推進(jìn)公路系統(tǒng)電子文件歸檔工作之我見

□孟月霞

為了滿足公路建設(shè)和管理的需要，實(shí)現(xiàn)公路的科學(xué)管理，發(fā)揮路網(wǎng)的巨大經(jīng)濟(jì)效益，我站于2002年引進(jìn)了現(xiàn)代化的管理模式，采用先進(jìn)的設(shè)備和軟件，建立了先進(jìn)、實(shí)用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了與省（市）公路信息網(wǎng)的互通互聯(lián)及信息共享。通過幾年的努力，目前我站的文件處理已全部通過計(jì)算機(jī)程序來完成，公文流轉(zhuǎn)也適應(yīng)了信息化的處理程序，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的目標(biāo)，并將計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)逐步全面地應(yīng)用于路政、養(yǎng)護(hù)、財(cái)會(huì)等各個(gè)方面。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，但同時(shí)也給公路系統(tǒng)的檔案管理工作提出了一系列新課題，向檔案管理工作者提出了新要求。

一、當(dāng)前公路系統(tǒng)電子文件歸檔工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理者傳統(tǒng)的思維管理方法有待轉(zhuǎn)變

由于檔案工作傳統(tǒng)的手工管理手段和固定管理模式由來已久，在檔案管理者頭腦中形成了許多傳統(tǒng)的思維管理方法，這必然阻礙其對(duì)電子文檔等新生事物的接受，使電子文件的歸檔工作存在一定的障礙。主要表現(xiàn)在：很多電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為磁介質(zhì)載體只是形成文件自動(dòng)化的臨時(shí)過渡性載體，不能直接歸檔；因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)量不夠，而對(duì)歷史文檔進(jìn)行刪除造成無檔可存；由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的檔案管理人員來說，不像從事紙質(zhì)文件歸檔工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。

（二）電子文件的原始性、真實(shí)性難以保證

檔案的原始性和真實(shí)性，是其具有法律意義上的憑證作用的重要前提。電子文件的原始性，對(duì)保證其具有憑證作用至關(guān)重要。但是，電子文件在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，它可在不同的載體之間相互復(fù)制而信息形態(tài)卻無任何變化，這樣就很難像紙質(zhì)文件那樣界定哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制品”，使電子文件的原始性難以保證。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使得電子文件在形成和傳輸過程中容易被改動(dòng)，從而真實(shí)性也難以保證。在現(xiàn)階段，用計(jì)算機(jī)起草文件，最后通過網(wǎng)絡(luò)傳送的只是最后的正式文件，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審閱和反復(fù)修改的草稿性電子文件往往被忽視，處于“自生自滅”的狀態(tài)。而這些草稿性電子文件中，包含著許多重要修改過程的信息以及領(lǐng)導(dǎo)審閱校正的信息，具有查考價(jià)值，應(yīng)列為今后電子文件歸檔的內(nèi)容進(jìn)行保存，不能任意清除。而事實(shí)上這些原始的草稿性電子文件絕大部分未被保留，一部分被新起草的電子文件所覆蓋，一部分被刪除掉，這顯然都不符合檔案管理的基本原則和要求。

（三）電子文件存儲(chǔ)的載體不安全

在本站實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的情況下，大多數(shù)電子文件存儲(chǔ)于局域網(wǎng)服務(wù)器的硬盤上，也有一部分電子文檔存在于個(gè)人所使用的計(jì)算機(jī)終端上。一般情況下，硬盤存儲(chǔ)器比較可靠，容量大且存取效率高，缺點(diǎn)是不便于脫機(jī)保管，易受計(jì)算機(jī)病毒感染，從而造成數(shù)據(jù)的丟失。目前我站形成和積累的電子文件沒有納入檔案化管理，那些散放于各部門計(jì)算機(jī)里的電子文件，隨著人員的變動(dòng)以及計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代，有些已遭到破壞，而且查閱相當(dāng)不方便，從而影響了其今后的開發(fā)利用。

