檔案管理電子化及分級(jí)檢索系統(tǒng)初探

金 燕

貴州省地礦局一0二地質(zhì)大隊(duì) 貴州遵義 563003

檔案管理電子化及分級(jí)檢索系統(tǒng)初探

金 燕

貴州省地礦局一0二地質(zhì)大隊(duì) 貴州遵義 563003

本文就檔案管理電子化及分級(jí)檢索的問題，探討了檔案管理電子化的必要性、操作規(guī)范以及電子檔案分級(jí)檢索系統(tǒng)的原理、構(gòu)建和運(yùn)行。檔案管理電子化，不僅能最大限度地節(jié)約資源、提高效率，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的即時(shí)共享，而分級(jí)檢索系統(tǒng)則提供重要檔案的限制檢索，從根本上杜絕了檔案的泄露。

檔案；電子化；系統(tǒng)；檢索

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案逐漸成為單位檔案管理的重要形式，而做好傳統(tǒng)檔案向電子檔案的過渡，完善電子檔案的管理，也已成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。在檔案管理電子化的進(jìn)程中應(yīng)該如何去操作，又有哪些需要注意的地方？本文將加以論述。

一、什么是檔案管理電子化

1.存儲(chǔ)介質(zhì)的電子化

傳統(tǒng)文書檔案（包括公文、資料、圖表、照片、錄音、錄像等），基本上以紙張、照片、磁帶、光盤等形式存儲(chǔ)。占用空間較大，且極易受到外界環(huán)境改變而損壞或失效，導(dǎo)致檔案信息丟失。如果實(shí)施了檔案管理電子化，所有的檔案信息以編譯過的代碼存儲(chǔ)在服務(wù)器上，只占用一臺(tái)服務(wù)器的空間且數(shù)據(jù)可以隨時(shí)備份和轉(zhuǎn)移，基本不會(huì)損壞和丟失。

2.存儲(chǔ)方式的電子化

即在服務(wù)器上搭建一個(gè)虛擬的“檔案室”。例如最基本的FTP文件管理系統(tǒng)，就實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的電子文件分類歸檔。而完整的檔案管理電子化系統(tǒng)，則要求按照檔案信息的類別和各自不同的屬性，以對(duì)應(yīng)的規(guī)則上傳到服務(wù)器中。

3.檢索方式的電子化

要求相關(guān)人員有了查閱檔案的需求之后，能夠通過檔案管理系統(tǒng)自主連接服務(wù)器，方便快捷地檢索到對(duì)應(yīng)的電子文件，然后瀏覽、下載、打印或傳輸，從而完成對(duì)所需檔案信息的請(qǐng)求。

二、如何構(gòu)建檔案電子化管理系統(tǒng)

針對(duì)檔案管理電子化的內(nèi)容，構(gòu)建檔案電子化管理系統(tǒng)主要由以下3個(gè)方面組成：

1.傳統(tǒng)檔案電子化

將以傳統(tǒng)介質(zhì)存儲(chǔ)的檔案電子化，是檔案管理電子化的第一步，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的先決條件。通過掃描、翻拍、轉(zhuǎn)錄等一系列操作，將傳統(tǒng)介質(zhì)的文件轉(zhuǎn)換成符合檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的電子文件。一般遵循3個(gè)基本步驟：文件掃描（硬件）、文件編譯（軟件）、文件錄入（人工/自動(dòng)）。

2.存儲(chǔ)系統(tǒng)的搭建

傳統(tǒng)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件之后，需要根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)分為兩種，一種是簡(jiǎn)單的直線型目錄式存儲(chǔ)，另一種是交叉型的數(shù)據(jù)庫式存儲(chǔ)。對(duì)于檔案文件數(shù)量相對(duì)較少、類別固定的單位，搭建一個(gè)普通的FTP文件管理系統(tǒng)即可滿足要求；而對(duì)于那些檔案文件數(shù)量大、種類繁多而且對(duì)檔案管理工作要求較高的大型單位，就需要搭建功能相對(duì)齊全的交叉型數(shù)據(jù)庫式存儲(chǔ)系統(tǒng)。

3.檢索權(quán)限的設(shè)定

存儲(chǔ)系統(tǒng)搭建完成之后，需要對(duì)不同級(jí)別的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限。把可以公開瀏覽的檔案文件和不能公開瀏覽的文件分別設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限，再給對(duì)應(yīng)的不同級(jí)別的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限。或者對(duì)重要文件加密，需要訪問者驗(yàn)證通過之后才能訪問。

三、檔案管理電子化的重點(diǎn)和難點(diǎn)

1.檔案管理電子化工作的重點(diǎn)

(1)必須要有細(xì)致、整體和長遠(yuǎn)的規(guī)劃。檔案管理電子化工作效率高低的關(guān)鍵在于是否能建立起一套完整的、標(biāo)準(zhǔn)的、合理的操作流程和管理規(guī)范。由于檔案管理電子化是一項(xiàng)長期的、多方參與且有一定技術(shù)含量的工作，這就要求管理者在開展這項(xiàng)工作之初，就必須做好細(xì)致、整體和長遠(yuǎn)的規(guī)劃。其包括電子文件的獲取、電子文件的錄入、檔案電子化管理和電子文件檢索4個(gè)規(guī)范。這樣，工作人員才能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作，獲取的電子文件才能進(jìn)入檔案電子化管理系統(tǒng)，最終相關(guān)檔案信息才能順利歸檔存儲(chǔ)以供隨時(shí)檢索查閱使用。若規(guī)范沒有制定好，獲取的電子文件不符合標(biāo)準(zhǔn)，或者是歸檔不規(guī)范，都會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生而影響到整個(gè)工作。

