如何建立完善的高校內(nèi)部控制制度

占 琳

摘要:本文根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的五要素,結(jié)合高校內(nèi)部控制工作的實(shí)際情況,對(duì)如何建立完善的高校內(nèi)部控制制度提出意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制制度;《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》;內(nèi)部控制環(huán)境;風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估;內(nèi)部監(jiān)督

中圖分類(lèi)號(hào):G627.2文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)26—0160—03

內(nèi)部控制制度是指各單位在內(nèi)部分工相互制約、相互聯(lián)系的基礎(chǔ)上,采取一系列具有控制作用的方法、手段和措施,并加以規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化所形成的一整套嚴(yán)密的控制機(jī)制,也稱(chēng)為內(nèi)部控制系統(tǒng)。財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)及審計(jì)署等五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《基本規(guī)范》),突破了我國(guó)將內(nèi)部控制局限于會(huì)計(jì)與審計(jì)的傳統(tǒng)局面,將內(nèi)部控制嵌入企業(yè)生產(chǎn)、人力資源、營(yíng)銷(xiāo)等管理環(huán)節(jié)。任何一個(gè)單位,盡管規(guī)模大小不一,單位性質(zhì)特點(diǎn)不同,都應(yīng)該根據(jù)各自的具體情況建立必要的內(nèi)部控制制度。雖然《基本規(guī)范》是為企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度,但它還是有很多地方值得高校學(xué)習(xí)借鑒。筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn),以?xún)?nèi)部控制五要素為基礎(chǔ),就如何建立完善的高校內(nèi)部控制制度談一點(diǎn)體會(huì)。

一、建立內(nèi)部控制環(huán)境

1.內(nèi)部環(huán)境是實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度,建立規(guī)范的治理結(jié)構(gòu)和議事規(guī)則,明確決策、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的職責(zé)權(quán)限,形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制[1]。例如:規(guī)定校長(zhǎng)辦公室會(huì)議、黨委會(huì)、職工代表大會(huì)等議事規(guī)則、管轄權(quán)限和相應(yīng)的決策權(quán)利。

2.高校應(yīng)當(dāng)編制內(nèi)部管理手冊(cè),明確各部門(mén)的職責(zé)權(quán)限,并使職工掌握內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程等情況,以便正確行使職權(quán)和保障其相應(yīng)的權(quán)利。內(nèi)部控制系統(tǒng)是由人來(lái)設(shè)計(jì)和實(shí)施的,高校中的每位職工都會(huì)受到內(nèi)部控制系統(tǒng)的影響,并通過(guò)自身的工作影響著他人和整個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)。所以要求所有職工都應(yīng)該清楚他們?cè)诟咝?、在?nèi)部控制系統(tǒng)中的位置和角色,才能推進(jìn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。高校設(shè)置科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)一定要在考量提高組織效率的同時(shí),注意是否滿(mǎn)足了內(nèi)部相互監(jiān)督和牽制的需要,即必須在效率、人員成本和控制力度之間做好平衡。不科學(xué)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置會(huì)造成內(nèi)部控制失效。

3.高校應(yīng)當(dāng)成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者指定適當(dāng)?shù)臋C(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)部控制的建立實(shí)施及日常工作,該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人必須有熟練的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

4.高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作,保證內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置,人員配備和工作的獨(dú)立性[1]。高校屬于事業(yè)單位,人員管理實(shí)行聘用制,很難保證審計(jì)人職工作的獨(dú)立性。在飯碗都無(wú)法保證的情況下,有多少審計(jì)人員敢冒頂撞領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險(xiǎn)?這也是當(dāng)前管理制度下普遍存在的憂(yōu)慮。因此單憑嚴(yán)密的管理程序確實(shí)無(wú)法完全扼殺住領(lǐng)導(dǎo)們的舞弊風(fēng)險(xiǎn),還需要有其他各種措施的綜合使用。所以高校應(yīng)當(dāng)規(guī)定審計(jì)機(jī)構(gòu)必須對(duì)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查,審計(jì)機(jī)構(gòu)在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷,應(yīng)當(dāng)按照工作程序進(jìn)行報(bào)告,對(duì)于內(nèi)部控制重大缺陷,有權(quán)直接向校長(zhǎng)辦公室、黨委會(huì)甚至是上級(jí)管理部門(mén)報(bào)告。同時(shí)需要改變當(dāng)前審計(jì)機(jī)構(gòu)只能對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)按照現(xiàn)有制度審查其合理性,卻沒(méi)有權(quán)利審查已執(zhí)行制度或正擬定制度合理性的做法。

5.高校應(yīng)當(dāng)制定和實(shí)施有利于可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策。人力資源控制應(yīng)包括:

