談設(shè)計院員工時間管理

邱丁初 陳改改

（河北省水利水電第二勘測設(shè)計研究院 河北石家莊 050021）

談設(shè)計院員工時間管理

邱丁初 陳改改

（河北省水利水電第二勘測設(shè)計研究院 河北石家莊 050021）

時間是最寶貴的資源。設(shè)計院員工工作繁忙，為了更有效的利用時間，節(jié)約時間，就需要進行時間管理，本文闡述了進行時間管理的必要性，介紹了時間的屬性和管理方法，并結(jié)合個人的工作經(jīng)驗和思考，提出了一些時間管理的建議。

設(shè)計院 時間管理 工作效率

從不浪費時間的人，沒有功夫抱怨時間不夠！—杰弗遜

1 前言

跨入21世紀以來，越來越多的個人和企業(yè)認識到，時間是最寶貴的資源。而設(shè)計單位的項目設(shè)計工作科學嚴謹，事務繁雜，“時間緊，任務重”這幾個字往往成為許多設(shè)計院員工在進行項目總結(jié)時由衷的感慨，從早到晚，忙碌不停，總有畫不完的圖紙，寫不完的報告，時間都到哪兒去了？殊不知，并非只有休息和懶惰才會失去時間，在忙碌中，更有可能“雜亂無章”地浪費時間。利用好時間，管理好時間，不是從難得的休閑時光中再去擠時間，而是在忙碌的工作中合理安排時間，達到事倍功半的效果。

2 認識時間

時間，是一種資源，具有以下幾個顯著的特征：①時間不能失而復得：時間是單方向性的，從過去到現(xiàn)在，從現(xiàn)在到未來，亙古不變；②時間的供給沒有彈性：時間的供給是固定不變的，任何情況下都不會增加，也不會減少，每天都是24小時；③時間不可存儲：時間不能像人力、物力、財力一樣存儲，不論愿不愿意，我們都必需消費時間；④時間無法替代：時間是任何活動的基本資源，無法取代。

時間的最大特性，是不可倒流，“逝者如斯夫”，時間一旦流逝，便永遠不可挽回；時間的最大敵人，是荒廢，“事閑莫荒，事繁勿慌”，是前人最精辟的警醒；時間的最大力量，是改變的力量，時間可以改變一個人，改變一座城市，改變世界，甚至改變一切；時間對每個人來說是免費的，卻又是無價的；時間是無私的，給每個人一天都是24小時，時間又是偏心的，給每個人的一天都不是24小時；時間，對有的人來說，是一種煎熬，對另外的人來說，卻是一片寶藏！

在思考提高工作效率的方法中，我們往往首先考慮提高員工的勞動技能，提高工作熟練程度，或者通過開發(fā)新技術(shù)、新軟件來提高工作效率，其實，提高工作效率的直接目的即是利用最小的時間完成最大的工作量，而時間本身的調(diào)度和節(jié)約，通過時間管理來提高工作效率，是最低成本且最快捷實用的途徑。

3 時間管理的方法

（1）GTD管理方法

GTD的中文意思為“把事情做完”，執(zhí)行者將需要完成的事情都寫下來并確定好待辦任務，然后按收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟全力以赴地做好目前的工作，一次只專注于做一件事情，心無掛念，提高效率。

（2）帕累托原則

帕累托原則又稱“二八定律”，由19世紀意大利經(jīng)濟學家帕累托提出。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。因此，執(zhí)行者需要把注意力放在20%的關(guān)鍵的事情上。在時間管理中運用帕累托原則有助于應付一長列有待完成的工作。

（3）四象限時間管理方法

該方法把日常工作按照重要和緊急兩個維度進行了劃分，分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。處理原則為：“著手第一象限，投資第二象限，走出第三象限，拋棄第四象限?！钡谝幌笙拗匾揖o急的事應放下一切，全力處理，否則壓力會越來越大，第二象限重要但不緊急的事往往影響深遠，如不及時處理，就會變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ?，應集中精力，?yōu)先處理。第三象限是緊急但不重要的事，這類事情看似緊急，需要馬上處理，但屬于不重要的事，對此類事情要認真辨別，學會拒絕。對于第四象限不重要也不緊急的事，要學會舍棄，盡量不去做。

4 設(shè)計院員工時間管理的幾點建議

時間管理就是要改變習慣，有計劃，有條理地做事。時間管理并不是要把所有的事情做完，而是思考如何最快地把事情做完。

（1）整理好桌面，管理好電子文檔

桌面的整理不僅是眼前的辦公桌，同時也包括“相看兩不厭”的電腦桌面（電腦硬盤）。

按經(jīng)驗來說，辦公桌面其實不是整理的越整潔越好，適當?shù)碾s亂反而能提高查找文件的速度。根據(jù)個人的習慣，對辦公桌面經(jīng)常進行適當?shù)恼砗头诸愂鞘直匾?，使自己能第一時間找到文件位置，而不是找任何一件文件都需要將整個辦公桌翻個遍！

