檔案工作者勝任力模型的構建與應用初探

中國改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟全球化進程的加快使檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。檔案種類和來源更加多樣化，檔案的管理和編研工作更加復雜，社會的快節(jié)奏也要求檔案的利用與開放更加簡便快捷。這都對檔案工作者的勝任力提出了更高的要求。檔案工作者的勝任力將會對檔案業(yè)務工作的效率、水平和質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，對檔案工作整體效能的發(fā)揮具有關鍵作用。

一、 勝任力和勝任力模型

(一) 勝任力的概念

哈佛大學心理學教授戴維·麥克利蘭教授經(jīng)過大量研究，于1973年發(fā)表了題為《測量勝任力而非智力》的文章，為勝任力理論的誕生奠定了基礎。勝任力的定義，是以績效標準為參照，認為勝任力是形成個人績效的深層原因，并且不排斥個人的潛在特性或行為，將勝任力作為特質(zhì)和行為的不同面的組合。但并不是所有的行為都是勝任力的表現(xiàn)，勝任力是其中穩(wěn)定、可描述、能預測高績效的那部分行為。所以，“勝任力”可以定義為:在實際情景中能預測并能成功解決問題的因素和特質(zhì);即個體所具備的、能夠以之在某個或某些具體職位上取得最優(yōu)績效表現(xiàn)的內(nèi)在的穩(wěn)定特征或特點。

(二)勝任力模型

勝任力模型(Competency Model)是對組織或企業(yè)中的某一個職位，依據(jù)其職責要求所提出的，為完成本職責而需要的能力支持要素的集中表示，是擔任某一特定的任務角色需要具備的勝任特征的總和，是針對特定職位表現(xiàn)要求組合起來的一組勝任特征。成功的勝任力模型可以在多種人力資源領域應用并發(fā)揮作用，可用作人員選拔、績效評估、職業(yè)發(fā)展及其他方面，也是驅(qū)動組織變革的有效工具。目前提出的勝任力理論模型主要有冰山模型(Iceberg Competency Model)和洋蔥模型(Onion Competency Model )。

1、冰山模型

圖1 冰山模型

勝任力的冰山模型(圖1)主張有五種類型的勝任力:動機(motives)、特質(zhì)(traits)、自我概念特征(self-concept characteristics)、知識(knowledge)和技能(skills)。按照冰山模型，知識和技能是水面上看得見的部分，容易培養(yǎng)和改變;而特質(zhì)和動機潛藏在水面下，不易觸及和改變。

2、洋蔥模型

圖2 洋蔥模型

洋蔥模型(圖2)描述的勝任力特征是由表及里，層層深入的。最表層的勝任力是知識和技巧，比較容易發(fā)展;而核心的勝任力是特質(zhì)和動機，則相對不易發(fā)展。

二、 構建檔案工作者勝任力模型

(一)表面勝任特征:知識和技能

勝任力模型所指的勝任特征，是能將某一工作中成就卓越與成就一般的人區(qū)別開來的深層特征。知識和技能是勝任力模型中的表面勝任特征，也是完成具體工作任務必須具備的能力素質(zhì)。與性格特質(zhì)等核心勝任特征相比，知識和技能更容易通過學習和培訓獲得改善。檔案工作者完成工作任務需要具備的知識和技能包括:

1、 與機構整體業(yè)務工作有關的知識

檔案工作具有服務屬性，其最終目的是為中心工作服務。檔案管理活動的客體是在本機構各項工作中形成的檔案，服務對象是本機構和社會各界需要利用檔案信息的利用者，這就要求檔案工作者應該了解檔案形成者的機構設置、工作規(guī)律、工作流程、日常管理等背景知識，對本機構的整體業(yè)務工作有全面的了解和認識，成為復合型人才，才能真正勝任檔案工作。

2、 檔案管理的專業(yè)知識、技能

檔案工作是一項專業(yè)性工作。檔案工作者要具備檔案專業(yè)基礎知識，例如文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等基本知識，熟練掌握檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的各種業(yè)務規(guī)范和專業(yè)技能。同時，檔案工作者還要熟練掌握檔案專業(yè)法律法規(guī)，能夠把政策法規(guī)和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于檔案工作實際，這樣才能熟練完成檔案業(yè)務工作，取得較好的工作業(yè)績。

