完善基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理之淺見(jiàn)

□ 王 雷 葉群群

在力推會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化的大環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案工作中也面臨著一些亟待解決的問(wèn)題。本文以人民銀行宿遷市中心支行為例，分析轄區(qū)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和存在的不足，提出進(jìn)一步完善基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策建議。

一、會(huì)計(jì)檔案管理基本情況

目前轄區(qū)市、縣兩級(jí)行的會(huì)計(jì)營(yíng)業(yè)、國(guó)庫(kù)、貨幣金銀部門(mén)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，全部由市中心支行事后監(jiān)督中心負(fù)責(zé)集中監(jiān)督，完成監(jiān)督后的會(huì)計(jì)檔案資料主要分為以下幾種管理形式：

(一)會(huì)計(jì)營(yíng)業(yè)以及市級(jí)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料采取集中管理。央行會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng)產(chǎn)生的所有會(huì)計(jì)資料(包括中心支行核算中心、專(zhuān)柜和縣支行網(wǎng)點(diǎn)柜產(chǎn)生的資料)和中心支行國(guó)庫(kù)部門(mén)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，由事后監(jiān)督中心負(fù)責(zé)定期裝訂、歸檔，并辦理日常會(huì)計(jì)檔案查詢和保管期滿后與中心支行綜合檔案管理部門(mén)移交等事宜。

(二)發(fā)行會(huì)計(jì)以及縣級(jí)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料采取分散管理。一是中心支行貨幣金銀部門(mén)有關(guān)會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，返回至貨幣金銀部門(mén)，由其自行裝訂、歸檔、保管。二是縣支行國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證 (裝訂后移交)、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，定期返還至縣支行綜合檔案管理部門(mén) (賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料由事后監(jiān)督中心負(fù)責(zé)裝訂)，縣支行綜合檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔、查詢等后續(xù)管理工作。

(三)會(huì)計(jì)核算輔助資料實(shí)行自行管理。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算部門(mén)的各類(lèi)登記簿作為會(huì)計(jì)核算的輔助資料，由各業(yè)務(wù)核算部門(mén)自行保管或定期移交其本單位綜合檔案部門(mén)保管。

(四)監(jiān)督過(guò)程中形成的資料自行管理。事后監(jiān)督部門(mén)在監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料包括：事后監(jiān)督工作日志；事后監(jiān)督通知書(shū)、事后監(jiān)督提示單、會(huì)計(jì)資料交接清單；檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案調(diào)(查)閱通知書(shū)、會(huì)計(jì)檔案保管及調(diào)(查)閱登記簿；現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、主管檢查以及重要會(huì)計(jì)事項(xiàng)的記錄資料；監(jiān)督情況月報(bào)、監(jiān)督情況反映、監(jiān)督分析報(bào)告以及中央銀行會(huì)計(jì)集中事后監(jiān)督系統(tǒng)產(chǎn)生的日志、報(bào)表(包括磁介質(zhì))，由其自行裝訂、歸檔、保管，定期移交至中心支行綜合檔案管理部門(mén)保管。

二、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的不足

(一)涉及職能部門(mén)較多，責(zé)任界定不明確。在目前運(yùn)作的會(huì)計(jì)檔案管理模式中，全轄市、縣兩級(jí)行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門(mén)和綜合檔案管理部門(mén)共9個(gè)部門(mén)參與會(huì)計(jì)檔案管理工作。由于分別隸屬會(huì)計(jì)序列和政工序列的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。有時(shí)因職責(zé)落實(shí)不到位，管理會(huì)出現(xiàn)真空和時(shí)緊時(shí)松現(xiàn)象；有時(shí)因?qū)φ呃斫獾钠?，加大了協(xié)調(diào)難度。因此，分散保存、多頭管理，在一定程度上難以保證會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

(二)執(zhí)行制度不嚴(yán)格，檔案管理存在局部風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)實(shí)地檢查發(fā)現(xiàn)，由于人手不足、職責(zé)不明確、硬件不配套以及會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)缺乏等原因，基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理還存在諸多隱患。如有的會(huì)計(jì)檔案管理未實(shí)行專(zhuān)人保管，立卷、歸檔不及時(shí)，移交手續(xù)不全；有的缺少會(huì)計(jì)檔案檢查記錄，會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱時(shí)無(wú)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批記錄；有的會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)不具備規(guī)定的條件，沒(méi)有防潮設(shè)施等。

(三)制度制定不完善，執(zhí)行依據(jù)不夠充分。一是監(jiān)督形成資料歸類(lèi)不明確。新的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門(mén)的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能，其在實(shí)施監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料是會(huì)計(jì)管理不可或缺的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)活動(dòng)的延伸部分，而在《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》中，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒(méi)有明確歸屬哪一類(lèi)會(huì)計(jì)資料。二是檔案保管期限不明確。在《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中，涉及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)、貨幣發(fā)行會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國(guó)人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對(duì)事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒(méi)有明確、具體的規(guī)定，因此，事后監(jiān)督部門(mén)在事后監(jiān)督過(guò)程產(chǎn)生的所有監(jiān)督資料，歸并于《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中各年限類(lèi)別下“其他需要保管的檔案和有關(guān)資料”，并依據(jù)各種資料的重要程度人為確定其保管期限。

三、改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策建議

(一)嚴(yán)格管理，明確責(zé)任劃分。會(huì)計(jì)檔案管理能否取得成效，相關(guān)部門(mén)重視是關(guān)鍵，執(zhí)行制度是前提，落實(shí)職責(zé)是保證。檔案管理涉及到的各部門(mén)要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，掌握規(guī)定要求，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，杜絕工作中的主觀性和隨意性。要及時(shí)修訂內(nèi)控制度，明確職責(zé)，落實(shí)到人，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)，庫(kù)房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)和檢查，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的軌道。

(二)實(shí)施檔案集中管理模式，開(kāi)設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能。為徹底解決基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問(wèn)題，建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督，集中管理”的會(huì)計(jì)檔案管理模式。由事后監(jiān)督部門(mén)對(duì)監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料以及會(huì)計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行返還。這樣不僅可以減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案異地保管給會(huì)計(jì)檔案查詢工作帶來(lái)的一定困難，建議實(shí)施會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能，開(kāi)通會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢通道，同時(shí)出臺(tái)相關(guān)制度，制定操作規(guī)程，落實(shí)任務(wù)，明確責(zé)任。

(三)完善制度建設(shè)，明確監(jiān)督資料相關(guān)規(guī)定。《中國(guó)人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見(jiàn)》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，事后監(jiān)督屬于會(huì)計(jì)核算監(jiān)督的范疇，是會(huì)計(jì)核算過(guò)程的延續(xù)，是會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的后臺(tái)。建議《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》將事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料歸屬于會(huì)計(jì)資料的范圍，并對(duì)監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料的保管期限予以明確。