基于Word的高校辦公自動化系統(tǒng)個案研究

摘要: 基于高校辦公的實際需求開發(fā)的管理系統(tǒng)必須具有實用便捷、安全性優(yōu)、擴(kuò)充性強(qiáng)等優(yōu)點。本文以個案為對象，對高校辦公自動化系統(tǒng)的功能模塊、結(jié)構(gòu)模式，以及技術(shù)構(gòu)架標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、主要特點和今后的升級趨勢等方面作了深入的研究探討。

關(guān)鍵詞: Word高校辦公自動化系統(tǒng)個案研究

校園辦公自動化是教育信息化的重要組成部分。隨著“知識管理”理念的提升和實踐，高校辦公的網(wǎng)絡(luò)化、智能化和空間的泛化，高校管理必須實現(xiàn)決策系統(tǒng)高層與基層的信息系統(tǒng)互聯(lián)，從而有效縮短信息上達(dá)下傳的途徑。在Internet網(wǎng)逐漸普及和校園網(wǎng)不斷完善的條件下，設(shè)計與信息時代相適應(yīng)、滿足當(dāng)下高校多校區(qū)運(yùn)行的辦學(xué)模式需求的、可以整合多校區(qū)之間信息資源的自動化系統(tǒng)勢在必行。本文在個案的基礎(chǔ)上，深入研究探討與Word完全兼容的高校辦公自動化系統(tǒng)。

一、系統(tǒng)功能模塊

在高校日常辦公中，公文流轉(zhuǎn)是主要環(huán)節(jié)，信息發(fā)布是重要內(nèi)容。本系統(tǒng)以校辦(核稿秘書)為控制中心，以學(xué)校二級單位為工作站，以注冊用戶為工作點，以校園網(wǎng)用戶為信息發(fā)布對象。校辦對涉及的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，各用戶根據(jù)所授予的權(quán)限使用信息。根據(jù)實際需要，本系統(tǒng)建立了十個功能模塊，主要有以下幾個模塊。

1.文件處理。注冊用戶進(jìn)行文件的新建、修改、發(fā)送、簽發(fā)等使用此模塊。

2.事務(wù)申請。供注冊用戶進(jìn)行會議、通知和簡迅的新建(申請)、修改、發(fā)送等步驟的操作。

3.每周安排。為校園網(wǎng)用戶瀏覽已發(fā)布的每周安排(會議、活動)。

4.文件查詢。用戶按所授予的權(quán)限查詢已發(fā)布的文件信息，查詢權(quán)限自小到大劃分為匿名用戶、注冊用戶、校領(lǐng)導(dǎo)和管理員四級。

5.校內(nèi)通知。供用戶瀏覽已發(fā)布的校內(nèi)通知。

6.統(tǒng)計數(shù)據(jù)。定期發(fā)布最新的學(xué)校統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

7.個人辦公。包括電子郵件、日程安排、個人事務(wù)和口令修改四個子模塊。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式及技術(shù)構(gòu)架標(biāo)準(zhǔn)

該系統(tǒng)功能模塊采用B/S方式，主要分核心程序、應(yīng)用程序兩大部分。在B/S方式下，用戶無須安裝客戶端，比C/S方式更為簡便。系統(tǒng)由如下幾個層次構(gòu)成。

第一層為操作系統(tǒng)層，可以支持主流的各種操作系統(tǒng)，包括Windows NT、Windows 2000、Windows 2003等。第二層為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫層，能夠支持主流的各種數(shù)據(jù)庫，包括Oracle，DB2，SQL Server，Sysbase等。第三層為應(yīng)用服務(wù)層，即面向用戶的系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)。

核心程序及后臺管理程序主要由Java編程實現(xiàn)，其中的操作管理模塊記錄了所有用戶程序的操作步驟，系統(tǒng)管理員通過機(jī)構(gòu)、崗位、用戶、角色等管理模塊為用戶制定實際的工作流程及各步驟的用戶權(quán)限和數(shù)據(jù)發(fā)布范圍等。

