英語函電的寫作特點(diǎn)及其在商務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用

[摘 要] 商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易交往過程中，準(zhǔn)確而有效的傳遞著各種商務(wù)信息。本文通過對(duì)英語函電的學(xué)習(xí)并根據(jù)筆者畢業(yè)實(shí)習(xí)中的體會(huì)與經(jīng)驗(yàn)試圖對(duì)外貿(mào)函電語言的特點(diǎn)和寫作原則進(jìn)行分析，并以此構(gòu)建外貿(mào)函電的應(yīng)用技巧，以期促進(jìn)有效的溝通。

[關(guān)鍵詞] 英語函電 商務(wù)活動(dòng) 運(yùn)用

一、引言

商務(wù)英語函電是國際商務(wù)往來中經(jīng)常使用的交流手段，而商務(wù)英語函電的使用貫穿對(duì)外貿(mào)易交往的各個(gè)環(huán)節(jié)。本文根進(jìn)行了對(duì)外貿(mào)函電的文本特征進(jìn)行了分析，并以此提出了相應(yīng)的解決方法，因此得到更有效的應(yīng)用，更有利于外貿(mào)發(fā)展和便于溝通。從而達(dá)成業(yè)務(wù)并進(jìn)行有效地開展。

二、英語函電文體的基本特征

在如何更好地掌握英語函電的寫作技巧之前首先應(yīng)了解英語函電的基本特征，英語函電是一種特殊的文體，它是在外貿(mào)實(shí)務(wù)中通過語言作渠道，采用特點(diǎn)格式進(jìn)行交往。作為一門特殊的語言和實(shí)用性很強(qiáng)的課程，它的特征主要表現(xiàn)在語言形式、語言特征和詞匯特征等方面。

1.語言特征

為了避免涉外商務(wù)中在意義上產(chǎn)生模棱兩可和誤解，在外貿(mào)函電中，更加注重的是表達(dá)是否貼切、清楚，能否給對(duì)方留下良好的印象，最終能否達(dá)成交易。其句子結(jié)構(gòu)往往按正常語序組織，以顯現(xiàn)屬于誰的責(zé)任和義務(wù)。在外貿(mào)函電中，顧及得最多的是下述七個(gè)方面，即清楚、簡結(jié)、正確、完整、具體、禮貌和體諒。

2.詞匯特征

運(yùn)用文字一般做到規(guī)范、確切、簡練、明晰。涉及有關(guān)雙方的權(quán)利和義務(wù)時(shí)，用詞相當(dāng)精確。在業(yè)務(wù)上慣用的名詞、縮略語、術(shù)語和貨幣符。如:We can consider to reduce our price if your order is largeenough此句意義含糊，改為We can reduce our price by 2% if your order exceeds 5.000 pieces后.意思就清楚了。

三、寫好英語函電應(yīng)注意的問題

1.格式隨意化:英語商業(yè)信函一般包括信頭、寫信日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾客套話、簽名、簽名縮寫等幾個(gè)主要部分。根據(jù)具體情況，也可省略部分內(nèi)容，如信內(nèi)地址，簽名縮寫等。目前國外普遍采用齊頭式，因?yàn)榇朔N形式可使打印效率提高，信的外表看起來更整潔。筆者曾在實(shí)習(xí)單位的其中一封郵件中發(fā)現(xiàn):原譯為:China Minsheng Banking corporation ，Ltd.(中國民生銀行有限公司)，corporation本身即為有限公司，相當(dāng)于limited company，英譯中無需再加“Ltd.”。

2.內(nèi)容簡明化:外貿(mào)英語函電的篇幅應(yīng)以一張紙為限?！岸獭睘橐?。一個(gè)段落最好不超過1O行，否則給人以沉悶的感覺。選擇一些雖短但意義確切的詞，可以給人以明快的印象，并可省去收信人逐字推敲詞義的麻煩和時(shí)間。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”。在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)不斷練習(xí)，刪去不必要的字，讓句子更精煉，表意更準(zhǔn)確。

3.語言規(guī)范化:隨著對(duì)外交往的日益頻繁，外貿(mào)函電的語言使用已越來越規(guī)范化。但目前在一些商務(wù)資料、往來函電中仍有許多洋涇浜英語在被公式般地使用，如“at an early date”、“enclosed please find”、“reason is because”等等。有一個(gè)行之有效的方法可解決這個(gè)問題，即向英語國家的客戶學(xué)習(xí)，研究對(duì)方發(fā)來的函電，琢磨其用詞造句，逐步改進(jìn)自己的不足之處。

除以上應(yīng)注意的問題之外，還應(yīng)稍加注意英語函電的語氣。因?yàn)閷懶诺恼Z氣表明了你寫信的態(tài)度。禮貌地及時(shí)回復(fù)對(duì)方來信，會(huì)讓收信人產(chǎn)生友善的反應(yīng)，反之，命令、生硬、蠻橫的語氣會(huì)使函電達(dá)不到預(yù)期的目的。

五、英語函電在商務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用

外貿(mào)函電是國際貿(mào)易領(lǐng)域人們借以溝通的書面工作語言，由于函電比口頭溝通形式嚴(yán)謹(jǐn)和清晰。近年來，隨著我國與世界各國貿(mào)易活動(dòng)日漸頻繁和復(fù)雜，外經(jīng)貿(mào)人才應(yīng)具備通過書寫信函實(shí)現(xiàn)有效溝通的能力已成為迫切需要。通過本次畢業(yè)實(shí)習(xí)了解到許多外貿(mào)企業(yè)將“能夠熟練使用外文，流暢和準(zhǔn)確的和外商溝通”作為考查職員和招聘新人的標(biāo)準(zhǔn)之一?？梢娪⒄Z函電在商務(wù)活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用。

1.掌握和熟悉外貿(mào)函電的相關(guān)業(yè)務(wù)和知識(shí)

在寫作英語函電前必須熟悉掌握外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)的主要步驟:建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢價(jià)、報(bào)盤、還盤、訂貨、接受、簽約、包裝、裝運(yùn)、支付、結(jié)算、保險(xiǎn)、商檢、索賠、代理、抱怨與調(diào)停等等。因此在了解英語函電寫作技巧之外還應(yīng)注意結(jié)合外貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)展的不同環(huán)節(jié)和內(nèi)容學(xué)習(xí)相關(guān)函電的寫作，以達(dá)到一封有效的外貿(mào)英語函電。

2.注重理論與實(shí)踐相結(jié)合

只有通過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、不斷地操練、模仿和實(shí)踐，才能更好地鞏固所學(xué)的知識(shí)，最終達(dá)到能夠正確翻譯并能擬寫相關(guān)的外貿(mào)信函。再好的理論倘若不與實(shí)踐相結(jié)合也是毫無意義的。因此，應(yīng)首先充分了解英語函電的語言特點(diǎn)、寫作格式、寫作技巧和規(guī)則，以及相關(guān)商務(wù)知識(shí)等理論基礎(chǔ)上進(jìn)行大量的操作練習(xí)，從而更好的培養(yǎng)和有效地運(yùn)用英語函電的能力。

六、結(jié)論

英語函電作為國際商業(yè)交往聯(lián)系的重要手段。為了能夠達(dá)到以筆代口談生意的目的，除了熟練掌握商業(yè)知識(shí)和英語寫作技巧外還要了解英語商業(yè)資件的寫作特點(diǎn)和要求以及其他相關(guān)內(nèi)容，以便有效溝通。

參考文獻(xiàn):

熊麗娟:外貿(mào)函電協(xié)作的若干原則[A].湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，111～112