檔案行政管理部門對改制企業(yè)檔案工作的監(jiān)管與服務(wù)

1998年，國家檔案局、國家經(jīng)濟體制改革委員會、國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、國家國有資產(chǎn)管理局聯(lián)合下發(fā)了《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》(檔發(fā)字[1998]6號)(以下簡稱《暫行辦法》)，明確了國有企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動檔案處置要遵循的原則，規(guī)定了國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置的組織工作、檔案的歸屬和流向等。但是，由于各種原因，對于改制企業(yè)的檔案工作，管理上的“缺位”依然存在?！稌盒修k法》在國有企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動時落實不徹底，監(jiān)管力度不夠，部分企業(yè)在改制中檔案流向不明、處置不力;非國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時檔案處置既無規(guī)范可循，又無監(jiān)管措施，檔案資源流失嚴重。企業(yè)檔案作為企業(yè)全部活動的真實記錄，記錄了企業(yè)發(fā)展和企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)變動的全過程，是企業(yè)科學技術(shù)和知識的重要載體。企業(yè)檔案資源的流失，不僅會導致企業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)空白點，也極有可能造成我國市場經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展歷史記憶的缺失。檔案行政管理部門作為《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)明確指定的檔案監(jiān)管機構(gòu)，是政府參與企業(yè)檔案處置過程、監(jiān)管企業(yè)檔案流向、服務(wù)企業(yè)檔案工作的重要窗口。

一、加強宣傳，著重提高企業(yè)負責人的檔案意識

眾所周知，開展宣傳是提高企業(yè)檔案意識的主要手段。多年來，檔案行政管理部門為提高企業(yè)檔案意識，面向企業(yè)開展了各種形式的宣傳活動，但始終收效一般。究其原因，就石景山區(qū)而言，筆者以為面向企業(yè)的檔案宣傳活動存在“四多四少”的問題:一是就宣傳范圍而言，覆蓋面大的宣傳多，針對性強的宣傳少;二是就宣傳對象而言，面向企業(yè)檔案部門的宣傳多，面向企業(yè)負責人的宣傳少;三是就宣傳內(nèi)容而言，宏觀的檔案法律知識宣傳多，微觀的檔案利用實例宣傳少;四是就宣傳形式而言，單方面?zhèn)魇谑降男麄鞫?，雙方面互動式的宣傳少?！八亩嗨纳佟钡男麄鞣绞街苯佑绊懥诵麄鞯膶嵭院推髽I(yè)檔案意識的增強。只有完善宣傳的方式和方法，才能大幅提升企業(yè)檔案意識，卓有成效地推動企業(yè)檔案工作的順利開展。

(一)集中宣傳范圍，多開展針對性強的宣傳活動

目前，檔案行政管理部門開展的宣傳活動多為一攬子宣傳活動，受眾群非常廣。往往同一次宣傳活動既面向黨政機關(guān)，又面向企事業(yè)單位;既面向單位工作人員，又面向社會公眾。這樣的一攬子宣傳對于大多數(shù)的黨政機關(guān)而言還能姑且“牽著鼻子走幾步”，對于企業(yè)而言卻有些“消化不良”。在他們看來，這種“走形式、擺樣子”的宣傳只會增加企業(yè)負擔。企業(yè)更希望檔案行政管理部門有針對性較強的宣傳活動，針對企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀“對癥下藥”，使企業(yè)切實從宣傳活動中受益。

(二)擴大宣傳對象，著力加強對企業(yè)負責人的宣傳

大多數(shù)時候，檔案行政管理部門對企業(yè)開展宣傳活動，多是直接向企業(yè)檔案部門或檔案人員進行宣傳。即使思想上存在向企業(yè)負責人宣傳檔案工作的想法，也被潛意識里“老總們都忙于經(jīng)營根本無暇顧及檔案”的想法壓制了。筆者以為，檔案行政管理部門應(yīng)跳出顧忌，正確看待向企業(yè)負責人宣傳檔案的工作，通過適宜的宣傳方式提高企業(yè)負責人對檔案工作的認知度。

(三)宣傳內(nèi)容生動化，多開展微觀層面的宣傳活動

近年來，我們所進行的宣傳活動，內(nèi)容主要是檔案法律法規(guī)知識、檔案的含義及重要性、區(qū)域檔案工作發(fā)展史及取得的成績、檔案局(館)職能及館藏情況等，覆蓋面廣，比較宏觀，多是干癟枯燥的大道理，而令人深思、讓人眼前一亮的宣傳太少，導致宣傳活動雖然開展得熱火朝天，但實際效果差強人意。最近，有人提出“與其花大力氣宣傳檔案工作倒不如用檔案進行宣傳”，筆者以為提得非常好!用檔案進行宣傳，更加客觀、具體，更容易震撼人心，更能擴大檔案工作的影響力。