3、 電子計算機應用技術、外語知識和應用現(xiàn)代化手段的管理能力

21世紀，手工的、經(jīng)驗型的、封閉式的傳統(tǒng)檔案工作方式逐漸被自動化的、科學的、開放的現(xiàn)代檔案管理方式所取代，數(shù)字化設備、影像和信息的管理需要過硬的計算機操作技術和應用技術。這就要求檔案人員掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡知識。我國加入WTO后，對外交流更加頻繁，檔案中出現(xiàn)了越來越多的外文材料，如外事檔案、進口設備檔案等，外語技能顯得更加重要。

4、 其他與檔案工作相關的知識技能

檔案工作者除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識和技能，例如組織文字材料的寫作能力、歷史知識、古漢語知識、檔案宣傳和展覽等知識;檔案行政管理人員還應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識;檔案編輯出版工作人員應該掌握新聞學、編輯學、出版學等方面的知識。檔案工作者只有掌握了相關的專業(yè)知識，才能在新形勢下更好地完成檔案工作任務，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

(二)核心勝任特征:特質(zhì)和動機

根據(jù)冰山模型和洋蔥模型，特質(zhì)和動機是構成勝任力模型的最核心勝任特征，對勝任力起著至關重要的作用。檔案工作者應該具備怎樣的特質(zhì)和動機，才能較好的勝任檔案工作?

1、 穩(wěn)定的心理特質(zhì)

檔案工作是一項管理性、政治性工作，在整個工作體系中處于為各項中心工作提供憑證和參考依據(jù)的從屬地位，而不是主導地位;并且由于檔案工作的專業(yè)性特點，其工作意義和成就不容易被大多數(shù)人理解和認可。因此檔案工作者在工作中容易產(chǎn)生消極壓抑的情緒，影響工作能力的正常發(fā)揮，阻礙工作發(fā)展。所以，檔案工作者要具備穩(wěn)定協(xié)調(diào)的心理特質(zhì)，性情恬靜、心態(tài)平和，能夠調(diào)節(jié)焦慮、壓抑等負面情緒，保持積極健康的心理，享受平凡工作帶來的滿足感和成就感。

2、外傾的性格特質(zhì)

傳統(tǒng)意義上的檔案工作主要是檔案整理和管理等靜態(tài)工作，要求檔案工作者具備的性格特質(zhì)是甘于寂寞、默默奉獻等;但是隨著檔案工作的發(fā)展和社會檔案意識的提高，檔案工作的服務性、社會性功能逐漸強化，檔案工作者在日常的檔案收集整理工作中需要與本機關各個部門溝通，監(jiān)督指導檔案工作的開展;在檔案利用服務工作中，要與利用者形成良好溝通，了解利用需求，成為利用者與館室藏檔案之間的有效橋梁。所以檔案人員需要具備更強的溝通和協(xié)調(diào)等外傾性能力，才能充分利用完成工作所需要的資源，更好地勝任工作。

3、較高的道德水準

檔案工作者個人的道德品質(zhì)修養(yǎng)是勝任檔案工作需要的重要特質(zhì)。檔案工作者所管理的檔案信息內(nèi)容涉及國家機密和公民個人隱私，檔案工作者必須以較高的道德水準擔負起國家和社會給予的特殊信任。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國際檔案理事會于1996年通過的《檔案工作者職業(yè)道德準則》，檔案工作者應該具備忠于職守、愛崗敬業(yè);遵紀守法，嚴守機密;博學求進，公正服務的職業(yè)道德。檔案工作者必須將檔案職業(yè)道德內(nèi)化為內(nèi)心的情感和信念，并以此指導檔案工作實踐，才能較好的履行職業(yè)使命。

4、較強的成就動機

成就動機是個體追求自認為重要的有價值的工作，并使之達到完美狀態(tài)的動機，即一種高標準要求自己取得活動成功的動機。檔案工作者需要有較強的成就動機，具備對社會和歷史負責的職業(yè)責任感和榮譽感，以維護人類社會歷史記憶的真實性、可靠性與連續(xù)性為最終目標，才能自發(fā)地積極地投入工作，控制自己，盡量不受外界環(huán)境影響，克服工作中的種種困難和障礙，取得優(yōu)良的業(yè)績。

