ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理模式的思考

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算與管理過程中形成的專業(yè)材料。是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的載體也發(fā)生了質(zhì)的變化，由原來單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和磁性介質(zhì)載體共存的局面。因兩種載體保管和利用方式迥然不同，所以會(huì)計(jì)檔案的管理也面臨新的挑戰(zhàn)。如何既享受現(xiàn)代信息技術(shù)成果帶來的便利，使會(huì)計(jì)檔案在管理、利用方面上一個(gè)新臺(tái)階，又保證其安全完整，成為會(huì)計(jì)檔案管理急待解決的新問題。本文就ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理模式表述拙見。

一、ERP實(shí)施對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的影響

會(huì)計(jì)電算化，是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)綜合應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱。是采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬以及對(duì)會(huì)計(jì)資料電子化分析和應(yīng)用的現(xiàn)代記賬手段。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，是現(xiàn)代化管理和會(huì)計(jì)自身改革與發(fā)展的客觀需要，是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然。

企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)電算化的范疇。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、信息流、資金流的“三流合一”，具有高度集成性的特點(diǎn)，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)核算實(shí)現(xiàn)同步。因此，企業(yè)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已不能適應(yīng)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理帶來的影響主要有以下幾個(gè)方面：

(一)會(huì)計(jì)憑證的種類和形式發(fā)生變化

EKP系統(tǒng)實(shí)施前，會(huì)計(jì)憑證全部由會(huì)計(jì)人員手工錄入產(chǎn)生，會(huì)計(jì)憑證主要包括原始憑證和記賬憑證兩個(gè)類別。ERP上線后。除財(cái)會(huì)人員手工處理的會(huì)計(jì)憑證外，還增加了來源于企業(yè)的銷售、采購、物流、投資等各個(gè)管理部門的會(huì)計(jì)憑證以及系統(tǒng)自動(dòng)生成的固定會(huì)計(jì)憑證等，會(huì)計(jì)憑證的種類大大增加。同時(shí)，會(huì)計(jì)憑證也由大量的實(shí)物憑證傳遞逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤半娮討{證”的傳遞。

(二)會(huì)計(jì)憑證、賬簿格式的變化

ERP系統(tǒng)所提供的會(huì)計(jì)憑證、賬簿打印功能與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)提供的功能相差較大，從ERP系統(tǒng)中打印出的憑證格式、內(nèi)容等均與傳統(tǒng)意義上的憑證格式差別較大，并且很難在系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整。因此，EKP實(shí)施后，對(duì)企業(yè)自制原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿的格式設(shè)計(jì)、制取、填制、審核、傳遞、保管等都提出了新的要求。

(三)會(huì)計(jì)憑證分類歸集方式發(fā)生變化

ERP，系統(tǒng)中對(duì)會(huì)計(jì)憑證按憑證類型進(jìn)行分類排序歸集。而系統(tǒng)中的憑證類型非常多，要求企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的傳遞、收集、裝訂、歸檔、查詢方法等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理措施

為適應(yīng)ERP實(shí)施后會(huì)計(jì)檔案管理的要求，針對(duì)ERP上線后企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中面臨的新問題。企業(yè)應(yīng)制訂《會(huì)計(jì)憑證打印裝訂暫行辦法》、《會(huì)計(jì)檔案裝訂規(guī)范》等制度，這些制度主要規(guī)范以下事項(xiàng)：

(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)稽核，保證自制原始憑證格式的標(biāo)準(zhǔn)化

在ERP系統(tǒng)中，與傳統(tǒng)模式相比，會(huì)計(jì)憑證生成的流程發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)模式下，財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑證填制會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)稽核人員對(duì)原始憑證和記賬憑證復(fù)核確認(rèn)后。方可記賬。如復(fù)核中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，會(huì)計(jì)人員根據(jù)復(fù)核情況對(duì)記賬憑證進(jìn)行修改。而ERP實(shí)施后。相關(guān)業(yè)務(wù)人員和會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證在ERP系統(tǒng)內(nèi)直接進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。系統(tǒng)“過賬”保存后，會(huì)計(jì)憑證即實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬，如果業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤，無法對(duì)已“過賬”的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行修改，只能在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行“沖銷”業(yè)務(wù)的處理，從而產(chǎn)生新的“沖銷”會(huì)計(jì)憑證。因此。為減少因原始憑證不合格造成的錯(cuò)誤記賬憑證，提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。保證會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范。ERP上線后，財(cái)務(wù)人員的線內(nèi)、線外稽核工作顯得極其重要。提高稽核質(zhì)量的一個(gè)重要方法是將稽核的環(huán)節(jié)由傳統(tǒng)的填制完成記賬憑證后提前至進(jìn)行賬務(wù)處理前。即規(guī)范企業(yè)自制原始憑證的管理。加強(qiáng)原始憑證的合規(guī)性、合法性的稽核，提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算質(zhì)量。

企業(yè)按照內(nèi)控制度的要求，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的預(yù)算審批、項(xiàng)目立項(xiàng)、費(fèi)用報(bào)銷、銷售報(bào)表、價(jià)格控制等工作的審批單據(jù)進(jìn)行修訂，將內(nèi)控控制點(diǎn)所控制的有關(guān)內(nèi)容作為審批單據(jù)的必報(bào)項(xiàng)目，并設(shè)置固定的審批人簽字欄。未將審批項(xiàng)目應(yīng)說明的事項(xiàng)填列清楚或未履行完成規(guī)定的審批程序，不得辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。在企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一使用規(guī)范格式的自制原始憑證，對(duì)于規(guī)范會(huì)計(jì)稽核流程，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理起到重要的作用。

(二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)臺(tái)賬的管理，保證會(huì)計(jì)資料的完整

