淺談企業(yè)采購(gòu)成本管理與控制

王 紅

(湖南特種金屬材料廠,湖南 長(zhǎng)沙 410013)

淺談企業(yè)采購(gòu)成本管理與控制

王 紅

(湖南特種金屬材料廠,湖南 長(zhǎng)沙 410013)

降低采購(gòu)成本是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要,加強(qiáng)采購(gòu)成本的控制與管理是降低采購(gòu)成本的主要手段。企業(yè)應(yīng)建立全方位成本觀念,通過(guò)完善采購(gòu)制度,采取公開(kāi)招標(biāo)、電子采購(gòu)等方式,增加采購(gòu)?fù)该鞫?建立供應(yīng)商信息庫(kù),確保采購(gòu)主渠道的暢通,減少采購(gòu)中間環(huán)節(jié),選擇最優(yōu)采購(gòu)方案,降低采購(gòu)成本。

采購(gòu)成本;市場(chǎng)經(jīng)濟(jì);采購(gòu)信息;性價(jià)比

1 我國(guó)采購(gòu)成本控制現(xiàn)狀及弊端

1) 片面地注重采購(gòu)價(jià)格控制

傳統(tǒng)的企業(yè)采購(gòu)?fù)ǔ⒅攸c(diǎn)放在與供應(yīng)商之間的價(jià)格談判以及爭(zhēng)取更大的價(jià)格折讓等方面,既不重視合同中關(guān)于售后服務(wù)條款,也不重視與供應(yīng)商戰(zhàn)略性伙伴關(guān)系的建立、培養(yǎng)和發(fā)展,以及自身采購(gòu)流程的優(yōu)化,對(duì)采購(gòu)貨物的質(zhì)量、交貨期等問(wèn)題通常采取事后把關(guān)的方式加以控制[1]。這種通常以價(jià)格作為供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的做法,無(wú)論從眼前還是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,都不能給采購(gòu)企業(yè)帶來(lái)最大的收效。

2) 采購(gòu)成本管理的觀念陳舊

產(chǎn)品生產(chǎn)耗用材料的多少,除生產(chǎn)過(guò)程能否節(jié)能減耗以外,更重要的是取決于產(chǎn)品的設(shè)計(jì)方案。面對(duì)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益加劇,管理者雖已意識(shí)到產(chǎn)品生產(chǎn)成本控制的重要性,但往往認(rèn)為成本管理就是控制產(chǎn)品的生產(chǎn)成本,將控制的責(zé)任歸結(jié)于生產(chǎn)環(huán)節(jié),而不是從產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、替代材料等方面加以考慮。殊不知單靠成本節(jié)省和控制生產(chǎn)成本是難以確立企業(yè)長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的,因而要控制采購(gòu)成本必須樹(shù)立創(chuàng)新型、全局性成本管理觀念。

3) 采購(gòu)管理制度不健全

從宏觀上看,我國(guó)尚未建立一套行之有效的、規(guī)范化的企業(yè)采購(gòu)管理制度和采購(gòu)行為準(zhǔn)則。企業(yè)內(nèi)部方面考察也缺少健全的采購(gòu)制度。采購(gòu)本身是一門(mén)包容和涉及管理、貿(mào)易、法律、保險(xiǎn)、制造、材料、工程技術(shù)、計(jì)劃控制、貯運(yùn)、物流管理等多項(xiàng)復(fù)雜專(zhuān)業(yè)的管理科學(xué)。鑒于采購(gòu)科學(xué)本身的復(fù)雜性,以及在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理中的重要地位,現(xiàn)代企業(yè)管理中,采購(gòu)管理應(yīng)是由具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)承擔(dān)的專(zhuān)業(yè)工作。但在企業(yè)管理層認(rèn)為采購(gòu)是油水最足、漏洞最大的環(huán)節(jié),因而采購(gòu)重任總是把握在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)手中,憑個(gè)人主觀意識(shí)干預(yù)采購(gòu)工作,或者將采購(gòu)工作交給一些未受過(guò)采購(gòu)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)的不懂業(yè)務(wù)或經(jīng)驗(yàn)不足的親信進(jìn)行管理的狀況比比皆是。從而導(dǎo)致采購(gòu)材料質(zhì)量不符合要求、材料性價(jià)比低下、成本居高不下的惡性循環(huán)[2]。

4) 采購(gòu)信息不通暢

采購(gòu)信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志、電視廣告、電話查詢、市場(chǎng)調(diào)研等途徑來(lái)獲得。而我國(guó)有很多企業(yè)對(duì)材料市場(chǎng)缺乏研究,未能把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài),沒(méi)有建立企業(yè)自己的價(jià)格信息系統(tǒng),不能充分利用互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)獲取供應(yīng)商和市場(chǎng)信息,不了解國(guó)際市場(chǎng)對(duì)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)和行業(yè)市場(chǎng)、國(guó)內(nèi)市場(chǎng)對(duì)區(qū)域市場(chǎng)和小市場(chǎng)的影響,以及這些市場(chǎng)對(duì)企業(yè)所需材料價(jià)格的影響。對(duì)市場(chǎng)的了解膚淺,造成企業(yè)的供應(yīng)商單一,制約了企業(yè)的材料供應(yīng),失去了很多直接采購(gòu)機(jī)會(huì),采購(gòu)價(jià)格信息不及時(shí),也加大了采購(gòu)成本。

