會計電算化課程實驗“期末業(yè)務處理——自動轉賬”問題分析

摘 要:文章通過實際案例，分析了會計電算化課程實驗中，期末業(yè)務處理中自動轉賬的常見問題，并對產生的原因及解決方法進行了分析。

關鍵詞:用友ERP-U8.5 期末業(yè)務處理 自動轉賬

中圖分類號:G642.0 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)10-123-02

會計電算化課程以培養(yǎng)學生會計信息化方面的實際動手能力為目的， 現(xiàn)大多高校都采用用友公司ERP-U8.5財務管理系統(tǒng)作為會計電算化課程教學軟件來進行講述，以企業(yè)會計實務的相關案例為實驗內容進行實驗。由于用友ERP-U8.5軟件設計的復雜性及學生對期末處理流程不熟悉，導致學生在實驗過程中出現(xiàn)錯誤。筆者通過近幾年的教學，總結了學生在學習過程中遇到的難點，提出了相應的解決思路。

一、期末業(yè)務處理的含義

期末業(yè)務處理是會計電算化工作中的一項重要內容。所謂期末業(yè)務，是指將本月所發(fā)生的全部經(jīng)濟業(yè)務登記入賬以后要做的一系列工作，主要包括成本及費用的計提、分攤、期末結轉業(yè)務，另外還包括試算平衡、對賬、結賬等工作。期末會計業(yè)務與日常業(yè)務相比較，數(shù)量不多，但業(yè)務種類復雜且時間緊迫。在手工會計工作中，每到會計期末，由會計人員手工編制記賬憑證來完成這項工作，處理起來較為繁瑣，而在計算機處理下，由于各會計期間的許多期末業(yè)務具有較強的規(guī)律性，用計算機處理這些有規(guī)律的業(yè)務，不但節(jié)省會計人員的工作量，提高工作效率，也可以加強財務核算的規(guī)范性。由于在會計電算化工作中，期末業(yè)務處理的正確與否關系到成本費用的計提分攤、期間損益的計算，進而關系到會計報表編制的正確與否，是會計電算化非常重要的環(huán)節(jié)。

二、期末自動轉賬流程

會計核算期末結賬前，有許多成本、費用需要進行結轉。轉賬分為外部轉賬和內部轉賬。外部轉賬是指將其他核算子系統(tǒng)(如工資、固定資產、應收應付等子系統(tǒng))生成的憑證轉入總賬系統(tǒng)中;內部轉賬是指在總賬系統(tǒng)內部把某個或幾個會計科目中的余額或本期發(fā)生額結轉到一個或多個會計科目中。本文討論內部轉賬。

一般期末轉賬有如下特點:

1.期末轉賬業(yè)務主要在各個會計的期末進行;

2.期末轉賬業(yè)務不同于日常核算，不必附有反映該業(yè)務的原始憑證，是由會計部門自己填制的憑證，且憑證的摘要、借貸方科目固定不變，金額的來源、計算方法也基本不變;

3.期末轉賬業(yè)務的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿，這就要求在處理期末轉賬業(yè)務前必須先將其他具體業(yè)務登記入賬;

4.有些期末轉賬業(yè)務必須依據(jù)另一些期末轉賬業(yè)務產生的數(shù)據(jù)，這就要求期末轉賬需要根據(jù)業(yè)務的特點分批按步驟來進行處理。

由于期末轉賬業(yè)務的以上特點，使其轉賬的內容和形式一般都相對固定，具有固定性、重復性的的特點，現(xiàn)有的財務軟件正是利用這一特點，將會計期末所要進行的固定的、程序化的工作進行整理，制作出一些通用的憑證框架，這些框架包含憑證摘要、會計科目、借貸方向、金額計算公式，預先存入系統(tǒng)中，告訴系統(tǒng)進行轉賬的數(shù)據(jù)是從哪里來的，如何進行分配，放到哪里去。每到月末要進行結轉時，只須調出這些預先定義好的憑證框架，系統(tǒng)就會自動生成相應的轉賬憑證，完成相應的結轉工作，使得會計人員的重復性工作大為減少，極大地提高總賬系統(tǒng)的使用效率。在會計電算化中把憑證的摘要、會計科目、借貸方向及金額的計算公式稱為自動轉賬分錄。用友ERP-U8期末自動轉賬工作一般分為兩個步驟。

1.設置自動轉賬分錄，即自動轉賬憑證取數(shù)公式的定義。包括自定義轉賬、對應結轉、期間損益結轉等。自動轉賬分錄的定義完成后可長期使用，只有在所定義的轉賬內容發(fā)生變化時，才需要重新修改。

2.執(zhí)行自動轉賬，即生成自動轉賬憑證。

三、實驗中常見錯誤及原因分析

學生在進行實驗時，由于對期末轉賬業(yè)務特點不熟悉，出現(xiàn)的問題較為典型?，F(xiàn)以用友ERP-U8.5為例，針對以下業(yè)務進行處理:

1.按短期借款期末余額的0.2%計提短期借款利息;

2.將“應交稅費——應交增值稅——銷項稅額”貸方轉入“應交稅費——應交增值稅——未交增值稅”;

3.將本月“期間損益”轉入“本年利潤”。

以上業(yè)務的會計處理與自動轉賬分錄的取數(shù)公式分別為:

第一題分錄:

借:財務費用——利息

貸:預提費用

第一題取數(shù)公式:

5503 借 QM(2101，月)*0.2%

2191 貸 JG()

第二題分錄:

借:應交稅費——應交增值稅——銷項稅額

貸:應交稅費——應交增值稅——未交增值稅

第二題取數(shù)公式:利用對應結轉進行設置，結轉系數(shù)為1

轉出科目:21710105

轉入科目:21710103

第三題分錄:

借:本年利潤

貸:費用類損益科目

借:收入類損益科目

貸:本年利潤

第三題取數(shù)公式:利用期間損益結轉進行設置

轉出科目:所有損益科目編碼

轉入科目:3131

以上的5503，2101，2191，2171010，21710103，3131分別是會計科目:財務費用、短期借款、預提費用、應交稅費——應交增值稅——銷項稅額、應交稅費——應交增值稅——未交增值稅、本年利潤的科目編碼;QM、JG是用友賬務取數(shù)函數(shù)。

學生在設置好以上自動轉賬分錄，執(zhí)行自動轉賬生成自動轉賬憑證后，常見錯誤主要有兩種。第一種:生成的轉賬憑證有多張相同;第二種:生成的第一、第二張憑證正確，第三張憑證沒有計提利息財務費用這條分錄。

分析以上問題產生的原因，第一種問題是由于進行了多次結轉，生成了多張自動結轉憑證。在賬務處理過程中，由系統(tǒng)根據(jù)預先設置好的自動轉賬憑證生成記賬憑證，并完成相應的結轉工作，但這種機制憑證每月只進行一次結轉，多次結轉就會產生多張相同憑證，造成賬簿記錄錯誤。第二種問題是期末結轉時，沒有根據(jù)業(yè)務特點分批按步驟來進行結轉。由于期末自動轉賬憑證的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿記錄，這就要求在處理期末轉賬業(yè)務前，必須要將其他具體業(yè)務登記入賬，而有些期末轉賬憑證的數(shù)據(jù)必須依據(jù)另一些期末轉賬業(yè)務產生的數(shù)據(jù)，也就是說，對于一組相關轉賬憑證，它們之間同本月其他經(jīng)濟業(yè)務有一定聯(lián)系，必須在全部相關業(yè)務入賬后使用，并且要按照合理的先后次序逐一生成憑證，在某些轉賬憑證已經(jīng)記賬的前提下，另一些轉賬憑證才能生成，否則就會發(fā)生取數(shù)錯誤。即如果涉及到多項轉賬業(yè)務，轉賬生成的先后次序非常重要。具體到以上業(yè)務，在轉賬生成時不應同時生成三張結轉憑證，這樣會由于“財務費用——利息”的數(shù)據(jù)沒有登記入賬，導致生成期間損益憑證時“財務費用——利息”取不了數(shù)。正確的方法是，首先生成第一、第二張自動結轉憑證，并審核記賬，確保一、二張憑證數(shù)據(jù)登記入賬后，再生成第三張期間損益結轉憑證，這樣生成的憑證數(shù)據(jù)才不會出錯。

從以上兩種典型錯誤可總結出:自動轉賬分錄可分為兩類，第一類為獨立自動轉賬分錄，其憑證金額與本月發(fā)生的任何經(jīng)濟業(yè)務無關，期末只能進行一次轉賬生成;第二類為相關自動轉賬分錄，其憑證金額與本月發(fā)生的業(yè)務相關，必須在全部相關業(yè)務入賬后，并且要按照合理的先后次序逐一生成憑證。具體到以上業(yè)務，第一題與第二題屬于獨立自動轉賬分錄，每月只需結轉一次。第三題屬于相關自動轉賬分錄，要在全部相關業(yè)務登記入賬后，才能進行轉賬生成。

四、結束語

期末業(yè)務處理的自動轉賬，可以提高會計系統(tǒng)的工作效率，但不注意期間的數(shù)據(jù)關系和轉賬生成的時間順序，會造成生成的憑證數(shù)據(jù)錯誤，影響后續(xù)工作的正確性，在學生進行學習及實驗時，要使其了解透徹，掌握其要點。

參考文獻:

1.孫萬軍，陳偉清主編.財務軟件應用技術.清華大學出版社

2.王新玲，房琳琳主編.用友ERP財務管理系統(tǒng)實驗教程，清華大學出版社

(作者單位:成都大學管理學院 四川成都 610106)

(責編:賈偉)