企業(yè)信息管理

[摘要] 當今社會經(jīng)濟高速發(fā)展、信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都面臨機遇和挑戰(zhàn)，一個信息的獲取或丟失，輕的可能導(dǎo)致工作效率低下，重的也許導(dǎo)致動輒上千萬的經(jīng)濟損失，因而信息的順暢溝通和有效利用尤為重要，而要減少信息溝通的失誤和損失，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)有效信息管理是企業(yè)發(fā)展的重要途徑。

[關(guān)鍵詞] 信息革命 順暢溝通 資源共享 有效利用

一、引言

21世紀以來，我國的經(jīng)濟高速平穩(wěn)發(fā)展，融入到世界經(jīng)濟體系之中。國際上的各種知名品牌的產(chǎn)品、各種帶有外來文化的產(chǎn)品不斷進入我國市場，隨著信息技術(shù)的進步、消費者了解產(chǎn)品信息的手段與方式不斷豐富，這些客觀因素改變了消費者的消費習慣、消費特點。同時，消費環(huán)境的變化也改變了企業(yè)的經(jīng)營與竟爭方式。因此，對新消費環(huán)境下的企業(yè)信息的有效管理進行研究，具有重要的現(xiàn)實意義。如今的消費環(huán)境是一個企業(yè)與消費者之間的博弈逐漸由企業(yè)占有信息優(yōu)勢向消費者與企業(yè)之間的信息對稱的方向變化，企業(yè)不能像以前那樣控制消費者，只能通過了解相關(guān)信息，引導(dǎo)消費者購買企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)，從而達到企業(yè)盈利的目的。消費環(huán)境具有突變性與不可預(yù)測性，更需要企業(yè)加強信息管理，有時一個信息的獲取或丟失，輕的可能導(dǎo)致工作效率低下，重的也許導(dǎo)致動輒上千萬的經(jīng)濟損失，因而信息的順暢溝通和有效利用尤為重要，而要減少信息溝通的失誤和損失，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)有效信息管理是企業(yè)發(fā)展的重要途徑。

信息是客觀事物狀態(tài)和運動特征的一種普遍形式，客觀世界中大量地存在、產(chǎn)生和傳遞著以聲音、語言、文字、圖像、動畫、氣味等方式表示出來的各種各樣的信息。信息的目的是用來“消除不確定的因素”。信息管理是人類為了有效地開發(fā)和利用信息資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對信息資源進行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制的社會活動。簡單地說，信息管理就是人對信息資源和信息活動的管理。信息管理隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，因此它具有信息量猛增；信息處理和傳播速度更快；信息處理的方法日趨復(fù)雜；信息管理所涉及的領(lǐng)域不斷擴大的時代特征。

隨著經(jīng)濟全球化的迅猛發(fā)展，我國各行各業(yè)都面臨機遇和挑戰(zhàn)，而評價企業(yè)成功與否，一個簡易的辦法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情況，其中，信息流的質(zhì)量、速度和覆蓋范圍，尤其可以“映照”企業(yè)的生產(chǎn)、管理和決策等各方面的“成色”。因為物流、工作流在企業(yè)的“生命活動”中無不最終以信息流的“高級形式”展現(xiàn)，就象生物體的所有活動都是基于神經(jīng)系統(tǒng)傳遞的生物電信號一樣。因此，深入認識“信息流”，將掀開企業(yè)發(fā)展的新視角。

二、我國信息流現(xiàn)狀

根據(jù)我國加入世界貿(mào)易組織的有關(guān)協(xié)定，2003年12月11日是我國零售領(lǐng)域?qū)ν馊骈_放的最后時限。有關(guān)專家認為，國內(nèi)商業(yè)企業(yè)應(yīng)加快學習“洋商業(yè)”成熟的“信息流”經(jīng)驗，做好發(fā)展“信息流”這篇大文章。全球商業(yè)巨頭在國際競爭中成功的突出特點，就是積極利用信息技術(shù)進行商業(yè)變革，在企業(yè)管理中加快信息流動。

目前，國內(nèi)外商業(yè)企業(yè)的發(fā)展差距仍然很大。有關(guān)資料顯示，世界商業(yè)巨頭美國沃爾瑪迄今已在全球建立了4000家連鎖店，其近幾年來的全球營業(yè)額均超過2000億美元，居《財富》世界500強前列。而國內(nèi)零售業(yè)大王——上海聯(lián)華的營業(yè)額還不及沃爾瑪?shù)?.5％。

