城建檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定工作探討

摘要:城建檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定工作是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，對降低系統(tǒng)開發(fā)成本，提高數(shù)字化工作效益，凸現(xiàn)城建檔案利益價值有著重要的作用。本文從鑒定工作的背景和與鑒定工作緊密相關(guān)的因素等方面展開了探討，對館藏檔案數(shù)字化鑒定工作有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞:城建檔案館;館藏;數(shù)字化;鑒定

中圖分類號:G272.3

文獻標識碼:B

文章編號:1008-0422(2009)11-0091-02

1引言

城建檔案是城市記憶的凝結(jié)，是城市夢想的元素。城建檔案信息資源建設(shè)是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及數(shù)字城市建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，也是國家檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著全社會信息化進程的廣泛推進，采用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段整合檔案信息資源，構(gòu)造檔案信息化體系，已是信息社會發(fā)展的必然要求。作為社會信息化重要組成部分的數(shù)字城市建設(shè)，其基礎(chǔ)就是城市建設(shè)信息的數(shù)字化和數(shù)字信息資源的共享共用。在此背景下，城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為當今城建檔案管理信息和數(shù)字城市建設(shè)工作的核心。近年來，一部分城建檔案館開始對部分館藏檔案進行數(shù)字化處理，面對數(shù)字龐大、類目繁雜的館藏檔案，檔案館面臨著將是進行部分檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化還是全部館藏數(shù)字轉(zhuǎn)化?首先選擇什么檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)化?紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化前如何開展鑒定工作等等諸多問題。轉(zhuǎn)化規(guī)模與投資經(jīng)費、使用設(shè)備成正比，數(shù)字化鑒定工作該如何進行至今尚無確切的理論依據(jù)，因而擺在我們面前的是一個值得研究探討的問題，本人想結(jié)合工作實際粗淺地分析探討一下影響?zhàn)^藏檔案數(shù)字化鑒定的幾方面因素，以期對館藏檔案數(shù)字化鑒定工作提供有益參考。

2城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的理論導(dǎo)向及背景

2000年12月在全國檔案工作會議上通過的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把接收電子檔案進館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程列入檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容和奮斗目標。城建檔案館作為國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保存國家在城市建設(shè)當中形成的各種重要的歷史技術(shù)資料的專業(yè)部門，其內(nèi)容涵蓋了城市建設(shè)的方方面面，實用性非常強。至今，全國660多個設(shè)市城市中，已建立了近500個城建檔案館，區(qū)(縣)城建檔案室達1000多個，館藏量在4000萬卷以上。據(jù)不完全統(tǒng)計，1998年至2004年，全國各城建檔案館(室)共接待查閱利用150萬人/次，提供城建檔案269萬卷(件)，產(chǎn)生可測算的經(jīng)濟效益約7億元。在當今城市建設(shè)迅猛發(fā)展的態(tài)勢下，為提高城市建設(shè)工作的技術(shù)含量，提高建設(shè)工程質(zhì)量，提高城市建設(shè)管理的品位，建設(shè)數(shù)字化城建檔案館具有非常重要的歷史意義與社會現(xiàn)實意義。將館藏檔案數(shù)字化，其目的是為了改進檔案資料利用手段，提高檔案資料利用效率，加強對檔案資源的保管保護，減少紙質(zhì)利用成本，使通過計算機終端查閱、打印和下載檔案資料成為現(xiàn)實，為查閱利用者提供遠程服務(wù)，使檔案信息廣泛深入地為社會利用，快速準確地查閱所需資料，更充分地發(fā)掘城建檔案信息資源的內(nèi)在價值，直接為城市建設(shè)和城市公共管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，達到資源共享的目標。

