商務(wù)越來越成為網(wǎng)絡(luò)時代的商業(yè)方式和高校生存和發(fā)展的形式;其次,高校管理信息大都以電子方式運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理;最后,網(wǎng)上學(xué)校、網(wǎng)際學(xué)校、虛擬學(xué)校等新的學(xué)校系統(tǒng)開始出現(xiàn),新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)如直接經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)等逐步形成。財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)是經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng),互聯(lián)網(wǎng)的“傻瓜”化應(yīng)用,使得財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)的環(huán)境和內(nèi)容都發(fā)生了深刻的變革。

一、會計(jì)電算化存在的問題

1.人們的思想認(rèn)識問題

我國電算化事業(yè)起步較晚,人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠。

2.財(cái)會專業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識的欠缺問題

一般會計(jì)人員所掌握的知識、理論僅能滿足手工會計(jì)核算,而會計(jì)電算化的應(yīng)用對會計(jì)人員提出了更高的要求。既要求會計(jì)人員要掌握一定會計(jì)專業(yè)知識,還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識,財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。一般會計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富,但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏,難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)工作。表現(xiàn)較為突出的是對財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認(rèn)識有局限性,對軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除,導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。這個問題已成為高校快速實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的障礙。

3.常見的技術(shù)性問題

(1)在業(yè)務(wù)操作的關(guān)鍵時刻,計(jì)算機(jī)突然以“待機(jī)”、“死機(jī)”等,致使會計(jì)業(yè)務(wù)難以按部就班進(jìn)行。作為高科技通病,無疑此現(xiàn)象直接影響到會計(jì)電算化核算的質(zhì)量和效率,已經(jīng)構(gòu)成現(xiàn)代會計(jì)工作的障礙。

(2)錄入或采集數(shù)據(jù)后,生成的表格數(shù)據(jù)出錯,致使會計(jì)信息數(shù)據(jù)技術(shù)性失真。這些失真的會計(jì)信息數(shù)據(jù)向下順延,最終生成更為失真的數(shù)據(jù)信息。如果高校決策層使用了這些數(shù)據(jù)信息,那么高校的宏觀決策失誤便在所難免。

(3)系統(tǒng)軟件“翻臉”,直接造成會計(jì)應(yīng)用程序數(shù)據(jù)丟失。在現(xiàn)實(shí)工作中,會計(jì)人員正在錄入數(shù)據(jù)或執(zhí)行某一項(xiàng)指令后,計(jì)算機(jī)突然出現(xiàn)“黑屏”或帶有一系列英文字符的“藍(lán)屏”,按回車鍵或其他鍵,“藍(lán)屏”依然不走,最后,只好實(shí)施“熱啟動”結(jié)束任務(wù)。但在這種情況下,大多都以會計(jì)數(shù)據(jù)丟失甚至應(yīng)用程序損壞為代價。

4.面臨的安全性風(fēng)險(xiǎn)問題

網(wǎng)絡(luò)會計(jì)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)信息資源的共享,但同時也將自身暴露于風(fēng)險(xiǎn)之中,這些風(fēng)險(xiǎn)主要來自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等。

(1)系統(tǒng)密碼被非法竊取、盜用,致使高校銀行存款賬戶資金被轉(zhuǎn)移;(2)網(wǎng)絡(luò)傳輸中,單位結(jié)算資金面臨安全風(fēng)險(xiǎn);(3)計(jì)算機(jī)病毒侵襲造成系統(tǒng)無法正常運(yùn)行;(4)會計(jì)電算化系統(tǒng)遭受到舞弊行為而造成高校嚴(yán)重?fù)p失。

二、針對會計(jì)電算化存在的問題提出以下對策

1.重視理論研究,提高思想認(rèn)識

會計(jì)電算化,是電子計(jì)算機(jī)在會計(jì)工作中應(yīng)用的簡稱,就是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中,以提高財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。

電算化會計(jì)理論即研究實(shí)現(xiàn)電算化后的會計(jì)信息系統(tǒng)組織、會計(jì)核算的程序和管理制度,會計(jì)核算的方法,以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對會計(jì)理論、會計(jì)制度的影響和會計(jì)工作的新特點(diǎn)。電算化會計(jì)理論的研究確定了電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能體系、運(yùn)作規(guī)范及特點(diǎn)、審計(jì)接口、會計(jì)檔案等基本要求,它一方面符合手工會計(jì)的基本要求,同時又具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)。電算化會計(jì)理論的基本問題研究透徹了,會計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),才能更符合會計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求,會計(jì)電算化軟件才能更好地服務(wù)于會計(jì)工作。

2.強(qiáng)化崗位培訓(xùn),提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)操作業(yè)務(wù)素質(zhì)

要提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才,他們能夠掌握國際先進(jìn)技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會計(jì)電算化,推動高校電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會計(jì)電算化知識,維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

3.做好電算化會計(jì)檔案管理工作,確保系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)信息安全完整

隨著我國會計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,應(yīng)做好會計(jì)電算化會計(jì)檔案的管理工作,為會計(jì)基礎(chǔ)管理工作提供有效的數(shù)據(jù)源。為了更有效地做好電算化會計(jì)檔案管理工作,我們必須根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

(1)電算化會計(jì)檔案的收集。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)版本,應(yīng)用軟件要求及版本等。

(2)電算化會計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。此外,還應(yīng)注意電算化會計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。

(3)電算化會計(jì)檔案的利用。即電算化會計(jì)檔案的調(diào)閱。在長期開展會計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計(jì)檔案會有下述兩種情況:1)所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將你所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;2)所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

