關于我國檔案信息化標準體系框架的思考

檔案信息化建設必須遵循一定的標準，標準建設無疑將作為檔案信息化建設的重要內(nèi)容，成為其高效、有序進行并最終完成的基礎。需要特別指出的是，檔案信息化標準建設不僅應關注標準的數(shù)量，更應關注標準的內(nèi)容與結構;在一定標準框架指導下，建立與完善檔案信息化標準體系才應該是檔案信息化標準建設的導向與目標。

一、檔案信息化標準體系環(huán)境

檔案信息化是社會信息化的一部分，檔案信息化處在社會信息化的大環(huán)境中，必然會與作為其環(huán)境因素的社會信息化其他部分相交互，同樣，檔案信息化標準建設也是處在社會信息化標準的大環(huán)境中，必然會受到電子政務、電子商務、信息技術等其他領域標準化的影響，如圖1所示。

之所以存在圖1所示關系，主要是因為檔案信息化是檔案管理與信息技術的結合，而檔案管理不僅存在于綜合性檔案館內(nèi)，還存于各行各業(yè)內(nèi)。由于不同行業(yè)對檔案管理的要求不盡相同，檔案管理信息化的行業(yè)特色部分也就成為行業(yè)信息化的一部分。

二、檔案信息化標準體系的三維框架模型

根據(jù)印度魏爾曼最早提出的標準體系表三維結構思想，結合上述檔案信息化特點，并廣泛參照國內(nèi)其他領域現(xiàn)有標準體系框架研究成果，提出以下檔案信息化標準體系模型:

對上述框架模型的具體解釋如下:

1、信息技術維

信息技術涉及范圍很廣，從數(shù)據(jù)編碼到文件格式，從數(shù)據(jù)庫到應用系統(tǒng)，從網(wǎng)絡設施到操作系統(tǒng)，十分龐雜。因此，在信息技術維，不能對信息技術進行簡單羅列，而應著眼其在檔案管理中的應用，分成簡明的幾個層次。《全國檔案信息化建設實施綱要》中，將檔案信息化建設分為檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息化標準規(guī)范建設、檔案信息安全保障體系建設、檔案信息化人才隊伍建設六個方面，其中檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息化基礎設施建設和檔案信息安全保障體系建設四個方面與信息技術和標準應用聯(lián)系密切。由此，根據(jù)與檔案資源內(nèi)容結合的緊密程度，可以把信息技術由內(nèi)向外，分為信息資源、軟件應用系統(tǒng)、信息安全、基礎設施等方面。

2、檔案管理維

檔案管理維的細分，就是要根據(jù)一定標準，將檔案管理分成若干方面。與圖書館領域相比，檔案資源的憑證作用，在于檔案管理機構的可信性，而歸根結底，在于檔案管理流程的可信性，因此，檔案管理的流程與環(huán)節(jié)具有更為重要的意義。另外，由于檔案管理流程也是基于對文件運動規(guī)律(文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論等)的認識，而我國現(xiàn)有檔案管理流程是與文件生命周期理論相一致的，故對檔案管理的細分，無論是基于信息化環(huán)境下的檔案管理業(yè)務流程，還是基于文件生命周期，從本質(zhì)上說都是一致的。故在檔案管理維，總體上適合按檔案管理流程進行細分。

顯然，這里所指的檔案管理是指信息化環(huán)境下的檔案管理，而非傳統(tǒng)的檔案管理。基于全程控制的思想，信息化環(huán)境下的檔案管理不是始自檔案交接，而是必須延伸到檔案前身——文件的生成。我國傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務流程包括著錄、分類(標引)、保管、檢索利用、歸檔、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)，其業(yè)務起點是檔案接收，這顯然已不適應信息化環(huán)境下電子文件和電子檔案管理的要求。而我國《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，則基于全程管理的思想，將整體業(yè)務流程分為收集和積累(收集積累、登記)、歸檔(鑒定、檢測、歸檔)、整理(整理、著錄)、移交接收保管(移交接收、保管、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計)等部分。另外，文件管理國際標準ISO15489中所列的文件管理全過程包括確定文件系統(tǒng)需捕獲的文件、確定文件保存時間、捕獲、登記、分類(數(shù)字及編碼配置、詞匯控制)、存儲和保管、利用、跟蹤、實施處置、記錄文件管理過程等部分，其與我國檔案管理業(yè)務活動的關聯(lián)關系如表1所示。

由于ISO15489文件管理標準形成于21世紀初，其中已較為充分地考慮了電子文件管理的要求，故其完全適用于信息化環(huán)境下的文件管理?；诖藰藴仕?guī)定的管理流程，結合我國的檔案管理實際情況，從檔案信息化標準建設的角度出發(fā)，可將檔案管理維細分為管理規(guī)劃與前端控制、歸檔、整理、存儲和保管、利用、處置、過程記錄與統(tǒng)計分析。

