加強(qiáng)施工合同管理提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力

■文/王永全

加強(qiáng)施工合同管理提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力

■文/王永全

編者按：由于工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、工期長，從其建造到竣工后投入使用，承包人必然將面臨諸如報(bào)價(jià)、工期、質(zhì)量、成本、安全、訴訟、自然氣候以及發(fā)包人行為等影響項(xiàng)目既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，而上述項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都是通過承發(fā)包雙方所簽定的施工合同來約定實(shí)現(xiàn)的。因此通過加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目施工合同的管理，能夠提高項(xiàng)目應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)，減少損失的目的。

對于施工企業(yè)而言，合同管理貫穿于項(xiàng)目投標(biāo)、施工、竣工、保修及項(xiàng)目后評估整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施階段，而對于承包方面臨的風(fēng)險(xiǎn)問題也已經(jīng)成為研究熱點(diǎn)。雖然現(xiàn)在人們通過全面風(fēng)險(xiǎn)管理，在很大程度上已經(jīng)將過去憑直覺、憑經(jīng)驗(yàn)的管理，上升到理性的，全過程的管理，但風(fēng)險(xiǎn)管理在很大程度上仍然依賴于管理者的經(jīng)驗(yàn)及以往工程的經(jīng)歷，對環(huán)境的了解程度和對項(xiàng)目本身的熟悉程度。如何通過加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目施工合同的管理，有準(zhǔn)備地、理性地進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施，提高項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力，對施工企業(yè)來說尤為重要。

甄別投標(biāo)信息，科學(xué)制定投標(biāo)策略

1. 做好招標(biāo)信息的分析篩選工作，避免盲目投標(biāo)

《招投標(biāo)法》的頒布施行為提高建設(shè)工程項(xiàng)目發(fā)包的透明度，體現(xiàn)公開、公平、競爭優(yōu)選的原則，以及規(guī)范項(xiàng)目參與各方主體的行為提供了有效保障。但在建筑業(yè)處于買方市場的競爭環(huán)境下，如何解決發(fā)包人與承包人之間一方希望降低投資額度而另一方想獲取利潤的矛盾就成為施工企業(yè)首先要面對的風(fēng)險(xiǎn)因素，因此必須通過建立企業(yè)的市場營銷情報(bào)系統(tǒng)，來對這些信息進(jìn)行收集、整理和分析，及時(shí)向決策人員提供外部環(huán)境變化及發(fā)包人基本狀況?？茖W(xué)地收集、整理及運(yùn)用市場信息，是企業(yè)經(jīng)營決策成功的前提。

2.認(rèn)真研讀招標(biāo)文件，準(zhǔn)確測算投標(biāo)報(bào)價(jià)

《招投標(biāo)法》第三十二條規(guī)定“投標(biāo)人不得以低于成本的報(bào)價(jià)競標(biāo)”，投標(biāo)報(bào)價(jià)是一個(gè)十分敏感的價(jià)格杠桿，若中標(biāo)它將直接決定著企業(yè)的成本計(jì)劃、利潤目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否。因此對招標(biāo)文件的理解與把握就成為企業(yè)投標(biāo)前的一項(xiàng)重要工作。

⑴組織招標(biāo)文件交底，明確投標(biāo)分工，責(zé)任到人

獲得招標(biāo)文件后，作為企業(yè)主管招投標(biāo)的職能部門應(yīng)在仔細(xì)研讀其諸如質(zhì)量、工期、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)要求及合同條款等內(nèi)容后，立即組織編制標(biāo)書人員的交底會(huì)議，對口分工，明確責(zé)任到人?！墩型稑?biāo)法》第24.7條規(guī)定“……依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日?！?而在實(shí)際操作過程中，發(fā)包人為縮短投資周期，減少投資，常常人為壓縮這一周期。因此投標(biāo)前的交底分工對提高投標(biāo)工作效率及不同專業(yè)人員協(xié)同工作就顯得非常重要。

