淺析高校圖書館的圖書招標采購

●黃顯堂 （溫州大學 圖書館，浙江 溫州 325003）

1 高校圖書館圖書采購招標產生的原因

市場經濟的發(fā)展，圖書市場得到了很好的培育，隨著各民營資本的投入，使得以往新華書店獨家經營的壟斷格局被打破，各種經濟實體之間展開了公平的競爭，為了爭取市場的份額，其經營方式日趨多樣和靈活。而計算機技術和現(xiàn)代通信技術的廣泛應用，使圖書市場空前繁榮，但同時，各出版社的書目信息傳遞并不暢通。新華書目報、滬版書目報、地方科技書新書目報所報訂圖書的數(shù)量只占全國年出書量的1/3，加上各出版社自編書目信息滯后，這一切都影響圖書館的新書采購工作。

在高校擴大招生與高校合并的大環(huán)境下，圖書館購書經費每年以20%—40%的速度增加，為了保證圖書經費的合理使用，規(guī)范圖書采購工作，避免采購過程中的不正當行為，圖書采購招標成為必然。

2 高校圖書館圖書招標采購的作用

（1）更合理地利用圖書館購書經費。在采購圖書招標后，書商會給圖書館提供更優(yōu)惠的價格、更好的售后服務來贏得更多的市場，以此來提高自己在圖書市場的競爭力；圖書館除了能用有限的經費購回更多圖書外，還能享受到免費采訪數(shù)據、編目數(shù)據、加磁條等服務，從而減少了圖書館的采訪編目的流程，縮短了新書上架的周期，極大地提高了工作效率。

（2）有利于圖書館選擇更好的圖書供應商，從而保證圖書的質量。在招標過程中，能夠吸引最好的圖書供應商來參與競爭，評標人員在廣泛了解整個圖書市場的前提下，擇優(yōu)選取，從而保證購書質量。

（3）招標采購最大限度地避免了腐敗現(xiàn)象的產生。通過招標，增加了采購的透明度，規(guī)范了圖書市場，規(guī)范了采購人員的采購行為。

（4） 節(jié)省了圖書館的人力資源。通過招標采購，圖書館的部分工作作為附加服務，轉讓給了圖書供應商（如采訪數(shù)據、編目數(shù)據加工，加蓋館藏章，貼磁條甚至包括圖書上架等）。這些業(yè)務工作的外包，有效地緩解了采編部門的工作壓力，縮短了新書的上架周期，從而有助于圖書的采購→驗收→分編→典藏這樣一條流水線工作效益的提高，使采編部門工作人員有更多的精力去從事讀者需求調查、協(xié)調院系采購和加強自身能力建設。

3 圖書采購招標時應該注意的幾個方面

（1）正確認識圖書招標與其他設備招標的不同特點。設備采購招標內容一般是已正式推出、有具體的品牌型號，有統(tǒng)一性能參數(shù)的設備，它有具體的采購設備清單；而圖書采購招標則是在無規(guī)范性參數(shù)前提下一種館配商資格的招標，這種采購并非是針對單一出版物，而是要求符合該圖書館知識體系保障層面的要求，這就使得圖書館的采購具有著不同于其他政府采購及對館藏性質類別有著個性化要求的特點。圖書采購招標內容一般是未來一段時期內（多為1年內）陸續(xù)出版和前一段時間已出版的圖書，具有一定的不確定性，是多品種、小數(shù)量、多批次的采購，它是一種持續(xù)行為，不可能每提交一次清單就招標一次，只能以購書經費的總額來進行集中招標，招標時只是確定圖書供應商和優(yōu)惠折扣。圖書館隨著新書的不斷出版，每隔一段時間向代理商提交一次采購清單，直到采購金額達到合同金額為止。［1］因此，在圖書招標時，不提供具體的購買清單，也無法約定具體的交貨期，只能在協(xié)議中對供求雙方的權利和義務進行具體的、原則上規(guī)定，雙方依據規(guī)定執(zhí)行。

