地方院校圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)管理的探討

摘要:贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)是圖書(shū)館免費(fèi)充實(shí)館藏的重要途徑之一，這無(wú)疑為經(jīng)費(fèi)短缺的地方院校圖書(shū)館館藏發(fā)展提供了新的契機(jī)，借鑒國(guó)內(nèi)外行之有效的贈(zèng)書(shū)制度，地方院校圖書(shū)館應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，制定恰當(dāng)?shù)馁?zèng)書(shū)制度，采取積極主動(dòng)、靈活多變的措施推動(dòng)這項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，以突破自身發(fā)展的“瓶頸”。

關(guān)鍵詞:贈(zèng)書(shū);贈(zèng)書(shū)制度;地方院校圖書(shū)館

中圖分類號(hào):G25 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)22—0215—02

一、贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)管理對(duì)于地方院校圖書(shū)館的重要性

1.最大限度地增加館藏量。圖書(shū)文獻(xiàn)館藏的多寡是圖書(shū)館評(píng)估的一項(xiàng)重要指標(biāo)。根據(jù)教育部的對(duì)普通高等學(xué)校圖書(shū)館評(píng)估的相關(guān)要求，普通高校圖書(shū)館辦學(xué)條件合格的一級(jí)指標(biāo)是:圖書(shū)館藏書(shū)總量必須達(dá)到生均圖書(shū)80～100冊(cè)，年購(gòu)置圖書(shū)量必須達(dá)到生均3～4冊(cè)。按照此標(biāo)準(zhǔn)衡量，眾多地方高校圖書(shū)館的藏書(shū)量都會(huì)因?yàn)闅v年“欠賬”而形成了一個(gè)巨大的缺口，并成為其可持續(xù)發(fā)展的“瓶頸”。在出版物價(jià)格逐年上漲，圖書(shū)館購(gòu)買能力日益降低的情況下，經(jīng)費(fèi)限制使得贈(zèng)書(shū)在采訪工作中更加重要。地方院校圖書(shū)館應(yīng)多考慮采取此種免費(fèi)途徑，以廣募圖書(shū)。

2.有利于圖書(shū)館館藏內(nèi)涵的建設(shè)。館藏內(nèi)涵建設(shè)是館藏廣度建設(shè)和館藏深度建設(shè)的統(tǒng)一。館藏的廣度建設(shè)主要指館藏的范圍和品種。從贈(zèng)書(shū)的主體看，主要有在校師生、校友、社會(huì)人士、企事業(yè)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)等等;從贈(zèng)書(shū)的出版情況看，除正式的出版物外，也有并不對(duì)外公開(kāi)發(fā)售的內(nèi)部資料、會(huì)議論文、宣傳手冊(cè)和廣告等等;對(duì)于已絕版資料，更是只有通過(guò)索贈(zèng)渠道獲得。且不論贈(zèng)書(shū)質(zhì)量如何，這些無(wú)疑都將會(huì)增加圖書(shū)館館藏的品種，有助于館藏廣度建設(shè)。館藏的深度建設(shè)主要指學(xué)科文獻(xiàn)的縱向積累。地方院校圖書(shū)館即使擁有充足的經(jīng)費(fèi)，有些學(xué)科的絕版舊書(shū)也難求。如果贈(zèng)書(shū)工作開(kāi)展有力，可能得到有價(jià)值的私人收藏的捐贈(zèng)。比如，有些學(xué)者就擁有非常豐富的私人藏書(shū)，尤其是文史哲方面的資料。由于年代久遠(yuǎn)，往往不容易收集。動(dòng)員這些學(xué)者在退休之際，把私人藏書(shū)捐贈(zèng)圖書(shū)館，那必將為本校學(xué)科建設(shè)做出不可磨滅的貢獻(xiàn)。

3.有利于圖書(shū)館館藏特色的建設(shè)。地方高校圖書(shū)館要想自己的館藏有特色，得在提供基礎(chǔ)服務(wù)的同時(shí)，找準(zhǔn)自己的館藏發(fā)展方向。地方院校作為為本地區(qū)服務(wù)的科研機(jī)構(gòu)和人力資源培養(yǎng)陣地，應(yīng)該立足于地域特色。有關(guān)本地區(qū)的歷史文獻(xiàn)資料，是反映某一地區(qū)的政治沿革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化教育交流、地理現(xiàn)狀和風(fēng)俗民情的各種類型的文獻(xiàn)資料，也就是指一切記錄和反映某一地區(qū)的歷史和現(xiàn)狀的圖書(shū)文獻(xiàn)資料，它是地方圖書(shū)館藏書(shū)建設(shè)和服務(wù)工作中最富有特色和生命力的部分之一。