(1)建立嚴(yán)格的招聘程序,保證聘用人員的整體水平。

(2)關(guān)鍵崗位職工的強(qiáng)制休假和定期崗位輪換制度。

(3)建立公平、規(guī)范的業(yè)績(jī)考核機(jī)制,將薪酬、晉升、辭退等公開(kāi)進(jìn)行,并做到獎(jiǎng)罰分明。

(4)掌握國(guó)家秘密職工離崗的限制性規(guī)定。

美國(guó)貨幣管理局要求全美的銀行雇員每年必須休假一周,在雇員休假期間,安排其他人員接替他的工作,其意圖就是防止和發(fā)現(xiàn)雇員可能存在的舞弊。通過(guò)強(qiáng)制崗位輪換,或者帶薪休假,在休假期間工作由別人暫時(shí)接替,則舞弊被發(fā)現(xiàn)的概率會(huì)大大增加,相應(yīng)地職工舞弊的動(dòng)機(jī)則會(huì)大大減弱。

6.高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文化建設(shè)。具有先進(jìn)的管理理念、優(yōu)秀的職業(yè)道德素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力、良好的工作氛圍,以及充滿(mǎn)創(chuàng)新活力、法制觀(guān)念、公平機(jī)制的高校,就是擁有良好文化建設(shè)的高校,就是一個(gè)具有強(qiáng)大凝聚力的大家庭。

二、積極進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

1.不是只有從事經(jīng)營(yíng)的企業(yè)才有風(fēng)險(xiǎn),可以說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)在高校中也無(wú)處不在。例如:人力資源風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、社會(huì)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等。高校要學(xué)習(xí)航天工程管理方面的經(jīng)驗(yàn),衛(wèi)星發(fā)射是要求高精確度的行業(yè),一個(gè)螺絲的松動(dòng)就可以摧毀整個(gè)發(fā)射計(jì)劃,風(fēng)險(xiǎn)也就自然要高得多。為什么神州系列衛(wèi)星發(fā)射那么成功呢?因?yàn)楹教烊丝紤]到了從產(chǎn)品設(shè)計(jì)、組建到發(fā)射每一個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn),然后評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響程度,能夠修改的就改正,不能的就制定好應(yīng)對(duì)措施。因此高校應(yīng)該全面系統(tǒng)持續(xù)地收集相關(guān)信息,結(jié)合實(shí)際情況,及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

2.一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)事件可能造成多米諾骨牌效應(yīng)形成重大災(zāi)難,因此了解事件之間的聯(lián)系尤為重要。這就意味著不能只深入了解單個(gè)風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)該將所有的風(fēng)險(xiǎn)聯(lián)系起來(lái)。但是人往往只能在其工作領(lǐng)域內(nèi)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),所以要解決問(wèn)題就必須傾聽(tīng)每個(gè)人的聲音,特別是那些基層職工的聲音。因?yàn)樗麄儚氖聦?shí)際工作,了解工作流程,清楚哪個(gè)環(huán)節(jié)有漏洞。

3.事實(shí)上許多風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生是有規(guī)律的,因此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)就特別重要。不能在發(fā)生問(wèn)題后只是調(diào)換人員了事,要重新評(píng)估是否制度存在漏洞,并進(jìn)行及時(shí)修改,日后才可以避免問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。任何事情都有輕重緩急,高校在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中也應(yīng)該執(zhí)行重要性原則,即內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在全面控制的基礎(chǔ)上,關(guān)注重要業(yè)務(wù)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域,這樣可以將有限的資源運(yùn)用到最大化。

4.高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略,針對(duì)性、持續(xù)性地在未來(lái)中尋找風(fēng)險(xiǎn)。事物是不斷發(fā)展變化的,但是很多高校的財(cái)務(wù)、人事等制度常常是幾十年如一日,沒(méi)有任何改變。

三、組織有效的控制活動(dòng)

內(nèi)部控制就是法治,就是按制度辦事。但我國(guó)目前外部法治環(huán)境不夠健全,內(nèi)部則缺乏基本的法治意識(shí),很多人的觀(guān)念仍然是“只要有門(mén)路,沒(méi)有辦不成的事”,所以需要建立嚴(yán)密的管理程序。除了能規(guī)范和提高業(yè)務(wù)處理的效率外,其實(shí)還有控制風(fēng)險(xiǎn)的功效,而且還是讓下級(jí)可以控制和監(jiān)督上級(jí)的法寶。高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,采取相應(yīng)的控制措施來(lái)管理風(fēng)險(xiǎn)。控制措施就是管理程序,具體說(shuō)就是:

1.不相容職務(wù)分離控制要求高校全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù),實(shí)施相應(yīng)的分離措施,形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制[1]。所謂不相容職務(wù)是指某些崗位由一個(gè)人擔(dān)任,容易發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊并且其有機(jī)會(huì)掩蓋舞弊行為。不相容職務(wù)分離控制在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域已經(jīng)普遍采用,但在采購(gòu)、基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域也應(yīng)該采取牽制措施。

2.高校各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,對(duì)于重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策審批或者聯(lián)簽制度,任何個(gè)人不得單獨(dú)進(jìn)行決策或者擅自改變集體決策。從理論上說(shuō),權(quán)力越大的崗位,通常潛在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)也大,因此對(duì)其權(quán)力制衡約束的力度也應(yīng)該越大。但是當(dāng)前一個(gè)非常普遍的情況就是管理者的地位越高、權(quán)力越大,對(duì)其約束的力量不僅沒(méi)有相應(yīng)加大,反而相對(duì)減弱。為此,高校管理體系中應(yīng)當(dāng)特別針對(duì)中、高層管理人員制訂一套完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)。這樣的內(nèi)部控制系統(tǒng)不應(yīng)該是非常籠統(tǒng)的,而應(yīng)該是具體列出。例如:規(guī)定未經(jīng)黨委會(huì)批準(zhǔn),任何人不得指示另外開(kāi)設(shè)銀行賬戶(hù);不得做出對(duì)外投資或貸款決定;不得自行撤換中、高層管理人員和財(cái)務(wù)、審計(jì)人員;不得自行調(diào)整管理組織機(jī)構(gòu);不得自行采購(gòu)安裝設(shè)備;不得自行對(duì)外提供借款或經(jīng)濟(jì)擔(dān)保;不得自行變更會(huì)計(jì)制度等等。如果權(quán)限沒(méi)有被明確限定,再多的管理程序也是表面和名義上的,并且隨時(shí)可以被突破,監(jiān)督人員也就沒(méi)有具體的制度依據(jù)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督管理。

3.會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求高校嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家制定的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)完整[1]。

4.財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制要求高校建立財(cái)產(chǎn)日常管理制度和定期清查制度,財(cái)務(wù)財(cái)產(chǎn)記錄、實(shí)物保管、定期盤(pán)點(diǎn)、帳實(shí)核對(duì)等措施,確保財(cái)產(chǎn)安全[1]。高校在進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)先盤(pán)點(diǎn)實(shí)物,再核對(duì)賬冊(cè),這樣可以防止盤(pán)盈資產(chǎn)流失的可能性。對(duì)盤(pán)點(diǎn)中出現(xiàn)的差異應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查,對(duì)盤(pán)虧資產(chǎn)應(yīng)分析原因、查明責(zé)任并及時(shí)完善相關(guān)制度。高校要建立資產(chǎn)檔案,對(duì)資產(chǎn)增減變動(dòng)及時(shí)全面予以詳細(xì)紀(jì)錄,并嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和處置財(cái)產(chǎn)。高?？梢酝ㄟ^(guò)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)增加受損補(bǔ)償機(jī)會(huì)。

5.全面預(yù)算是高校財(cái)務(wù)管理的重要組成部分,高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立預(yù)算委員會(huì),組織領(lǐng)導(dǎo)高校的全面預(yù)算工作。預(yù)算委員會(huì)應(yīng)當(dāng)確保預(yù)算下達(dá)并落實(shí)相關(guān)責(zé)任人,監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行的全部過(guò)程,分析預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的差異,根據(jù)實(shí)際情況對(duì)預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,及時(shí)對(duì)預(yù)算執(zhí)行成績(jī)進(jìn)行考核。

6.績(jī)效考評(píng)控制要求高校建立和實(shí)施績(jī)效考評(píng)制度。科學(xué)設(shè)置考核指標(biāo)體系,對(duì)高校內(nèi)部各責(zé)任單位和全體職工的業(yè)績(jī)進(jìn)行定期考核和客觀(guān)評(píng)價(jià),將考評(píng)結(jié)果作為確定職工薪酬以及職務(wù)晉升、評(píng)優(yōu)、降級(jí)、調(diào)崗、辭退等的依據(jù)[1]。雖然事業(yè)單位打破了“鐵飯碗”實(shí)行了聘用制度,但是能夠調(diào)動(dòng)工作積極性的多勞多得機(jī)制,仍然很少執(zhí)行。職工的工作成績(jī)應(yīng)當(dāng)在其綜合報(bào)酬中予以合理的體現(xiàn),有合理薪酬在其進(jìn)行舞弊行為前的考慮會(huì)比待遇較低者有更多的考慮和擔(dān)憂(yōu)。簡(jiǎn)而言之,“高薪養(yǎng)廉”的確是有一定道理。

