高校圖書館科技查新存在的問題及對策

方向輝

（安徽醫(yī)科大學(xué)，合肥 230032）

科技查新作為我國科技管理的一個重要環(huán)節(jié)，已有十幾年的歷史。各級科研管理部門為了提高科研立項和成果鑒定與獎勵的嚴(yán)肅性、公正性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性采取了不少措施，也制定了一系列管理辦法和規(guī)定?？萍疾坑?000年12月發(fā)布了《科技查新機(jī)構(gòu)管理辦法和科技查新規(guī)范》，標(biāo)志著我國科技查新工作步入了規(guī)范和健康的軌道?？萍疾樾乱殉蔀榭蒲泄芾淼闹匾M成部分和不可缺少的環(huán)節(jié)。[1]安徽醫(yī)科大學(xué)圖書館是安徽省醫(yī)學(xué)查新定點單位，筆者就近年來查新工作過程中出現(xiàn)的一些問題歸納如，下希望引起重視，以提高整個查新工作的水平。

1 高校圖書館科技查新過程中出現(xiàn)的問題

1.1 查新管理部門和查新用戶對查新工作認(rèn)識的問題

1.1.1查新管理部門對查新工作認(rèn)識的問題

近年來，學(xué)校申請的國家級、省級和校級各種課題數(shù)量增長較快，對查新工作也較重視。但是某些科技項目管理部門對查新工作重視不夠，對課題申請是否做科技查新沒有嚴(yán)格要求。有些課題是先經(jīng)專家評審后，再來補(bǔ)充查新報告，過分依賴專家評審，存在僥幸心理。目前還有些管理層的人士對查新工作不了解，對查新結(jié)果不聞不問，同時查新工作作為科研工作重要的一部分，缺少規(guī)范化的管理，對查新工作中是否存在問題沒有相應(yīng)的部門來進(jìn)行監(jiān)督和考核，因此有關(guān)部門應(yīng)該制定相應(yīng)的政策和法規(guī)來保證查新質(zhì)量。

1.1.2用戶對查新工作認(rèn)識的問題

用戶查新意識較薄弱。很多用戶對查新不了解，等到申報課題到主管部門時才發(fā)現(xiàn)缺少這一項，匆忙來進(jìn)行查新，而此時用戶的課題思路及標(biāo)書基本都已完成，查新也失去它本來的意義。不少查新用戶對查新缺乏真正的、自覺的需求，僅僅是為了查新而查新，對結(jié)果毫不重視。部分用戶，對查新態(tài)度不端正，為了自己的需要，刻意要求修改查新結(jié)果。此外，一些用戶對查新程序不了解，只通過電話或傳真提供簡單的委托內(nèi)容，要求隨便找?guī)灼恼卤容^，并馬上出具查新報告，這樣就給查新人員造成很多人為的困難，從而很難保證查新工作的質(zhì)量[2]。

1.2 查新人員素質(zhì)對查新質(zhì)量影響的問題

1.2.1專業(yè)素質(zhì)對查新質(zhì)量的影響

以我館為例，目前我館大多數(shù)從事查新工作的館員主要由醫(yī)學(xué)類專業(yè)人員組成，受過較系統(tǒng)的醫(yī)學(xué)訓(xùn)練。但是由于每一個查新人員的知識面都是有限的，不可能面面俱到，同時隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，新技術(shù)、新工藝層出不窮，且交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科也日益增多，這樣由于知識面的限制，對專業(yè)的陌生，把握所查課題的內(nèi)容實質(zhì)和技術(shù)要點就有一定難度，可能出現(xiàn)理解偏，漏檢誤檢，分析失準(zhǔn)等情況，導(dǎo)致查新結(jié)論說服力下降，因此查新人員的專業(yè)知識及判斷能力對查新質(zhì)量有著較大影響。

1.2.2文獻(xiàn)檢索素質(zhì)對查新質(zhì)量的影響

目前文獻(xiàn)正以數(shù)量級的方式增長，因此查新時會涉及到大量文獻(xiàn)的檢索，對于檢出的文獻(xiàn)要仔細(xì)閱讀和分析，要科學(xué)地評價所檢出的文獻(xiàn)，這就要求查新人員應(yīng)具有較強(qiáng)的文獻(xiàn)檢索及分析能力，這樣才能準(zhǔn)確把握課題要點，對相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行全面透徹的分析，查新人員的情報檢索能力強(qiáng)弱就直接影響文獻(xiàn)查全查準(zhǔn)率。如果檢索策略不當(dāng)，檢索詞選用不準(zhǔn)確，漏檢誤檢勢必會影響查新結(jié)論的可信度。同時，工作人員對于最新的數(shù)據(jù)庫必須了解，增加自己的檢索范圍。由此可見，工作人員的文獻(xiàn)檢索素質(zhì)高低直接決定了查新報告的系統(tǒng)性、客觀性、準(zhǔn)確性[3][4]。