⑵做好編制投標(biāo)書的基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備工作

這一階段重點(diǎn)針對招標(biāo)文件、圖紙中模糊不清的問題，進(jìn)行澄清，并做好施工現(xiàn)場的踏勘及投標(biāo)報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)采價(jià)工作,為優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)，降低項(xiàng)目成本奠定基礎(chǔ)。目前由于大量施工新技術(shù)、新工藝的應(yīng)用以及工程量清單計(jì)價(jià)方式的實(shí)行，材料采價(jià)的準(zhǔn)確性已成為影響投標(biāo)報(bào)價(jià)準(zhǔn)確性的重要因素之一。

⑶測算項(xiàng)目成本，科學(xué)決策報(bào)價(jià)

測算項(xiàng)目成本，決策投標(biāo)報(bào)價(jià)必須遵照嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)事求是的原則，按照企業(yè)內(nèi)部定額消耗量水平及相應(yīng)的市場價(jià)測算項(xiàng)目成本，在此基礎(chǔ)上分析競爭對手的管理費(fèi)用及利潤水平，最終確定自己的投標(biāo)報(bào)價(jià)。

⑷合同的洽商簽定

由于業(yè)主在招標(biāo)文件中對合同的主要條款都已作出約定，承包方在中標(biāo)后實(shí)際上就已經(jīng)被動(dòng)接受了這些條款，不管這些條款是否合理、合法。因此承包人在合同談判伊始就已經(jīng)處于劣勢，這一點(diǎn)亟需引起國家立法機(jī)關(guān)及政府職能部門的重視。

合同履行階段風(fēng)險(xiǎn)防范的措施

要嚴(yán)格執(zhí)行合同分析、交底制度。合同分析是施工企業(yè)合同管理部門對合同的條款、目標(biāo)、合法性落實(shí)到具體執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題，以及如何解決問題進(jìn)行分析的一種方法。分析內(nèi)容主要應(yīng)包括：承包人的主要合同責(zé)任、工程范圍和權(quán)利；發(fā)包人的主要合同責(zé)任和權(quán)利；合同價(jià)格、調(diào)整方法和范圍、計(jì)價(jià)方式、付款程序、結(jié)算辦法；工期、質(zhì)量以及上述事項(xiàng)在發(fā)生糾紛時(shí)應(yīng)采取的處理程序和方法。通過對這些方面的分析針對分公司或項(xiàng)目經(jīng)理部所有管理人員進(jìn)行交底。

1.保障項(xiàng)目部正確了解合同、統(tǒng)一理解合同

合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)。因此,項(xiàng)目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內(nèi)容,并對合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí),以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`。由于項(xiàng)目部成員知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平的差異,加之合同條款繁多,條款之間的聯(lián)系復(fù)雜,因此難于保證每個(gè)成員都能吃透整個(gè)合同內(nèi)容和合同關(guān)系,這樣勢必影響其在遇到實(shí)際問題時(shí)處理辦法的有效性和正確性,影響合同的全面順利實(shí)施。因此,在合同簽訂后,合同管理人員必須對項(xiàng)目部全體成員進(jìn)行合同交底,特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)。

2.明確項(xiàng)目部全體成員工作職責(zé)及工作重點(diǎn)

界定合同雙方當(dāng)事人(業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商) 的權(quán)利義務(wù)界限,規(guī)范各項(xiàng)工程活動(dòng),提醒項(xiàng)目部全體成員注意執(zhí)行各項(xiàng)工程活動(dòng)的依據(jù)和法律后果,以便在工程實(shí)施中進(jìn)行有效的控制和管理,是合同交底的基本內(nèi)容之一,也是規(guī)范項(xiàng)目部工作所必須的。由于不同的公司對其所屬項(xiàng)目部成員的職責(zé)分工要求不盡一致,工作習(xí)慣和組織管理方法也不盡相同,但面對特定的項(xiàng)目,其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求,必須用合同規(guī)范自己的工作。要達(dá)到這一點(diǎn),合同交底也是必不可少的，通過交底,可以讓內(nèi)部成員進(jìn)一步了解自己權(quán)利的界限和義務(wù)的范圍、工作的程序和法律后果,擺正自己在合同中的地位,有效防止由于權(quán)利、義務(wù)的界限不清引起的職責(zé)爭議,提高合同管理的效率。

