淺析ERP環(huán)境下的會計(jì)實(shí)時控制

[摘 要] 隨著以ERP為核心的企業(yè)管理信息化的發(fā)展，一種新的會計(jì)控制觀——會計(jì)實(shí)時控制觀越來越受到企業(yè)的關(guān)注。利用一個行之有效的ERP系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)會計(jì)信息進(jìn)行實(shí)時控制的目的，但只有合理設(shè)計(jì)和運(yùn)用ERP系統(tǒng)，才能真正達(dá)到對會計(jì)信息進(jìn)行實(shí)時控制的效果。

[關(guān)鍵詞] ERP 會計(jì)實(shí)時控制 會計(jì)流程再造

隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以ERP為核心的企業(yè)管理信息化在中國取得了蓬勃的發(fā)展，企業(yè)管理從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向了信息化管理。這種變革，一方面對傳統(tǒng)會計(jì)控制提出了挑戰(zhàn)，另一方面，也為會計(jì)控制理論的發(fā)展提供了機(jī)遇:一種新的會計(jì)控制觀——會計(jì)實(shí)時控制觀越來越受到企業(yè)的關(guān)注，并推動著會計(jì)控制理論和實(shí)踐向縱深發(fā)展。

所謂會計(jì)實(shí)時控制是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中財(cái)會人員利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對單位經(jīng)營活動的過程進(jìn)行實(shí)時對比和實(shí)時分析，通過指導(dǎo)、調(diào)節(jié)、約束、促進(jìn)等環(huán)節(jié)干預(yù)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)活動，以實(shí)現(xiàn)提高經(jīng)營效益，從而達(dá)到企業(yè)價(jià)值增值這一終極目標(biāo)。其主要表現(xiàn)是跨越時空，進(jìn)行動態(tài)的控制和協(xié)調(diào)。

一、ERP與會計(jì)實(shí)時信息

“實(shí)時”與及時、準(zhǔn)時、即時等在含義上存在類似之處，但又不完全相同。“實(shí)時”并非指完全消除時間差，而是我們所追求的一種最有效的會計(jì)信息處理境界。在這種狀態(tài)下，將盡可能減少由于時間的推移而造成的信息減值，在信息的有效期內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的獲取、處理和應(yīng)用。這種理想境界單純靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段是難以實(shí)現(xiàn)的，歸根到底還要借助于企業(yè)管理手段的提升和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)。

ERP系統(tǒng)是一個企業(yè)管理系統(tǒng)，它的核心是在企業(yè)內(nèi)部通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理，把市場的信息、產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、物料的采購、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)、營銷、統(tǒng)計(jì)分析等各環(huán)節(jié)集成優(yōu)化管理，在企業(yè)內(nèi)部形成資源共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的最佳配置和利用。一個有效的ERP系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時則把財(cái)務(wù)會計(jì)管理放在企業(yè)管理的首位，要求各部分與之相關(guān)的正在或預(yù)計(jì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動信息，例如企業(yè)采購定單、銷售計(jì)劃、管理費(fèi)用等，都對財(cái)會部門透明，打破會計(jì)部門和企業(yè)產(chǎn)、供、銷各部門之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和產(chǎn)、供、銷各環(huán)節(jié)的完全集成，達(dá)到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)與會計(jì)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一，同時產(chǎn)生互動，使管理者能夠?qū)崟r了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)每一過程、每一環(huán)節(jié)的狀態(tài)。

同時，ERP系統(tǒng)要求將相關(guān)的工作或控制流程，按一定的程序儲存于計(jì)算機(jī)，做到準(zhǔn)確、規(guī)范、及時、全面，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行即時傳輸。這樣，一方面，ERP系統(tǒng)中的會計(jì)子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)是融合在一起的，實(shí)現(xiàn)了整個企業(yè)會計(jì)信息的集成;另一方面，相關(guān)的會計(jì)信息不再是經(jīng)濟(jì)活動發(fā)生后再進(jìn)行傳遞，而是在發(fā)生的當(dāng)時就自動與財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)建立聯(lián)系、及時追蹤和傳遞，使得會計(jì)信息的采集、傳遞和處理從事后過渡到現(xiàn)實(shí)或事件中，使企業(yè)交易與會計(jì)程序無縫結(jié)合，從而為財(cái)會部門及時報(bào)告企業(yè)資金運(yùn)用情況、為籌集和調(diào)度資金、進(jìn)行企業(yè)經(jīng)濟(jì)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這樣就實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)對企業(yè)會計(jì)信息的實(shí)時控制。因此，ERP的出現(xiàn)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了對物流、資金流和信息流的實(shí)時反映和監(jiān)控，同時通過與Internet的連接，企業(yè)可以向內(nèi)外部利益相關(guān)者提供實(shí)時的信息——會計(jì)實(shí)時報(bào)告，會計(jì)實(shí)時報(bào)告的出現(xiàn)也為會計(jì)實(shí)時控制提供了可能。