4.要加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性

財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是高校的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著高校的生存與發(fā)展。會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制,是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,以防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞,主要包括:實(shí)體安全控制、硬件安全控制、內(nèi)部控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制、病毒的防范與控制和加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督等。

(1)實(shí)體安全控制。實(shí)體安全涉及到計(jì)算機(jī)主機(jī)房的環(huán)境和各種技術(shù)安全要求、光和磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存貯體的存放和保護(hù)。計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)該符合技術(shù)要求和安全要求,應(yīng)充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術(shù)條件,長期保存的磁介質(zhì)存貯媒體應(yīng)定期轉(zhuǎn)貯。

(2)硬件安全控制。計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的可靠運(yùn)行主要依賴于硬件設(shè)備,因此硬件設(shè)備的質(zhì)量必須有充分保證。同時,為防萬一,關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。

(3)內(nèi)部控制。會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為制度控制和程序控制兩類。1)制度控制一般是以管理制度的形式實(shí)行的,即由主管部門制定一系列規(guī)章制度強(qiáng)制或監(jiān)督會計(jì)部門執(zhí)行,從而保證會計(jì)系統(tǒng)軟件正常和安全運(yùn)行,免遭外界干擾和破壞。2)程序控制是靠軟件本身尤其是會計(jì)系統(tǒng)軟件來實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部控制機(jī)制,這種內(nèi)部控制機(jī)制往往比通過各種管理制度實(shí)現(xiàn)的控制更為有效。

(4)軟件安全控制。1)會計(jì)系統(tǒng)軟件的開發(fā),必須進(jìn)行全面的市場調(diào)查,嚴(yán)格遵循財(cái)政部頒布的《會計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定(試行)》,科學(xué)系統(tǒng)地分析和設(shè)計(jì)。2)應(yīng)分析研究各應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性,使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺的大系統(tǒng),各種業(yè)務(wù)之間能相互銜接,相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗(yàn),數(shù)據(jù)備份應(yīng)統(tǒng)一完成。3)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡量減少人機(jī)對話窗口。4)增強(qiáng)系統(tǒng)軟件現(xiàn)場保護(hù)和自動跟蹤能力,提供“黑匣子”模塊,記錄一切非正常操作。

(5)網(wǎng)絡(luò)安全控制。網(wǎng)絡(luò)對會計(jì)信息系統(tǒng)的安全性提出了比單機(jī)系統(tǒng)更高的要求。如果安全控制設(shè)計(jì)不好,會帶來比單機(jī)系統(tǒng)更大的損失。針對網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn),需加強(qiáng)以下幾個方面的控制:1)用戶權(quán)限設(shè)置。從業(yè)務(wù)范圍出發(fā),把各項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不同崗位的用戶,并賦予不同的操作權(quán)限,拒絕其他用戶的訪問。2)密碼設(shè)置。每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng),對密碼進(jìn)行分級管理,避免使用易被破譯的密碼。3)對存儲在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加密。

(6)病毒的防范與控制。防范病毒最為有效的措施是加強(qiáng)安全教育,健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度,具體包括:軟件、移動磁盤及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的采購和更新要通過計(jì)算機(jī)病毒檢測后才可使用;專機(jī)專用,絕對禁止在工作機(jī)上玩游戲、上外網(wǎng)炒股等;安裝防火墻和反病毒軟件,定期檢測并清除計(jì)算機(jī)病毒。

(7)加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督。加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督有兩層含義:一方面是通過審計(jì)人員對會計(jì)電算化系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行核查監(jiān)督,并審核和評估內(nèi)部控制制度發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn),改善內(nèi)部控制;另一個方面要提高審計(jì)人員的素質(zhì),加強(qiáng)對舞弊手法的甄別能力,同時要加快審計(jì)電算化的開發(fā)和應(yīng)用,以適應(yīng)對會計(jì)電算化系統(tǒng)的審計(jì)要求。

5.高校必須提高自身系統(tǒng)功能的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),迎接電子商務(wù)時代的到來

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)幫助高校實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同,彼此共享,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程報(bào)表、報(bào)賬、查賬、審計(jì)等遠(yuǎn)程處理,動態(tài)進(jìn)行會計(jì)核算的在線財(cái)務(wù)管理。

三、結(jié)束語

以上這些問題是會計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的問題。重視并及時解決這些問題,必然會促進(jìn)我國會計(jì)電算化向更深層次發(fā)展,最大程度地提高會計(jì)工作水平和會計(jì)信息的質(zhì)量,更好地為提高各級企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)信息時代,要使我國的會計(jì)電算化工作能夠健康的發(fā)展,我們還必須從理論上和實(shí)踐上進(jìn)行認(rèn)真的探討。眾所周知,21世紀(jì)的會計(jì)應(yīng)該是一個以信息技術(shù)為中心的嶄新會計(jì),而不是一個修修補(bǔ)補(bǔ)的會計(jì)。會計(jì)電算化必將促進(jìn)傳統(tǒng)會計(jì)的革新與發(fā)展。

[1]孫易祥.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制[J].財(cái)稅與會計(jì),1999,(11).

[2]但鋒,尚鵬.高校財(cái)務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問題初探[J].會計(jì)之友,2009,(1).

[3]樊維寧.高校財(cái)務(wù)信息化集中與內(nèi)部控制[J].湘潭大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會科學(xué)版),2006,(4).

F232

A

1008-469X(2010)06-0018-03

2010-09-07

王森(1967-),男,河北石家莊人,實(shí)驗(yàn)師,會計(jì)師,主要從事財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)與網(wǎng)絡(luò)安全的研究。