(四)宣傳形式多樣化，充分調(diào)動企業(yè)主動參與的積極性

在對企業(yè)的宣傳上，檔案行政管理部門應(yīng)增加互動式宣傳，通過切實解決企業(yè)檔案工作中的問題，為企業(yè)從檔案中挖掘效益提供方法和途徑，進而調(diào)動企業(yè)主動參與的積極性;同時可以聯(lián)合工商聯(lián)、私個協(xié)等非公經(jīng)濟組織和協(xié)會，聯(lián)動宣傳，增強宣傳效果。

二、 加強溝通，與企業(yè)主管部門、行業(yè)協(xié)會形成合力

企業(yè)改制是企業(yè)進行調(diào)整以適應(yīng)當前發(fā)展形勢的重大舉措，國有企業(yè)改制通常由國有資產(chǎn)監(jiān)管部門運作，非國有企業(yè)改制則由領(lǐng)導決策層研討決定。檔案行政管理部門對改制企業(yè)檔案工作的監(jiān)管多是針對國有企業(yè)。如果加強與國有資產(chǎn)監(jiān)管部門的溝通聯(lián)系，在對改制企業(yè)檔案處置上達成一致，將檔案工作納入國有資產(chǎn)監(jiān)管部門對改制企業(yè)的監(jiān)管內(nèi)容，那么檔案行政管理部門在監(jiān)管改制國企檔案上就可以達到事半功倍的效果。筆者認為，檔案行政管理部門與國有資產(chǎn)監(jiān)管部門可以在以下幾方面形成監(jiān)管合力:首先，在企業(yè)改制工作實施前，檔案行政管理部門可以通過國有資產(chǎn)監(jiān)管部門在第一時間得知關(guān)于某企業(yè)的改制計劃，提前介入，協(xié)助改制企業(yè)制定檔案處置方案，及時開展檔案清理、分流和移交。其次，在企業(yè)改制工作實施時，檔案行政管理部門可以聯(lián)合國有資產(chǎn)管理部門在企業(yè)改制方案中提出檔案處置的要求和意見，如檔案處置工作應(yīng)納入改制總方案，與其他改制工作同步開展;檔案處置工作如需經(jīng)費，應(yīng)納入改制工作總預算;未經(jīng)企業(yè)檔案部門同意，任何人員不得調(diào)離;未完成檔案移交工作，檔案部門人員不得離崗等等。第三，就監(jiān)管重點而言，國有資產(chǎn)管理部門重點從體制、經(jīng)費、人員等的安排和部署是否符合改制企業(yè)檔案處置工作要求方面進行監(jiān)管;檔案行政管理部門則重點從檔案處置工作開展的進度、程序、移交等是否符合檔案法律法規(guī)和有關(guān)條例的要求進行監(jiān)管，根據(jù)職能不同各有側(cè)重，更易于及時發(fā)現(xiàn)改制企業(yè)檔案處置過程中出現(xiàn)的漏洞和問題，增強監(jiān)管效果。

三、加強規(guī)范，制定企業(yè)檔案處置程序與辦法

目前國企改制檔案處置工作遵照1998年四部委聯(lián)合下發(fā)的《暫行辦法》，對非公企業(yè)改制檔案處置還沒有明確規(guī)定。正因為此，對于改制非公企業(yè)檔案的處置，檔案行政管理部門的監(jiān)管只能停留在口號上，很難有實質(zhì)性的監(jiān)管行為。因此，改制非公企業(yè)檔案的處置隨意性和不確定性很大，檔案的生死大權(quán)完全掌握在企業(yè)負責人的一念之間。眾所周知，制定轄區(qū)檔案工作規(guī)章和制度并組織實施是縣級以上檔案行政管理部門的一項重要職能。筆者認為，鑒于目前國企改制檔案處置方面規(guī)定落后于實際情況和非公企業(yè)改制檔案處置方面的空白，檔案行政管理部門完全可以在完善制度、規(guī)范程序上有所作為。2006年，石景山區(qū)檔案局和區(qū)國資委聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好國有企業(yè)改革過程中檔案處置工作的意見》(石檔發(fā)[2006]8號，以下簡稱《意見》)，針對石景山區(qū)國企改制的七種方式明確了檔案的流向、處置程序和移交辦法，并一一指明了國有資產(chǎn)監(jiān)管部門、檔案行政管理部門、改制企業(yè)在國企改制檔案處置工作中的具體職責，對實際工作開展有較強的指導作用。

