歸檔文件保管單位劃分的原則性與靈活性

歸檔文件基本保管單位(以下稱為歸檔文件保管單位)，又稱為案卷，以卷、盒、冊(cè)、袋、捆為單位，是存放歸檔文件，組成檔案室藏的最低一級(jí)保管單位，也是檔案統(tǒng)計(jì)的基本計(jì)量單位。按照檔案分類和檔案保管期限劃分有關(guān)規(guī)定，劃分歸檔文件保管單位，具有嚴(yán)格的原則性。

其一，不同類別的文件不得組成同一保管單位;其二，不同保管期限的文件不能在同一案卷中保存。除了永久存放的歸檔文件之外，按不同時(shí)限組成的定期歸檔文件，如10年、20年、30年，只要保管年限分清之后，都不能保存在同一檔案盒內(nèi)。其三，按機(jī)構(gòu)(部門)立卷方法，不同部門的文件，如工作報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，或統(tǒng)一按署名單位(部門)組成的上述文件，不得與其他部門文件混合在一起。會(huì)議文件， 或單獨(dú)按事由組成的歸檔文件保管單位(案卷)，對(duì)其他類文件都有嚴(yán)格的排異性。

按照企業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定和歸檔文件整理規(guī)則，原則問題是不容協(xié)調(diào)、不能變通的，更是不允許違反的。但是，歸檔文件保管單位劃分要求如此嚴(yán)格，基層單位歸檔文件保管單位劃分工作便會(huì)受到極大約束，一些單位的工作狀態(tài)趨于機(jī)械、死板、教條，或消極保守，導(dǎo)致歸檔文件保管單位劃分工作變得僵化，失去了改革發(fā)展的空間。

從辯證法觀點(diǎn)分析問題，任何工作的原則性都是與靈活性相互對(duì)應(yīng)、相互融合而存在的。如果人們的工作只顧及原則性而忽略了靈活性，就會(huì)失去應(yīng)有的思維創(chuàng)新活力，失去客觀存在著的發(fā)展?jié)摿Γゲ粩嗵岣邭w檔文件保管單位劃分工作水平的動(dòng)力。原則僅僅是對(duì)事物及其發(fā)展的某種規(guī)定性或規(guī)范性，而事物的存在與發(fā)展變化，則在不斷地改變著這些規(guī)定性，要求其以新的更加適合于自身發(fā)展的規(guī)律性整合與約束自己。

我們?cè)诨咀袷仄髽I(yè)檔案管理規(guī)定和歸檔文件整理工作原則性的同時(shí)，可以采取一定的靈活性，嘗試著部分改變。

筆者根據(jù)自身實(shí)踐，在中國(guó)鐵路物資系統(tǒng)企事業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐中，堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一關(guān)系，堅(jiān)持改革創(chuàng)新，采取了如下改革措施:

1、歸檔文件采用職能簡(jiǎn)易分類方法“粗分類”和相應(yīng)變化。中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位每年只有數(shù)百、多則上千份歸檔文件，如果分類過細(xì)，有些類目中的文件或者沒有，或者只有少量文件，為了不讓一兩份文件占據(jù)許多檔案盒，不得不考慮應(yīng)用新的分類方法，同時(shí)采取一些變通措施。鐵路物資企業(yè)于2000年起應(yīng)用職能簡(jiǎn)易分類方法劃分文件類別，同時(shí)采取了一些靈活變通措施。職能簡(jiǎn)易分類僅僅包括黨群工作、行政管理等10-12個(gè)一級(jí)類目，每個(gè)類目對(duì)文件都有很大的涵蓋和包容，文件分類工作變得簡(jiǎn)便易行。分類類目的簡(jiǎn)單設(shè)置，大幅度減少了對(duì)歸檔文件類的分割，減少了歸檔文件保管單位數(shù)量的形成。由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的變化，各類間文件數(shù)量呈現(xiàn)出較大波動(dòng)，某些類的文件數(shù)量急劇減少。為了應(yīng)變此狀況，筆者所在單位進(jìn)一步采取了合并文件類別或文件相互靠類舉措。

例1:在黨群類文件中，黨委組織類定期文件只有兩份，黨委宣傳類定期文件只有一份，就可以將這三份文件裝入一個(gè)檔案盒中，此案例稱為就近靠類。例2:如果黨委和相近的工會(huì)、共青團(tuán)、協(xié)會(huì)各有少量定期文件，亦可使之成為一個(gè)黨群綜合類定期保管單位，并不影響反而便利了文件檢索，此案例稱為并類。例3:2007年，總公司只產(chǎn)生一份黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要，由于該紀(jì)要與當(dāng)年形成的24份總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要同是永久保管期限，就可以將其合二為一，組成一個(gè)會(huì)議紀(jì)要保管單位。此案例稱為特殊并類。

2、在檔案盒脊背上方空白處標(biāo)識(shí)并類或靠類文件的分類號(hào)，標(biāo)明該保管單位內(nèi)的文件類別組合情況。筆者將相關(guān)分類號(hào)標(biāo)識(shí)方法解釋如下:“黨群類”涵蓋黨委、紀(jì)檢監(jiān)察等3個(gè)一級(jí)類目，黨委類文件標(biāo)識(shí)為“1”，“組織、宣傳”是其中的獨(dú)立類目，其中“組織”標(biāo)識(shí)為“1-2”，“宣傳”標(biāo)識(shí)為“1-3”，其文件合并后(例1)保管單位標(biāo)識(shí)為“1<23”，“<”代表類目合并符號(hào)，后面的數(shù)字代表類目名稱及合并。例2包容了黨群各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的文件，標(biāo)識(shí)為“1-3”?！?”代表類目并列符號(hào)。例3中的“行政管理類”文件標(biāo)識(shí)為 “4”， 與黨委文件 “1”類合并后標(biāo)識(shí)為 “14”，屬于黨政大類合并文件?？崭癖硎緝蓚€(gè)大類文件的并類。標(biāo)識(shí)符號(hào)及其標(biāo)識(shí)方法應(yīng)當(dāng)規(guī)范并用文件方式固定下來(lái)，以防止分類標(biāo)識(shí)符號(hào)的混亂。

3、劃分歸檔文件保管單位期間發(fā)生的特殊情況和重要未盡事項(xiàng)，可以在歸檔文件目錄的“備考”中注明。如發(fā)生黨政歸檔文件并類(如例3)，硬靠類(物資管理類文件只有一份，硬性歸入相鄰類的文件保管單位內(nèi))，這樣組成的一個(gè)保管單位，或?qū)⒖玳T類文件組成一個(gè)保管單位，如將機(jī)關(guān)辦公設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃歸入設(shè)備管理類等情況;或某一類文件數(shù)量特別多，如2008年總公司機(jī)關(guān)員工全解重聘產(chǎn)生的近300份人事任免令，整整裝滿三個(gè)檔案盒這樣的特殊情況，或特別重要且利用頻率高的文件，如“總公司章程”、“機(jī)關(guān)員工業(yè)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)”和“鐵路集中采購(gòu)物資目錄”等文件，都需要在“備考”內(nèi)注明，或以顯著易識(shí)別的符號(hào)加以標(biāo)識(shí)，以便于檔案的快速檢索。

作者單位:中國(guó)鐵路物資總公司