高職院校教學秘書工作內(nèi)涵分析

莊佩芳

(天津青年職業(yè)學院,天津市 300191)

高職院校教學秘書工作內(nèi)涵分析

莊佩芳

(天津青年職業(yè)學院,天津市 300191)

高職院校教學秘書是教學管理隊伍中的重要組成部分,具有保障性、檔案性、事務性特征,在日常教學管理工作中發(fā)揮著重要的作用。培養(yǎng)高素質(zhì)教學秘書,提高自身綜合素質(zhì),是做好高職院校教學秘書工作的關鍵。

高職院校;教學秘書;崗位;素質(zhì)

隨著高等職業(yè)教育的發(fā)展,高職院校的機構設置日趨完善,教學系以二級法人的管理者身份成為高職院校的一線管理機構,教學秘書也成為教學管理工作的重要崗位。

一、高職院校教學秘書崗位分析

秘書一詞在《辭海》詞條解釋為領導的助手,在《現(xiàn)代漢語詞典》解釋為掌管文件并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。教學秘書在相關的辭書中沒有詮釋,筆者在多年從事教學秘書工作實踐中體會到:教學秘書是從事與教學工作密切相關的教學事務性工作的管理及處理的專業(yè)人員,既兼管教學系行政性事務工作,又有協(xié)助教學系領導處理日常工作、做好領導助手的職責。可見,教學秘書既與一般概念的行政秘書有著相同的功能,又具有其特定的內(nèi)涵要求。

教學秘書是高職院校校教學管理隊伍的重要組成部分,肩負著學院教學改革、教學管理、服務學生、培養(yǎng)學生成才的重任,是學院教學改革和教學管理的關鍵崗位,是教學系領導與教師,教學系與學院各職能部門之間溝通的橋梁、承上啟下的樞紐。在教學系的整體工作中有著調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的功能。為教學系各項工作有規(guī)律、有組織、高效率地正常運轉,進行著大量細致的基礎性工作,具備以下工作特征。

1.教學秘書崗位具有保障性特征

教學秘書是教學系教育、教學管理工作的直接實施者。在組織一線教學、保障教學質(zhì)量、維護教學秩序等方面負有直接而重要的責任,需要開展一系列的輔助、保障工作。如:要協(xié)助教學主任制(修)訂教學計劃、大綱,進行教學檢查、教學評估、專業(yè)建設工作;協(xié)助系主任做好教科研、管理等工作的布置、搜集、整理、上報工作;參與組織專業(yè)實踐、社會調(diào)查、畢業(yè)綜合考試的實施和成績評定;負責學生成績、學籍的管理;負責安排全系課表、考試及考務工作;負責試卷管理等工作職責。

為此,教學秘書必須及時了解掌握教學工作及教學計劃實施情況,收集教學反饋信息,提出教學改革及修改教學計劃的措施及意見,并及時反饋給相關領導和相關部門,為其做出正確決策提供可靠依據(jù),并形成教學質(zhì)量保證與監(jiān)控體系,為規(guī)范教學活動,推進教學質(zhì)量的穩(wěn)步提高提供可靠保障。

2.教學秘書崗位具備檔案性特征

目前,高職院校正處在人才培養(yǎng)工作水平評估階段,在各項評價指標中,大部分材料的準備都源于教學檔案資料,教學檔案工作的質(zhì)量直接影響評估資料的質(zhì)量,進而影響評估質(zhì)量。教學秘書作為學院兼職檔案管理人員,負責教學系教學管理檔案、教師個人檔案、行政公文檔案、固定資產(chǎn)檔案、教科研檔案的收集、整理、歸檔工作。要按照教學管理檔案的二級類目如:教學綜合、專業(yè)與課程、課堂教學與實踐、學籍管理、學生工作、就業(yè)工作、招生工作、培訓工作等,將歸檔材料搜集齊全,進行分類、歸檔,并隨時提供檢索與利用?？梢?教學系檔案工作的質(zhì)量會直接影響教學系工作的效率和質(zhì)量,會直接影響教學秘書參謀作用的發(fā)揮,因此建立完整的檔案信息資料,為領導決策提供可靠的依據(jù),是教學秘書崗位重要的工作之一。

