工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子文件的歸檔管理

隨著企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建成和生產(chǎn)過程中計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，尤其是工程設(shè)計(jì)企業(yè)，近年來使用CAD繪圖確實(shí)產(chǎn)生了大量與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的電子文件。盡管檔案部門三令五申要求歸檔，但設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件的歸檔還幾乎沒人去做，對(duì)今后的保管和利用十分不利。

眾所周知，工程檔案很重要，不僅起到歷史憑證和工作查考的作用，而且是歷年來質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三標(biāo)一體”管理體系檢查中不可缺少的依據(jù)，公司的生存和發(fā)展都離不開工程檔案，尤其是電子檔案，對(duì)于提高勘察設(shè)計(jì)工作效率起著極大的作用。因此，保證電子文件的完整、安全和有效利用勢(shì)在必行。

一、現(xiàn)狀分析

1、目前，部分電子文件未歸檔，流失嚴(yán)重。以我公司為例，除勘察、測(cè)量項(xiàng)目外，港口、路橋、土建所有設(shè)計(jì)項(xiàng)目的電子文件一直沒有歸檔，一方面設(shè)計(jì)人員嫌歸檔麻煩，另一方面怕自己的設(shè)計(jì)成果形成電子版后容易被別人竊用，因此造成大量電子文件保存于個(gè)人手里或已流失，對(duì)今后的使用造成很大的不便。

2、部分勘察、測(cè)量項(xiàng)目歸檔不及時(shí)、不齊全。

3、部分歸檔文件材料的標(biāo)識(shí)出現(xiàn)不同程度的錯(cuò)漏:圖紙更改但目錄沒有更改、計(jì)算書封面新舊版本不分、圖紙版號(hào)錯(cuò)誤、文字有效版本不詳、簽署不全、使用圓珠筆或鉛筆書寫等。

二、影響因素分析

根據(jù)以上主要問題，通過因果圖進(jìn)行分析，可以找出以下影響因素所在，如圖1所示。

三、要因確認(rèn)

從上述已展開的因果圖中可以看出，七個(gè)末端的原因是影響電子文件歸檔的因素，但是有些原因并不是檔案部門可以直接解決的。為解決電子文件歸檔中存在的問題，從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，我們確定了以下五個(gè)要因，見表1。

四、對(duì)策制定

針對(duì)以上要因，檔案部門應(yīng)制定以下對(duì)策，具體實(shí)施方案如表2所示。

1、針對(duì)設(shè)計(jì)人員重生產(chǎn)輕歸檔的觀念，平時(shí)對(duì)歸檔或借閱的技術(shù)人員進(jìn)行宣傳教育以提高技術(shù)人員的檔案意識(shí);八月份配合人事處對(duì)新來的員工進(jìn)行系統(tǒng)的檔案知識(shí)及歸檔借閱事項(xiàng)培訓(xùn)。

2、針對(duì)設(shè)計(jì)人員認(rèn)為自己的設(shè)計(jì)成果形成電子版之后容易被竊用的心理，檔案人員耐心解釋，并采取措施加強(qiáng)管理。制定了《電子文件歸檔辦法》在OA網(wǎng)上公布，規(guī)范了電子文件名及歸檔格式、歸檔時(shí)間、網(wǎng)上歸檔路徑及借閱利用，并把電子文件納入“三率”統(tǒng)計(jì)范圍。

3、嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，每月統(tǒng)計(jì)完工項(xiàng)目的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，在OA網(wǎng)上公示一周后交生產(chǎn)管理部門在項(xiàng)目核發(fā)獎(jiǎng)金時(shí)處理。

4、加強(qiáng)檢查力度嚴(yán)格把好歸檔關(guān)，堅(jiān)持執(zhí)行質(zhì)量控制記錄表及計(jì)算書未經(jīng)部門內(nèi)審二次把關(guān)簽名認(rèn)可不接收歸檔的做法，在接收的同時(shí)，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的文件材料，比如計(jì)算書封面和質(zhì)量控制記錄本使用作廢版本、設(shè)計(jì)修改但沒有修改圖紙目錄、簽署不全、圖號(hào)錯(cuò)誤等問題，檔案科及時(shí)通知有關(guān)人員在一周內(nèi)進(jìn)行修改，不按時(shí)修改的按準(zhǔn)確率不合格處理。

5、嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度，制訂《生產(chǎn)管理辦法》中“歸檔管理”的扣罰制度:項(xiàng)目歸檔每延后一個(gè)月，扣發(fā)該項(xiàng)目總獎(jiǎng)金的5%，完整率、準(zhǔn)確率不合格也各扣發(fā)項(xiàng)目獎(jiǎng)金的5%，而且在項(xiàng)目完整準(zhǔn)確歸檔之前不予核發(fā)獎(jiǎng)金。

五、實(shí)施效果檢查

在解決方案實(shí)施以后，一定要進(jìn)行效果檢查，以期發(fā)現(xiàn)新的問題。

1、通過歸檔嚴(yán)格把關(guān)，今年檔案科在接收的過程中共檢查出歸檔文件材料錯(cuò)漏達(dá)100多處，都一一通知了有關(guān)人員進(jìn)行改正，大大提高了工程檔案的質(zhì)量，在外審檢查中，證實(shí)已歸檔的項(xiàng)目尤其是港口設(shè)計(jì)錯(cuò)漏明顯減少。

2、完工項(xiàng)目歸檔質(zhì)量控制記錄表和計(jì)算書自覺歸檔有了很大的改觀。設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔144項(xiàng)(2007年65項(xiàng))，比去年增長122%，文字共計(jì)798本(2007年269本)，比去年增長197%;勘察、測(cè)量項(xiàng)目是188項(xiàng)，共計(jì)1006本。歸檔率達(dá)99.9%，完整率達(dá)99.9%，準(zhǔn)確率達(dá)100%。

3、電子文件的歸檔取得了前所未有的效果。全年歸檔的設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件共102項(xiàng)(以前是空白)，測(cè)量項(xiàng)目共53項(xiàng)。

并在此基礎(chǔ)上，繼續(xù)抓好工程電子文件的歸檔工作，保證歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率都達(dá)到100%的要求。同時(shí)，提高工程檔案的現(xiàn)代化管理水平，開發(fā)圖檔管理系統(tǒng)軟件輔助管理工程檔案及電子檔案，通過權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，部分檔案經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后可以直接下載，在保證電子檔案安全保管的前提下提高其利用率，方便生產(chǎn)一線使用。

作者單位:中交第四航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司