淺析高校辦公自動(dòng)化

朱獻(xiàn)，林雷

（溫州醫(yī)學(xué)院，浙江 溫州 325035，1.網(wǎng)絡(luò)與信息中心；2.高教研究所）

·高教研究·

淺析高校辦公自動(dòng)化

朱獻(xiàn)1，林雷2

（溫州醫(yī)學(xué)院，浙江 溫州 325035，1.網(wǎng)絡(luò)與信息中心；2.高教研究所）

高校辦公自動(dòng)化；數(shù)字校園

辦公自動(dòng)化興起于20世紀(jì)50年代的美國等西方國家，70年代獲得快速發(fā)展[1]。在我國，辦公自動(dòng)化技術(shù)在上世紀(jì)70年代傳入，80年代起步，90年代以后逐漸發(fā)展成熟。隨著高等教育的快速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大，辦公需求的不斷變化，不斷有新情況、新問題出現(xiàn)，如何保障辦公自動(dòng)化體系的順利運(yùn)行，如何規(guī)劃辦公自動(dòng)化信息的發(fā)布與傳遞，已成為高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須解決的問題。一些領(lǐng)導(dǎo)思想觀念過于陳舊，該如何去尋求有效途徑解放思想，推進(jìn)無紙化辦公；在現(xiàn)行的教學(xué)管理模式中，又該如何凝練精華、積累經(jīng)驗(yàn)，向智能化、綜合化方向發(fā)展；實(shí)現(xiàn)無紙化辦公又該如何實(shí)施信息化管理等，這些問題都迫切需要我們予以解決。

1 高校辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀

一份針對(duì)全國101所高校辦公整體情況的調(diào)查顯示，基本使用傳統(tǒng)方式占8.5%；使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但以傳統(tǒng)方式為主占45%；主要使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)占38.8%；基本實(shí)現(xiàn)無紙化辦公占7.8%[2]?？梢钥闯?0%的高校實(shí)施辦公自動(dòng)化建設(shè)，基本實(shí)現(xiàn)辦公無紙化的高校不到10%。

另一份重視情況調(diào)查顯示，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)非常重視占25.7%，比較重視占36.8%，一般占36.4%，不重視占4.9%，不清楚占6.3%[2]。認(rèn)為高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)“目前可以實(shí)現(xiàn)”的占40.3%，“暫時(shí)不能實(shí)現(xiàn)”的占57.5%，“不可能實(shí)現(xiàn)”的占2.0%，對(duì)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前景的看法分歧較大。

這說明無紙化的任務(wù)仍相當(dāng)艱巨，可以看出校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)比較重視，但對(duì)于應(yīng)用推廣重視不夠，導(dǎo)致辦公化系統(tǒng)得不到應(yīng)用，沒有發(fā)揮應(yīng)有的效益。

2 高校辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢

建立一套完整的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)信息的整合，簡化流程，易于操作，信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步；可免去辦事過程中奔波、等待之苦，消除公文在辦事過程中“長途旅游”的現(xiàn)象，可提高工作效率、提升管理水平；可使管理人員從繁鎖的事務(wù)中解放出來，有更多的時(shí)間和精力去研究學(xué)校其他方面的規(guī)劃和發(fā)展。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立為全校師生上網(wǎng)提供便利，特別在信息查詢、資料下載、業(yè)務(wù)受理、公告發(fā)布、科研申報(bào)及審核等教學(xué)、科研與管理方面尤為顯著。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，業(yè)務(wù)流程還可以再次遞交、審批、通過，增強(qiáng)它的靈活性和機(jī)動(dòng)性，辦事過程快速高效。信息公告一旦發(fā)布，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)監(jiān)督每個(gè)環(huán)節(jié)并備案，從而實(shí)現(xiàn)“陽光操作”，將辦公流程規(guī)范化、透明化。同時(shí)，紙張使用減少，降低了辦公費(fèi)用，節(jié)約了行政開支。

為此，不少高校紛紛打造“數(shù)字校園”，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，把現(xiàn)代化辦公與數(shù)字校園結(jié)合起來，構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的辦公體系，提高辦事效率和管理水平，推進(jìn)教育系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)。

