提升城建檔案服務(wù)水平促進(jìn)城市規(guī)劃建設(shè)科學(xué)發(fā)展

□朱 萍

近年來，在連云港市新一輪的大開發(fā)、大建設(shè)熱潮中，隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展和城市規(guī)劃建設(shè)管理的迫切需要，城建檔案所發(fā)揮的作用也日顯重要。作為城建檔案工作者，創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案服務(wù)水平，充分發(fā)揮城建檔案價(jià)值作用，更好地服務(wù)于政府決策和滿足群眾需求，乃職責(zé)所在！筆者聯(lián)系工作實(shí)際，認(rèn)為要提升城建檔案服務(wù)水平，須著力加強(qiáng)以下三方面工作。

一、加強(qiáng)內(nèi)部管理，強(qiáng)化服務(wù)意識

連云港市城建檔案館始終以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，堅(jiān)持用制度管理人、用目標(biāo)考核人、用責(zé)任要求人，不斷強(qiáng)化員工服務(wù)意識，使城建檔案館的服務(wù)質(zhì)量顯著提高。

1.加強(qiáng)內(nèi)部管理

大力推進(jìn)城建檔案目標(biāo)管理工作，在市局的積極支持下，把市所轄四縣城建檔案館目標(biāo)管理工作，列入全市對縣級工作目標(biāo)考核之列。2009年，城建檔案館制定和修訂了《連云港市城建檔案館2009年目標(biāo)管理項(xiàng)目》、《職工考勤管理制度》、《檔案館內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度》、《臨時(shí)聘用人員管理辦法》等。僅去年一年，我館就完善了各類規(guī)章制度幾十條，各科室的內(nèi)部管理規(guī)定十幾項(xiàng)，并強(qiáng)化目標(biāo)考核和崗位責(zé)任管理制度，層層簽訂責(zé)任書和落實(shí)責(zé)任追究制，明確了各科室的崗位職責(zé)和個人崗位責(zé)任，確保了目標(biāo)任務(wù)的順利完成。

2.強(qiáng)化主動服務(wù)意識

社會需求不斷擴(kuò)大，我館工作進(jìn)一步扎實(shí)。我們掌握利用動態(tài)，化消極為積極，變被動為主動，認(rèn)真落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案報(bào)送責(zé)任制，加強(qiáng)開展主動跟蹤服務(wù)，進(jìn)行上門檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。針對查閱者的要求，我們本著“想查閱者所想、急查閱者所急”的服務(wù)宗旨，想方設(shè)法為政府和群眾提供滿意服務(wù)。即使有時(shí)對利用者不能提供所需檔案，我們也能及時(shí)向其解釋原因并提供線索，這樣既節(jié)約了查閱者的時(shí)間，也及時(shí)消除了他們的不滿情緒。當(dāng)下班后或節(jié)假日需要查檔的時(shí)候，我館職工都能克服各種困難，毫無怨言地為查閱者提供熱情服務(wù)。例如今年年初我市啟動棚戶區(qū)改造工程，需要市城建檔案館提供年代證明，以認(rèn)定其是否為危舊房屋，享受政府優(yōu)惠政策。我館根據(jù)市危改辦劃定的改造地塊，提前梳理各住戶信息，由于全市棚戶區(qū)改造范圍大，對象復(fù)雜，時(shí)間緊迫，我館人員加班加點(diǎn)，在最短時(shí)間內(nèi)，提供出重點(diǎn)片區(qū)危房的年代證明和建筑批件原始材料，受到建設(shè)、開發(fā)單位的肯定和好評。

二、夯實(shí)基礎(chǔ)工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

連云港市城建檔案館一直堅(jiān)持從基礎(chǔ)工作做起，不斷為廣大查閱者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并得到了社會各界的廣泛認(rèn)可。