(2)分級(jí)檢索功能的實(shí)現(xiàn)。檔案閱讀權(quán)限是一定的，這就要求搭建的檔案電子化管理系統(tǒng)具備分級(jí)檢索的功能。一般分級(jí)檢索功能的實(shí)現(xiàn)，有兩種辦法。第一，將機(jī)密文件放置在單獨(dú)的目錄下，這些目錄需要訪問者的權(quán)限到了一定的級(jí)別才可以檢索和瀏覽，這樣一來，系統(tǒng)的管理員只需要對(duì)不同的訪問者設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，即可實(shí)現(xiàn)分級(jí)檢索。第二，給重要文件加密。設(shè)置一個(gè)驗(yàn)證的環(huán)節(jié)，普通訪問者由于不知道驗(yàn)證信息而無法瀏覽該信息，而符合條件的用戶可以直接從系統(tǒng)管理員那里獲取驗(yàn)證信息，通過驗(yàn)證，順利瀏覽對(duì)應(yīng)的重要文件。

2.檔案管理電子化工作的難點(diǎn)

(1)傳統(tǒng)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件工作量大、繁雜，要求具備專業(yè)操作能力，尤其是一些工程圖紙的掃描。與其他文件掃描方式不同的是，工程文件掃描的硬件處理過程和掃描后對(duì)電子文件的編譯過程的重要性相同，其電子文件編譯過程的復(fù)雜程度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他掃描方式。

(2)電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的檢驗(yàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，人們可以通過字體、印跡、紙張制成材料等對(duì)其原始性和真實(shí)性進(jìn)行分析和判斷；電子檔案卻由于電子文件的可復(fù)制性和存儲(chǔ)介質(zhì)的虛擬性，已經(jīng)從根本上模糊了電子檔案的原始性。而在技術(shù)上完全可能實(shí)現(xiàn)電子檔案修改后不留下任何痕跡，就變相地加大了檔案真實(shí)性的檢驗(yàn)難度。

四、檔案管理電子化的安全隱患及對(duì)策

1.檔案的泄露

由于電子檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)在服務(wù)器上，如果不采取相應(yīng)的防范措施，就有可能造成檔案的泄露。鑒于電子檔案的特殊性，可以采取以下方法進(jìn)行保護(hù)：

(1)提高檔案存放目錄的訪問權(quán)限，所有訪問者在檢索瀏覽到該部分網(wǎng)站之前，都必須通過相應(yīng)的驗(yàn)證。驗(yàn)證的方式可以是普通的固定密碼驗(yàn)證，也可以是保密性能更高的VPN動(dòng)態(tài)密碼驗(yàn)證。

(2)對(duì)檔案自身進(jìn)行加密，這樣即使非法入侵者進(jìn)入了對(duì)應(yīng)的檔案目錄，也因?yàn)椴恢罊n案自身的密碼，而無法瀏覽。

2.檔案文件的損壞和丟失

一般情況下，電子檔案不會(huì)發(fā)生損壞或丟失的現(xiàn)象，但由于接觸電子檔案的用戶比較多，偶爾也會(huì)有操作失誤，加上可能還會(huì)有人直接攻擊檔案管理系統(tǒng)，就可能導(dǎo)致電子檔案的損壞或丟失。遇到這種情況時(shí)，應(yīng)采取的對(duì)策就是經(jīng)常、定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，且備份分開保存在其他服務(wù)器上。這樣一旦原始檔案出了問題，使用備份數(shù)據(jù)可以及時(shí)將系統(tǒng)恢復(fù)，使損失降到最低。

3.檔案文件被替換或篡改

對(duì)一些檔案，設(shè)置成只讀，對(duì)相應(yīng)的目錄，設(shè)置成限制添加，即可避免檔案文件的被替換或更改。

五、檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)及發(fā)展方向

1.檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)

檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)集中體現(xiàn)在電子檔案保存的周期長、基本不會(huì)發(fā)生自然損壞或丟失、檢索查閱方便、節(jié)約空間節(jié)省資源、基本不受時(shí)間和空間的限制、便于統(tǒng)一管理。而且多部門、多系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化之后，更能快速便捷地實(shí)現(xiàn)檔案的區(qū)域化和系統(tǒng)化，大大增強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)各單位和部門之間的交流與互通。

2.檔案管理電子化的發(fā)展方向

基于單個(gè)單位檔案管理電子化的整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理電子化，迫切需要整體規(guī)劃、謹(jǐn)慎實(shí)施，應(yīng)該朝著標(biāo)準(zhǔn)化、便捷化和安全化發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)的基本目標(biāo)是電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、檢索查閱便捷化，重要檔案安全化。

六、結(jié)束語

實(shí)施檔案管理電子化是必要的、可行的。雖然現(xiàn)階段檔案管理電子化實(shí)施難度較大，尤其是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案階段，但只要跨越這個(gè)階段，檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)會(huì)越來越明顯，檔案管理工作會(huì)更有效率、更輕松，而且還可以實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)內(nèi)的其他單位、部門的互聯(lián)互通。

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Electronic fi le management and retrieval system of grading

Jin Yan
Guizhou bureau of geology and mineral resources geological brigade 102 Zunyi city, Zunyi, 563003, China

The passage mainly discusses the necessity of electronic filing management, operational norms and classification of electronic records retrieval system principles, to build and run. Electronic records management can not only maximize resource conservation and improve efficiency, but also allows instant file sharing, while the hierarchical retrieval system provides important restrictions on confidential files retrieved from the root to prevent the leakage of confidential files.

files; electronic; system; retrieval

2010-03-30

金燕，本科，助理館員，辦公室秘書。