談實施會計電算化的內(nèi)部控制

摘 要:內(nèi)部控制關系到財產(chǎn)物資的安全完整，關系到會計系統(tǒng)對經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標，必須建立起一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)健康有序地發(fā)展。實施電算化后，提高電算化的科學管理、完善和強化內(nèi)部控制制度應當著眼于整體適應性和內(nèi)在增值性，這既是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

關鍵詞:會計電算化 變化 內(nèi)部控制 要求

中圖分類號:F234 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)10-153-02

會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子計算機代替人工，實現(xiàn)報帳、記賬、算賬、查賬以及部分須由人工完成的對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。會計電算化的普及減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯，會計數(shù)據(jù)的處理速度加快了，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，核算手段和財務管理決策更準確、更及時。建立了電算化系統(tǒng)后，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，也為內(nèi)部控制帶來了新問題，使內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢。財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范---基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術控制要求運用電子信息手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部控制的有效實施”?？梢姇嬰娝慊到y(tǒng)的特殊性，要求建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制。

一、與手工會計環(huán)境相比，會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制面對的變化

1.會計核算的組織形式發(fā)生了變化。使用計算機處理會計和財務數(shù)據(jù)后，會計部門的組織人員從原有財務、會計專業(yè)人員組成，轉變?yōu)橛韶攧铡媽I(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務，而且還需要利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務(如銷售預測、人力資源規(guī)劃等)。隨著遠程通訊技術的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上處理成為可能，業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制制度在控制范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛和復雜。

2.會計和財務的業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了變化。在手工會計環(huán)境下，經(jīng)濟業(yè)務均記錄于紙上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)會計工作的一個基本特征。在電算化系統(tǒng)中，會計和財務的業(yè)務處理方法和程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程作為基本會計資料的書面形式的減少了，有些甚至消失了。由于電子商務、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每一項交易發(fā)生時的各種憑證被取消了，必要的校對、審核一部分也由計算機自動完成了。以文件記錄的形式儲存磁盤或光盤上，是肉眼看不見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務紀錄的“原件”。另外，電磁介質容易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。

3.會計控制范圍發(fā)生了變化，計算機的使用提高了內(nèi)控的難度。在手工會計系統(tǒng)中，會計控制主要是針對交易處理，對于一項業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應權限人員的簽章。但在電算化信息系統(tǒng)中，業(yè)務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權力或運行特定程序進行業(yè)務處理，由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。隨著計算機適用范圍的擴大，同時增加了新的控制內(nèi)容。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制計算機的技術手段。

由此可見，電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制在控制范圍、控制程序以及綜合性方面比手工會計系統(tǒng)更復雜，控制的重點也轉變?yōu)樨攧章毮懿块T和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

從我國會計電算化的應用來看，大部分企業(yè)停留在一般應用水平上。人們對于人員職責分工，數(shù)據(jù)備份和保管使用和維護等方面的重要性往往認識不足。所以，強化內(nèi)部控制制度，提高電算的科學管理是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

二、實行會計電算化后對建立和健全內(nèi)部控制系統(tǒng)的新要求

1.提高有關人員對系統(tǒng)的認識和理解。電算化系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在系統(tǒng)運行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入后新的內(nèi)部控制制度、計算機運行后的新的憑證流轉程序以及計算機會計系統(tǒng)提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。

2.人員組織和管理的控制。實現(xiàn)了會計電算化以后，應對原有的組織機構進行調整，以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。通過部門的設置、人員的分工、崗位職責制定、權限的劃分等組織與管理控制形式進行控制，其基本目標是建立恰當?shù)慕M織機構和職責分工制度，以達到互相牽制、互相制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。會計電算化以后的工作崗位可包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位可包括系統(tǒng)管理、操作、進行系統(tǒng)維護等工作崗位。計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，內(nèi)部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別有幾個人或幾個部門承擔。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套職責劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時，還應建立起職務定期輪換制度。

3.會計電算化日?？刂婆c管理。用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的，企業(yè)應對計算機的的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。對于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好。會計電算化系統(tǒng)的日常控制操作主要表現(xiàn)為系統(tǒng)操作控制和日常系統(tǒng)維護管理，系統(tǒng)操作控制表現(xiàn)為操作權限控制和操作規(guī)程控制兩個方面。操作權限控制是指每個崗位的人員只能按照授予的權限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不能超越權限接觸系統(tǒng)。操作權限控制常采用設置口令來實行，操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標準操作規(guī)程進行。操作規(guī)程應明確職責、操作程序和注意事項。系統(tǒng)的日常維護就是為保障系統(tǒng)正常運行而進行的安裝、修正、更新，擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要是對其進行檢查并做好記錄。此外硬件對所處環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，防止無關人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關人員進行監(jiān)督。

4.經(jīng)濟活動業(yè)務過程中的控制。經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時的控制是對業(yè)務發(fā)生通過計算機相應的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合法性和合理性完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強，處理速度非常快，如果輸入的數(shù)據(jù)不準確，處理結果就會出現(xiàn)差錯，在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù)，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此企業(yè)應建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)經(jīng)過必要的授權，并經(jīng)有關的內(nèi)部控制部門進行檢查。在數(shù)據(jù)輸出控制過程中，有關的內(nèi)部控制部門應對數(shù)據(jù)的輸出是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出的數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的要求進行檢查核對。

綜上所述，企業(yè)在實行會計電算化后，必須建立健全整套內(nèi)部控制制度，才能使企業(yè)經(jīng)濟活動有序正常進行，才能使企業(yè)避免系統(tǒng)運行過程中存在的漏洞。使會計電算化系統(tǒng)更好地發(fā)揮它的功效，為企業(yè)當好助手，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

參考文獻:

1.崔菲.論網(wǎng)絡會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制.財務與會計導刊，2003(12)

2.李靜華.電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的研究.會計之友，2006(7)

(作者單位:太原市城市建設發(fā)展公司山西太原 030002)(責編:芝榮)