以上數(shù)據(jù)表明國外商業(yè)企業(yè)的實力遠遠超過國內(nèi)企業(yè)，究其原因，與其順暢的“信息流”密切相關(guān)。以美國沃爾瑪為例，20世紀80年代，沃爾瑪將當時剛剛出現(xiàn)的衛(wèi)星通信技術(shù)引入商業(yè)流通領(lǐng)域，建立了龐大的私人衛(wèi)星通訊系統(tǒng)，加快了對基礎(chǔ)商業(yè)數(shù)據(jù)的收集、整理加工、決策傳達和信息反饋的速度。在此基礎(chǔ)上，沃爾瑪建立起全球?qū)崟r采購、配送系統(tǒng)，商品庫存風險和物流費用大大降低，市場應(yīng)變能力大大提高。迄今這一龐大的系統(tǒng)仍然是商業(yè)領(lǐng)域信息管理的典范之作。國外商業(yè)企業(yè)具有利用、管理信息的主動意識，已普遍建立起規(guī)范的信息技術(shù)基礎(chǔ)，并依托這一基礎(chǔ)，實現(xiàn)對其遍布全球的銷售網(wǎng)進行有效管理，其管理目標已實現(xiàn)從物流、資金流，向信息流的時代跨越。

但是，目前多數(shù)國內(nèi)商企對加快信息流動的意義仍沒有清醒的認識。國內(nèi)著名商業(yè)管理軟件開發(fā)商北京科情新技術(shù)有限公司曾對上萬個國內(nèi)商企的調(diào)研顯示，絕大多數(shù)企業(yè)還專注于價格、包裝和功能等商品層面的競爭策略，局限于在加快物流和資金流的運動速率上做文章。據(jù)專家介紹，國內(nèi)商企獲得經(jīng)營信息的方式一般是，通過倉儲、運輸、生產(chǎn)和財務(wù)各部門的通力協(xié)調(diào)，經(jīng)過各個部門無數(shù)次核對、平衡之后，填寫出來的報表數(shù)據(jù)。市場在不斷地變化，當這些靜態(tài)的報表數(shù)據(jù)放到管理層的會議桌上時，已經(jīng)不再具有實際意義。如果根據(jù)這些靜態(tài)數(shù)據(jù)作出加快物流和資金流的決策，將使企業(yè)面臨巨大風險。近幾年一些企業(yè)盲目圈地、聯(lián)合，最后成為“投資空殼”的例子就說明了這一點。

三、我國企業(yè)信息流存在問題

我國商業(yè)企業(yè)在與“洋商業(yè)”的“近身競爭”中，一些國內(nèi)商業(yè)企業(yè)已認識到信息革命在商業(yè)領(lǐng)域中的重要意義，開始重視企業(yè)的計算機信息管理問題，并已初步拉動著中國的商業(yè)企業(yè)邁向信息時代。但在這最初的信息化發(fā)展進程中，暴露出的一些值得注意的問題：

1.認識片面問題

企業(yè)信息化程度低，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工對信息化建設(shè)的意義認識不夠深刻，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)尤其是“一把手”認為：“購買一些硬件設(shè)備、聯(lián)上網(wǎng)、開發(fā)一個應(yīng)用系統(tǒng)并給以一定的維護就是實現(xiàn)了企業(yè)信息化”，這是對信息化片面認識的表現(xiàn)。因此要加強對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)信息化認識的培訓(xùn)，使其改變已習慣的思維方式、工作方式，企業(yè)上下要克服“信息化就是買點硬件和軟件，開發(fā)點軟件”這種認識上的誤區(qū)。只滿足于建設(shè)上的“表面文章”。雖然有的商業(yè)企業(yè)建立了商業(yè)信息管理的硬件環(huán)境，但其計算機的應(yīng)用僅限于收銀記賬，或停留在基本數(shù)據(jù)的收集層面。囿于傳統(tǒng)操作模式和管理模式，企業(yè)經(jīng)營者大多沒能將業(yè)務(wù)流程中所產(chǎn)生的這些數(shù)據(jù)，通過計算機信息系統(tǒng)重新加工整合成為管理信息，無法為管理層和決策層提供實時決策依據(jù)。整個系統(tǒng)尚處在很低級的階段和水平，有人稱之為“未產(chǎn)生信息流”的“花架子”信息化。

