加強(qiáng)住房公積金檔案管理規(guī)避貸款風(fēng)險

劉玉波 杜佳濱 李潤華

近年來,隨著住房公積金貸款業(yè)務(wù)的發(fā)展及貸款規(guī)模的不斷擴(kuò)大,住房公積金貸款面臨著日益加大的貸款風(fēng)險。加強(qiáng)風(fēng)險控制,進(jìn)行科學(xué)、完善的貸款檔案管理已成為當(dāng)前住房公積金管理的核心。國務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)住房公積金管理的通知》中要求各級住房公積金管理機(jī)構(gòu),“要加強(qiáng)貸款風(fēng)險管理,健全貸款檔案管理制度”,進(jìn)一步明確了住房公積金貸款檔案的管理是住房公積金防范風(fēng)險的一項重要工作。

一、住房公積金貸款檔案的作用

1.貸款檔案是化解防范住房公積金貸款風(fēng)險的憑證。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在貸款工作中形成的文件材料,它保留了當(dāng)事人的歷史真跡,具有原始性,具備法律效用。在當(dāng)事人違約、不能履行貸款權(quán)利與義務(wù),致使住房公積金貸款存在還貸風(fēng)險時,當(dāng)事各方均可以貸款檔案為憑據(jù),采取相應(yīng)的行為,使風(fēng)險降到最低限度。同時,住房公積金貸款檔案的完整程度直接決定著對逾期還款的催收力度。

2.貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的需要。住房公積金涉及千千萬萬繳存者的切身利益,因此,住房公積金規(guī)范化管理就成了各項工作的重中之重。住房公積金規(guī)范管理包括歸集、支取、計息、貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)。做好因貸款業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種材料而形成的貸款檔案的管理,是住房公積金貸款工作主要組成部分,是住房公積金各項工作的基礎(chǔ)。貸款檔案管理規(guī)范與否直接決定了住房公積金管理的規(guī)范程度。

3.貸款檔案是加強(qiáng)貸款后跟蹤管理的依據(jù)。由于個人住房公積金貸款跨越的時間長,經(jīng)辦人員時常變動等因素,對貸款的管理就必須始終以原始檔案為依據(jù)。否則,住房公積金貸后跟蹤管理就無從著手。為強(qiáng)化風(fēng)險意識,目前大多管理機(jī)構(gòu)普遍推行貸款責(zé)任終身制,而貸款檔案則是實現(xiàn)終身制的載體。

4.貸款檔案是社會誠信體系的一部分。貸款檔案真實地反映貸款各方,尤其是借款人履行合同的真實記錄。是借款人誠信度的具體體現(xiàn)。當(dāng)前全國各行各業(yè)都在努力營造一個良好的誠信氛圍,有關(guān)部門也正在著手建設(shè)資源共享的誠信體系。住房公積金繳存和使用(包括借款),其實就是個人信用履行過程,住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分利用貸款檔案這一有力形式,努力建立健全這一體系。

二、住房公積金貸款檔案的特點

1.貸款檔案形成的動態(tài)性。按一般理解,檔案是在某項工作辦理活動結(jié)束后形成的,而對貸款檔案來說卻并不如此。住房公積金貸款工作由貸前、貸中、貸后三個階段組成。每宗個人住房貸款工作的完成,最長需要30年的時間 (個人住房公積金貸款最長時限為30年),假如等貸款的所有工作都結(jié)束后,再來整理該檔案,非常不現(xiàn)實。因此,貸款檔案應(yīng)該是在借款人提出貸款申請到獲得借款后形成的。當(dāng)然,貸款檔案形成后并不意味著此項貸款工作全部完成,它還需要不斷給該宗貸款檔案增添內(nèi)容,如還款情況,擔(dān)保情況(包括抵押物、質(zhì)押物狀況、保證變更等)及違約涉及訴訟等直到借款人全部履行完還款義務(wù)為止。之后,貸款檔案才可以納入一般檔案管理范疇。住房公積金貸款工作長期性的特點決定了貸款檔案形成的動態(tài)性。

