淺析檔案管理信息化

趙永偉

摘要：檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，既要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，又要看到其發(fā)展過(guò)程出現(xiàn)的各種不足，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理信息化理念和方法，加快檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案潛在的巨大的利用價(jià)值。

關(guān)鍵字：檔案管理信息化；優(yōu)勢(shì)與不足；實(shí)現(xiàn)途徑

1 檔案管理信息化概述

檔案是記錄重要信息的載體，近些年以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理隨之得以變革，富有現(xiàn)代化氣息的信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到了檔案管理工作中，與利用紙質(zhì)載體檔案的方式相比，現(xiàn)代化的檔案利用方式有著突出的優(yōu)越性，不僅簡(jiǎn)化了檔案管理環(huán)節(jié)，而且大大的提高了檔案管理效率。由此可見(jiàn)，檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案管理信息化就是充分利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，以大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)為基礎(chǔ)，以先進(jìn)的通信技術(shù)為輔助而創(chuàng)建的集成化的管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)將檔案由實(shí)體化轉(zhuǎn)換為數(shù)字化，并將數(shù)字化的檔案利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)將其組織成更有利于管理，更方便查詢的信息流。

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作仍然停留在原始的手工記錄、手工檢索的階段，這樣就使得管理水平與管理效率極為低下。如果手工查詢的話，即使你說(shuō)出了想要查詢的檔案的全稱也未必能查詢得到所需要的檔案，如果你只給出了一個(gè)大致的范圍，檔案管理人員不可能按照你的“模糊”條件將某一年至某一年之間符合某個(gè)關(guān)鍵詞的檔案都給你搬過(guò)來(lái)任你選擇。另外，在傳統(tǒng)的管理方式中，以往的紙質(zhì)管理方式，需要對(duì)紙張進(jìn)行嚴(yán)格的管理，避免受潮、蟲(chóng)害、火災(zāi)等影響，每年需要投入大量的人力和財(cái)力，保證檔案的安全性。

在信息時(shí)代中，檔案管理信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的主要趨勢(shì)，檔案存在形式由以往的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募樾问降奈淖?、圖片、音視頻等資料。檔案管理工作中，利用信息化的檔案管理方式，查詢的過(guò)程變得極為簡(jiǎn)單、極為容易，只需要在充當(dāng)查詢終端的計(jì)算機(jī)上輸入查詢的關(guān)鍵字就可以查詢出檔案的全部情況，而且在查詢過(guò)程無(wú)須檔案管理人員的任何參與，這種全自動(dòng)的自由查詢方式對(duì)于檔案信息管理而言絕不僅僅是提高了查詢速度，解決檔案存放的問(wèn)題，更為重要的意義在于切實(shí)地提高了檔案的利用率，減少甚至避免人查找檔案的差錯(cuò)。

2 檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 增加信息存儲(chǔ)量

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大大增加了檔案信息的存儲(chǔ)量，其存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出數(shù)倍。紙質(zhì)載體的文件一般多以記錄文字、圖形、圖表等信息為主，空間利用率低，而且記錄內(nèi)容單一。但電子文件突破了紙質(zhì)載體的障礙，可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖表、圖形、動(dòng)畫(huà)、聲音等各種媒體信息。

2.2 提高辦公效率

傳統(tǒng)的手工式的檔案管理在每一個(gè)細(xì)節(jié)都需要人工的參與，不僅僅是查詢過(guò)程需要人工參與，而且包括檔案的收集、整理、保管、分類等等過(guò)程都需要人工參與其中，而且人工參與的過(guò)程中極有可能出現(xiàn)失誤，人工的一個(gè)小小的失誤可能就此把整個(gè)檔案變成死檔。而全面實(shí)現(xiàn)了檔案信息化以后，只要確保錄入過(guò)程的準(zhǔn)確性，在其他的過(guò)程中就可以節(jié)省許多的時(shí)間。

2.3 保存具有穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有保存的非穩(wěn)定性，即在最初的十年左右的時(shí)間里，紙質(zhì)的信息在未受到外界環(huán)境的嚴(yán)重影響之下可以較為穩(wěn)定的保存，但是在經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)一段時(shí)間以后，紙質(zhì)的檔案必然會(huì)出現(xiàn)破損等自然損耗，然而，檔案的信息化卻使得檔案上的信息與檔案的載體實(shí)現(xiàn)了異質(zhì)分離，這就使得信息化的檔案可以永久存在。

3 檔案管理信息化存在的問(wèn)題

檔案信息安全管理問(wèn)題檔案信息的安全管理問(wèn)題是現(xiàn)代信息化檔案管理工作的重點(diǎn)問(wèn)題，檔案安全管理工作被忽略，容易造成很多安全隱患。

3.1 病毒威脅

對(duì)于檔案工作信息化及其安全問(wèn)題而言，其中計(jì)算機(jī)病毒頻發(fā)，涉及面也非常的廣，并逐漸成為所有安全問(wèn)題的重點(diǎn)。通常而言，病毒感染會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)通信不暢，相關(guān)數(shù)據(jù)、文件系統(tǒng)遭到破壞，更為嚴(yán)重的是遭到破壞的數(shù)據(jù)信息難以恢復(fù)，尤其是多年積累的、價(jià)值非常高的檔案數(shù)據(jù)信息損失更難彌補(bǔ)。

3.2 系統(tǒng)安全問(wèn)題

從實(shí)踐來(lái)看，系統(tǒng)安全實(shí)際上就是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)硬件系統(tǒng)的可靠性與安全性。當(dāng)前似乎沒(méi)有任何一套系統(tǒng)能夠保障絕對(duì)的安全，不同用戶應(yīng)當(dāng)從不同的角度對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行細(xì)致的分析與研究，并從中選擇一套相對(duì)比較安全、可靠的操作系統(tǒng)。在這樣的條件下，電子檔案管理過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一系列的安全問(wèn)題。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)途徑

4.1 建立規(guī)范體系

檔案管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，然而系統(tǒng)軟件移植性差，檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，檔案管理信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)，所以需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。

4.2 完善安全措施

檔案管理信息化最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

4.3 加大投入、增配軟、硬件設(shè)施

要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，檔案部門(mén)的財(cái)力主要來(lái)源于政府，政府要提出解決問(wèn)題的辦法在政策上創(chuàng)造條件，使檔案管理信息化加快發(fā)展。

5 結(jié)論

現(xiàn)代社會(huì)信息化進(jìn)程加快，檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，我們要重視創(chuàng)新管理理念和方法，充分利用檔案資源的優(yōu)勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供即時(shí)信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案潛在的巨大利用價(jià)值。