加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思考

摘 要:醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息影響著醫(yī)院未來(lái)各項(xiàng)工作的運(yùn)營(yíng)。文章從三方面對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行思考:一是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn);二是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的新特點(diǎn);三是面對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案新特點(diǎn)的思考。

關(guān)健詞:醫(yī)院 會(huì)計(jì)檔案 管理 思考

中圖分類號(hào):F234 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)10-158-01

醫(yī)院自身有關(guān)的信息中大約有70%左右來(lái)自會(huì)計(jì)檔案，它傳遞著醫(yī)院管理規(guī)劃、控制和決策過(guò)程中所發(fā)生的經(jīng)營(yíng)管理信息。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的信息資源與醫(yī)院生存密切相關(guān)，關(guān)系到患者的切身利益和維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益，已提升到維護(hù)醫(yī)院形象，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系和維護(hù)安定團(tuán)結(jié)政治局面的重要地位。因此，會(huì)計(jì)檔案工作者要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，抓好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，深化信息服務(wù)的內(nèi)容和層次，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn)

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是指醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。主要特點(diǎn)是:形成范圍廣、檔案類別穩(wěn)定和外在形式多樣。它對(duì)于總結(jié)經(jīng)濟(jì)、指導(dǎo)醫(yī)療管理規(guī)劃、預(yù)測(cè)、控制和醫(yī)療生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)組織、考核、評(píng)價(jià)等問(wèn)題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展等具有重要作用。因此，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理者要加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，確保醫(yī)院會(huì)計(jì)資料的安全和完整，加以充分利用，為醫(yī)院發(fā)展保駕護(hù)航。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的新特點(diǎn)

1.收集和整理的范圍擴(kuò)大。會(huì)計(jì)電算化在醫(yī)院的廣泛普及，傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)涵發(fā)生了根本性的變化，會(huì)計(jì)檔案已拓展成為雙重載體，創(chuàng)新和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理成為醫(yī)院會(huì)計(jì)發(fā)展研究的課題。許多醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的層次已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從最初的簡(jiǎn)單替代手工型向網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的跨越，發(fā)展成整個(gè)醫(yī)院信息化系統(tǒng)的重要組成部分。與之相適應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案也從傳統(tǒng)的各種手工紙質(zhì)檔案，演變成電算化會(huì)計(jì)下各種機(jī)制紙質(zhì)檔案、新型會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)貯存介質(zhì)檔案，以及相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算軟件和軟件文檔檔案等。

2.管理和利用的要求有所提高。醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理，一方面必須保存好完整的軟件版本和軟件文檔，應(yīng)對(duì)由于各種原因出現(xiàn)的問(wèn)題和情況，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和不同版本會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的再現(xiàn);另一方面紙質(zhì)檔案一般只會(huì)影響到使用效果，而磁介質(zhì)存貯載體關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被利用。因此，必須確保存貯載體質(zhì)量、載體存儲(chǔ)信息的有效性及存放溫渡、濕度、磁場(chǎng)、等環(huán)境的因素。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用還需要一定的軟硬件環(huán)境。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。隨著醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案科技含量的不斷提高，對(duì)會(huì)計(jì)檔案科學(xué)的管理和利用的效率提出更高要求，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作者需不斷提高與之相適應(yīng)的科學(xué)管理能力。

三、對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案新特點(diǎn)的思考

1.創(chuàng)新醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理理念。理念創(chuàng)新對(duì)檔案事業(yè)和檔案工作者來(lái)說(shuō)是進(jìn)步的靈魂，不竭的動(dòng)力。會(huì)計(jì)檔案工作者只有樹立了創(chuàng)新觀念，才能具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新精神。會(huì)計(jì)檔案工作者不僅僅是歷史的守護(hù)者、會(huì)計(jì)檔案的保管者、更應(yīng)成為史料的研究者。首先應(yīng)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)和檔案專業(yè)的法律法規(guī)以及與其相關(guān)的邊沿知識(shí)。如《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、會(huì)計(jì)電算化知識(shí)等，并能熟練掌握和靈活應(yīng)用;其次是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)和檔案法律法規(guī)的宣傳，讓人們知法、懂法，守法，確保會(huì)計(jì)檔案管理政策和法規(guī)的貫徹和執(zhí)行;第三是用科學(xué)的發(fā)展的觀念看待醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，一切事物都是發(fā)展變化的，會(huì)計(jì)檔案也不例外。會(huì)計(jì)檔案工作者應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，用科學(xué)的思維方法探索會(huì)計(jì)檔案的新變化，發(fā)現(xiàn)規(guī)律、認(rèn)識(shí)規(guī)律、利用規(guī)律。第四是轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)檔案只保管不利用，重保管輕利用、不分析的觀念。最大限度發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用，達(dá)到保存和開展會(huì)計(jì)檔案工作的最終目的。第五是提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全和保密意識(shí)。