ERP上線后，除隨會(huì)計(jì)憑證裝訂保存的會(huì)計(jì)核算原始憑證外，還有大量的與會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，由于受數(shù)量的影響，不能與會(huì)計(jì)憑證一并裝訂，但這部分資料是會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)、內(nèi)控檢查所必須提供的資料。為保證會(huì)計(jì)資料的完整。采取業(yè)務(wù)臺(tái)賬的形式，按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別整理歸集其他會(huì)計(jì)資料，如：固定資產(chǎn)卡片、投資、維修項(xiàng)目合同、投資、維修項(xiàng)目決算、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

(三)合理分類，規(guī)范會(huì)計(jì)憑證的歸集

根據(jù)實(shí)際工作情況。將全部會(huì)計(jì)憑證分為單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證、集成會(huì)計(jì)憑證和系統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證三個(gè)大類。

單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證是指財(cái)務(wù)部門的財(cái)會(huì)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，手工錄入系統(tǒng)中形成的全部會(huì)計(jì)憑證。集成會(huì)計(jì)憑證是指由其他模塊自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證以及數(shù)量過多或無法分拆裝訂的單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證。主要包括自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證。系統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證是指ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成的管理信息憑證，如系統(tǒng)執(zhí)行“月結(jié)”操作時(shí)自動(dòng)生成的業(yè)務(wù)范圍調(diào)整等會(huì)計(jì)憑證。將ERP系統(tǒng)復(fù)雜的會(huì)計(jì)憑證體系按照單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證、集成會(huì)計(jì)憑證和系統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證分類后，為ERP會(huì)計(jì)憑證存在的編號(hào)、打印、裝訂等問題的解決提供了條件。

(四)規(guī)范會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)規(guī)則。方便會(huì)計(jì)憑證的查詢和檢索

在統(tǒng)一會(huì)計(jì)憑證編號(hào)規(guī)則的基礎(chǔ)上。編寫專門的單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)編號(hào)程序，財(cái)務(wù)人員每編制完成一份單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證后，執(zhí)行系統(tǒng)中的編號(hào)程序，系統(tǒng)將會(huì)對(duì)該單項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成連續(xù)的、不間斷的順序號(hào)。

對(duì)于集成會(huì)計(jì)憑證，則按照集成會(huì)計(jì)憑證的類別，分別確定歸集時(shí)間和方法。

規(guī)范會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)規(guī)則后，有效地解決了ERP系統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證快速查詢、準(zhǔn)確檢索的問題。

(五)規(guī)范會(huì)計(jì)憑證的打印范圍和裝訂方法

根據(jù)各類會(huì)計(jì)憑證的數(shù)量、查詢、檢索以及保存要求等內(nèi)容，合理確定會(huì)計(jì)憑證的打印范圍。會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，首先區(qū)分類別，分別裝訂成冊(cè)。

以ERP系統(tǒng)內(nèi)的原始憑證為依據(jù)產(chǎn)生的記賬憑證，由于單據(jù)的數(shù)量大，且在系統(tǒng)內(nèi)均有據(jù)可查，因此，在不打印生成的相關(guān)記賬憑證的同時(shí)。對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，如內(nèi)向交貨單、驗(yàn)收單、入庫單、工程進(jìn)度單等單據(jù)，采取單獨(dú)分類歸集的方法，直接裝訂成冊(cè)。由相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理部門指定責(zé)任人，按照單據(jù)類別，以單據(jù)編號(hào)和時(shí)間順序排列，根據(jù)統(tǒng)一裝訂標(biāo)準(zhǔn)。按月度另行裝訂保管，及時(shí)歸檔。由財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行檢查。

(六)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的外在形式

會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的起點(diǎn)，能夠最直觀地反映出企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的水平。應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制訂《會(huì)計(jì)檔案裝訂規(guī)范》，根據(jù)會(huì)計(jì)核算以及企業(yè)管理實(shí)際的變化，不斷更新版本。通過規(guī)范，對(duì)會(huì)計(jì)記賬憑證、自制原始憑證、會(huì)計(jì)憑證封面、會(huì)計(jì)賬簿封面、銀行對(duì)賬單封面使用紙張的規(guī)格、材質(zhì)、顏色、尺寸、格式制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還要對(duì)原始憑證的粘貼方法、自制原始憑證的填制方法，原始憑證和自制原始憑證中所需加蓋的各類名章、注銷章的規(guī)格、字體、尺寸、加蓋的位置和加蓋的顏色進(jìn)行規(guī)范。對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、銀行對(duì)賬單等會(huì)計(jì)檔案的裝訂方法、存放方法做統(tǒng)一的規(guī)定。通過規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的裝訂方法。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使會(huì)計(jì)檔案的外在形式達(dá)到整齊劃一的目標(biāo)，充分展示企業(yè)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的水平。

(七)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查，保證會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量

為適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營管理體制和財(cái)務(wù)體制改革后會(huì)計(jì)檔案管理的要求，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，進(jìn)一步理順會(huì)計(jì)檔案的傳遞管理流程和管理職責(zé)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。保證會(huì)計(jì)檔案的完整。同時(shí)，采取定期現(xiàn)場(chǎng)抽查會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)賬單、現(xiàn)金盤點(diǎn)表、庫存盤點(diǎn)表、銀行賬戶臺(tái)賬等資料的方式，對(duì)會(huì)計(jì)裝訂、費(fèi)用、資金審批程序、原始憑證、自制憑證、會(huì)計(jì)核算等內(nèi)容進(jìn)行檢查，努力實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一審批程序。統(tǒng)一核算內(nèi)容，統(tǒng)一外在形式。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”的“四統(tǒng)一”目標(biāo)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高具有重要作用。