（2）在招標過程中，不能一味地以價格優(yōu)惠政策來選擇供貨商，而應具體考慮以下幾方面的因素：①不同出版社的圖書供貨折扣率存在很大差異。一般圖書印刷數(shù)量大，價格較低，折扣的彈性比較大，而專業(yè)的圖書和文獻定價都比較高，折扣伸縮空間極?。粚嵙?、出版質量高的出版社的優(yōu)惠比小出版社、實力弱的出版社的優(yōu)惠少，從而造成圖書采購成本存在較大差異。如果以同等的折扣去要求館配商，最后受到傷害的不止是圖書館，還有出版社。②不同類型的圖書供貨折扣率總體上說存在差異。專業(yè)類圖書發(fā)行量較少，一般只發(fā)行3000—5000冊，因此折扣較低；大眾類圖書發(fā)行量較大，一般折扣較高；教材類圖書折扣率低于其他類圖書；理工科類圖書總體上折扣率低于文科。這些因素也會造成圖書采購成本存在較大差異。另外，還存在不少由于種種原因被列為特價銷售的圖書，它們的折扣率遠遠高于非特價正常供應圖書的折扣率。③招標方式的不同也會造成圖書折扣率的差異。比如，按事先開列的書目清單招標與指定圖書供應商和折扣招標這兩種方式，前者的圖書相對較老，成本較低，且為一次性集中采購，內部管理物流等成本也較低，而后者是不斷訂購新書的方式，可以及時采購到最新的圖書，也便于隨時調整，各方面成本相對高一點，但采購質量較高。④加工與服務的要求不同也是造成圖書折扣率差異的重要因素。各個圖書采購單位對圖書的加工與服務的程度和質量要求不一樣，有的采購單位甚至不要加工，而高質量的前期加工是圖書今后長期可靠使用的重要保障，尤其是在圖書館的使用環(huán)境中。因此，許多圖書館尤其是一些大館提出了高質量的加工和服務要求，如要求使用高質量、高可靠性的加工材料和加工方式，在出現(xiàn)圖書問題時退貨，圖書驗收等環(huán)節(jié)的本地化服務，提供高質量的采訪數(shù)據和編目數(shù)據等，這些高要求會一定程度上加大成本。［2］

除了以上列舉的幾個方面之外，還有其他一些因素也會對圖書折扣率造成影響。比如，有時會存在惡性競爭，這也是目前有一些圖書招標完成后無法執(zhí)行下去的原因。［3］因此，只能是在評標時，盡可能地將書商所提供的優(yōu)惠條件與相關的配套服務結合起來，綜合評定其資質，從而選擇最適合本館的供貨書商。

（3）在大多數(shù)情況下，招標小組中圖書館專業(yè)人員所占的比例有限，多數(shù)參與招標工作的人員對圖書館工作環(huán)節(jié)生疏，因而往往將供應商的優(yōu)惠度、資質等作為優(yōu)先考慮的內容，而對圖書館在圖書供應商處所需獲得的服務與工作上的配合考慮較少，從而制約了圖書館整個工作流程的改進與優(yōu)化。所以，在評標時有條件的圖書館最好能將附近兄弟院校圖書館的業(yè)務館長、采訪人員也請來，從而可以更好地對每個書商進行分析評價，避免因評標人員的非專業(yè)性或者對圖書館工作的不了解而導致招標工作的失誤。

（4）按書商各自不同的特點進行訂單分配。在招標采購過程中，圖書館往往結合不同圖書的采購特點，選擇不同類型的圖書供應商。如何合理地分配訂購，這就需要采訪人員充分地了解書商的特點和優(yōu)勢，將不同的訂購額度分到不同的書商手中。只有基于對書商充分了解的前提下合理地進行訂單分配，才能保證圖書的質量與到書率。

（5）招標盡管是簡化了采訪過程，但并不是所有的圖書適合于通過招標來購買，應當留一些自主購書的經費。這類圖書大致包括：①零星訂購的外文原版圖書與外文期刊。②作者自己包銷發(fā)行的圖書。③大型的工具書、古籍或者線裝書。④讀者推薦或者是急用的圖書。對這些圖書最好的處理辦法是：外文原版圖書與期刊由專門的進出口公司來做；對大型的工具書或文獻書，直接向出版社購買；對于自辦發(fā)行的圖書或者是讀者急需的圖書，最好能在當?shù)剡x一家信譽與服務比較好的書商來辦理。

［1］張宏．招標采購在期刊管理中的應用［J］．圖書館工作與研究，2005（4）：27－28

［2］王縉，吳紅穎．淺談高校圖書館圖書招標采購方式［J］．西南民族大學學報（社會科學版），2004（9）：458－459.

［3］林體排，甘小紅．關于圖書招標采購的若干思考［J］．圖書館理論與實踐，2004（3）：22.