3 阻礙高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的主要因素

3.1 籌備階段，思想觀念認(rèn)識(shí)不足 部分領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念與思維方式過于陳舊保守，一種是“為建設(shè)而建設(shè)”，管理者對(duì)建設(shè)目的認(rèn)識(shí)不到位，以任務(wù)方式完成，盲目上硬件，事后不聞不問也不去管理；另一種是高校辦公自動(dòng)化停留在本單位、本部門的辦公，僅依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)單機(jī)版的管理服務(wù)和局域網(wǎng)的平臺(tái)架設(shè)維持，技術(shù)過于局限，缺乏互聯(lián)網(wǎng)的全局設(shè)想，缺少與業(yè)界的相互溝通交流。

有些管理者習(xí)慣傳統(tǒng)的手工辦公方式，不遵守自動(dòng)化辦公要求，降低了辦事效益，使員工工作量大大增加。有些管理者隨機(jī)采取半自動(dòng)化半手工的管理方式，以自己工作熟悉度為中心來辦公，如某一程序懂就采用辦公自動(dòng)化，不懂就手工操作，這會(huì)給其他辦公使用者帶來極大阻礙，造成文件不配套，數(shù)據(jù)不完整，前后不銜接，備案不規(guī)整，修改更繁瑣等，增加了工作量。甚至還有些管理者缺乏必要的技術(shù)知識(shí)，對(duì)系統(tǒng)操作存有嚴(yán)重畏懼感，故出現(xiàn)部分管理者缺乏全局觀念，消極對(duì)待該系統(tǒng)的建設(shè)。種種落后的思想觀念，拖累了高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展，降低了辦事效率。

3.2 建設(shè)階段，忽視統(tǒng)籌規(guī)劃 目前，一些高校在各自的部門、機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)領(lǐng)域里，已先后安裝使用了各種適合自身發(fā)展需要的辦公軟件，在一定程度上提高了工作效率。但這些辦公軟件只針對(duì)該部門單方面的內(nèi)部事務(wù)的處理，在面向全校系統(tǒng)或更廣泛教育領(lǐng)域的推廣使用時(shí)，出現(xiàn)系統(tǒng)使用標(biāo)準(zhǔn)不一、各自為政、難以集成等眾多問題，導(dǎo)致信息孤立，無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，尤其是信息傳遞和工作流程上存在阻礙，制約著整體辦公效率的提高和業(yè)務(wù)拓展，使高?，F(xiàn)代化管理和辦公效率難以上新臺(tái)階。

3.3 運(yùn)營階段，技術(shù)缺乏、管理懶散 由于高校辦公自動(dòng)化理論和相關(guān)技術(shù)在不斷發(fā)展，新業(yè)務(wù)流程需要不斷適應(yīng)新形勢的發(fā)展。而實(shí)際中管理員的技術(shù)知識(shí)水平往往落后于時(shí)代，出現(xiàn)問題，一時(shí)得不到解決，遺漏不少關(guān)鍵點(diǎn)和細(xì)節(jié)，缺乏一整套應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。當(dāng)辦公自動(dòng)化運(yùn)營時(shí)，系統(tǒng)平臺(tái)會(huì)自動(dòng)按照流程劃分或指派相應(yīng)的工作者來處理相關(guān)的業(yè)務(wù)，然而不少高校因缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w制，導(dǎo)致很多公文信息在網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器間漫游，信息數(shù)據(jù)一直停留在系統(tǒng)中，未能及時(shí)處理，導(dǎo)致有關(guān)信息在教學(xué)、科研領(lǐng)域里滯后或未能公開，阻礙了高校教學(xué)、科研和師資隊(duì)伍的發(fā)展與建設(shè)。例如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出差不在崗，信息處理權(quán)限未能轉(zhuǎn)交他人代辦，或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙而遺忘，都直接造成公眾普遍認(rèn)為的辦公自動(dòng)化不切實(shí)際，導(dǎo)致對(duì)它的不信任。

4 對(duì)策研究

4.1 加強(qiáng)溝通、提高認(rèn)識(shí) 部分領(lǐng)導(dǎo)由于思想觀念認(rèn)識(shí)不足，使管理者對(duì)今后高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)運(yùn)行及發(fā)展難以把握。因此，要從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想抓起，基層的管理者和技術(shù)人員要與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)多溝通、多交流、多督促，達(dá)成共識(shí)，才有利于高校辦公自動(dòng)化的建設(shè)。也可與兄弟院校多開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，相互借鑒、取長補(bǔ)短、有利于提高認(rèn)識(shí)。