7.高校應(yīng)當(dāng)建立重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和突發(fā)事件應(yīng)急處理機(jī)制,明確風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警標(biāo)準(zhǔn),對(duì)可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)或突發(fā)時(shí)間,制定應(yīng)急預(yù)案、明確責(zé)任人員、規(guī)范處置程序,確保突發(fā)事件得到及時(shí)妥善處理[1]。

8.高校在采購(gòu)和基礎(chǔ)建設(shè)付款時(shí)要編制付款計(jì)劃,特別是資金短缺的學(xué)校,付款計(jì)劃應(yīng)由經(jīng)辦部門(mén)編制,經(jīng)過(guò)審計(jì)后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)綜合全校收支情況,最終報(bào)預(yù)算委員會(huì)審核批準(zhǔn)。高校應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格禁止經(jīng)辦人員為對(duì)方單位催款,支付款項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按照批復(fù)的付款計(jì)劃根據(jù)事件進(jìn)展程度安排,不能由經(jīng)辦人員指定付款對(duì)象,這樣才能杜絕職工利用職務(wù)之便謀取私利。

9.高校雖然已經(jīng)實(shí)行了政府采購(gòu)制度,但是對(duì)于不納入政府采購(gòu)管理的專(zhuān)用設(shè)備和基礎(chǔ)建設(shè)等,高校應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立組織牽制對(duì)上述業(yè)務(wù)實(shí)行多頭介入,同時(shí)規(guī)定完善的集中采購(gòu)和公開(kāi)、公平、公正的招標(biāo)政策,確保所有采購(gòu)盡可能集中由設(shè)備部負(fù)責(zé),這樣可以有效降低采購(gòu)成本,和減少舞弊機(jī)會(huì)。如果涉及到一些高科技設(shè)備,應(yīng)當(dāng)由多名專(zhuān)業(yè)工程師對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核,重大采購(gòu)合同需要法律顧問(wèn)審核。高校應(yīng)當(dāng)建立設(shè)備質(zhì)量管理檔案,對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)進(jìn)行追蹤,將不符合要求的產(chǎn)商或供應(yīng)商列入黑名單。內(nèi)控人員應(yīng)該定期訪(fǎng)問(wèn)供應(yīng)商,直接了解本單位職工是否利用職權(quán)向供應(yīng)商提非法要求,如確有問(wèn)題該職工要立即調(diào)離原工作崗位,絕不能給其日后報(bào)復(fù)供應(yīng)商的機(jī)會(huì)。

10.高校的后勤集團(tuán)和校辦企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)施財(cái)務(wù)委派制度。雖然上述單位大多數(shù)屬獨(dú)立法人,但是在人事和財(cái)務(wù)方面都免不了和高校有業(yè)務(wù)往來(lái),現(xiàn)在系統(tǒng)性財(cái)務(wù)舞弊往往采取在主體外造假的做法,如果沒(méi)有委派會(huì)計(jì)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和管理,它們就有可能成為幫助高校資金體外循環(huán)的公司。

四、完善信息與溝通的渠道

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,高校不論是會(huì)計(jì)電算化還是教學(xué)管理等多方面都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)。因此必須加強(qiáng)對(duì)電子信息系統(tǒng)的管理,一方面利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)提高辦事和管理效率,另一方面要更加重視計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)、程序、網(wǎng)絡(luò)、日常使用的安全問(wèn)題,確保內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

1.高校應(yīng)當(dāng)建立信息與溝通制度,明確內(nèi)部控制相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時(shí)溝通,促進(jìn)內(nèi)部控制有效運(yùn)行。高校應(yīng)當(dāng)對(duì)收集的各種內(nèi)部信息和外部信息進(jìn)行合理篩選、核對(duì)、整合,提高信息的有用性[1]。

2.高校應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進(jìn)信息的集成與共享,充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。高校應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部控制相關(guān)信息在單位內(nèi)部與外部之間進(jìn)行溝通和反饋。信息溝通過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并加以解決。重要信息應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞給管理層。