1.2.3其他素質(zhì)對查新質(zhì)量影響的問題

（1）查新人員必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心及吃苦耐勞的精神。查新是一項非常辛苦的工作，經(jīng)常加班加點，有時遇到緊急項目雙休日都得不到休息，所以查新人員還必須具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神。（2）文字表達(dá)能力。查新工作的重要環(huán)節(jié)是撰寫查新報告。查新人員必須研究用戶背景材料，并進(jìn)行高度精煉和高度概括，以所檢出的文獻(xiàn)為依據(jù)，用科學(xué)、公正的態(tài)度評價查新項目。查新人員只有具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，才能以準(zhǔn)確、簡明扼要的文字，表達(dá)出查新過程中的文獻(xiàn)分析對比情況及查新結(jié)論，撰寫出客觀公正、令人信服的查新報告。（3）良好的外語水平。目前有些課題的研究國外處于領(lǐng)先水平，在查新的時候需要檢索大量的外文文獻(xiàn)，在此類查新工作中，如果沒有一定的外語及專業(yè)外語水平，就會直接影響查新工作進(jìn)度。查新人員只有具備一定的外語水平，才能進(jìn)行國際性的查新工作。（4）溝通能力 查新是工作人員與服務(wù)人員一個互動的過程，只有具有一定的溝通能力，才能做到及時與查新用戶交流，針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)整。要善于聆聽和請教用戶的意見，并及時反饋，從而保證查新的質(zhì)量。（5）職業(yè)道德。查新人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，較高的政策水平，實事求是，不能隨用戶的意愿而隨意改變查新結(jié)論，要堅持秉公辦事、科學(xué)評價的原則[2][5]。

1.3 檢索用數(shù)據(jù)庫滯后問題

查新需要用到大量的數(shù)據(jù)庫，但是目前我國還沒有一個完善的查新文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，主要是利用各館自己購買的數(shù)據(jù)庫，由于受經(jīng)費所限，數(shù)據(jù)庫不全。另外，最新數(shù)據(jù)庫的出版還有一個時間差，造成很多結(jié)果未被檢出，有一些文獻(xiàn)如會議論文、學(xué)位論文、科技成果等，即使找到二次文獻(xiàn)，也很難找到原文。還有許多會議論文、科技成果、學(xué)位論文等，由于未公開發(fā)表或未被數(shù)據(jù)庫制作單位收錄，在一般的檢索工具中也不能查到。這樣就造成了結(jié)果不夠新，不夠全，降低了查新質(zhì)量。

1.4 用戶保密問題

《科技查新規(guī)范》明確規(guī)定，除了查新委托人或由查新委托人明確指定的人或機(jī)構(gòu)，法律法規(guī)允許的第三方，具有管轄權(quán)的專業(yè)檢查組織外，查新機(jī)構(gòu)及其工作人員不得向任何人泄露查新項目的科學(xué)技術(shù)秘密和查新結(jié)論。但是在實際工作中，查新人員和用戶的保密意識都不強(qiáng)，經(jīng)常遇到幾個用戶同時與同一工作人員交流的情況，如果他們所查課題相同或相似，往往會造成不必要的麻煩。有的查新工作人員對查新結(jié)論隨便放置，對其他人查看查新結(jié)果毫不在意，都會對用戶造成不必要的損失[3]。

1.5 查新結(jié)論撰寫問題

撰寫查新結(jié)論必須規(guī)范結(jié)論用語，在文獻(xiàn)列舉中，要盡量站在第三方的角度對文獻(xiàn)進(jìn)行描述，應(yīng)使用“已有文獻(xiàn)報道”、“未見文獻(xiàn)報道”等表達(dá)方式。對于項目技術(shù)要點部分，應(yīng)該站在第三方的角度，不能照搬委托人在查新合同的技術(shù)要點部分填寫的內(nèi)容。因為委托人往往是充分肯定自己的課題內(nèi)容，會用很多形容詞，比如“取得很大的經(jīng)濟(jì)效益”、“首次開發(fā)了……”等等，但作為查新人員，我們并不能確定其真實性，所以我們應(yīng)該站在第三方的角度，在查新報告中盡量客觀地填寫項目的查新技術(shù)要點和內(nèi)容，不得使用贊譽(yù)性詞語，如“領(lǐng)先水平”、“具有創(chuàng)新性”、“具有很高水平”、“國內(nèi)首創(chuàng)”、“國際首創(chuàng)”、“首次提出”、“填補(bǔ)國內(nèi)外空白 等，只能在文獻(xiàn)比較的基礎(chǔ)上，對項目做新穎性評價，而不能對其先進(jìn)性做出判斷[6]。

