對基層水利檔案工作信息化建設的思考

鄭建民

（山西省臨汾市水利局，041000，臨汾）

基層水利檔案是水利人在治水興利社會實踐中逐步積累起來的成果和經(jīng)驗，是水利工作的歷史見證、水利建設的參考依據(jù)和水利科研的可靠資料，對基層水利事業(yè)發(fā)展有著重要的作用。當前，傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代水利轉(zhuǎn)變的進程加快，如何適應水利現(xiàn)代化發(fā)展，加快基層水利檔案工作信息化建設就成為檔案工作的必然要求，也是基層水利部門面臨的新任務、新課題。

一、水利現(xiàn)代化對基層水利檔案工作信息化的影響和要求

1.水利檔案數(shù)量急劇增多

隨著基層水利事業(yè)的發(fā)展壯大，人們越來越認識到檔案信息在政治、經(jīng)濟活動中的作用，更加注重對檔案的收集和積累。而且隨著新技術(shù)、新材料的應用，特別是辦公自動化的逐步推廣，膠片、磁帶、光盤等載體相繼出現(xiàn)，檔案生成的載體多樣、內(nèi)容豐富，造成了檔案數(shù)量的急劇增加，臨汾市水利局檔案增加速度每年都超過10%。這些檔案資料需要相當規(guī)模的檔案庫房和良好的保護環(huán)境，也需要具有較高素質(zhì)的檔案專業(yè)人員來管理，此外還應及時地進行檔案載體的轉(zhuǎn)換并采用多媒體等新技術(shù)對檔案資源進行整理開發(fā)。

2.檔案傳統(tǒng)管理受到挑戰(zhàn)

信息需求量的增加，人們會更多地注意到檔案信息與其他信息的聯(lián)系。同時，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足社會發(fā)展需求。需要實行檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理，形成一個更大的信息系統(tǒng)，建立一個范圍更大的信息管理體制，實現(xiàn)信息資源的共享。

3.對檔案工作者的要求更高

信息時代，檔案工作的優(yōu)劣很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務水平、政治素質(zhì)以及提供利用檔案基本功的高低。這就要求檔案人員不僅要具備過硬的政治、業(yè)務素質(zhì)，更要加強外語、計算機以及相關(guān)知識、能力的學習和培養(yǎng)。

信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給水利檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來了新的機遇。加強基層水利檔案信息化建設，是水利檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的客觀要求，也是推動基層水利事業(yè)發(fā)展的重要舉措。

二、基層水利檔案工作及信息化建設中存在的問題

1.基層水利檔案工作

以臨汾市水利局為例。在檔案管理中，臨汾市水利局認真貫徹落實檔案法，加強檔案管理，建章立制，完善各項規(guī)章制度，注重隊伍建設，構(gòu)建檔案管理體系，加強基礎(chǔ)設施建設和信息化建設，提高管理水平，為水利系統(tǒng)檔案工作的發(fā)展，創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境。

（1）提高認識，建立健全各項規(guī)章制度

臨汾市水利局領(lǐng)導對檔案管理工作高度重視，建立了局領(lǐng)導分管、局辦公室統(tǒng)管、各科室兼管配合的檔案管理體系。把檔案管理工作列入全年工作目標，經(jīng)常抓、抓經(jīng)常，精心組織，周密安排，確保了檔案管理工作有人抓、有人管、有人干。通過學習宣傳教育，增強全體工作人員對管理檔案重要性的認識，提高了處理檔案業(yè)務的自覺性，增強了廣大干部群眾的檔案意識和檔案法制觀念。局里還出臺了《檔案管理保證體系》《檔案管理制度》等規(guī)章制度，努力用制度規(guī)范檔案工作，用制度管理使用檔案，從而極大地提升了檔案管理水平。

（2）加強基礎(chǔ)設施建設和信息化建設，全面提高管理水平

建設專用檔案室，配備了計算機、溫濕度計、除濕機、碎紙機、裝訂機等專用設備，安裝了防盜門和鋁合金門窗，使庫房基本達到了“七防”要求。認真、及時地做好各門類檔案材料的收集歸檔工作，防止應歸檔材料的散失，確保各門類檔案材料完整、準確、系統(tǒng)地移交到檔案室。積極開發(fā)檔案信息資源，變被動服務為主動服務，努力為各業(yè)務科室工作提供更好的服務。加強“文檔一體化”管理的研究工作，努力提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，使檔案現(xiàn)代化管理工作與各科室的辦公現(xiàn)代化管理工作同步推進。