3城建檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定的主要因素

3.1 優(yōu)化館藏在數(shù)字化鑒定工作中的重要性

由于歷史原因，20世紀80年代以前，包括80年代后各城建檔案館創(chuàng)建的初始階段，我國各城建檔案館均以“豐富館藏”為原則進行檔案館的建設(shè)。那時館藏總量少，各地檔案館新建庫房都有一定的空余度，為了豐富館藏，不限制移交單位和控制進館資料的范圍，造成了進館檔案有價值的文件和毫無利用價值的文件“魚龍混雜”在一起，案卷龐雜臃腫，毫不精練。本人在實際工作中所能觸及到的現(xiàn)狀就不勝枚舉:主體內(nèi)容細節(jié)上不存在任何差異的文件，其正稿、草稿組卷時在一起;重復(fù)的文件圖紙一同組卷;庫房保存著上世紀五、六十年代的臨時建筑、雜項建筑和一些建筑的初步設(shè)計等至今已不存在建筑的檔案和毫無利用價值的一些檔案資料等等。另一方面，因為各地經(jīng)濟發(fā)展水平，城市建設(shè)規(guī)模和行政管理歸口劃分有很大的不同，80年代以后，特別是進入21世紀以后，隨著新一輪城市建設(shè)高潮波及全國，城建檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容和發(fā)展水平出現(xiàn)了很大差異。依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》(國家檔案局1997發(fā)布)和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(國家建設(shè)部2001年修正)等法規(guī)，從歸屬和流向上講，房地產(chǎn)檔案、國土檔案無疑屬城建檔案，但除了極少數(shù)城市城建檔案館能收集本市房地產(chǎn)、國土檔案外，絕大部分城市都是房地產(chǎn)檔案館(室)、國土檔案館(室)和城建檔案館并存，許多城建檔案館因不在規(guī)劃口，連規(guī)劃報建檔案都難以收集，更不用說環(huán)境保護、勘察測量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。隨著國家體制改革，建設(shè)職能在城市一級驟然分化，日益復(fù)雜化、詳細化、條塊化，使得歸口于建設(shè)、規(guī)劃或市政職能部門管理的城建檔案館在檔案收集上出現(xiàn)很大差異，面臨很多困難，有的城建檔案館漸漸成為工程竣工資料檔案館，有的城建檔案館漸漸蛻化為規(guī)劃局內(nèi)部資料室，館藏單一，城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。應(yīng)該對現(xiàn)有館藏現(xiàn)狀進行鑒定研究，對趨同性太強、利用價值不高的檔案進行分門別類的清理。如果在檔案數(shù)字化前不進行優(yōu)化鑒定，檔案數(shù)字化的工作量以及數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)庫容量將會數(shù)倍增加，電子轉(zhuǎn)化費用及實際轉(zhuǎn)化工作量將會相應(yīng)提高很多，數(shù)字化后的城建檔案利用價值也會大打折扣。所以，為了減少數(shù)字化電子設(shè)備投入的成本，降低不必要的工作負荷，同時能更多地保存有價值的文件資料，優(yōu)化館藏檔案是非常重要的。

3.2 數(shù)字化鑒定工作人員的心態(tài)和責任

檔案在數(shù)字化之前的鑒定工作有別于傳統(tǒng)檔案的價值鑒定工作。檔案數(shù)字化鑒定是一個對館藏的原始檔案進行去粗取精、化繁為簡、充實精練的工作過程，這項鑒定工作涉及到檔案的存毀和工作人員的責任及心態(tài)問題。長期以來，檔案部門都難下決心，在具體的鑒定工作中不敢動手鑒定檔案，甚至銷毀檔案。經(jīng)過鑒定確為無價值的檔案或過期檔案，均采取封存保管的方式，而不敢按鑒定程序處理后執(zhí)行銷毀，這是因為檔案的內(nèi)在價值鑒定是具有主觀性、時代性和不確定性的。如果主觀上單純?yōu)闇p少數(shù)字化投入成本，剔除的文件是某一時期內(nèi)發(fā)生的重要歷史記錄，那么，這是需要做出慎重決定的工作，檔案鑒定人員責任重大，一旦處理不當，造成失誤將是無可挽回的。但檔案數(shù)字化鑒定工作，并不涉及檔案的銷毀處理，只是要對檔案數(shù)字化與否進行輕重緩急的甄別，對未列入數(shù)字化名單的檔案一律按原模式歸庫管理，原來的查閱利用模式不變。如果日后還是需要數(shù)字化，再從庫房調(diào)出來也可以。當然，盡管數(shù)字化鑒定不需要因為承擔檔案資料銷毀責任從而導(dǎo)致工作人員過于謹慎從事，但工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平仍是影響鑒定工作成果的重要因素。我們應(yīng)加強學(xué)習和工作交流，統(tǒng)一工作人員的認識，統(tǒng)一工作標準和要求，還要做出經(jīng)常性的總結(jié)和講評工作。