2.管理混亂問題

主要表現(xiàn)為：信息化管理機構(gòu)及職責定位不明確、沒有統(tǒng)一的信息資源規(guī)劃及信息化戰(zhàn)略規(guī)劃。信息化有序推進的環(huán)境和信息資源共享與交換的機制沒有形成，普遍存在“信息孤島”。出現(xiàn)島內(nèi)部分自給自足，卻無法與島外交換信息現(xiàn)象。管理模式?jīng)]有統(tǒng)一標準，流程不透明，導(dǎo)致內(nèi)部數(shù)據(jù)殘缺，各種信息管理系統(tǒng)無法整合集成。在數(shù)據(jù)采集規(guī)范方面重視不夠。如條碼技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)嚴格按照一品一碼的規(guī)范要求，而一些企業(yè)經(jīng)營的商品中一品多碼、多碼一品的現(xiàn)象較多，導(dǎo)致了管理上的混亂。有效信息流產(chǎn)生的前提是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源的準確與規(guī)范，如果輸入計算機的是“垃圾數(shù)據(jù)”，整理加工出來的只能是一堆“垃圾信息”。在這種情況下，可能因為網(wǎng)絡(luò)強大的放射性傳輸能力，將一個細小的數(shù)據(jù)錯誤所造成的損失迅速蔓延，有人因此稱基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源錯誤的信息流為“有害信息流”。

3.應(yīng)用不到位問題

主要表現(xiàn)為以下幾個方面:(1)大部分以開發(fā)單機版應(yīng)用軟件為主，僅僅利用了計算機計算速度快的特點，沒有形成網(wǎng)絡(luò)，沒有實現(xiàn)信息的共享和自動傳遞。(2)應(yīng)用面不廣，目前真正使用計算機來進行輔助管理的僅僅是一些重視計算機技術(shù)和管理方法、實力比較雄厚的企業(yè)，或者說僅僅是這些單位的某些部門在用。相關(guān)的計算機輔助管理軟件在企業(yè)的運用遠不及普及。(3)應(yīng)用的深度不夠，大多數(shù)企業(yè)停留在日常工作數(shù)字化層面上。(4)應(yīng)用的技術(shù)含量不高，沒有充分利用信息技術(shù)所能提供的集成優(yōu)勢進行信息交流，忽略了信息技術(shù)互動性帶來的管理效應(yīng)。(5)國內(nèi)一些具有影響的軟件開發(fā)商大多將業(yè)務(wù)重點放在項目管理層面上。但如何將項目層面與企業(yè)層面有機地結(jié)合起來，強化企業(yè)管理，提高企業(yè)核心價值，積極應(yīng)對WTO的挑戰(zhàn)是擺在廣大企業(yè)和軟件開發(fā)商面前的一大課題。(6)資金投入不足成為信息化發(fā)展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發(fā)展不平衡，一些地方管理部門設(shè)備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。

4.人員素質(zhì)低問題

從業(yè)人員的素質(zhì)參差不齊，信息化專業(yè)技術(shù)人才特別是既懂IT技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)流程和企業(yè)管理的復(fù)合型骨干人才嚴重不足，人員結(jié)構(gòu)也不合理，因此在很大程度上制約了信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。分布式網(wǎng)絡(luò)和協(xié)同應(yīng)用軟件的出現(xiàn)使人們以前所未有的方式聯(lián)結(jié)起來，有助于推動真正的信息經(jīng)濟的到來。網(wǎng)絡(luò)為人們創(chuàng)造了新的體驗，使之發(fā)現(xiàn)了處理事務(wù)的新方式。因此，企業(yè)所要面臨的一個重要問題是如何吸引并留住最精明、最能干的人，這已成為推動企業(yè)變革的一個重要力量。所以要加強職工隊伍教育，重視計算機人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、引進以及關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用研究，特別是加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

四、解決對策

1.充分認識企業(yè)信息化的重要性

認識到信息是創(chuàng)造附加值和財富的源泉，企業(yè)信息化雖然是要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)并貫穿其始終，但信息化的目的是要使企業(yè)充分開發(fā)和有效利用信息資源，把握市場機會，做出正確決策，增進運行效率，最終提高企業(yè)的競爭力水平。企業(yè)信息化的目的決定了企業(yè)信息化是為管理服務(wù)的，所以企業(yè)信息化決不僅僅是一個技術(shù)問題，而是與企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等密不可分的，是不斷地應(yīng)用信息技術(shù)和信息資源持續(xù)地改進自己的業(yè)務(wù)流程和變革管理方式。另外，不僅僅是“一把手”的問題，還包括各個業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)骨干，他們才是信息化真正的主力軍。