3、層次領域維

任何領域的標準都有層次之分，檔案領域也不例外。信息化環(huán)境下，檔案標準與其他領域標準存在更多的互操作，領域差異造成的檔案管理差異要求在關注基礎標準、通用標準建設的同時，也要更加關注專業(yè)標準?；A標準、通用標準和專業(yè)標準由內(nèi)向外，構成層次領域維。

在層次領域維，基礎標準元素與信息技術維和檔案管理維的整體相結合，構成基礎標準面，基礎標準面作為一個整體沿層次領域維向外輻射，作用于通用標準面和所有的專業(yè)標準面。類似基礎標準，通用標準也作為層次領域維的一個元素，與信息技術維和檔案管理維構成一個面，不過，在該面上的具體標準可由信息技術維和檔案管理維上的具體元素來確定。通用標準面沿層次領域維向外輻射，作用于所有專業(yè)標準面。專業(yè)標準在層次領域維上體現(xiàn)為若干呈并列關系的點，每一個點又與信息技術維和檔案管理維確立一個專業(yè)標準面，若干平行面共同構成檔案信息化專業(yè)標準的集合。

4、在上述框架模型中，檔案信息化標準的范圍是由三維確定的立體空間。但需要特別說明的是，三維模型只是用來協(xié)助描述檔案信息化標準內(nèi)容范圍，并不是直接用來確定檔案信息化所應制定的具體標準。尤其是不能認為，三維中各取一點所確立的立體空間的一個具體點就必須對應一個具體標準。實際上，欲制定的具體標準在三維空間中對應的可以是一個點，也可能是一條線段，甚至一個平面區(qū)域。另外，實際中不同具體標準在空間上還可能會有交叉，但這種交叉并非模型的致命缺陷，恰恰相反，若交叉不可避免，那么，當交叉情況通過模型得以清晰反映后，就可以盡量保持交叉部分的一致，從而保持檔案信息化標準體系的整體協(xié)調(diào)性。

5、三維框架模型中，盡管各維度都有邏輯方向，但邏輯方向并不一定代表標準制定的時間順序。三維中，信息技術維的方向體現(xiàn)了信息技術與檔案管理內(nèi)容結合的緊密程度，信息資源在最內(nèi)層，表明信息資源相關的信息技術，如數(shù)字檔案信息資源編碼、格式、元數(shù)據(jù)等，與檔案管理的核心結合最緊密，在檔案信息化標準體系建設中的地位也最重要。而位于外層的網(wǎng)絡、操作系統(tǒng)等相關的基礎設施則距離檔案管理的核心最遠，與檔案管理的結合最為松散，故其相關標準雖為檔案信息化不可或缺，但就檔案信息化標準建設而言，此方面主要是現(xiàn)有標準的采用，尤其是核心技術標準和基礎標準方面。需要檔案領域制定的只是少數(shù)近似管理標準的應用層次的標準，主要著眼于設施的適用夠用?？梢姡畔⒓夹g維的方向在某種程度上表示了標準在體系建設中的地位和優(yōu)先級，但并不一定與標準制定的時間順序一致。在檔案管理維，維度方向只是代表檔案業(yè)務的一般流程，不代表檔案管理業(yè)務的重要程度，更無從體現(xiàn)標準制定的時間順序。在層次領域維，盡管按從基礎到通用再到專業(yè)的先后順序制定標準可以更好地保證標準的協(xié)調(diào)一致性，但這只能是一種理想狀況?，F(xiàn)實中，由于基礎標準、通用標準要有足夠的概括性，需要在對各個具體專業(yè)領域的個性充分認識把握后加以概括，因此，并非所有基礎標準和通用標準都能先于專業(yè)標準制定出來。例如，在我國，《CAD電子文件歸檔與管理規(guī)范》是專業(yè)標準，但其制定卻明顯早于通用標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，另外，《電子文件名詞術語》作為一項基礎標準，2002年才立項，至今尚未完成。

三、三維框架模型向二維框架的轉(zhuǎn)化

如上所述，三維框架模型只是標準體系的內(nèi)容描述框架，不能直接用于具體標準制定，能直接用于制定具體標準的是標準體系表。標準體系表是二維層次結構，最低層為具體標準名稱。因此，有必要將三維模型轉(zhuǎn)化為二維框架，以便進一步制定標準體系表。總體上以上述三維框架模型的信息技術維為主維，并加以補充修正，可以得到以下檔案信息化標準體系框架:

上圖所示體系框架主要組成部分的含義如下表所示:

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作者單位:鄭州大學體育學院