4.2 加強(qiáng)科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃 自動(dòng)化辦公系統(tǒng)各有不同，有的系統(tǒng)內(nèi)容豐富但操作不方便，所以要科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建適用于學(xué)校工作需要的辦公體系，堅(jiān)持“以人為本”的原則，總結(jié)各自的工作內(nèi)容和方法，舍去多余的步驟，按照辦公流程，編成機(jī)器系統(tǒng)能接收的程序系統(tǒng)，使自動(dòng)化辦公科學(xué)化。

4.3 加強(qiáng)規(guī)范化機(jī)制 高校的辦公軟件主要圍繞公文管理、事務(wù)處理、信息發(fā)布、決策服務(wù)、會(huì)議管理等業(yè)務(wù)開展活動(dòng)，要想提高工作效率和管理水平，必須在數(shù)字校園的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)辦事業(yè)務(wù)與信息化管理相接軌，將辦公業(yè)務(wù)規(guī)范化，促進(jìn)辦公軟件的開發(fā)和利用。

4.4 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用 在高校辦公自動(dòng)化應(yīng)用領(lǐng)域里，軟件的信息處理標(biāo)準(zhǔn)化也不可忽視，否則將直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息在交換過程中產(chǎn)生差異，破壞信息數(shù)據(jù)的完整性與安全性，降低系統(tǒng)工作效率，特別在信息資源共享的平臺(tái)上，個(gè)別信息無法分享。因此，必須在文檔格式、文檔管理編碼、信息交換格式、名詞術(shù)語等方面加以規(guī)范和整合；只有統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式，才能形成標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用機(jī)制，有利于工作的開展。

4.5 加強(qiáng)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理 高校辦公自動(dòng)化技術(shù)與業(yè)務(wù)在不斷推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)，要求管理人員不斷加強(qiáng)理論與技能學(xué)習(xí)。同時(shí)要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)交流和兄弟院校的互訪，鼓勵(lì)員工定期針對(duì)自己的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)更新參加技能培訓(xùn)；積極接納公眾的建議和負(fù)面反饋信息，并及時(shí)處理，時(shí)刻關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)向，理論聯(lián)系實(shí)際，將先進(jìn)技術(shù)引入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，使它更好的為高校教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)。

管理上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)體制，會(huì)導(dǎo)致辦公自動(dòng)化不切實(shí)際，和人們對(duì)它的不信任。解決的辦法也很多。其一是下屬工作人員本著對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)的態(tài)度，多提醒、多督促領(lǐng)導(dǎo)，共同監(jiān)管系統(tǒng)；其二是領(lǐng)導(dǎo)可以把管理的權(quán)限歸類下放，轉(zhuǎn)交或委托他人代理；其三是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中也可設(shè)置限時(shí)提醒功能，通過短信形式提醒領(lǐng)導(dǎo)。

綜上所述，高校辦公自動(dòng)化是信息化社會(huì)在校園中的體現(xiàn)；它能夠快速傳遞校領(lǐng)導(dǎo)的最新決策，形成新的教學(xué)管理機(jī)制；它實(shí)現(xiàn)了人與人、人與部門、部門與部門間的桌面數(shù)據(jù)分享、資源劃分、信息的交換、交流、組織、傳遞、處理及發(fā)布等，協(xié)調(diào)相互間的活動(dòng)，給高校的管理工作帶來極大的影響和幫助。為此應(yīng)大力推進(jìn)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)，推進(jìn)高校管理現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)高校科學(xué)發(fā)展，從而更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技的發(fā)展需要。

[1] 許文智.OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程與新一代OA系統(tǒng)開發(fā)方案[J].中國金融電腦,2008(1):57-64

[2] 陶艷紅.我國高校辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[D].華中農(nóng)業(yè)大學(xué),2004.

（本文編輯：胡苗苗）

G203

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1000-2138（2010）04-0424-02

2009-11-18

朱獻(xiàn)（1979-），男，浙江溫州人，實(shí)習(xí)研究員。