二、地方院校圖書(shū)館開(kāi)展贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)的制度設(shè)計(jì)

1.贈(zèng)書(shū)制度設(shè)計(jì)的基本原則:(1)必須保留對(duì)贈(zèng)書(shū)的處理權(quán)，即圖書(shū)館有權(quán)對(duì)贈(zèng)書(shū)進(jìn)行適當(dāng)處理，主要包括:圖書(shū)館沒(méi)有義務(wù)保留不符圖書(shū)館選書(shū)標(biāo)準(zhǔn)的任何贈(zèng)書(shū)資料;圖書(shū)館有權(quán)丟棄任何外觀上不良的贈(zèng)書(shū)資料;圖書(shū)館有權(quán)將復(fù)本資料提供其他機(jī)構(gòu)或拍賣、轉(zhuǎn)贈(zèng);未被標(biāo)準(zhǔn)參考書(shū)索引或只有極少數(shù)讀者利用的贈(zèng)書(shū)期刊，圖書(shū)館沒(méi)有義務(wù)保留過(guò)期卷期;圖書(shū)館有權(quán)決定那些贈(zèng)書(shū)系屬參考資料或可提供外借。保留對(duì)贈(zèng)書(shū)的處理權(quán)可以防止在對(duì)贈(zèng)書(shū)剔舊時(shí)與捐贈(zèng)人發(fā)生不必要的糾紛。(2)必須按圖書(shū)館繁榮館藏需要選書(shū)。圖書(shū)館歡迎社會(huì)各界人士贈(zèng)書(shū)，但不能照單全收，這在贈(zèng)書(shū)制度的總則上應(yīng)該明確規(guī)定接受贈(zèng)書(shū)的要求、種類和范圍等，委婉拒絕不適于館藏建設(shè)的贈(zèng)書(shū)。

2.贈(zèng)書(shū)制度設(shè)計(jì)的基本項(xiàng)目。一個(gè)合理的贈(zèng)書(shū)制度包含的項(xiàng)目可以讓捐贈(zèng)者對(duì)圖書(shū)館的贈(zèng)書(shū)方式、處理方式和獎(jiǎng)勵(lì)措施等有所了解，從而有助贈(zèng)書(shū)工作的推動(dòng)。良好的贈(zèng)書(shū)制度應(yīng)包括項(xiàng)目如下:(1)圖書(shū)館將接受贈(zèng)書(shū)的一般敘述。就贈(zèng)書(shū)的類型來(lái)看，主要可分成請(qǐng)求贈(zèng)書(shū)、主動(dòng)贈(zèng)書(shū)及捐款等三類。請(qǐng)求贈(zèng)書(shū)就是圖書(shū)館基于節(jié)省經(jīng)費(fèi)或是無(wú)法購(gòu)得的書(shū)和某些特殊主題的書(shū)籍，向出版者或出版機(jī)關(guān)或收藏者“索贈(zèng)”;主動(dòng)贈(zèng)書(shū)是由社會(huì)公眾主動(dòng)贈(zèng)送;捐款是由個(gè)人或團(tuán)體捐款給圖書(shū)館作為購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)。(2)敘述哪些項(xiàng)目是圖書(shū)館不接受的。主要有:不符合館藏發(fā)展政策的各類圖書(shū)資料;已失時(shí)效性者不收，如理工類圖書(shū)及電腦主題圖書(shū);盜版或有違反著作權(quán)法規(guī)定者;館方已有復(fù)本者;破損不堪或殘缺不全者;有注記、眉批、劃線者;零星的單期期刊、報(bào)紙;各式宣傳廣告小冊(cè)子。(3)對(duì)于贈(zèng)書(shū)圖書(shū)收藏入館后的處理方式。(4)敘述不接受贈(zèng)書(shū)圖書(shū)處理的方式。(4)贈(zèng)書(shū)是否納入館藏及其采用的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。(5)建立獎(jiǎng)勵(lì)辦法。應(yīng)該明確:贈(zèng)書(shū)雖然能為圖書(shū)館增加許多有價(jià)值的資料，而且與采購(gòu)圖書(shū)相較，贈(zèng)書(shū)的取得成本也較為低廉，但是沒(méi)有一本贈(zèng)書(shū)是完全免費(fèi)的。這樣，不僅能起到鼓勵(lì)贈(zèng)書(shū)的效果，更有利于贈(zèng)書(shū)品質(zhì)的提升。