3.教學秘書崗位具有事務性特征

教學秘書崗位主要以教學管理工作為主,同時要處理繁雜的日常事務性工作,與學院的各行政部門有著較多的工作聯(lián)系,是聯(lián)接各個工作環(huán)節(jié)的中樞和紐帶。例如:教學秘書是要負責教學系教師、外聘教師、勤工助學學生的課時費及勞務費的核算與發(fā)放;負責教學系固定資產(chǎn)賬的登統(tǒng)、核查、上報;負責起草各類與教學系工作相關的請示、報告、通知、報道等;負責本系辦公用品的采購、領取、發(fā)放以及各種臨時性工作的上傳下達?？梢哉f教學秘書工作千頭萬緒,紛繁復雜,始中有終,終中有始,循環(huán)更迭。

二、高職院校教學秘書工作現(xiàn)狀分析

在高職學院教學管理工作中,教學秘書崗位特征決定了他們是管理工作最前沿的執(zhí)行者。在組織一線教學、維護教學秩序、保證教學質(zhì)量、保證教學系各項工作穩(wěn)步高效進行的過程中起著舉足輕重的作用。但是,目前在一些高職院校,由于種種原因教學秘書崗位的職能不能得到充分發(fā)揮,制約著教學秘書個體的發(fā)展。

1.教學秘書在教學工作中的地位和作用未得到足夠的重視

人們對教學秘書工作存在各種偏見,崗位定級偏低,缺乏科學的評價體系和系統(tǒng)的指導與規(guī)范,缺乏有效的獎懲機制,學習交流的機會很少。工作模式有“閉門造車,按部就班”之嫌,工作規(guī)范化程度低,盲目性、重復性工作較多,工作效率偏低,缺乏創(chuàng)新能力,以致許多教學秘書本人對自己的工作也缺乏正確的認識。

2.科研能力薄弱,職稱晉升受阻

較一線教師、專業(yè)帶頭人,教學秘書參與科研項目的機會幾乎為零,雖然參與科研的愿望強烈,但由于缺乏指導,加之終日忙于具體事務,進修、外出學習機會較少,在進行科研時,顯得心有余而力不足。然而科研能力的考量是教學管理系列職稱評定的重要砝碼,這無疑給教學秘書人員一個重挫,影響他們的工作積極性,制約了教學秘書隊伍整體素質(zhì)的提高。

3.“職業(yè)倦怠”現(xiàn)象阻礙教學秘書的專業(yè)發(fā)展及創(chuàng)新能力的發(fā)揮

“職業(yè)倦怠”是美國學者弗魯頓伯格于1974年首次描述并界定的一個現(xiàn)象。即因工作時間過長、壓力過大、強度過高所經(jīng)歷的一種疲憊不堪的狀態(tài)。表現(xiàn)為管理者不能順應對工作壓力的一種極端反應,伴隨著長期壓力體驗而產(chǎn)生的情感、態(tài)度和行為的衰竭狀態(tài)。

教學秘書的工作既實實在在又繁重復雜,長期緊張的工作壓力及易產(chǎn)生心理上的焦慮,出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”現(xiàn)象,缺少對崗位的自豪感,有時會產(chǎn)生自我忽視,造成缺乏積極的職業(yè)發(fā)展目標,工作中沒精神、沒動力,自信心不足、缺乏進取心和責任感。久而久之會形成人格缺陷,人際關系的緊張,影響工作效率。

三、高職院校教學秘書應具備的素質(zhì)

上述問題的存在有許多是客觀因素所導致,需要管理層發(fā)現(xiàn)、關注,協(xié)調(diào)、解決。但教學秘書自身的主觀因素即:教學秘書素質(zhì)的提高更是亟待解決的問題。提高教學秘書的綜合素質(zhì),是保證教育、教學管理質(zhì)量的關鍵所在。

1.樹立教學管理新理念,執(zhí)著于自己的事業(yè)

高職教育從興起到今天已歷經(jīng)了十多個年頭,高職教育的興起使中國高等教育實現(xiàn)了從單一型到多樣性、從封閉型到開放性的跨越式發(fā)展。隨著高職教育投資、管理、招生、就業(yè)等體制改革的不斷深化,新的教育思想、教育理論和教育觀念引起教育管理者的共鳴。素質(zhì)教育、創(chuàng)新教育、通識教育、個性教育等理念成為高等職業(yè)教育培養(yǎng)實用型人才的行動指南。

教學秘書作為一線的教學管理者、服務者,必須有效把握、深入理解高職教育改革的大方向、新動態(tài)、新舉措,不斷摒棄落后的認識和保守的思想,與時俱進,切實樹立起教學管理新理念。教學管理新理念的樹立,必然給教學管理工作指引新方向、確立新目標。這就要求教學秘書要時刻清醒地認識自己的職業(yè)定位和服務宗旨,勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),恪盡職守,為領導分憂,為教師、學生服務,腳踏實地于平凡崗位。

