如何組織高效會(huì)議

中西方的會(huì)議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會(huì)議上做出決定，而在中國(guó)，很多事情通常幾個(gè)老板碰一下頭就可以下決定了。我在微載的時(shí)候經(jīng)常到美國(guó)開會(huì)，所謂開會(huì)就是由懂行的人來決定。最后由老板來拍板。在會(huì)議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對(duì)意見，老板就當(dāng)場(chǎng)拍板。

假設(shè)五個(gè)中國(guó)人和五個(gè)外國(guó)人一起開會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，只有一個(gè)中國(guó)人在說話，就是老大在說話；而外國(guó)人是五個(gè)人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對(duì)稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國(guó)企業(yè)很多時(shí)候從早到晚開會(huì)，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個(gè)人開會(huì)只有一個(gè)人說，如果是這樣，那九個(gè)人就不要來開會(huì)，只有一個(gè)人來好了。

微軟開會(huì)的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會(huì)干什么。在微軟的時(shí)候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國(guó)，你發(fā)言就很奇怪，大家會(huì)想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵(lì)員工在會(huì)議上來發(fā)言，誰(shuí)來鼓勵(lì)呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工參與進(jìn)來。要開好會(huì)，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會(huì)議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會(huì)議主持人最后一頁(yè)P(yáng)PT都會(huì)講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會(huì)高很多。

開會(huì)并不需要?jiǎng)?chuàng)新，會(huì)議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個(gè)模式來做，會(huì)議就會(huì)很簡(jiǎn)單很高效。在微軟的時(shí)候，我們開會(huì)有個(gè)規(guī)定：所有的會(huì)議時(shí)間都不能超過一個(gè)小時(shí)。

假設(shè)我們今天要就市場(chǎng)部的一個(gè)方案開討論會(huì)，那么提出議案的人就是會(huì)議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負(fù)責(zé)人員通知哪些人來參與會(huì)議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會(huì)議必須由他來主持，他要把這個(gè)會(huì)議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場(chǎng)征詢大家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)。如果討論完最后大家都認(rèn)可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對(duì)某些環(huán)節(jié)有爭(zhēng)議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。

會(huì)議主持人在最后一定會(huì)告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會(huì)議再來拍板，但必須保證時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議會(huì)形成執(zhí)行的時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會(huì)碰頭。這樣分工明確，效率也會(huì)很高。

有些會(huì)議議程上沒有的話題，在開會(huì)的過程中可能會(huì)涉及到，但是如果會(huì)議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會(huì)議的時(shí)間。

會(huì)議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會(huì)議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會(huì)，只是大家在會(huì)議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權(quán)威，會(huì)議過程中出現(xiàn)爭(zhēng)議不可怕。會(huì)議一定要有爭(zhēng)議，有了爭(zhēng)議才有意義。有的時(shí)候，對(duì)于比較有爭(zhēng)議的事情，為了會(huì)議的有效性，決策人應(yīng)該根據(jù)爭(zhēng)議的焦點(diǎn)來迅速做出判斷，做出一個(gè)決定來，決定錯(cuò)了也沒關(guān)系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個(gè)決定，那他就應(yīng)該立刻告訴大家，先不要來爭(zhēng)議，我們下次再來重新討論這個(gè)話題，不能使會(huì)議無休止地爭(zhēng)議下去。很多中國(guó)公司的會(huì)議無休止地爭(zhēng)議下去，其實(shí)是沒有效果的。爭(zhēng)議是沒有對(duì)錯(cuò)的，很多事情其實(shí)無非就是多做一點(diǎn)少做一點(diǎn)，付出一點(diǎn)時(shí)間為代價(jià)。所以決策者在會(huì)議里面扮演著非常重要的角色。(采訪整理 靳志輝)