1.做好收集和整理工作

一是緊緊圍繞城市規(guī)劃建設(shè)工作，加強(qiáng)收集城市建設(shè)重點(diǎn)工程及城市建設(shè)重大活動材料，及時(shí)拍攝改造前舊貌和城市建設(shè)新貌。特別是對我市近代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個“起步區(qū)”，地區(qū)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易中心百年老街民主路進(jìn)行了地毯式拍照，把這一有代表性的城市舊貌完整系統(tǒng)地保存了下來。二是完成了80年代拍攝的模擬錄像資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，完成了全部照片檔案的著錄、錄入、組卷和光盤刻錄工作。全部實(shí)現(xiàn)了照片檔案的網(wǎng)上檢索和提供利用。三是為我市創(chuàng)建省級文明城市整治市容市貌、總體規(guī)劃的修編、東部城區(qū)拆遷改造、新海城區(qū)舊城改造收集與提供了大量詳實(shí)的檔案資料。四是編制《港城畫卷》圖冊。為了宣傳我市改革開放以來規(guī)劃、建設(shè)的輝煌成就，集中展示我市的建設(shè)成果，我們通過面向全市征集反映連云港市人文風(fēng)貌、發(fā)展變遷的照片，和充分利用我館豐富的聲像檔案資料，與黨史辦合作，編制了《港城畫卷》畫冊，將港城六十年的巨大變遷以影像的形式呈現(xiàn)人們眼前。

2.完善標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理

整理工作是檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是提高檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。今年年初，根據(jù)建設(shè)工程材料的不斷更新，負(fù)責(zé)整理工程竣工檔案的人員不斷改進(jìn)和完善分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理建設(shè)工程竣工檔案。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)

加強(qiáng)對重點(diǎn)工程指導(dǎo)，加大接收力度。首先現(xiàn)場指導(dǎo)，對建設(shè)工程做好開工前、施工中、竣工后指導(dǎo)驗(yàn)收工作，確保工程竣工檔案材料齊全；其次開展培訓(xùn)，指導(dǎo)建設(shè)單位將工作中遇到的問題進(jìn)行歸納、總結(jié)，并通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)方式向建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的有關(guān)人員進(jìn)行講解，避免工作中出現(xiàn)問題，以增強(qiáng)檔案材料的完整性。2009年，我館共開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)200余人，電話咨詢95人次，指導(dǎo)單位41個，發(fā)放《建設(shè)工程竣工檔案編報(bào)手冊》200余份；參加竣工驗(yàn)收143個項(xiàng)目，簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》56項(xiàng)；審核竣工檔案215個工程，出具《建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見書》、《建設(shè)工程檔案接收證明書》92份。

4.不斷提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

去年提供服務(wù)人次大幅增長，全年共接待查檔970個單位、2000余人次；提供工程及管理類檔案3576卷、工程設(shè)計(jì)底圖8869張；復(fù)印文件6939張、工程圖紙1182張；出具原件證明1013份；編寫利用效益事例11個。在服務(wù)中，及時(shí)做好接待記錄與利用效果跟蹤調(diào)查工作。由于管理的加強(qiáng)和服務(wù)的深化，我市城建檔案工作取得了良好的社會效應(yīng)。年初，市規(guī)劃監(jiān)察大隊(duì)向我館贈送了“優(yōu)質(zhì)服務(wù)，熱情高效”錦旗。

三、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升服務(wù)水平

根據(jù)城建檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢新要求，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高政治、專業(yè)技術(shù)和依法管理水平。城建檔案部門通過經(jīng)常舉辦各種不同層次、類型的檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)指導(dǎo)基層城建檔案人員掌握檔案工作的方針、政策及城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。同時(shí)，圍繞加強(qiáng)我市軟環(huán)境建設(shè)，推進(jìn)服務(wù)型機(jī)關(guān)建設(shè)，我館開展創(chuàng)建一流的隊(duì)伍、培養(yǎng)一流的作風(fēng)、創(chuàng)造一流的業(yè)績主題活動，深化“規(guī)范服務(wù)零投訴”活動，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

總之，城建檔案工作只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)；城建檔案服務(wù)質(zhì)量，只有更好，沒有最好。我們只有扎實(shí)做好城建檔案基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案管理，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外塑形象，不斷提升城建檔案服務(wù)水平，才能在城市規(guī)劃建設(shè)科學(xué)發(fā)展中做出更大的貢獻(xiàn)。