2.加強企業(yè)信息化管理

(1)企業(yè)應(yīng)首先確立企業(yè)信息化的總體戰(zhàn)略，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、業(yè)務(wù)為核、效益優(yōu)先、協(xié)調(diào)發(fā)展，重點實施的原則。依照先內(nèi)后外，“互動”、“交易”的順序，由內(nèi)部運轉(zhuǎn)至外部協(xié)同。同時要建立相應(yīng)的組織機構(gòu)并賦予必要的職能權(quán)限，統(tǒng)一管理企業(yè)的信息化工作。

(2)另外也不能將原來落后的手工管理流程直接拷貝成電子化的流程，必須站在全局的角度進行適度的優(yōu)化，按照先固化再優(yōu)化的原則循序漸進地改進。一步到位的方式往往是不現(xiàn)實的。

(3)信息收集標準化。信息化是一項跨部門、跨行業(yè)的應(yīng)用，但目前有關(guān)法律制度和信息化技術(shù)標準規(guī)范的制訂滯后于信息化發(fā)展的需要。各自為政、互不相通，已經(jīng)造成了大量的資源浪費。企業(yè)首先應(yīng)盡量采用國標及行業(yè)標準，同時根據(jù)自己的特點編制相關(guān)的專業(yè)標準。

3.結(jié)合企業(yè)特點進行信息化建設(shè)

如何將項目層面與企業(yè)層面有機地結(jié)合起來，強化企業(yè)管理，提高企業(yè)核心價值，積極應(yīng)對WTO的挑戰(zhàn)是擺在廣大企業(yè)和軟件開發(fā)商面前的一大課題，資金投入不足成為信息化發(fā)展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發(fā)展不平衡，一些地方管理部門設(shè)備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。受各種客觀條件的限制，企業(yè)的信息化建設(shè)是一個逐步投入、因地制宜、分步發(fā)展的過程。因此企業(yè)必須跟據(jù)自身的能力、特點來決定采取何種發(fā)展策略，優(yōu)先開發(fā)何種信息應(yīng)用系統(tǒng)。如果需求明確、必須保證核心業(yè)務(wù)的秘密、自身具有強大的開發(fā)及維護實力，可以采用自主開發(fā)；如果需求明確、自身開發(fā)力量弱、可進行一般的維護，可采用合作開發(fā)；如果需求明確，但不具備開發(fā)維護實力，可采用外包方式。另外，要處理好引進、消化、吸收、創(chuàng)新的關(guān)系。引進先進技術(shù)產(chǎn)品是手段，消化、吸收是關(guān)鍵，自主創(chuàng)新才是目的。信息化建設(shè)本身就是創(chuàng)新的過程，在技術(shù)創(chuàng)新的同時，注重體制創(chuàng)新和管理創(chuàng)新。注重實效，切勿為了信息化而信息化。還要充分享受政府及社會的政策性資源和公共資源，積極利用現(xiàn)有基礎(chǔ)和技術(shù)成果。應(yīng)采用試點引路，面上推廣的策略。選擇若干類型相近，具有典型意義的企業(yè)，開展企業(yè)信息化示范，用其信息化成功經(jīng)驗和模式啟迪和引導(dǎo)其他企業(yè)探索自身信息化的發(fā)展道路。

4.提高企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)

企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，需要具備兩個基本條件：一是占有資金，二是擁有掌握專業(yè)技能從事管理和操作的人員。兩者之間，人的因素更為重要。人已是企業(yè)中最重要的資源，開發(fā)人的智力，提高勞動者的素質(zhì)是企業(yè)人才管理的核心。信息管理的重點是，加強職工隊伍教育，重視計算機人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、引進以及關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用研究，特別是加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)。隨時儲備企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)以及日常經(jīng)營活動中的經(jīng)驗，將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識。充實有關(guān)專家知識庫，為建立本企業(yè)有特色的專家系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。建立CIO（信息管理人員）負責制，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔當CIO，直接決策、宣傳推動和組織實施，這對企業(yè)信息化建設(shè)至關(guān)重要。另外要設(shè)計相應(yīng)機制，為企業(yè)的IT人員提供一條有光明前景的升遷之路。

信息技術(shù)是增強企業(yè)綜合實力和市場競爭能力的有效手段，它可以有效地提高決策水平，提高工作效率，提高產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量，提高企業(yè)的市場反應(yīng)能力，提高創(chuàng)新能力，提高企業(yè)的生產(chǎn)自動化水平，降低產(chǎn)品及管理成本，促進市場銷售，改善企業(yè)內(nèi)部管理，優(yōu)化企業(yè)供應(yīng)鏈和產(chǎn)業(yè)鏈，進而大幅度提高經(jīng)濟效益。

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