（3）科學管理，檔案管理工作成效顯著

自2003年臨汾水利網(wǎng)開通以來，臨汾市水利局電子文件歸檔和電子檔案管理隨即啟動，現(xiàn)已完成了室藏永久、長期文書檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)錄入工作，基本實現(xiàn)了計算機檢索，為實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率，打下了良好基礎(chǔ)。圍繞臨汾市水庫除險加固、農(nóng)村飲水、水土保持、農(nóng)業(yè)節(jié)水等重點水利工程，采用業(yè)務科室加入整理檔案的辦法，由批復工程工作人員整理批復檔案，而后移交檔案室統(tǒng)一編號、分類、排列，保障了工程檔案的完整無缺。為了搞好檔案的開發(fā)利用，編制了檔案的案卷目錄、全引目錄、總目錄、檢查目錄和資料目錄等檢索工具，較好地發(fā)揮了檔案的作用。此外，還利用所藏檔案資料編寫了有關(guān)資料，其中有《水利志》《水利大事記》《檔案大事記》等，為檔案開發(fā)利用提供了系統(tǒng)的寶貴資料。

2.存在的主要問題

從臨汾市水利局檔案工作所取得的成效來看，水利檔案信息化建設對提高水利基層單位工作效率發(fā)揮較好的作用。但也存在一些問題，有些問題是基層水利單位共同存在的。

（1）對檔案信息化工作不夠重視

水利檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性工作，需要給予高度重視。但個別單位對檔案工作不是很重視，加之經(jīng)費投入不足，雖然制定了相關(guān)的責任制，提了一些信息化目標，但大多流于形式。使得基層水利檔案信息化工作發(fā)展很不平衡，有些單位已經(jīng)有了非常成熟的信息系統(tǒng)，有的則連計算機都很少見，單位之間差距很大。這些客觀情況阻礙了檔案信息化的廣泛開展。

（2）檔案安全管理存在隱患

由于資金、辦公條件等影響，有些單位沒有健全或完善檔案管理規(guī)章制度；有些單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在工作中不能嚴格按章辦事。特別是在信息化發(fā)展過程中，信息網(wǎng)絡深入各個領(lǐng)域，個別檔案人員安全意識和保密意識不強，對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理。一些人因缺乏計算機及網(wǎng)絡安全知識和安全意識，責任心不強，操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時，這些都是信息系統(tǒng)安全的隱患。而且當前計算機病毒時有發(fā)生，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

（3）檔案信息化建設投入不夠

由于沒有檔案信息化建設專項資金，檔案信息化建設明顯受到限制。如臨汾水利局2003年就啟動了電子文檔管理，安裝了《文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)》，基本實現(xiàn)了計算機檢索。但由于資金限制，和各縣市、各單位之間不能聯(lián)網(wǎng)，只是單機作業(yè)，一些軟件、設備不能及時更換，造成資源共享難、檔案管理受到限制等問題。

（4）檔案人員素質(zhì)需要提高

檔案管理信息化對檔案人員提出了更高的要求，不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化、網(wǎng)絡化技術(shù)。目前基層水利單位檔案隊伍整體素質(zhì)普遍較低，缺乏既懂計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)，又精通檔案業(yè)務的復合型人才。就臨汾水利系統(tǒng)來說，專職、專業(yè)檔案管理人員還不到檔案管理人員的50%，個別單位還是辦公室人員兼管，不適應檔案信息化建設和發(fā)展的需要。

三、搞好基層水利檔案信息化工作的幾點建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高認識

檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。因此，要提高基層水利檔案信息建設，單位領(lǐng)導要給予應有的重視，積極鼓勵和支持。同時做好宣傳工作，組織相關(guān)人員業(yè)務培訓，提高工作人員的思想認識和更新知識結(jié)構(gòu)，以適應現(xiàn)代化管理的需要。

2.加大投入，規(guī)范體系

要提高技術(shù)支撐，配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設備，并添置相應的配套設備，使檔案信息化建設與辦公自動化系統(tǒng)能夠融會貫通，保證軟、硬件安全運行。要針對信息化過程中檔案保存載體多樣，各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差等問題，研究制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，推動檔案標準化、規(guī)范化、信息化建設。

3.完善制度，確保安全

從增強人員的安全意識抓起，不斷提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。同時，還要嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。只有在采用成熟、先進技術(shù)的基礎(chǔ)上，不斷提高工作人員的安全意識，才能確保檔案信息化共享、開放的安全。

4.重視人才，提高素質(zhì)

要加大對檔案人員培訓力度，注重提高檔案專業(yè)隊伍的整體業(yè)務素質(zhì)，培養(yǎng)既懂電子檔案，又懂電子政務的新型復合型人才，以適應現(xiàn)代化、信息化管理的需要，推動基層水利檔案信息化工作健康發(fā)展。

檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，作為基層水利單位，必須對信息化發(fā)展有清醒的認識，加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，充分開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用，促進基層水利事業(yè)發(fā)展，逐步實現(xiàn)基層水利檔案信息化。