淺議教學(xué)檔案管理在高職院校人才培養(yǎng)評估中的作用

李漢和

教學(xué)檔案是高職院校檔案的主要組成部分,是反映教學(xué)過程中的真實(shí)記錄,是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)改革、教學(xué)研究活動的基礎(chǔ)材料,是開展教學(xué)評估的重要依據(jù)。

一、教學(xué)檔案的主要內(nèi)容是人才培養(yǎng)工作評估的基礎(chǔ)和依據(jù)

高職院校教學(xué)檔案是教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的記載,是校檔案主體、核心和重點(diǎn)。在教學(xué)、教育改革、日常教學(xué)管理活動中形成具有利用價(jià)值的、并且應(yīng)該歸檔的教學(xué)文件材料,能夠準(zhǔn)確、完整、真實(shí)地反映教學(xué)管理全過程。這些資料主要包括如下四類。

1.基礎(chǔ)檔案

上級教育主管部門下達(dá)的政策性、指導(dǎo)性教學(xué)文件,及學(xué)院制定的教學(xué)文件和教學(xué)規(guī)章制度、學(xué)院和系部教學(xué)工作計(jì)劃和總結(jié)、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱、課程表、校歷、教學(xué)進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)通知書、授課計(jì)劃、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)開課記錄情況表、教師講課記錄、教學(xué)工作總結(jié)以及活動記錄、考試試卷等。

2.精品課程與專業(yè)建設(shè)檔案

專業(yè)論證、申報(bào)、剖析的材料,網(wǎng)上精品課程和申報(bào)獲獎(jiǎng)材料、各種聲像資料等。

3.學(xué)生檔案

包括在校學(xué)生基本情況登記表、學(xué)生花名冊、成績登記表、新生注冊、學(xué)籍異動材料、獎(jiǎng)懲材料、英語和計(jì)算機(jī)等級證書材料、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查表、畢業(yè)生注冊信息等。

4.教師業(yè)務(wù)檔案

在校教師基本情況登記表、教案、聽課記錄表、教學(xué)情況調(diào)查表、教師崗位考核表、教學(xué)工作小結(jié)、教師工作量統(tǒng)計(jì)表、教師獎(jiǎng)懲材料、參加教學(xué)研究活動情況以及發(fā)表論文材料等,這些材料的歸檔為人才培養(yǎng)工作評估提供了依據(jù)。

二、教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

教學(xué)管理工作具有綜合性和日常性的特征,而檔案管理則是一項(xiàng)技術(shù)性工作,具有嚴(yán)格的規(guī)章制度和管理方法。就我院而言,學(xué)校檔案部門形成一系列的規(guī)章制度,檔案實(shí)體分類細(xì)則根據(jù)國家檔案局頒布的《歸檔文件整理細(xì)則》和教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的分類方法和編號原則制定,明確了教學(xué)管理部門和院、系、部檔案人員的工作職責(zé),實(shí)行部門立卷。為了充分發(fā)揮教學(xué)檔案在評估中的作用,教務(wù)處為此專門下發(fā)了《關(guān)于建立健全教學(xué)檔案管理制度的通知》,對我院教學(xué)檔案實(shí)行分級管理,要求各院、系、部安排專人負(fù)責(zé),按學(xué)年管理、編目造冊及歸檔;積極推行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),建立檔案查詢制度,充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

2.教學(xué)檔案管理的問題

教學(xué)管理部門和院、系、部基本都是兼職檔案工作者,對檔案的收集、分類、整理歸檔不熟悉。具體表現(xiàn)在日常檔案材料的收集重點(diǎn)不明確,導(dǎo)致該收集的沒收集齊全,而不該收集的收集了,有的重復(fù)收集。這些問題在人才培養(yǎng)、工作評估收集材料時(shí)較為明顯,從而出現(xiàn)補(bǔ)做材料現(xiàn)象。

另外,教學(xué)檔案信息化程度不高,缺少利用率。

當(dāng)今社會信息化迅速發(fā)展,僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。要充分利用學(xué)校的教育網(wǎng)絡(luò)資源以及聲像資料、教學(xué)檔案信息資源來擴(kuò)大教學(xué)檔案的利用范圍,全面提高教學(xué)檔案的利用效率。

三、通過高職院校人才培養(yǎng)評估,加強(qiáng)教學(xué)檔案的建設(shè)

1.做好教學(xué)檔案的開發(fā)利用

教學(xué)檔案利用是檔案工作的最終目的,是對檔案價(jià)值和檔案工作水平的檢驗(yàn)。高職院校的教學(xué)檔案工作能夠更好地為教學(xué)服務(wù)、為社會服務(wù),可通過教學(xué)檔案信息網(wǎng)查閱。各有關(guān)職能部門和院、系、部都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上傳遞信息,用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和軟件做好教學(xué)檔案的開發(fā)利用,更好地為教學(xué)一線服務(wù)。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化管理

高職院校的教學(xué)檔案具有材料來源分散、多樣化、時(shí)間劃分能特殊化等特點(diǎn),管理難度大,這就要對檔案進(jìn)行信息化管理。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理,能夠減輕檔案工作人員勞動強(qiáng)度,提高教學(xué)檔案管理的工作效率。教學(xué)檔案的電子化管理具有良好的安全保密措施,通過對電子文件加密來實(shí)現(xiàn)電子化管理,更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)

教學(xué)檔案管理隊(duì)伍是檔案管理工作的主體。要培養(yǎng)合格的教學(xué)檔案管理人員,就必須加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè),提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì),使他們具備高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)、基本的檔案業(yè)務(wù)知識和管理能力,熟悉本院教學(xué)檔案管理制度;也要不斷加強(qiáng)對教學(xué)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),促進(jìn)院內(nèi)外檔案管理人員的溝通與交流,使管理人員除具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識外,還掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識。

(作者單位:江蘇省鹽城衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院)