3.及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同問題，正確預(yù)測合同風(fēng)險(xiǎn)

合同交底就是合同管理人員向項(xiàng)目部全體成員介紹合同意圖、合同關(guān)系、合同基本內(nèi)容、業(yè)務(wù)工作的合同約定和要求等內(nèi)容,它包括合同分析、合同交底,讓交底對象提出問題、再分析、再交底的過程,因此它有利于項(xiàng)目部成員領(lǐng)會(huì)意圖,集思廣益,思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問題,如合同中可能隱藏著的各類風(fēng)險(xiǎn)、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免直到工作過程中才發(fā)現(xiàn)問題時(shí)帶來的措手不及和失控,同時(shí)也有利于提高項(xiàng)目部成員的合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),完善合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

4.確保合同管理程序、制度、保證體系的落實(shí)

合同管理工作包括建立合同管理組織、保證體系、管理工作程序、工作制度等內(nèi)容。其中比較重要的是建立合同文檔管理、合同跟蹤管理、合同變更管理、合同爭議處理等工作制度,其執(zhí)行過程是一個(gè)隨實(shí)施情況變化的動(dòng)態(tài)過程,也是全體項(xiàng)目部成員有序參與實(shí)施的過程,每個(gè)人的工作都與合同能否按計(jì)劃執(zhí)行密切相關(guān)。因此,項(xiàng)目部管理人員都必須有較強(qiáng)的合同意識(shí),必須在工作中自覺地執(zhí)行合同管理的程序和制度,并采取積極的措施防止和減少工作失誤和偏差。

動(dòng)態(tài)跟蹤合同的實(shí)施，及時(shí)提出解決措施與建議

對合同履行情況及工程項(xiàng)目實(shí)體發(fā)生的變化應(yīng)及時(shí)反饋給公司相應(yīng)職能部門，公司主管部門則應(yīng)根據(jù)合同條款及時(shí)對此提出建議、意見。建立合同履行檢查制度，對工程建設(shè)過程中承發(fā)包雙方的行為進(jìn)行監(jiān)督。有些業(yè)主法律意識(shí)淡薄，譬如工程款不及時(shí)支付，工程變更簽證不及時(shí)認(rèn)定等等，對此類問題，公司職能部門就需要協(xié)同主管領(lǐng)導(dǎo)作出決策，是繼續(xù)施工還是暫停施工或是停工訴諸法律。

建立健全合同后評估制度

前面提到目前風(fēng)險(xiǎn)管理在很大程度上依賴于管理者的經(jīng)驗(yàn)及以往的工程經(jīng)歷，因此通過建立健全合同后評估制度，能夠?qū)⒑贤灦ㄟ^程，執(zhí)行過程中的利弊得失，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)出來，為以后工程合同管理工作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)與參考。

1.合同簽定過程中的評估重點(diǎn)

⑴合同目標(biāo)與實(shí)際完成情況的對比，例如投標(biāo)書中所報(bào)工期目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，提前或延遲的原因是什么；

⑵施工圖預(yù)算（或工程量清單計(jì)價(jià)）投標(biāo)報(bào)價(jià)與實(shí)際工程價(jià)款的對比；

⑶測定的成本目標(biāo)與實(shí)際成本的比對；

⑷以后簽定類似合同的重點(diǎn)關(guān)注方面。

2.合同執(zhí)行情況評估

⑴合同執(zhí)行中風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力的高低程度;

⑵合同執(zhí)行過程中有沒有出現(xiàn)特殊的，按照合同文件無法解決的事項(xiàng)，今后防止類似問題的措施。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)具有客觀性、偶然性、可變性，同時(shí)又具有一定的規(guī)律性。由于工程項(xiàng)目的環(huán)境變化、項(xiàng)目的實(shí)施遵循一定的規(guī)律，所以風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生和影響也有一定的規(guī)律性，是可以進(jìn)行預(yù)測的。因此嚴(yán)格合同管理的工作環(huán)節(jié)控制及監(jiān)督，是能夠有效提高項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力的。