二、利用ERP系統(tǒng)，再造企業(yè)會計(jì)流程，對會計(jì)信息進(jìn)行實(shí)時控制

傳統(tǒng)會計(jì)流程的信息采集是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動發(fā)生之后進(jìn)行的，不僅沒有在業(yè)務(wù)發(fā)生時實(shí)時采集，而且采集的信息僅僅是對會計(jì)賬表有用的信息;信息加工遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)活動，財(cái)務(wù)人員在加工信息時僅僅對采集的信息進(jìn)行排序、匯總、過賬，而很少考慮會計(jì)信息和業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性;財(cái)務(wù)賬、財(cái)務(wù)報(bào)告從來不是當(dāng)前時點(diǎn)的余額，會計(jì)信息與業(yè)務(wù)信息經(jīng)常存在差異，會計(jì)信息嚴(yán)重滯后業(yè)務(wù)信息，導(dǎo)致會計(jì)信息的實(shí)時性、相關(guān)性、有用性受到影響。另一方面，傳統(tǒng)會計(jì)流程使得會計(jì)人員將視野局限于“會計(jì)事后核算”，而不能利用會計(jì)信息對經(jīng)營活動過程進(jìn)行實(shí)時控制，會計(jì)流程與管理流程相脫節(jié)，無法有效地起到會計(jì)實(shí)時控制作用。因此，傳統(tǒng)會計(jì)流程必須更新，并根據(jù)需要實(shí)時提供定制的信息產(chǎn)品。

1.建立全方位的原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)

在ERP環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，企業(yè)交易過程是在網(wǎng)上進(jìn)行的，因而經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)是各種電子數(shù)據(jù)，它們通過網(wǎng)絡(luò)可以無時延地傳到企業(yè)各個部門。同時，通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，會計(jì)部門可查看其他部門正在發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，為管理和決策提供有用的信息。數(shù)據(jù)只需一次錄入，其他部門都可共享。可見，在ERP環(huán)境下，原始數(shù)據(jù)的形式發(fā)生了變化，搜集的方法發(fā)生了變化，傳遞的時效也發(fā)生了變化，因此建立基于網(wǎng)絡(luò)的全方位原始數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)是解決傳統(tǒng)信息采集、傳遞存在時間差的根本措施。

2.構(gòu)建會計(jì)實(shí)時信息處理系統(tǒng)

會計(jì)實(shí)時信息處理系統(tǒng)的關(guān)鍵就是要建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理流程，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺，將實(shí)時信息處理流程嵌入企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程中，將財(cái)會人員工作嵌入經(jīng)營活動過程中，發(fā)揮其實(shí)時控制的作用，即改變財(cái)會人員的工作地點(diǎn)，使財(cái)會人員從財(cái)務(wù)部門延伸到各個業(yè)務(wù)部門，將財(cái)會工作由被動地、過濾地收集信息、整理信息、加工信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥亍⑷娴?、?shí)時地收集和加工會計(jì)信息，利用會計(jì)信息系統(tǒng)直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過程，實(shí)時控制業(yè)務(wù)過程，抵御經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，將支持會計(jì)控制的各種控制準(zhǔn)則嵌入會計(jì)控制系統(tǒng)，財(cái)會人員和各級管理者在遠(yuǎn)離經(jīng)營活動場所時，可以利用會計(jì)信息系統(tǒng)對經(jīng)營活動過程進(jìn)行實(shí)時控制。這樣，財(cái)會人員通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在業(yè)務(wù)活動執(zhí)行的同時，將業(yè)務(wù)事件信息輸入管理信息系統(tǒng)中，通過執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則，生成集成信息，實(shí)現(xiàn)信息處理的動態(tài)化和實(shí)時化。

3.以實(shí)時信息處理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息披露多元化

ERP系統(tǒng)通過企業(yè)各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一發(fā)生就輸人系統(tǒng)，系統(tǒng)同步互動，隨時提供在線、實(shí)時的會計(jì)記錄，使快速提供財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表成為可能。而且，ERP系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)指令將會計(jì)信息重新匯總后，能支持多種組合的核算方式，設(shè)計(jì)能夠滿足多種用途的全面反映歷史信息、實(shí)時信息及未來預(yù)測信息的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息披露多元化，改變原有的定期報(bào)告方式，隨機(jī)產(chǎn)生實(shí)時報(bào)告，并且根據(jù)實(shí)時控制的需要提供更加快捷、廣泛的會計(jì)信息，動態(tài)的、及時的向利益相關(guān)者提供所需會計(jì)信息，更好地發(fā)揮會計(jì)控制的作用。

4.再造ERP環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下再造后的會計(jì)業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

從再造后的會計(jì)業(yè)務(wù)流程圖中可以看到，新流程最重要的特點(diǎn)是集成性，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)將各信息系統(tǒng)集成，使得原始數(shù)據(jù)收集分散化，而數(shù)據(jù)處理和存儲集中化，從而實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同，大大提高了會計(jì)信息的及時性;其次是互動性，實(shí)現(xiàn)用戶對信息的定制。同時，新流程對于會計(jì)數(shù)據(jù)的處理，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)處理和會計(jì)核算的整合，利用集成化的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)雙向、迅速的信息溝通，一方面，各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)處理過程中實(shí)時采集業(yè)務(wù)信息，自動生成會計(jì)核算信息;另一方面，財(cái)務(wù)模塊通過執(zhí)行處理和控制規(guī)則，實(shí)時對業(yè)務(wù)的合理性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行監(jiān)測，從而使會計(jì)信息系統(tǒng)具有事前計(jì)劃、事中控制和事后分析的能力。

總之，利用一個行之有效的ERP管理系統(tǒng)，可以成功地對企業(yè)的會計(jì)信息進(jìn)行集中、有效的實(shí)時控制和反饋，保證會計(jì)部門能隨時給企業(yè)各級管理者提供各種會計(jì)信息，使其能迅速地做出決策和反應(yīng)，從而將企業(yè)的各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制在最小程度，改善經(jīng)營和管理，提高績效。

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