用戶程序根據(jù)核心程序的管理數(shù)據(jù)為各用戶提供相應(yīng)的服務(wù)(工作流程中各步驟的操作權(quán)限和實際工作內(nèi)容等)。如:用戶對內(nèi)容編輯/查看操作、下一步工作流程的選擇、下一步工作接受者、公文的新建、發(fā)布、歸檔等。系統(tǒng)原理如下圖所示:

本系統(tǒng)在技術(shù)架構(gòu)方面支持了主流的技術(shù)規(guī)范或工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要包括:

三、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計

核心程序以功能為主，應(yīng)用程序以Web界面為主，程序主要采用ASP及Delphi編程實現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫采用SQL Server，文檔直接存儲為文件格式，操作系統(tǒng)以微軟的視窗為主(客戶端:Windows 2000、Windows XP或更高版本，服務(wù)端:Windows Server 2000或更高版本)。系統(tǒng)模型如下圖所示:

Delphi是美國Borland公司出品的開發(fā)工具，它具有功能強(qiáng)大、運(yùn)行速度快、易于學(xué)習(xí)和使用和開發(fā)效率高等特點，是可視化應(yīng)用編程開發(fā)環(huán)境、可重用性面向?qū)ο缶幊陶Z言、快速編譯器和數(shù)據(jù)庫的完美結(jié)合。

ASP是微軟開發(fā)的一套服務(wù)器端運(yùn)行的腳本平臺，內(nèi)含于IIS當(dāng)中。通過ASP我們可以結(jié)合HTML網(wǎng)頁、ASP指令和ActiveX元件建立動態(tài)、交互且高效的Web服務(wù)器應(yīng)用程序。同時，ASP支持VBScript和JavaScript等腳本語言，默認(rèn)為VBScript。更重要的是ASP可以和諸如SQLServer這樣的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，這是ASP一個非常強(qiáng)大的功能所在。

SQL Server同樣也是微軟開發(fā)，完全可以滿足高校目前辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)量的需求，加上與Windows平臺的無縫集合，使其也成為最熱門的數(shù)據(jù)庫軟件之一。

用戶日常工作大多采用了微軟的Office辦公工具，這里系統(tǒng)使用Office辦公工具的Word作為主要的文檔編輯/查看工具。文檔代理的主要功能是為了方便用戶在瀏覽器中使用Word。

四、系統(tǒng)主要特點

1.與Word的完全兼容。Word是當(dāng)前日常辦公主要的文檔編輯工具。系統(tǒng)通過用戶本機(jī)的IE瀏覽器調(diào)用Word，與Word完全融合，并充分利用Word強(qiáng)大的文檔編輯功能，實現(xiàn)了文檔編輯過程中的顯示修訂功能，使文件流轉(zhuǎn)中的每個人，都能明了文件被修改的內(nèi)容、時間和操作人。實現(xiàn)方法是:系統(tǒng)為用戶提供自行開發(fā)的Active X控件，Active X控件是一個存在于WEB服務(wù)器上的文件，該文件包含執(zhí)行某項或一組任務(wù)的代碼，控件可以執(zhí)行公用任務(wù)(在本系統(tǒng)中主要用來上傳或下載指定的.doc的文檔)。用戶在安裝該控件后，打開工作流程中的事務(wù)時，程序能夠自動打開事務(wù)內(nèi)容中的Word文檔。

2.實用簡捷的電子簽名。文件在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，要經(jīng)過數(shù)人的簽名以明確責(zé)任、產(chǎn)生效力。目前，我國雖已頒布《電子簽名法》，但該法律規(guī)定的電子簽名是通過制作數(shù)據(jù)或與第三方認(rèn)證相結(jié)合來認(rèn)定其效力。但顯然這一方法過程復(fù)雜、成本較高。對于校內(nèi)文件，《電子簽名法》并不適用。根據(jù)校內(nèi)文件的特點，本系統(tǒng)采用的方法是:管理員為每個校領(lǐng)導(dǎo)和核稿秘書各一套用戶名和密碼，為每個部門提供二套用戶名和密碼(秘書擬文和部門領(lǐng)導(dǎo)閱核各一套)。系統(tǒng)通過簡單的ASP腳本語句將服務(wù)器上注冊用戶登錄后的操作信息(如操作人編輯文檔的IP地址和時間)原原本本地反映出來，通過這兩者的結(jié)合，既能減輕系統(tǒng)的工作壓力，減少簽名人的工作量，又能形成相對完整的證據(jù)鏈。在本系統(tǒng)中，簽名的效力認(rèn)定證據(jù)鏈如下圖所示:

3.三道安全防線，有效保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。安全性是辦公系統(tǒng)的重要問題。本系統(tǒng)對信息安全建立了三個保護(hù)層。第一層，通過安全路由策略，把系統(tǒng)服務(wù)限制在校園網(wǎng)內(nèi)。第二層，采用用戶名和口令的驗證確定用戶的訪問權(quán)限。第三層，在數(shù)據(jù)層中，用戶根據(jù)授權(quán)可讀寫數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)的數(shù)據(jù)，作為最后一道防線。

5.友好的用戶界面。系統(tǒng)用戶界面內(nèi)容即用戶實際工作所需，每一模塊圍繞“正在辦理”、“收到事務(wù)”、“發(fā)出事務(wù)”等進(jìn)行操作。同時當(dāng)用戶有事務(wù)需要處理時，系統(tǒng)將通過頁面上的紅色滾動字體和彈出窗口并有音樂響起三種功能提示用戶。

6.良好的可擴(kuò)充性。系統(tǒng)采用開放模式，研制開發(fā)的目標(biāo)之一是不斷滿足用戶的需要，例如系統(tǒng)預(yù)留了與上級辦公系統(tǒng)的接口。

7.數(shù)據(jù)分級管理。用戶根據(jù)授權(quán)使用相應(yīng)程序模塊，同時辦公數(shù)據(jù)也分級存取，各部門使用本部門的數(shù)據(jù)，匿名用戶只能使用局部數(shù)據(jù)。辦公數(shù)據(jù)存儲時，同時記錄數(shù)據(jù)操作的用戶名等信息，系統(tǒng)在用戶使用數(shù)據(jù)時將對用戶身份進(jìn)行驗證，符合系統(tǒng)許可的方可進(jìn)行數(shù)據(jù)查看、編輯等操作。

五、系統(tǒng)進(jìn)一步升級拓展的趨勢

結(jié)合當(dāng)前我國高校辦公自動化系統(tǒng)的使用情況，新一代高校辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)從以下幾個方向進(jìn)行升級改造。

1.探索新型的、功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息收集與處理機(jī)制。面向知識管理的新一代系統(tǒng)將集成各種知識信息，這些知識信息不限于目前可預(yù)見的知識信息。

2.在全校范圍內(nèi)信息資源的一體化、集成化，在權(quán)限管理程序的設(shè)計與實現(xiàn)上要有新的突破，實現(xiàn)資源的合理共享。在網(wǎng)絡(luò)基本應(yīng)用服務(wù)的實現(xiàn)上，我們可以采用更為強(qiáng)大的net技術(shù)，采用Oracle等大型數(shù)據(jù)庫滿足更大規(guī)模的數(shù)據(jù)應(yīng)用需求等。

3.靈活的、便捷的工作流程管理。高等教育飛速發(fā)展必將給高校帶來管理模式、工作流程及方法的快速變革，在該系統(tǒng)的下一步拓展中須能快速適應(yīng)這種變化，及時調(diào)整原有流程。新的工作流程模型設(shè)計應(yīng)跳出現(xiàn)有的、簡單的樹形結(jié)構(gòu)與基本的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的限制，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殪`活便捷、可根據(jù)需求控制的兩工作點間相互連通的新型密集網(wǎng)狀拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。

4.在現(xiàn)有基礎(chǔ)上繼續(xù)提高辦公自動化系統(tǒng)的安全性，通過數(shù)字簽名技術(shù)確保新系統(tǒng)內(nèi)信息和文件有效性。在后續(xù)的改進(jìn)中，我們可以為每個用戶提供一把私人密鑰(私鑰)，用戶用私鑰對信息及文件加以處理，由于私鑰僅為本人所有，因此能保證文件在簽發(fā)后到收到為止未曾被非法篡改過，確保簽發(fā)文件的真實性。

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