關(guān)于加強(qiáng)科技檔案管理的思考

王 彥

(吉林人參研究院,吉林 通化 134001)

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料，是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分.科技檔案是科學(xué)技術(shù)成果的載體，是直接記述和反映科技活動的歷史記錄，是一種科技資源或科技儲備類型的知識形態(tài)的生產(chǎn)力.科技檔案種類較多，可以按照設(shè)備類、科研類、聲像檔案類等類別進(jìn)行分類.科技檔案與文書檔案相比，具有不同的特點(diǎn):一是科技檔案圖紙、圖表多，文字說明作補(bǔ)充；二是技術(shù)含量高，關(guān)聯(lián)性強(qiáng).圖紙與圖紙的技術(shù)銜接較緊密；三是資料多，歸檔材料鑒定技術(shù)質(zhì)量要求高；四是存貯期限長，歸檔材料一般都是永久卷.五是涉及商業(yè)機(jī)密，保密工作要求嚴(yán).從表現(xiàn)行式看:多數(shù)科技檔案是以圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、像片、錄像帶等技術(shù)材料收集歸檔.

1 健全科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)

系統(tǒng)的組織管理網(wǎng)絡(luò)的建立健全，是做好檔案收集工作的組織保證.單位領(lǐng)導(dǎo)可以專門組建檔案管理網(wǎng)，督促檢查本部門應(yīng)歸檔的科技文件材料，從組織管理上來保證科技檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確.比如檔案員不直接參與各種門類的科技文件、材料的形成過程，檔案管理的各部門相互配合，配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)各部門各類型科技檔案的收集，檔案員對他們的工作要經(jīng)常給予監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、定期辦兼職檔案員培訓(xùn)班，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，使各部門收集的文件材料能夠齊全、完整，立好的案卷整齊、規(guī)范.這樣做不但保證了檔案的數(shù)量與質(zhì)量，而且使分散的文件材料及時歸攏，年終能很快地立卷歸檔，同時還減輕了檔案人員的工作量.

2 開發(fā)科技檔案保持技術(shù)

自然因素和人為因素是造成檔案毀損的主要因素.平時要以防為主，防治結(jié)合，一旦發(fā)生檔案毀損，及時采取措施，盡量修復(fù)檔案.

(1)人為因素要注意做到：嚴(yán)格借閱登記制度，在調(diào)閱時，取放檔案要輕拿輕放，閱檔時應(yīng)愛護(hù)檔案，使其不致被茶水、煙頭損壞，不被涂抹，撕破等等.

(2)自然因素要注意做到：檔案制成材料和書寫材料質(zhì)量低劣導(dǎo)致紙張老化，字跡退色.檔案紙張材料品種繁多，其中纖維含量高、半纖維素和木素含量較少的紙張耐久性較好，如復(fù)印紙、文件用紙等；含木素和半纖維較多的紙耐折度差，在光和氧的作用下容易氧化，發(fā)黃變脆，如新聞紙等.因此，檔案用紙要避開新聞紙和劣質(zhì)紙.在書寫材料方面，要選用含碳黑成份較多的碳素墨水和藍(lán)黑墨水，不能用純藍(lán)墨水、圓珠筆或鉛筆.

庫房建設(shè)與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合是檔案科學(xué)管理的要求，檔案種類紛繁復(fù)雜，檔案的物質(zhì)材料在不斷地老化，其壽命是關(guān)鍵，檔案保管就是要盡量延長檔案的壽命.檔案室所處的環(huán)境和保管條件，對檔案的壽命也有很大影響，庫房溫度應(yīng)控制在14℃～24℃之間，濕度保持在45%～60%之間，庫房的朝向最好避免東西向，應(yīng)具備良好的防光、隔熱、防塵、防水、防火、防盜、防有害氣體、防害蟲的條件.

3 提高檔案人員綜合素質(zhì)

為了掌握到科技信息的核心部分，科技檔案人員必須進(jìn)入到科技信息集成系統(tǒng)中去.他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能.所以，科技檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時性，掌握電子檔案信息的收集、管理.檔案人員的素質(zhì)高低直接影響檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才.檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識，而且要不斷積累檔案信息化管理的實(shí)踐技能.理論知識與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段，要加強(qiáng)信息化技術(shù)的培訓(xùn)，熟練地使用檔案管理系統(tǒng).檔案人員的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度還有待加強(qiáng).

4 加快科技檔案信息化建設(shè)

當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢是信息化，受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容是加快檔案信息化建設(shè).檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù).加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理.同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全.檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施.實(shí)行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)，按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，可防止未受權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作.

科研檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案收集工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，才能更好地為科技發(fā)展服務(wù).隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和科研機(jī)制轉(zhuǎn)換的不斷深化，科技檔案管理工作在科研中的地位和作用越來越引起人們的重視.完善科技檔案管理，切實(shí)管好、用好科技檔案，為科研工作提供有價值的科技檔案信息資源和高質(zhì)有效的服務(wù)，對提高科研水平有著十分重要的意義.

檔案管理是一門很深的學(xué)問，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用理論的研究，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ).理論與實(shí)踐的結(jié)合，是理性認(rèn)識到實(shí)踐的升華.