2.創(chuàng)新醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定相關(guān)實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案整理、立卷、移交、分類、排列、查閱、復(fù)制、利用等流程，創(chuàng)建科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理制度。(1)要按照有序整理、有利存放的要求，建立和完善電算化下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，選優(yōu)質(zhì)的磁性介質(zhì)進(jìn)行醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與存儲(chǔ)盤要求分離存入并要注意保存環(huán)境。按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和內(nèi)容，制作檔案管理文件卡。(2)按照嚴(yán)格審批、內(nèi)外有別的要求建立和完善嚴(yán)格的查借閱制度。任何人利用醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)辦理查借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部人員利用檔案，需財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，醫(yī)院外部人員利用會(huì)計(jì)檔案，需出示介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時(shí)應(yīng)建立查閱、復(fù)制登記制度，為其利用情況提供依據(jù)。(3)按照設(shè)定期限、嚴(yán)防毀損的要求，建立和完善電算化檔案定期備份制度。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)，由于特殊載體必須定期檢查、復(fù)制，防止會(huì)計(jì)信息損壞。(4)要按照方便使用、杜絕泄密的要求，建立電算化軟件內(nèi)的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用;設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。(5)為使醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的收集、鑒定、整理、編目、歸檔、保管、有效利用和銷毀等工作落到實(shí)處還應(yīng)建立和落實(shí)各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，發(fā)生問(wèn)題后嚴(yán)肅追究責(zé)任。

3.創(chuàng)新醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理手段。(1)加大硬件投入力度，加強(qiáng)有關(guān)設(shè)施建設(shè)。由于醫(yī)院會(huì)計(jì)工作專業(yè)性強(qiáng)、信息量大、查閱頻繁，以及網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，一些先進(jìn)的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求，建立新型財(cái)務(wù)系統(tǒng)刻不容緩，為此應(yīng)加大硬件投入力度，加強(qiáng)有關(guān)設(shè)施建設(shè)。要選用具有檔案管理輔助功能的會(huì)計(jì)電算化軟件，并加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)功能。(2)強(qiáng)化歸檔前會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化整理。會(huì)計(jì)檔案歸檔前，要在檔案專業(yè)人員統(tǒng)一指導(dǎo)下，按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。(3)加強(qiáng)監(jiān)督力度，交接手續(xù)到位。檔案整理質(zhì)量、移交清冊(cè)、雙方簽字、庫(kù)房定期檢查等各項(xiàng)工作要監(jiān)督到位。(4)強(qiáng)化檔案的銷毀管理。對(duì)超出保管年限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定和銷毀，應(yīng)由檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同進(jìn)行鑒定，嚴(yán)格審查后，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)和主管部門審批后方可銷毀。在銷毀時(shí)由財(cái)務(wù)部門和檔案部門共同監(jiān)銷，清點(diǎn)核對(duì)，在銷毀清冊(cè)上簽字、蓋章，并以書面形式報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。對(duì)抽出單獨(dú)另立卷的的檔案，要在保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)中列明。正處在項(xiàng)目建設(shè)期間，其保管期限滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。(5)提供多功能、全方位、高質(zhì)量的服務(wù)。(6)加強(qiáng)防范計(jì)算機(jī)病毒的手段，保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，防止病毒造成電算化信息的重大損失。(7)設(shè)置防塵、防磁、防潮、溫濕度適宜的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案存放場(chǎng)所。

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，很容易被忽視。為了保證會(huì)計(jì)檔案的整體性和連續(xù)性，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作者要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)、參與醫(yī)院文化建設(shè)、改變觀念、完善會(huì)計(jì)檔案管理辦法，通過(guò)探索、調(diào)查研究、總結(jié)，適時(shí)作出醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的新規(guī)定、新舉措。

參考文獻(xiàn):

張羽:淺談醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的完善[J].求實(shí).2005(S1)10-12

(作者單位:山西省晉中市第一人民醫(yī)院 山西晉中 030600)

(責(zé)編:鄭釗)