三、檔案工作者勝任力模型的應用領域

在現(xiàn)代信息技術發(fā)展的背景下，社會信息公開意識極大強化，人們對檔案信息的需求以及獲取方式都在發(fā)生重大變化，然而檔案部門相對封閉的管理方式和傳統(tǒng)的人力資源配置使這一職業(yè)缺乏內(nèi)在的應對機制。檔案職業(yè)主體構成素質(zhì)不容樂觀，檔案職業(yè)邊緣化日益加劇。在這樣的背景下，檔案工作者勝任力模型在實踐中的應用對實施檔案職業(yè)準入控制、優(yōu)化檔案人力資源配置、促進檔案事業(yè)發(fā)展尤為重要。

(一) 核心勝任特征——人員選拔的條件依據(jù)

目前我國檔案職業(yè)發(fā)展存在諸多問題，檔案職業(yè)缺少職業(yè)資格準入制度是一個重要原因。根據(jù)冰山模型，知識和技能浮在水面上，容易培養(yǎng)和改變，而特質(zhì)和動機等人格特質(zhì)潛藏在水面下，不易觸及和改變。人事部門在進行檔案工作人員測試和選拔時，應按照勝任力模型考查考生的性格和心理等潛在特質(zhì)，篩選具備檔案工作核心勝任特征的人員。這樣，既能保證工作者發(fā)揮自身優(yōu)勢，出色完成工作任務，創(chuàng)造良好工作業(yè)績，又能使檔案部門獲得真正需要的人才，保障檔案事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

(二) 表面勝任特征——在職培訓的針對性藍本

勝任力模型中的表面勝任特征——知識和技能是可以通過培訓改善和提高的。檔案工作者勝任力模型是制訂科學、合理的檔案專業(yè)教育培訓規(guī)劃的依據(jù)和信息源。檔案培訓機構可以根據(jù)勝任力模型中知識和技能的需求，合理規(guī)劃培訓課程，積極探索教學模式，制訂培訓與考核計劃，使從事檔案工作職位的人員具備工作所需要的職業(yè)核心技能，并且不斷接受檔案的新知識、新技術、新技能，了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代科技在檔案工作中的運用，提高檔案工作者的職業(yè)勝任力。

(三) 自我能力開發(fā)的指示器

自我能力開發(fā)，是指人才個體從相關崗位對能力素質(zhì)的實際要求出發(fā)，對自身能力素質(zhì)進行的一系列有目的、有計劃、有步驟的拓展、提升和整合。它主要是個人行為，包括個人的學習、研究、觀察、實踐等多種可以促進能力素質(zhì)提高的活動，終身學習的能力是自身綜合能力的一個重要方面。只有在精確完善的勝任力模型基礎上，檔案工作者才能通過制訂個人的學習和發(fā)展計劃，切實提高職業(yè)競爭力，使自己的知識和能力更適應現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

(四) 職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎

職業(yè)生涯規(guī)劃是指個人和組織相結(jié)合，在對個人職業(yè)生涯的主客觀條件進行測定、分析、總結(jié)研究的基礎上，結(jié)合時代特點，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定最佳的職業(yè)奮斗目標，并為實現(xiàn)這一目標做出行之有效的安排。檔案工作者勝任力模型能夠幫助檔案工作者深刻理解檔案工作需要的能力與特質(zhì)，在真正了解自己的基礎上，進一步詳細估量內(nèi)、外環(huán)境的優(yōu)勢和限制，在“衡外情，量己力”的情形下設計出合理且可行的職業(yè)生涯發(fā)展方向。

檔案工作者勝任力模型能夠提供檔案工作者需要具備的能力和特質(zhì)的結(jié)構模型，為檔案部門選人、用人、育人、留人、優(yōu)化人力資源配置提供科學系統(tǒng)的理論和操作依據(jù)，也為檔案工作者的自我能力開發(fā)和職業(yè)規(guī)劃提供參

考，實現(xiàn)檔案工作者個人職業(yè)生涯與國家檔案事業(yè)發(fā)展的雙贏。

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作者單位:北京市東城區(qū)檔案局