3.在贈(zèng)書(shū)制度醞釀的過(guò)程中，既要考慮圖書(shū)館的館舍、財(cái)力、人力等實(shí)際館情，也要充分考慮贈(zèng)書(shū)對(duì)圖書(shū)館的重要意義及帶來(lái)的系列問(wèn)題，不能一味地索贈(zèng)而最終影響圖書(shū)館的館藏建設(shè)。

三、地方院校圖書(shū)館開(kāi)展贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)的具體措施

1.建立管理贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)的專門(mén)小組或部門(mén)。贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)不單是對(duì)接受贈(zèng)予來(lái)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行有效管理，而且更包含對(duì)社會(huì)各界展開(kāi)有效的公共關(guān)系，因此建立專門(mén)贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)管理部門(mén)非常必要。贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)管理部門(mén)日常工作包括:專門(mén)的贈(zèng)書(shū)咨詢、聯(lián)系捐贈(zèng)人、開(kāi)展業(yè)務(wù)宣傳、接受捐贈(zèng)等。盡管圖書(shū)館是公益事業(yè)，接受贈(zèng)書(shū)是無(wú)可厚非，但對(duì)于推動(dòng)贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)部門(mén)而言，必須把自己放到服務(wù)部門(mén)的地位，對(duì)于贈(zèng)書(shū)無(wú)論多寡，盡當(dāng)竭盡全力幫助捐贈(zèng)者完成贈(zèng)書(shū)。受贈(zèng)之后，努力做好贈(zèng)書(shū)的善后的工作，比如，在受贈(zèng)資料上注明贈(zèng)送者姓名、編目專門(mén)的贈(zèng)書(shū)目錄、定期發(fā)函致謝與贈(zèng)書(shū)者保持經(jīng)常性聯(lián)系等，以實(shí)際行動(dòng)詮釋“飲水思源”以吸引更多的捐贈(zèng)者。

2.加大捐贈(zèng)圖書(shū)的宣傳力度，吸引更多人士前來(lái)捐贈(zèng)圖書(shū)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)展的今天，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下新的贈(zèng)書(shū)模式，尤其是利用圖書(shū)館網(wǎng)頁(yè)功能，不僅可使贈(zèng)書(shū)信息渠道暢通，而且可將贈(zèng)書(shū)具體方式、質(zhì)量要求、獎(jiǎng)勵(lì)形式、贈(zèng)者名錄或更多公布于眾，既方便快捷，又準(zhǔn)確透明，便于贈(zèng)書(shū)者理解和直觀了解有關(guān)內(nèi)容，促使贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)更加規(guī)范化、制度化。在受贈(zèng)后，加強(qiáng)對(duì)捐贈(zèng)人的報(bào)道力度，通過(guò)校報(bào)、館刊登載有關(guān)情況，也可以在當(dāng)?shù)孛襟w上大力宣傳，擴(kuò)大捐贈(zèng)圖書(shū)的影響，拓展捐贈(zèng)圖書(shū)的來(lái)源，吸引更多的用戶來(lái)查閱贈(zèng)書(shū)，提供贈(zèng)書(shū)的使用率。具體做法如下:(1)視捐款或捐款的價(jià)值大小，予以公開(kāi)表?yè)P(yáng)或舉辦特展。(2)捐款圖書(shū)資料納入館藏，且達(dá)一定數(shù)量者，可依冊(cè)數(shù)的多寡，分別予以不同的致謝方式，如，公告捐款名錄、感謝信、借書(shū)證、榮譽(yù)校友等方式。(3)針對(duì)特殊捐款者，允許專室典藏或開(kāi)辟專屬網(wǎng)頁(yè)。