近年來，非公經(jīng)濟發(fā)展迅速，已成為我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的重要組成部分。非公企業(yè)的發(fā)展變革過程從另一個側(cè)面也反映了我國經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展史，一些非公企業(yè)在自身經(jīng)營活動中形成了對國家和社會均有保存價值的重要檔案材料。這部分檔案如在企業(yè)改制中處置不當，造成損毀，將會影響國家檔案的完整性和延續(xù)性。目前，由于對非公企業(yè)形成的哪些檔案是對國家和社會有保存價值的檔案認定不確定，概念模糊，因此造成了這部分檔案在監(jiān)管上的盲區(qū)。在缺乏國家法律法規(guī)有力支持的情況下，筆者認為，還是要從平時的宣傳、培訓、咨詢、指導工作入手，向非公企業(yè)灌輸做好改制后檔案處置工作的重要性和必要性，指導非破產(chǎn)企業(yè)本著“安全保管、方便利用”的原則，參照國企改制檔案處置的方法處置檔案，破產(chǎn)企業(yè)檔案盡量走寄存而非銷毀之路，減少改制非公企業(yè)檔案處置的隨意性和盲目性。

四、加強培訓，提高企業(yè)檔案人員職業(yè)素質(zhì)

檔案行政管理部門開展對企業(yè)檔案人員的培訓教育，應(yīng)抓住以下四個方面的重點進行培訓:一是培訓企業(yè)檔案人員提高對改制后檔案處置工作重要性的認識。一旦所在企業(yè)醞釀改制，檔案人員一方面應(yīng)主動向檔案行政管理部門匯報企業(yè)改制的實際情況，另一方面應(yīng)積極向企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導提出檔案處置工作的建議。二是培訓企業(yè)檔案人員掌握改制企業(yè)檔案處置工作的原則和要求。一旦改制方案確定，檔案人員應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和具體工作要求制定本單位檔案處置工作方案。三是培訓企業(yè)檔案人員明確改制企業(yè)檔案處置工作的程序。從方案制定到落實，從檔案清查到移交，檔案人員每操作一步都應(yīng)符合改制企業(yè)檔案處置規(guī)定和檔案工作基本要求。四是培訓企業(yè)檔案人員在開展檔案處置工作的過程中要與政府監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會、檔案行政主管部門等保持緊密聯(lián)系和溝通，確保各項工作合乎規(guī)范、科學操作。

五、加強服務(wù)，搭建企業(yè)檔案工作服務(wù)平臺

就改制企業(yè)檔案處置工作，檔案行政管理部門可以為企業(yè)提供以下幾種服務(wù):一是業(yè)務(wù)服務(wù)，包括提供改制企業(yè)檔案處置相關(guān)法律法規(guī)和政策意見的咨詢服務(wù)、檔案處置工作具體業(yè)務(wù)培訓服務(wù)等。二是協(xié)調(diào)服務(wù)，主要是協(xié)助改制企業(yè)檔案部門就檔案處置費用、檔案人員安排、檔案處置機構(gòu)建立、檔案分流方案等與改制企業(yè)的改制機構(gòu)、上級企業(yè)部門、國有資產(chǎn)監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等進行溝通聯(lián)系，取得各方的支持和幫助，就檔案處置各個方面的事項達成一致意見。三是推動社會化服務(wù)。目前不少企業(yè)在從事檔案社會化服務(wù)方面的工作，比較多的是檔案數(shù)字化，而開展代整理、寄存、代查等服務(wù)項目相對較少。這些檔案服務(wù)項目的社會需求隨著人們檔案意識的逐步提高而日益增多，但是檔案行政管理部門又不便于直接介入。比較典型的情況是，當前不少企業(yè)改制后尤其是破產(chǎn)后，沒有條件對檔案進行保管查閱，如果其檔案又不屬于國家檔案館進館范圍，且既無業(yè)務(wù)承接的新企業(yè)又無上級企業(yè)部門，那么，檔案的流向就會變得非常棘手。筆者也曾在工作中遇到過類似的改制企業(yè)，他們對檔案寄存服務(wù)的需求非常強烈，但又找不到能夠提供這方面服務(wù)的地方，只能求助于檔案行政管理部門。同時，由于國家檔案館的性質(zhì)和職能所限，提供寄存服務(wù)的壓力和困難都很大，就目前而言，操作性較差。雖然，前幾年，有少數(shù)國家檔案館走出了開展社會化寄存服務(wù)的腳步，但據(jù)了解，由于服務(wù)受到諸多限制，效果不太理想，部分國家檔案館正在收回和取消類似服務(wù)。因此，筆者認為，檔案行政管理部門可以引導這部分檔案服務(wù)社會化，對開展檔案社會化服務(wù)的組織進行政策和制度上的監(jiān)管，幫助其合理合法地為有需要者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

作者單位:北京市石景山區(qū)檔案局