3.高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和維護(hù)、訪(fǎng)問(wèn)與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲(chǔ)存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制,保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行[1]。高校不能過(guò)于相信電子信息技術(shù)的嚴(yán)密性,因?yàn)樵傧冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)也會(huì)有被突破的漏洞,而且這樣的漏洞更有隱蔽性,危害性也更大。例如:法國(guó)興業(yè)銀行損失的70億美元,就是因?yàn)榻灰讍T曾經(jīng)負(fù)責(zé)過(guò)后臺(tái)安全工作,其知道如何規(guī)避用于阻止交易員進(jìn)行大宗交易的高科技安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。所以不能只依靠電子信息監(jiān)控系統(tǒng),還需要有嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度來(lái)監(jiān)管。高校應(yīng)當(dāng)注意財(cái)務(wù)和教務(wù)等數(shù)據(jù)信息的安全,防范數(shù)據(jù)泄密事件的發(fā)生。像筆記本、硬盤(pán)與U盤(pán)丟失或者被盜;惡意或者游戲性的黑客攻擊;前職工的報(bào)復(fù)行為,都有可能導(dǎo)致信息泄漏。高校應(yīng)當(dāng)更多地考慮訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限,通過(guò)軟件對(duì)用戶(hù)進(jìn)行識(shí)別與授權(quán),以及將職工崗位與其可以訪(fǎng)問(wèn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配,主要是解決由于管理和審計(jì)權(quán)限發(fā)生變動(dòng)而引發(fā)的數(shù)據(jù)泄露。另外數(shù)據(jù)是否被修改或者移動(dòng)?何時(shí)修改的?改到什么程度?都要引起重視。

4.高校應(yīng)當(dāng)建立反舞弊機(jī)制,堅(jiān)持懲防并舉,重在預(yù)防的原則。明確反舞弊工作的重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有關(guān)機(jī)構(gòu)在反舞弊工作中的職責(zé)權(quán)限,規(guī)范舞弊案件的舉報(bào)、調(diào)查、處理、報(bào)告和補(bǔ)救程序[1]。

5.高校應(yīng)當(dāng)建立舉報(bào)投訴制度和舉報(bào)人保護(hù)制度,設(shè)置舉報(bào)專(zhuān)線(xiàn),明確舉報(bào)投訴處理程序、辦理時(shí)限和辦理要求,確保舉報(bào),投訴成為高校有效掌握信息的重要途徑[1]。

五、實(shí)施強(qiáng)有效的內(nèi)部監(jiān)督

一項(xiàng)好的制度,如果貫徹執(zhí)行實(shí)施不力,很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。培根說(shuō)過(guò):“沒(méi)有執(zhí)行的制度,比沒(méi)有制度更可怕?！?/p>

1.高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范及其配套方法,制定內(nèi)部控制監(jiān)督制度,明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)在內(nèi)部監(jiān)督中的職責(zé)權(quán)限,規(guī)范內(nèi)部監(jiān)督的程序、方法和要求。高校的內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的重要組成部分,是監(jiān)督高校內(nèi)部控制是否嚴(yán)格執(zhí)行的重要手段,是促進(jìn)內(nèi)部控制制度不斷完善的重要力量。高校要積極開(kāi)展對(duì)內(nèi)部控制制度的評(píng)審,科學(xué)合理地組織內(nèi)部審計(jì),提高審計(jì)水平和效率。

2.高校應(yīng)當(dāng)制定內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn),對(duì)監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷,應(yīng)當(dāng)分析缺陷的性質(zhì)和產(chǎn)生的原因,提出整改方案[1]。

3.高?？梢灾朴啞秲?nèi)部審計(jì)等級(jí)評(píng)比細(xì)則》,根據(jù)該細(xì)則每年評(píng)比出優(yōu)秀部門(mén)和優(yōu)秀管理人員,該結(jié)果作為今后晉升職務(wù)和年度考核的重要條件,這樣可以起到激勵(lì)和鞭策的作用。

如何改變職工的思維習(xí)慣是高校內(nèi)部控制制度建設(shè)中的大問(wèn)題,許多流程是多年延續(xù)下來(lái)的,突然重新審視并加以修改,特別是針對(duì)某些崗位制定的內(nèi)部控制制度,最初可能會(huì)讓職工產(chǎn)生反感,認(rèn)為是不信任當(dāng)事人,其實(shí)這是在幫助和保護(hù)每個(gè)人,減少出錯(cuò)和犯罪的可能性。因?yàn)闆](méi)有嚴(yán)格的法律制度約束,在巨大利益面前,沒(méi)有人會(huì)自覺(jué)履行責(zé)任。對(duì)于高校而言,一個(gè)完善的內(nèi)控架構(gòu),不僅需要符合相關(guān)法律法規(guī)的要求,更重要的是要從自身的實(shí)際情況出發(fā),充分考慮到效率、成本以及能否操作等問(wèn)題,探索出最適合自己的體系來(lái)。只有最適合自己的,才是最好的。

參考文獻(xiàn):

[1]財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì).企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[Z].2008.

(責(zé)任編輯/石銀)