2.注重提高自身的創(chuàng)新能力,在創(chuàng)新中充實提高自己

創(chuàng)新是一種高層次的要求。教學秘書在教學管理過程中不僅僅是一個被動的執(zhí)行者,更主要的是應具備不斷思考、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、提供解決問題思路的能力,更要不斷創(chuàng)新工作方法。

目前,教學秘書在當前實際工作中大體分為三個層次:第一層次是簡單執(zhí)行。領導說什么就干什么,不吩咐就不去做;第二層是能發(fā)現(xiàn)問題上報領導,但提不出解決問題的思路或并不思考如何解決問題,只把問題過度給領導;第三層次是不僅能發(fā)現(xiàn)問題,并且能提出解決問題的思路供領導參考,且能夠?qū)τ醒芯績r值的問題進行較深入的研究形成自己的觀點。

顯然,在這三種情況中,第三層次教學秘書具備了創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。隨著高職學院辦學規(guī)模的不斷擴大,管理工作的節(jié)奏必然要加快,所以教學秘書只有不斷開動腦筋,創(chuàng)新立意,才能將工作做得得心應手,贏得領導信任,不斷提高自身能力。

3.素質(zhì)教育要求教學秘書踐行教學管理新方法

素質(zhì)教育是一項全面關心學生成長,綜合提升學生品味的教育。這就要求教育工作者要樹立新的教育理念,教學秘書當然也不例外。事實上教育的成功與否,不僅取決于學校的教風、學風,同時管理人員的工作作風、工作態(tài)度、工作方式也是關鍵因素。

作為教學管理一線的教學秘書,必須在管理中育人和在服務中育人,利用一切與學生接觸的機會,時刻關心學生的成長,以自己良好的思想道德素養(yǎng),用積極真誠的工作態(tài)度感染影響學生,以嚴謹?shù)墓ぷ鞣绞?、高效的工作方法為素質(zhì)教育的成功實施,做出自己的貢獻。所以教學管理人員應與教學人員一樣,既要做學生生活中的朋友,又要做學生學習中的良師。

4.培養(yǎng)良好的心理素質(zhì),以飽滿的精神狀態(tài)、健康的身心迎接工作和挑戰(zhàn)

教學秘書工作處于各管理系統(tǒng)的中樞,地位的特殊,事務的繁重,角色的復雜,身處緊張性、快節(jié)奏和高壓力的工作氛圍下。因此,教學秘書崗位對秘書的心理品質(zhì)提出了較高的要求。教學秘書在自我發(fā)展、自我完善的進程中,也要努力加強心理修養(yǎng)的自覺性。要注重意志的調(diào)節(jié)和控制,培養(yǎng)堅毅品質(zhì);注重性格的調(diào)節(jié)和控制,培養(yǎng)剛柔并蓄的性格;注重情感的調(diào)節(jié)和控制,培養(yǎng)理性與感性的平衡心態(tài);只有這樣才能營造和諧的工作氛圍,出色、高質(zhì)量地完成工作任務。

總之,要想在教學管理過程中摸索出一套適合現(xiàn)代管理理念的管理方法,就要求教學秘書具有強烈地學習意識、競爭意識、責任意識、服務意識及質(zhì)量意識。在教學管理過程中認真做到“理”重于“管”;“做”重于“說”。使教學秘書工作逐步由“經(jīng)驗型”向“科研型”“創(chuàng)新型”轉變,充分開拓、發(fā)揮教學秘書工作職能,使管理成效達到最佳。

[1]姚雙良.論新時期高校教學秘書的業(yè)務素質(zhì)[J].教育與探索,2007,(12).

[2]仇戰(zhàn)宏.淺談高校院系教學秘書隊伍的現(xiàn)狀與建設[J].陜西師范大學學報,2007,(9).

[3]王傳瓊.論高校教學秘書心理素質(zhì)能力的自我培養(yǎng)[J].教研探索,2008,(8).

Analysis on Connotation of Teaching Secretary Work in Higher Vocational Colleges

ZHUANG Pei-f ang

(Tianjin Youth Vocational College,Tianj in 300191 China)

The teaching secretary of higher vocational colleges is an important part of teaching management team which has supportable,archival and transactional properties and plays important role in routine teaching management.Cultivating teaching secretary with high quality and improving their comprehensive abilities are the key points to do the work of teaching secretary well for higher vocational colleges.

higher vocational colleges;teaching secretary;post;quality

G712

A

1673-582X(2010)02-0084-03

2009-09-11

莊佩芳(1966-),女,天津市人,天津青年職業(yè)學院助理研究員,從事教育、教學管理工作研究。