3.重視本校師生、校友贈(zèng)書(shū)工作的開(kāi)展。贈(zèng)書(shū)人贈(zèng)書(shū)畢竟帶有捐贈(zèng)性和自愿性，并非義務(wù)使然，因而情感因素在贈(zèng)書(shū)工作中起到非常重要的作用。本校師生、校友與本校圖書(shū)館有天然的情感聯(lián)系，應(yīng)該是圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)業(yè)務(wù)關(guān)注的主體和重點(diǎn)。有不少師生不愿把所收藏圖書(shū)(包括自己的專著)捐贈(zèng)給圖書(shū)館，究其原因是圖書(shū)館對(duì)其著作重視和宣傳不夠。(1)對(duì)于在校學(xué)生，應(yīng)該建立捐贈(zèng)圖書(shū)的長(zhǎng)效機(jī)制，保證此工作的便利性和制度性。充分發(fā)動(dòng)圖書(shū)館的義務(wù)館員，與各學(xué)院取得聯(lián)系，在全校范圍內(nèi)體內(nèi)通過(guò)廣播站、網(wǎng)站及在各學(xué)院公告欄內(nèi)張貼宣傳材料進(jìn)行組織動(dòng)員，掀起大學(xué)生捐贈(zèng)圖書(shū)活動(dòng)的熱潮。由于捐贈(zèng)圖書(shū)的復(fù)本量大，采取利用大學(xué)生參與的方式在各學(xué)院設(shè)立捐贈(zèng)點(diǎn)進(jìn)行收集、登記、粗選，將破損的同時(shí)剔除，按學(xué)科門(mén)類把各種復(fù)本量集中在一起整理后再統(tǒng)一運(yùn)到圖書(shū)館，由專門(mén)的管理人員做進(jìn)一步的細(xì)選、復(fù)查確認(rèn)后，采編部人員則開(kāi)始按新書(shū)驗(yàn)收登賬、分類、編目、典藏，再由大學(xué)生完成貼磁條、書(shū)標(biāo)、蓋館藏章等加工工作。之后在圖書(shū)網(wǎng)頁(yè)上專門(mén)設(shè)置“捐贈(zèng)圖書(shū)”欄目，公示捐贈(zèng)圖書(shū)的大學(xué)生名錄，營(yíng)造關(guān)心學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的氛圍，增強(qiáng)他們的責(zé)任感和使命感。(2)對(duì)于在校教師，為了激起更多教職工向?qū)W校捐贈(zèng)的熱情，圖書(shū)館應(yīng)成立本校教職工科研文庫(kù)，專門(mén)陳列這些花費(fèi)了大量心血的著作。同時(shí)，在圖書(shū)館網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行宣傳、著手編輯、出版本校教職工的專著目錄。努力把文庫(kù)打造為一個(gè)展示本校科研成果的窗口。(3)加強(qiáng)與校友緊密聯(lián)系，號(hào)召他們捐錢(qián)贈(zèng)書(shū)。有些校友可能已是某一學(xué)科的帶頭人，若能爭(zhēng)取到他們的贈(zèng)書(shū)，無(wú)疑對(duì)館藏質(zhì)量和學(xué)科建設(shè)大有裨益。

4.按照互惠原則進(jìn)行特殊服務(wù)，以招引更多贈(zèng)書(shū)。由于贈(zèng)書(shū)與交換作業(yè)彼此關(guān)系密切，互有所長(zhǎng)、互有所補(bǔ)，均為建立完整館藏而相輔相成。有些圖書(shū)館在贈(zèng)書(shū)辦法上，也提及交換原則，提出以該校出版物或或他人贈(zèng)送而來(lái)的復(fù)本圖書(shū)進(jìn)行等值或等量的交換方式，以獲得所需的出版物，此法不失為低成本的征集模式。

5.進(jìn)行贈(zèng)書(shū)館藏使用評(píng)估，作為贈(zèng)書(shū)制度的參考。贈(zèng)書(shū)制度作為文獻(xiàn)典藏制度的重要組成部分，不僅要求贈(zèng)書(shū)具有思想性、科學(xué)性和適用性，而且對(duì)贈(zèng)書(shū)的復(fù)本量、物理狀況、時(shí)效性等也應(yīng)與新購(gòu)置圖書(shū)遵循同樣的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。贈(zèng)送得來(lái)的圖書(shū)文獻(xiàn)，如果圖書(shū)館照單全收，不僅消耗人力時(shí)間，對(duì)館藏的質(zhì)量發(fā)展也未必有所益處，所以對(duì)受贈(zèng)圖書(shū)進(jìn)行使用評(píng)估非常必要?，F(xiàn)在的圖書(shū)館基本上采用自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)圖書(shū)管理系統(tǒng)的輔助，文獻(xiàn)流通量統(tǒng)計(jì)的分析數(shù)據(jù)的獲得變得更加的方便。文獻(xiàn)流通量的統(tǒng)計(jì)分析，可以用來(lái)評(píng)估贈(zèng)書(shū)館藏，使圖書(shū)館得以從贈(zèng)書(shū)的使用狀況判斷館藏的質(zhì)量，并以此為依據(jù)來(lái)修訂贈(zèng)書(shū)的選擇和募集原則。具體項(xiàng)目主要有:(1)從贈(zèng)書(shū)的使用形態(tài)，辨認(rèn)館藏的強(qiáng)弱，作為修正贈(zèng)書(shū)原則選擇的依據(jù);(2)找出旱用的贈(zèng)書(shū)館藏主題，進(jìn)行移架或注銷;(3)找出滿足率占流通量某百分比的核心館藏;(3)分析比較某主題的流通量在捐贈(zèng)館藏總流通量所占比例，以確定該主題資料的讀者使用形態(tài);(3)了解館藏使用的特點(diǎn)。

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