2.貸款檔案材料的特殊性。貸款檔案材料的特殊性,在于一宗個人住房貸款的完成,都需要履行較多的程序,涉及較多的部門,所形成的文件材料不統(tǒng)一。以一宗住房抵押貸款為例,在借款人提出書面借款申請后,至少需要經(jīng)歷貸前調(diào)查、房地產(chǎn)評估、抵押登記等過程,有的還要辦理房屋保險、公證等。這些程序均要有書面材料。此外,貸款人還要查驗首付款憑據(jù)、銀行出具票據(jù)等。這些材料都沒有統(tǒng)一的格式、紙質(zhì)、紙型及書寫工具各不相同,增加了貸款檔案的整理難度和保管難度,也決定了對住房公積金貸款檔案保護(hù)的高要求。

3.貸款檔案使用的頻率高。因為貸款工作的長期性,使該類檔案調(diào)用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他如文書、財務(wù)、科技類檔案。。

4.貸款檔案類別的差異大。因為擔(dān)保方式不同,使個人住房貸款需要的資料不同。目前,住房公積金個人住房貸款有抵押、質(zhì)押、保證三種方式,擔(dān)保形式的不同所需的資料自然不一樣,在整理、保管時要區(qū)別對待。

5.貸款檔案保管的責(zé)任大。住房公積金貸款涉及的金額大,牽涉到借款人、貸款人的切身利益,也直接牽涉到眾多住房公積金繳存人的利益,貸款風(fēng)險防范顯得十分重要。而作為防范風(fēng)險重要手段之一的貸款檔案管理就承擔(dān)著較大責(zé)任。另外,由于住房公積金貸款檔案形成材料復(fù)雜,保管時間長,要求高,使貸款檔案保管的責(zé)任亦加大。

三、貸款檔案歸集和管理

住房公積金貸款檔案形成的階段性和長期性的特點,決定一份個人住房貸款合同的完全履行往往需要多個部門和經(jīng)辦人共同來完成,從相互銜接,工作的連續(xù)性出發(fā),要求對貸款檔案進(jìn)行規(guī)范化、制度化的管理。在檔案歸集、管理方面應(yīng)遵循以下原則。

1.一宗一卷。一宗貸款歸集成一卷檔案是最基本的。不能因一些貸款材料少而將幾宗貸款資料匯成一卷,這不利于檔案的保管利用。當(dāng)然在裝盒時,可將若干卷檔案集中在一個檔案盒,在檔案盒上做好記錄。

2.即時歸集。貸款工作的性質(zhì),使得信貸員在開展信貸工作時,往往要同時辦理幾宗貸款,易使貸款資料相互混淆,時間一長,一些貸款材料會丟失。要求信貸員要及時、即時收集貸款過程中形成的各種材料。需要針對各種擔(dān)保形式的貸款制定檔案收集目錄(如抵押擔(dān)保貸款、質(zhì)押貸款、保證貸款等檔案歸集目錄),按目錄收集。在整理時此目錄可作為該貸款卷內(nèi)目錄。

需要補(bǔ)充一點,因信貸員是貸款資料的第一審閱者和把關(guān)者,負(fù)有將資料收集齊全的責(zé)任,應(yīng)是住房公積金貸款檔案歸集的第一責(zé)任人。

3.統(tǒng)一格式。貸款材料五花八門,給貸款檔案整理帶來難度。整理檔案時,應(yīng)遵循統(tǒng)一格式的原則。在制定合同格式時要統(tǒng)一按A4紙大小。裝訂時將其他的收款收據(jù)、銀行憑證、保險單等不規(guī)則的材料統(tǒng)一粘貼在A4紙上,對以后還需要返還的材料如他項權(quán)利證等,要留下復(fù)印件備日后查詢,為減少檔案卷的拆開次數(shù),在裝訂時,可附加空白的還款情況登記表或其他需要的附表,待日后需要時填寫。

4.建立全宗目錄。由于貸款數(shù)量增長快,建立健全全宗目錄工作就顯得十分必要。結(jié)合個人住房公積金貸款工作的特點,可將每一卷檔案的基本情況列入全宗目錄中,便于檢索利用。這些基本情況應(yīng)包括借款人姓名、借款金額、借款年限、擔(dān)保方式、還款方式及信貸員姓名等。全宗目錄可按貨款數(shù)量的多少按自然年份建立,一年一冊或一年多冊。目錄數(shù)據(jù)應(yīng)采用計算機(jī)管理,脫機(jī)備份保存。

總之,用科學(xué)的方法合理的規(guī)避風(fēng)險,逐步提高風(fēng)險管理水平不僅符合住房公積金自身的安全運營要求,更是關(guān)系到住房制度改革和政策性住房金融發(fā)展的成敗。

(編輯/穆楊)