1.6 公開發(fā)表的文獻(xiàn)與現(xiàn)實存在事實的矛盾

查新結(jié)論是以文獻(xiàn)為依據(jù)。如果對新穎性的對比沒有統(tǒng)一的界定，就很難做出查新結(jié)論。因為即使文獻(xiàn)反映的內(nèi)容都是客觀事實，但客觀事實卻不能完全體現(xiàn)于文獻(xiàn)。在實際的查新工作中，往往會有這種問題，特別是在產(chǎn)品創(chuàng)新類的查新中，查新機(jī)構(gòu)通過文獻(xiàn)檢索未發(fā)現(xiàn)有同樣產(chǎn)品的文獻(xiàn)報道，但據(jù)我們了解有企業(yè)已經(jīng)生產(chǎn)了該產(chǎn)品，并在查新結(jié)論中注明，而委托用戶認(rèn)為查新只能以公開發(fā)表的文獻(xiàn)為依據(jù)，結(jié)論中只能以有無該產(chǎn)品生產(chǎn)的文獻(xiàn)報道的方式表述，而不能將實際中存在的情況引入進(jìn)行評價。

2 高校圖書館科技查新存在問題的應(yīng)對策略

針對上文談及的問題，從實用角度結(jié)合實踐，我們應(yīng)努力做好以下幾方面的工作。

2.1 建立高素質(zhì)的查新隊伍，加強(qiáng)查新人員管理

在人員的配置上，查新人員要有一定的學(xué)歷、職稱及專業(yè)背景。學(xué)歷一般要本科以上，職稱為中級職稱以上，具有相關(guān)專業(yè)知識背景，具有熟練的情報檢索技能，與查新有關(guān)的專業(yè)知識和一定的圖書情報知識，具有一定的英語水平和計算機(jī)使用技能，具有較強(qiáng)的篩選、對比和綜合分析能力，應(yīng)有較寬的知識面、較強(qiáng)的理解力，具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)和修養(yǎng)?？梢酝菩胁樾氯藛T專業(yè)資格考試，從縱向（職稱、查新業(yè)務(wù)知識與技能）、橫向（學(xué)科領(lǐng)域、專業(yè)知識面）兩個方面全面實現(xiàn)查新行業(yè)人員的規(guī)范化管理。還可以成立專業(yè)監(jiān)管委員會，推行同業(yè)互查制度。每個查新機(jī)構(gòu)必須由另一合格的查新機(jī)構(gòu)對其質(zhì)量控制系統(tǒng)的健全性及其執(zhí)行情況進(jìn)行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查和評估。除了擴(kuò)大檢查的覆蓋面，另一顯著的優(yōu)點是保證了檢查查新員查新質(zhì)量所應(yīng)該具備的技術(shù)和經(jīng)驗，從而避免了對查新員外部監(jiān)督不能深入檢查的弱點[7]。

2.2 培養(yǎng)用戶的查新意識，加強(qiáng)與科研管理部門的溝通

應(yīng)加強(qiáng)宣傳，對查新的意義、內(nèi)容、流程以及通過查新取得的科技、經(jīng)濟(jì)效果進(jìn)行廣泛的宣傳，培養(yǎng)人們的查新意識，使科研人員認(rèn)識查新的重要性和必要性，減少科研工作的盲目性，避免重復(fù)浪費?？梢酝ㄟ^舉辦相關(guān)的培訓(xùn)班，編制相關(guān)的手冊來進(jìn)行宣傳。對于科研管理部門，要讓他們認(rèn)識到查新是科研必不可少的一部分工作，要取得他們的大力支持?？乒懿块T要加強(qiáng)科技立項查新的管理力度，確保每個科研項目在立項前都進(jìn)行查新。呼吁科研項目審批機(jī)構(gòu)加強(qiáng)溝通，錯開立項與成果申報時間，并適當(dāng)延長項目的申報時間，以減少查新點出現(xiàn)高峰所造成的工作壓力，保證查新質(zhì)量[8]。

