關于卷內(nèi)備考表的思考

崔鋒胡永賀在2009年第4期的《山西檔案》上就卷內(nèi)備考表的放置位置和內(nèi)容提出了兩點建議

第一關于卷內(nèi)備考表的位置放置問題《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定備考表置于盒內(nèi)文件之后但是這樣起不到提前讓查閱人知曉的作用不利于利用工作的簡便與實效對此作者建議將卷內(nèi)備考表置于盒內(nèi)文件之首這樣查閱人在利用檔案時可以從整體上知曉所查閱檔案的情況

第二對卷內(nèi)備考表填寫內(nèi)容的建議作者認為表格應該具體而明確文書檔案按其性質(zhì)建議分為四部分第一部分是對立卷情況的說明由文書處理部門的立卷人填寫第二部分是查卷情況由檔案人員填寫第三部分是與本卷由直接聯(lián)系的案卷需寫明檔號第四部分是備注是記載材料情況變化及案卷缺失等事項的科技檔案備考表按其性質(zhì)與特點也可分為四部分第一部分是案卷情況概要說明由立卷人填寫第二部分是審查說明由項目負責人填寫第三部分是卷內(nèi)排列及與本卷有關的其他案卷線索的說明需指明案卷順序號和頁號這一部分由檔案人員填寫第四部分填寫卷內(nèi)材料更改和利用復制情況以便今后對此檔案鑒定和統(tǒng)計時查考