不要忽視知識管理

如果某位關(guān)鍵員工突然離職，如何確保公司重要的客戶、項(xiàng)目或流程不會受到影響?

克里夫·斯密德(Cliff Smeed)及保羅·維斯特(Paul West)如今意識到了妥善處理公司歷史資料的重要性，這源于他們的切身教訓(xùn)。四年前，他們所在的公司發(fā)生了這樣一件事情：一名遠(yuǎn)程工作人員的筆記本電腦出現(xiàn)嚴(yán)重故障，硬盤毀壞，致使數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，一個(gè)重要項(xiàng)目的所有資料因此全部丟失。后來，公司開除了這名員工，但斯密德認(rèn)為，開除一個(gè)人于事無補(bǔ)，公司還得一點(diǎn)一滴重新將這個(gè)項(xiàng)目的資料補(bǔ)充好。

因此，一年以后，他們兩人在圣地亞哥聯(lián)合創(chuàng)立了SharePoint360公司，便毫不令人意外了。作為微軟SharePoint協(xié)作軟件(編者注：該軟件可根據(jù)用戶需求，定制出滿足不同行業(yè)、不同需求的在線辦公自動化及協(xié)作系統(tǒng))的認(rèn)證合作伙伴，該公司主要為世界500強(qiáng)公司、中小企業(yè)及政府機(jī)構(gòu)提供SharePoint業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，為他們的重要公司資料、項(xiàng)目等“保駕護(hù)航”。該公司今年計(jì)劃完成500萬美元的銷售額。

知識管理的具體方法

缺乏有效的知識管理對公司帶來的巨大損耗，斯密德和維斯特始終銘記于心。如今，SharePoint360的34位員工，都通過一個(gè)統(tǒng)一的入口下載各種報(bào)告及公司信息，網(wǎng)絡(luò)協(xié)作逐漸成為公司文化的一部分。在員工們的上傳、下載、分工協(xié)作中，公司的資料也臻于完善、且妥善保存。維斯特說：“我們不會被工作所擺布，而是在記錄中逐一還原我們的工作?！?/p>

通過系統(tǒng)的協(xié)作軟件記錄并非惟一的途徑，每周例會及餐桌交談這些技術(shù)含量較低的員工交流方式，也是十分切實(shí)可行的。假若文件記錄對公司異常重要，那么讓員工將自己的工作進(jìn)展記錄下來，也不失為一種知識管理的好方法。比如，可以讓銷售人員定期寫下一些簡短的客戶商情報(bào)告，并將之歸檔，供后來者參考借鑒。

低迷時(shí)期更要重視知識管理

很多時(shí)候，我們只有在真正失去以后才會明白這些資料的重要性，尤其當(dāng)把持公司重要客戶或項(xiàng)目的員工離開以后，風(fēng)險(xiǎn)往往難以估算，一些專家稱損失“數(shù)以百萬計(jì)”。不幸的是，很多公司并未將對員工進(jìn)行知識管理提到日程上來。知識管理專家湯姆·達(dá)文波特(Tom Davenport)與別人合著有《運(yùn)營知識：工商企業(yè)的知識管理》一書，他建議道：“很多人認(rèn)為這是愚蠢的代價(jià)。如果你正打算裁員，尤其要注意這類問題?！?/p>

著有《知識流失：應(yīng)對勞動力老齡化的威脅》一書的大衛(wèi)·德隆(David DeLong)洞察到了這樣一種悖論：在經(jīng)濟(jì)低迷時(shí)期進(jìn)行知識管理尤為重要，然而企業(yè)這方面的投入?yún)s似乎在縮減?！霸诮?jīng)濟(jì)上存活下來這樣一種先入為主的觀念，掩蓋了知識流失的風(fēng)險(xiǎn)?！备鶕?jù)人力資本管理研究機(jī)構(gòu)Institute for Corporate Productivity今年2月進(jìn)行的調(diào)研表明，僅僅20％的受訪公司認(rèn)為自己有效地進(jìn)行了知識管理。

當(dāng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境好轉(zhuǎn)之時(shí)，很多公司將會承受知識流失的代價(jià)。德隆預(yù)測道：“到時(shí)候，公司掌舵者將會突然意識到被忽視的那些員工及其知識資本的不可或缺性?！?/p>

所以，從現(xiàn)在開始，就借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行有效的知識管理吧，否則，你最終將接受深刻的教訓(xùn)。

(譯 寒雨)