2.3 建立學(xué)科專家咨詢制度

查新工作既是服務(wù)性的工作，又具有權(quán)威性，學(xué)科專家咨詢制度的設(shè)立是確保查新結(jié)論科學(xué)、客觀、公正的重要措施。凡是查新站管理上的疏漏和查新員濫用權(quán)力，都將影響科技工作的健康發(fā)展。因此，查新站的管理和查新員的查新業(yè)務(wù)都應(yīng)規(guī)范進(jìn)行。查新站運行規(guī)范性程度如何，往往是查新站自身難以檢查出來的。我們利用學(xué)校的優(yōu)勢，將院、系中從事科研的教授聘為咨詢專家，建立科技查新咨詢專家組，由咨詢專家組對查新站的規(guī)范性進(jìn)行審查是最好的辦法。一方面，查新站應(yīng)將制定的各種規(guī)章制度主動交給咨詢專家審閱，虛心、誠懇地征求咨詢專家的意見，查新人員應(yīng)經(jīng)常主動向?qū)＜疫M(jìn)行相關(guān)的技術(shù)咨詢。另一方面，咨詢專家都具有多年從事科學(xué)研究的經(jīng)驗，大多數(shù)專家還承擔(dān)著課題研究，因此，往往具有雙重身份。他們既是查新站的咨詢專家，當(dāng)咨詢專家的課題需要查新時，咨詢專家又成為了查新站的委托人，這時如需要專業(yè)指導(dǎo)就要咨詢另一位與查新課題無關(guān)的咨詢專家。咨詢專家作為委托人身份時，在委托查新的過程中對查新站規(guī)范運行進(jìn)行審查會更加直觀[9][10]。

2.4 建設(shè)多元化的查新信息源

為彌補(bǔ)查新資源的不足，需建立多元化的查新信息源，主要包括國內(nèi)外公開出版的出版物、光盤數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、國際聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)等。在查新中可首先利用自己的光盤數(shù)據(jù)庫及自己購買的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)

庫，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的訪問方式可采用鏡像、IP地址登陸、包月等多種靈活方式，并進(jìn)一步根據(jù)需要選擇館際共享和國際聯(lián)機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫來完善查新資源。同時，還可以有效利用網(wǎng)上的資源。目前網(wǎng)上有著極為豐富的文獻(xiàn)信息資源。據(jù)估計，約有近萬個數(shù)據(jù)庫資源，這些資源不僅內(nèi)容廣，收錄時間長，更新及時，數(shù)據(jù)新，而且許多數(shù)據(jù)庫是免費使用的，如《中國專利》、《中國期刊網(wǎng)題錄數(shù)據(jù)庫》等，有的甚至還提供原始文獻(xiàn)或?qū)＠f明書。作為查新人員還應(yīng)熟悉地使用網(wǎng)上各種搜索引擎，了解不同搜索引擎的功能、特點及使用方法，以便從網(wǎng)絡(luò)上尋找到更多的查新檢索信息源。這樣可以在館藏資源不足的情況下保證查全率、查準(zhǔn)率。

高校圖書館科技查新作為一項技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的情報服務(wù)工作，在科學(xué)研究、科技創(chuàng)新中發(fā)揮了越來越重要的作用，同時也存在著一些問題，需要在實踐中不斷發(fā)展完善。要搞好科研工作，就應(yīng)重視我國科技查新的質(zhì)量和一些問題，這需要科研部門、查新管理部門、查新機(jī)構(gòu)及查新人員的共同關(guān)注、共同探索和解決。

[1]鄒 藝，劉 波.淺議查新服務(wù)[J].高校圖書館工作，2008，（1）：89-91.

[2]彭 奕.科技查新工作及查新過程中應(yīng)引起重視的幾個問題[J].現(xiàn)代情報，2007，（6）：123-125.

[3]李曉蕓.全面提高醫(yī)學(xué)查新質(zhì)量-武漢大學(xué)圖書館醫(yī)學(xué)查新工作實踐[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2008，（3）：20-22.

[4]彭玲玲.查新工作中應(yīng)該注意的幾點問題[J].圖書館建設(shè)，2007，（6）：109-110.

[5]王麗萍.科技查新業(yè)務(wù)中的查新員與委托人溝通研究[J].情報科學(xué)，2006，（2）：259-262.

[6]秦惠基.寫好查新結(jié)論，增強(qiáng)查新的權(quán)威性[J].醫(yī)學(xué)圖書館通訊，1998，（2）：44-45.

[7]李 瓏，袁 飛，汪華方.關(guān)于建立查新行業(yè)人員管理制度的建議[J].現(xiàn)代情報，2007，（1）：128-129.

[8]解素芳，張 偉.由用戶引起的查新質(zhì)量問題及其對策[J].實用醫(yī)藥雜志，2007，（11）：1386-1387.

[9]鄒 藝.查新服務(wù)質(zhì)量保障體系的構(gòu)建[J].現(xiàn)代情報，2007，（6）：158-160.

[10]步宏婕.查新工作中咨詢專家的作用分析[J].圖書館工作與研究，2005，（6）：38-38.