3.3 組織計劃科學(xué)周全是數(shù)字化鑒定的關(guān)鍵

檔案數(shù)字化鑒定的組織工作包括數(shù)字化鑒定細則的制定、業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)、鑒定流程的建立、鑒定質(zhì)量的審核等，是一項工作責任心要求強，業(yè)務(wù)技術(shù)要求高，在業(yè)內(nèi)長期缺乏實踐經(jīng)驗積累和理論創(chuàng)新的指導(dǎo)的新課題。科學(xué)周密地組織計劃是數(shù)字化鑒定達到預(yù)期效果的關(guān)鍵。首先進行館藏檔案的調(diào)查，確定出進行數(shù)字轉(zhuǎn)化的檔案，符合利用率高有價值的、適合向公眾開放查閱的、能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益等條件的檔案應(yīng)列入數(shù)字化的首選類型。同時還應(yīng)考慮到反映社會歷史發(fā)展變化進程或某一階段變化的具有參考價值的聲像檔案資料，其利用率也是很高的。我們應(yīng)該建立檔案數(shù)字化鑒定工作制度，提出數(shù)字化的標準、工作紀律和責任追究機制。盡量減少主客上的隨意性，使數(shù)字化鑒定工作有章可循、有規(guī)可依。為了加強鑒定工作管理，建議采取“三審制”，即初審、復(fù)審和決議。初審和復(fù)審由不同的工作人員進行，實行交叉作業(yè)，對初審和復(fù)審意見不一致的部分檔案資料，由城建檔案館建立專門決議機制，采取會議討論、投票決定，并對最后未列入數(shù)字化名單的檔案資料進行登記說明，以備日后檢索，提高今后數(shù)字化工作效率。另外，在數(shù)字化鑒定過程中，也可以實行工作進度控制過程管理，設(shè)定回頭自查自檢程序，反復(fù)核驗，杜絕各種錯漏，以精細化管理手段，提高城建檔案數(shù)字化鑒定工作的科學(xué)性。

3.4 明確檔案價值鑒定標準，提高鑒定工作可操作性

城建檔案數(shù)字化鑒定工作即是一項長期性的工作，也是一項大任務(wù)量工作，必定會牽涉大量的人力、物力和財力，明確城建檔案價值鑒定標準，提高鑒定工作可操作性尤其重要。檔案部門收藏的檔案文件的內(nèi)容質(zhì)量不完全取決于管理水平，與其資料的來源有直接關(guān)系，如果文件形成部門粗心造成資料不齊全，即使檔案部門在管理中投入大量的工作，也是徒勞的。目前，我國檔案資源歸檔鑒定標準規(guī)范還是偏重于文書檔案，而針對于科技檔案、特別是城建檔案還是相當薄弱，僅有的是歸屬流向、保管期限和保管密級的管理規(guī)定，規(guī)定中的期限、密級檔次劃分較粗，條款過于簡略，城建檔案部門在實際工作中不易掌握，容易產(chǎn)生主觀臆斷而操作失當。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃中加強法制建設(shè)中一條就是調(diào)研論證鑒定銷毀檔案的程序與辦法。筆者認為，應(yīng)該從全國高度加強城建檔案鑒定銷毀程序與辦法研究制定工作，包括數(shù)字化鑒定工作的標準規(guī)范的研究制定工作，加大對檔案法規(guī)、標準貫徹實施的監(jiān)督指導(dǎo)。目前，關(guān)于城建檔案接收和歸檔管理的法律法規(guī)比較健全了，包括《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等，但城建檔案鑒定的法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范還是空白。特別是隨著數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的深化，很多城建檔案館已經(jīng)開始探索直接接收建設(shè)工程電子文件并直接并入數(shù)據(jù)庫了，這一操作模式省略了數(shù)字化掃描環(huán)節(jié)，更要求我們出臺建設(shè)工程電子文件鑒定管理的規(guī)范。相信隨著時代的發(fā)展，社會需要的推動，檔案鑒定的理論依據(jù)會相繼出臺，城建檔案工作在新時期內(nèi)開展數(shù)字化鑒定會更加科學(xué)、更加規(guī)范。

4結(jié)論

城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案館現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的必由之路，是數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)。而館藏檔案數(shù)字化鑒定工作是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，對降低系統(tǒng)開發(fā)成本，提高數(shù)字化工作效益，凸現(xiàn)城建檔案利益價值有著重要的作用。我們必須從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高對鑒定工作的認識，加強鑒定工作管理，建立健全鑒定工作規(guī)范標準體系等方面做好工作，才能有效提高館藏檔案數(shù)字化鑒定工作水平，從而更好地為城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)服務(wù)。

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