聘任制改革中的人事檔案工作

□陸曉路

實施績效工資是事業(yè)單位收入分配制度改革的重要內(nèi)容。目前由于許多事業(yè)單位人力資源管理理念滯后、科學(xué)管理行為不成熟、人事檔案管理方式陳舊等原因，績效考核大多效用不高。聘用制改革中的人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)必須要組成一個有機整體，各個環(huán)節(jié)之間要相互制約、互相促進，才能有效地實現(xiàn)人事檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

1、人事信息的壟斷。傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案管理規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

2、弄虛作假，以檔謀私。在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。現(xiàn)實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，實現(xiàn)自己個人私利；也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來極大的傷害。虛假檔案、“以檔謀私”現(xiàn)象使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。

3、“棄檔族”日趨龐大。過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而現(xiàn)在大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。調(diào)查顯示：有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。

4、“第二人事檔案”現(xiàn)象。現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助單位正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結(jié)論，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”。因此，導(dǎo)致眾多單位越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，有的是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”，且處于各自為政的狀況。

5、環(huán)節(jié)、利益的影響。傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)、職業(yè)介紹機構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對聘任制改革中人事檔案工作的設(shè)想

1、明確人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。

在組織人事部門成立人才交流機構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓姷恼涡?；在成立人才交流服?wù)機構(gòu)后，雖把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機構(gòu)負責(zé)，但這并未改變?nèi)耸聶n案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。我們在聘任制改革中應(yīng)當(dāng)進一步明確人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。

2、建立人事檔案管理相互分離的管理制度。

必須明確事業(yè)單位具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，為保障職工權(quán)益和各單位的專有知識信息，人事檔案應(yīng)以事業(yè)單位為中心建立，主要用于單位日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

3、制定新的收集歸檔范圍，充實內(nèi)容。

聘用制下的人事檔案尤其要根據(jù)事業(yè)單位特點，制定新的收集歸檔范圍，以新的人才標準來更新檔案內(nèi)容，從而更全面更直觀地反映個人的綜合素質(zhì)。人事資料的收集應(yīng)體現(xiàn)出如下原則：一是要重視檔案材料收集的廣泛性。二是對人事檔案材料收集實行動態(tài)跟蹤。三是重視個人特色檔案材料的收集。四是運用現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，將最新的業(yè)績更新到人事檔案信息管理系統(tǒng)中去。

4、嚴格管理制度，確保材料真實性。

真實性是人事檔案的生命，檔案材料的內(nèi)容必須準確可靠。只有實事求是地反映一個人的情況，檔案才能成為提拔干部、錄用人才、調(diào)資、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、離退休、出國政審等重要的依據(jù)。因此，要嚴把“三關(guān)”，避免失真檔案信息入檔。一是嚴把材料審查關(guān)。二是嚴把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān)。三是嚴把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。

5、轉(zhuǎn)變觀念，大力推進知情權(quán)建設(shè)。

聘用制下應(yīng)該完全消除“身份”這一對人本身進行區(qū)別的概念。隨著社會民主進程的加快，客觀上要求加大個人對本人人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，制定切實可行的操作制度，規(guī)定除了人事檔案中一些與國家利益和個人隱私，組織考察干部、群眾座談等有關(guān)需保密的材料外，一般的人事檔案材料要向本人開放。加大透明度，必然使檔案當(dāng)事人更加了解自身狀況，減少不必要的種種問題，也使更加關(guān)注人事檔案工作的開展，關(guān)注檔案信息資源開發(fā)工作，從而逐步改變社會公眾對檔案的神秘感和恐懼感，為人事檔案帶來真正的“陽光”。

6、開發(fā)信息，實現(xiàn)多途徑利用。

人事檔案原始地記述了當(dāng)事人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展歷程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。對單位職工人事檔案信息進行開發(fā)是促進單位人力資源合理配置的重要手段，也是發(fā)揮人事檔案信息功能的有效途徑。我們可以建立職工信息數(shù)據(jù)庫，組建各類別人才信息庫，反映出各類專業(yè)人才自身個性特點和專業(yè)特長的信息，實現(xiàn)個人基本信息的聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，用現(xiàn)代化手段管理和提供利用，為人力資源管理服務(wù)。江寧人事人才網(wǎng)于2004年10月開通，并于2005年3月獲得江蘇省人事廳優(yōu)秀人事人才網(wǎng)站稱號，2009年9月，全新的江寧人才網(wǎng)呈現(xiàn)，為江寧經(jīng)濟與社會發(fā)展提供了強有力的人才支持與智力保障，發(fā)揮了信息主渠道與集散地的作用，成為求職擇業(yè)、招賢納士的高效網(wǎng)絡(luò)平臺。我們也可開展人才信息報導(dǎo)、信息咨詢、信息調(diào)研分析等深層次服務(wù)等。

①邵金蓮：《論新時期企業(yè)人事檔案管理的深化，廣西民族大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2007。

②高湘洪：《人事檔案管理工作的幾點思考》，《檔案時空》2007年。

③梁娜：《從知情權(quán)角度審視人事檔案的利用制度》，《蘭臺世界》2007年。

④胡偉：《淺談人事檔案的特點和作用》，《西藏科技》2004年。

⑤馬小莉：《對建立社會化開放式人事檔案管理模式的思考》，《協(xié)商論壇》2007年。

⑥孫鵬：《人事檔案如何更好地發(fā)揮作用》，《中國科技信息》2005年。