2 采購(gòu)成本管理與控制措施

1) 樹(shù)立全方位成本管理觀念

企業(yè)要降低采購(gòu)成本,不能片面地注重采購(gòu)價(jià)格的降低,應(yīng)樹(shù)立全方位成本觀念。在選擇供應(yīng)商時(shí),應(yīng)把所購(gòu)貨物的性價(jià)比作為采購(gòu)決策依據(jù),既要考慮采購(gòu)價(jià)格,也要注重貨物的質(zhì)量、性能和供應(yīng)商的承諾,如售后服務(wù)、保質(zhì)期、送貨與安裝等。

企業(yè)降低采購(gòu)成本的另一舉措就是要注重產(chǎn)品設(shè)計(jì)的創(chuàng)新,在保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量、性能的前提下,通過(guò)改變材料狀態(tài)減少原材料消耗,科學(xué)嘗試材料替代降低材料成本。

2) 建立和完善企業(yè)采購(gòu)制度

嚴(yán)格的采購(gòu)制度和操作程序不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率,還能明確責(zé)任人的工作權(quán)限,理順物料采購(gòu)的流程、相關(guān)部門(mén)的責(zé)任和關(guān)系。采購(gòu)制度應(yīng)包括:采購(gòu)計(jì)劃、申請(qǐng)、預(yù)算制度;招標(biāo)、投票和定標(biāo)制度;采購(gòu)驗(yàn)收和審核制度等,如采購(gòu)方在采購(gòu)項(xiàng)目使用前應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)試、驗(yàn)收,必要時(shí)可聘請(qǐng)專(zhuān)家共同組織驗(yàn)收或聘請(qǐng)國(guó)家認(rèn)可的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)參加驗(yàn)收,確保在正式使用前各項(xiàng)性能指標(biāo)等完全滿足各項(xiàng)采購(gòu)要求,驗(yàn)收成員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收書(shū)上簽字,對(duì)驗(yàn)收質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任等。此外還應(yīng)建立采購(gòu)人員業(yè)績(jī)考核與培訓(xùn)制度。

3) 選擇合理的采購(gòu)方式和渠道

企業(yè)除了可以通過(guò)與供應(yīng)商面對(duì)面談判采購(gòu)以外,還可采用公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)、電子采購(gòu)等方式。公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式是競(jìng)爭(zhēng)最充分的一種采購(gòu)方式,企業(yè)大宗采購(gòu),首先應(yīng)該考慮公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式,它能實(shí)現(xiàn)廠家直供、爭(zhēng)取價(jià)格優(yōu)惠、節(jié)約采購(gòu)費(fèi)用、降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)質(zhì)量的目的。電子采購(gòu)也是現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)的一種有效方式,它能優(yōu)化采購(gòu)過(guò)程,縮短采購(gòu)周期,提高采購(gòu)效率,降低采購(gòu)成本。

為了能獲得最優(yōu)的采購(gòu)渠道,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)查,建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)企業(yè)采購(gòu)有關(guān)的供應(yīng)商要建立詳細(xì)的信息檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新,并有專(zhuān)人管理。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門(mén)聯(lián)合考核,如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考察。在確定企業(yè)的合適供應(yīng)商后,企業(yè)應(yīng)采取穩(wěn)定主渠道、及時(shí)付款的供應(yīng)策略,建立起與主渠道供應(yīng)商協(xié)同發(fā)展的長(zhǎng)久合作的良好關(guān)系,謀求共同發(fā)展,這樣既可以降低材料采購(gòu)成本,確保采購(gòu)主渠道的暢通,又可強(qiáng)化與供應(yīng)商的密切合作關(guān)系,共同抵御市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)[3]。

4) 考慮綜合成本選擇最優(yōu)采購(gòu)方案

影響材料價(jià)格的因素較多,價(jià)格波動(dòng)較大,為了保證充足的貨源和實(shí)現(xiàn)最優(yōu)采購(gòu)成本目標(biāo),采購(gòu)人員必須及時(shí)了解和掌握供求變動(dòng)的規(guī)律,避免高價(jià)位采購(gòu)。企業(yè)也可在確定的多家供應(yīng)商中,通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式,實(shí)施比價(jià)采購(gòu)。企業(yè)還可在綜合考慮成本的前提下,進(jìn)行成本分析,通過(guò)調(diào)整采購(gòu)批量,選擇合適的進(jìn)貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等,選擇最優(yōu)采購(gòu)方案,降低采購(gòu)成本。

[1] 焦洋.企業(yè)采購(gòu)成本控制之我見(jiàn)[J].現(xiàn)代商業(yè),2007,(3):41 -43.

[2] 彭軼達(dá).完善政府采購(gòu)制度降低政府采購(gòu)成本[J].中國(guó)錳業(yè),2007,25(3):49-51.

[3] 蔣索英.強(qiáng)化材料采購(gòu)成本控制淺談[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì), 2008,(5):27-30.

A Study of Management and Controlof Purchasing Cost in Enterprises

WANG Hong
(Hunan Special Metal Materials Factory,Changsha,Hunan 410013,China)

It is greatly necessary for an enterprise to reduce procurement costs participating in market competition,also the principal means to strengthen the management of procurement cost to reduce the purchase cost. Enterprises should establish comprehensive cost concept,inimprovement of the procurement system,byadopting the open tendering an de-procurement,etc.to increase the transparency of procurement.In setting up vendor information database,it will ensure that procurement master programme and reduce the middle link in procurement,by selecting optimal procurement scheme to reduce procurement costs.

Purchasecost;The market economy;Price information;Cost performance

F234.2

C

1002-4336(2010)01-0057-02

2009-10-08

王紅(1966-),女,河北宣化人,會(huì)計(jì)師,主要從事會(huì)計(jì)管理工作,手機(jī):13574119868.