解密ERP 審計迎挑戰(zhàn)

□ 文/王亞麗

ERP是企業(yè)資源規(guī)劃Enterprise Resource Planning的縮寫。ERP作為先進的管理理念和管理工具，為石油企業(yè)管理帶來新的變化，同時也為石油企業(yè)內(nèi)部審計工作帶來新的挑戰(zhàn)。

認(rèn)清新形勢

在ERP環(huán)境下，企業(yè)運行有效的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生變化，隨之產(chǎn)生新的風(fēng)險：內(nèi)部控制環(huán)境變化，導(dǎo)致原有內(nèi)部控制措施弱化，不能全面防范風(fēng)險；ERP運行后，原來若干相互獨立的人員職責(zé)集中在一人手中，不相容崗位集中，容易引發(fā)舞弊行為；ERP系統(tǒng)本身的局限性對于系統(tǒng)本身無法識別的錯誤重復(fù)、連續(xù)執(zhí)行，促致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的不正確；部分人工控制環(huán)節(jié)，變?yōu)樽詣涌刂?，控制的實施痕跡、實施證據(jù)匱乏；數(shù)據(jù)安全受到計算機病毒以及人為操作的損害，可能產(chǎn)生異常錯誤信息。這些風(fēng)險的產(chǎn)生必將對內(nèi)部審計工作帶來巨大的沖擊。面對新的挑戰(zhàn)，審計工作必須有所突破，創(chuàng)新適應(yīng)管理環(huán)境的審計工作方法，才能最大限度地發(fā)揮內(nèi)部審計工作在企業(yè)管理中的監(jiān)督、評價與服務(wù)作用。

找好切入點

由于ERP對企業(yè)管理和財務(wù)監(jiān)控方面提出了新的要求，這就要求審計人員在開展審計項目時不能照搬以前的經(jīng)驗，更不能單純的圍繞會計憑證與會計賬簿查找問題，應(yīng)該對ERP系統(tǒng)運行環(huán)境下整個業(yè)務(wù)流程進行認(rèn)真分析，找出管理中的薄弱點，結(jié)合企業(yè)的管理制度、執(zhí)行情況，運用數(shù)學(xué)分析的方式找出管理中的薄弱點，以進一步確定審計切入點。

系統(tǒng)穩(wěn)定運行數(shù)據(jù)資料的查驗。ERP系統(tǒng)采用高端的信息技術(shù)，對整個“供應(yīng)鏈”的信息進行數(shù)據(jù)集成。但ERP系統(tǒng)本身是否能夠達到運行標(biāo)準(zhǔn)，是否能夠即時合成物流、資金流以及信息流的信息，這就對系統(tǒng)達到運行標(biāo)準(zhǔn)提出質(zhì)疑。為此，審計人員的主要任務(wù)之一就是查閱ERP系統(tǒng)運行前期調(diào)研報告、開工報告、業(yè)務(wù)流程圖、重要業(yè)務(wù)的流程說明以及試運行階段的工作記錄，確保信息系統(tǒng)能夠達到采集數(shù)據(jù)、合成信息以及數(shù)據(jù)分析的“任務(wù)”，保證系統(tǒng)在設(shè)計階段不存在誤差。

找準(zhǔn)新目標(biāo)

審計業(yè)務(wù)的本質(zhì)是企業(yè)的財務(wù)收支及其有關(guān)的經(jīng)營管理活動，而在ERP系統(tǒng)下各種業(yè)務(wù)更加隱蔽化和數(shù)字化，使舞弊行為更容易發(fā)生，尤其是審計賴以依存的內(nèi)部控制制度也出現(xiàn)了新的特點，傳統(tǒng)審計方法無法對新環(huán)境下的內(nèi)部控制進行評價，也就無法得出正確的審計結(jié)論。這就要求審計人員探索新環(huán)境下審計方法的轉(zhuǎn)型。

找準(zhǔn)ERP環(huán)境下的審計目標(biāo)。審計目標(biāo)必須與企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)適時保持高度一致。ERP運行環(huán)境下，審計目標(biāo)主要包括以下內(nèi)容：一是維護企業(yè)財產(chǎn)安全；二是增加企業(yè)經(jīng)濟效益；三是幫助執(zhí)行部門提高工作效率、效果。在確定審計目標(biāo)的重點、范圍以及各項審計資源配置時，首先要參照ERP系統(tǒng)的運行報告對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進行分析，確認(rèn)風(fēng)險發(fā)生的環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)影響的范圍以及集成數(shù)據(jù)的來源，保證審計目標(biāo)與企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)相一致。但同時，由于ERP系統(tǒng)本身也可能成為審計對象，這就需要確認(rèn)審計目標(biāo)時考慮系統(tǒng)ERP本身所具有的特殊性。

將終端審計數(shù)據(jù)作為審計的關(guān)鍵。ERP運行環(huán)境下，企業(yè)物流、資金流、信息流“三流合一”，整個供應(yīng)鏈“縱向到底，橫向到邊”，形成圓弧形運行模式。ERP系統(tǒng)也會保留或提供每一個動態(tài)環(huán)節(jié)的運動痕跡，如：初始錄入憑證時有一條記錄記載，在改動、刪除時，并不是在原記錄上變動，而是另有記錄反映。這樣，審計人員在查詢時，以終端的訂單為依據(jù)，運作過程中業(yè)務(wù)有哪些改動，什么時間改動，誰進行的操作，哪項功能發(fā)生變動，均可查詢。審計人員必須充分提高對終端數(shù)據(jù)重要性的認(rèn)識。

充分利用數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)開展審計分析及審計記錄。ERP審計環(huán)境下，系統(tǒng)運行只是將所有的數(shù)據(jù)通過顯示屏顯示出來，缺少具有實質(zhì)性的證明材料，而以往的審計工作恰恰需要大量的證明材料來確保審計成果的真實準(zhǔn)確性。而此時的審計分析缺少具體的審計對象，只能用大量的數(shù)據(jù)與上期、計劃、上年同期，同業(yè)平均水平進行比較，通過統(tǒng)計學(xué)的樹立分析進行判斷。同時，這種分析不能單一停留在某一環(huán)節(jié)進行分析，因為系統(tǒng)的高度數(shù)據(jù)集成將使整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在誤差，必須同時通過物流、資金流、信息流的數(shù)據(jù)進行全面分析，才可能得出結(jié)論。分析中，審計人員必須確保擁有系統(tǒng)運行的全面記錄，這樣才能保證審計工作的準(zhǔn)確可靠性。