談幾種檔案保管期限的劃分問題

劉愛民石妙西結(jié)合已經(jīng)審批過的中央和國家機關(guān)文書檔案保管期限表在︽中國檔案︾2009年第9期上就八類文件材料談了如何靈活運用8號令劃分機關(guān)文書檔案保管期限

第一類是關(guān)于辦理政協(xié)提案人大建議案的文件材料對于辦理政協(xié)提案人大建議案數(shù)量大的單位來說可以將此類檔案的保管期限調(diào)整為(1)主辦的重要的為永久(2)主辦的一般的為三十年(3)協(xié)辦的為三十年對于辦理政協(xié)提案人大建議案數(shù)量少的單位仍沿用機關(guān)主辦的為永久機關(guān)協(xié)辦的為三十年的劃分要求

第二類是本機關(guān)制發(fā)的內(nèi)部各項規(guī)章制度和管理辦法此類文件材料的保管期限應調(diào)整為永久保管

第三類是本機關(guān)年度計劃總結(jié)與機關(guān)工作部門年度計劃總結(jié)機關(guān)年度工作總結(jié)的保管期限為永久機關(guān)部門的年度計劃總結(jié)應納入本機關(guān)文書檔案保管期限表并將其保管期限劃定為三十年

第四類是機關(guān)年度(含)以上統(tǒng)計材料和年度以下統(tǒng)計材料專項統(tǒng)計材料一個機關(guān)的統(tǒng)計材料只要是年度(含)以上的其保管期限就應劃定為永久年度以下統(tǒng)計材料要根據(jù)機關(guān)本身職能來確定專項統(tǒng)計材料依據(jù)其重要程度可劃分為永久三十年或十年

第五類是上報當?shù)攸h委政府的文件材料上報當?shù)攸h委政府的請示性報告重要工作匯報重大事件說明等的保管期限應劃定為永久代當?shù)攸h委政府起草的有關(guān)某項工作并以黨委政府名義印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的上報稿的保管期限定為三十年但印發(fā)的正式稿定為永久保管

第六類是表彰先進形成的文件材料受上級或同級表彰的為永久受本機關(guān)內(nèi)部表彰的為三十年受其他表彰的為十年

第七類是處理來信來訪形成的文件材料本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料“有領導重要批示和處理結(jié)果的”機關(guān)在歸檔時其檔案保管期限定為永久除黨和國家領導人所作任何批示應作為“重要批示”外其他級別的領導所作批示是否重要一般要根據(jù)領導批示的具體內(nèi)容而定“重要批示”應指解決來信來訪明確態(tài)度方式或方法對事態(tài)發(fā)展態(tài)勢的估計如有處理結(jié)果機關(guān)歸檔時應界定為永久其他“一般的”而非“重要的”批示如有處理結(jié)果機關(guān)在歸檔時一般定為三十年

第八類是上級機關(guān)或同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料針對這類文件要遵循“從嚴治檔以我為主’的劃控原則在歸檔時認真分析確定哪些需要歸檔即使要歸檔的其保管期限也只能是十年