（四）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理軟件沒有形成有機(jī)的結(jié)合

目前我市公路系統(tǒng)已全面實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。但是我們公路系統(tǒng)沒有研發(fā)出針對(duì)公路部門特點(diǎn)的文檔一體化軟件，而現(xiàn)在使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有兼顧到檔案部門，所以就造成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與我們檔案部門自行購買使用的檔案管理軟件不兼容的狀況，從而無法對(duì)辦公自動(dòng)化所產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行管理，不能真正地實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。加之現(xiàn)在使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，沒有設(shè)計(jì)物理歸檔功能，把電子文件下載到可脫機(jī)保存的載體上，這樣，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。

二、推行公路系統(tǒng)電子文件歸檔工作的舉措

（一）提高公路系統(tǒng)工作人員的電子文件管理意識(shí)

電子文件與紙質(zhì)文件一樣，同樣涉及到歸檔、利用、保密、安全等問題，與紙質(zhì)文件具有同等作用，要貫徹以人為本的策略，把對(duì)電子文件的管理擺上議事日程，提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者對(duì)電子文件的管理意識(shí)，探索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并利用一切可以利用的手段，宣傳電子文件的重要性，從而推動(dòng)電子文件的歸檔工作。

（二）加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融，促進(jìn)電子文件歸檔工作

電子文件歸檔與紙質(zhì)文件相比，所涉及的的問題更加廣泛，僅僅依靠檔案部門很難完成。電子文件形成部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，在鑒定文件價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化工作中處于重要地位；檔案部門了解全局情況，掌握歸檔的原則、方法，可以發(fā)揮統(tǒng)籌和把關(guān)作用。因此，應(yīng)加強(qiáng)電子文件歸檔工作的組織管理，采取檔案部門、電子文件形成部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法，使這三個(gè)部門的職能相互滲透，并且揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

（三）明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求

電子文件的歸檔工作只有按照歸檔工作程序進(jìn)行，才能較好地執(zhí)行有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有效地保證歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性，實(shí)現(xiàn)歸檔工作的全過程管理。電子文件的歸檔工作程序應(yīng)包括：電子文件形成簽署、審批；收集積累、編制目錄；整理需歸檔的電子文件；鑒定歸檔的電子文件；檢測歸檔的電子文件；編制歸檔說明；存入磁、光介質(zhì)；復(fù)制備份；確定載體標(biāo)識(shí)。電子文件的形成者或承辦者要了解電子文件歸檔的具體工作內(nèi)容和要求，制定電子文件歸檔制度、歸檔計(jì)劃和歸檔工作步驟，明確電子文件形成、收集、積累的質(zhì)量要求，在電子文件形成階段就做好收集積累工作，隨時(shí)做好電子文件的登記。由電子文件的形成者對(duì)電子文件進(jìn)行整理并編制歸檔說明，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案部門移交。歸檔前，由檔案部門協(xié)助電子文件形成者或承辦者進(jìn)行整理并對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。

（四）開發(fā)適應(yīng)公路系統(tǒng)工作特點(diǎn)的文檔一體化管理系統(tǒng)

要早日建成適應(yīng)公路系統(tǒng)工作特點(diǎn)和實(shí)際情況的文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并將其納入局域網(wǎng)系統(tǒng)。使機(jī)關(guān)的檔案工作提前介入到文件的生成過程中，并使文件的產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，從而實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作的信息共享和規(guī)范銜接。文檔一體化系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以使計(jì)算機(jī)在公文按規(guī)范化要求處理后，歸檔的檔案保持了文件本身所具有的必然聯(lián)系，保留了文件之間完整、清晰的相互關(guān)系，這樣有助于提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。但有的單位在文檔一體化的開發(fā)過程中，由于開發(fā)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，僅憑自己的理解和設(shè)想構(gòu)制軟件，從而不能開發(fā)出高質(zhì)量的文檔一體化系統(tǒng)。因此，筆者認(rèn)為，公路系統(tǒng)在開發(fā)文檔一體化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)要求檔案人員參與其中，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)就考慮到最終歸檔所需，從而使新開發(fā)的系統(tǒng)有較強(qiáng)的兼容性和實(shí)用性。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，面對(duì)洶涌而至的電子文檔浪潮，我們公路系統(tǒng)的檔案管理工作人員要逐步增強(qiáng)電子文檔意識(shí)，重視各項(xiàng)規(guī)章制度的建立完善，注重自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，加強(qiáng)電子文檔的管理和利用，從而保護(hù)好電子信息時(shí)代公路管理工作的真實(shí)歷史記錄。