隨著電腦硬盤容量的不斷增大和電子文檔的增加，電子文檔的管理也成為節(jié)省時間的重要一環(huán)，通過不同硬盤分區(qū)嚴格分類、將項目資料按年度或階段存放、每個項目文檔成果按時間順序或進行編號存放等方法，尤其是對同一文件不同版本進行有效標識，都可以有效提高查找文件和使用文檔的效率。

（2）列出任務清單

時間飛馳，我們應該做時間的駕駛員，而不是乘客，應該做時間的主人，而不是每天被繁雜的事務牽著鼻子走。讓時間聽自己的安排，主動管理，提前謀劃，詳細列出自己需要完成的事務并排序，用最短的時間完成最緊要的事，用精力最好的時間段完成挑戰(zhàn)性最大的事。對于一些緊急的事務，還可以考慮進行自我加壓，將截止時間提前，提高自己心里的緊迫感，發(fā)揮個人潛力。

（3）注意電話溝通技巧

盡管電話的使用拉近了人們的距離，方便了相互溝通，但電話溝通的效率卻越來越低，大部分時間在無效溝通中浪費。

建議在通話之前做好充分準備，列出需要解決的問題，站在對方角度考慮別人關(guān)心的問題，避免通話時東拉西扯，掛斷后又感覺沒有說清，無所適從，還得再次去電，多次反復溝通，降低電話的溝通效率。

（4）工作盡量一次做完

由于人腦思維的連貫性，有些工作任務一旦被打斷，可能需要較長的時間才能重新進入之前的思考深度與工作狀態(tài)。因此，每做一起工作之前，例如整理一本計算書，或者繪制一張圖紙，可以估計大概需要的時間，感覺有足夠的時間才開始干，不然就先干別的，否則，每件事情都做到一半而無結(jié)果，重新進入又得花費更多進入狀態(tài)的時間。

（5）無打擾時間工作效率最高

很多時候，我們花80%的時間只能完成20%的工作，但有時候，20%的時間卻能完成80%的工作，很快取得進展。這20%的時間就是無打擾時間。對于一些項目負責人，很多重要的工作可能是晚上加班干出來的，因為白天有各個專業(yè)的事務需要協(xié)調(diào)，開會、接電話、布置任務，大半天的時間被肢解的七零八落，忙過不停，卻收效甚微，無法持續(xù)進入工作狀態(tài)，反而到了晚上，可以安心、專心的進行計算或撰寫報告，時間利用效率最高，因此，白天應盡量騰出兩個小時的無打擾時間，與外界“絕緣”，這段時間的工作，最有效率，也最有成就感。

（6）項目團隊時間的管理

項目團隊的時間管理是個人時間管理的放大鏡，在目標一致、步調(diào)一致的情況下，時間管理最有效的方式，就是提高時間利用的透明度和

配合度，參與團隊的每個員工，在團隊中的任務進度和時間計劃應該是透明的，并且是可以進行調(diào)控的，團隊中的合作人員，能夠彼此掌握各自的工作任務、工作計劃和進展情況，這有利于負責人把握項目進度、合理安排工作，極大限度的發(fā)揮團隊的執(zhí)行力，避免出現(xiàn)個別員工“閑的時候像放羊，忙的時候想逃亡”的失控狀況。

5 結(jié)語

時間就是生命，時間就是金錢，設(shè)計院的工作，嚴謹而精細，緊張而忙碌，一些員工可能覺得根本就沒有時間也沒必要來思考時間管理的問題。然而，時間管理的本質(zhì)就是自我管理，越忙越需要進行時間管理，忙碌的設(shè)計人員，需要像重視專業(yè)技術(shù)一樣重視時間管理，像使用金錢一樣使用時間，提高時間利用效率，發(fā)揮出工作時間段的潛力，從繁瑣的事務中解脫出來。

人不是機器，人的生命是有限的，節(jié)省了時間，也便是節(jié)省了生命，明日復明日，明日真如多？讓我們從現(xiàn)在開始，珍惜時間，管理時間，最快最好地完成手頭每一件工作。

1 湛文倩 袁傳攀 淺析企業(yè)員工的時間管理 [J] 企業(yè)導報，2011（8）.121.

10.3969/j.issn.1672-2469.2014.12.029

TV9

B

1672-2469(2014)12-0084-03

邱丁初（1982年—），男，工程師。