教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究與實踐

摘要:本文從教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的現(xiàn)狀,分析了網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)管理系統(tǒng)的特點,闡述了教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的實施方案和設(shè)計實現(xiàn)。

關(guān)鍵字:教學(xué)檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè) 管理系統(tǒng)

教學(xué)檔案是高等學(xué)校教學(xué)工作的歷史記錄,是學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等材料。教學(xué)檔案是高等學(xué)校檔案的主體、核心和重點,是衡量院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一。完整的教學(xué)檔案對于改進教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進教學(xué)工作的持續(xù)發(fā)展,有著至關(guān)重要的作用。他既是學(xué)校進行教學(xué)評估的真實憑證,又是改革教學(xué)工作的重要依據(jù);既是開展教學(xué)研究的可靠資料,又是維護學(xué)校和個人合法權(quán)益的法律依據(jù)。教學(xué)檔案的作用是通過其開發(fā)利用來實現(xiàn)的,只有做好教學(xué)檔案的開發(fā)與利用工作才能充分發(fā)揮其作用。

一、 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)狀分析

教學(xué)檔案是廣大教學(xué)工作者在從事教學(xué)實踐和教學(xué)管理活動中直接形成的,具有保存價值并按照一定規(guī)范整理歸檔保存的教學(xué)文件材料。它是反映高等學(xué)校教學(xué)活動的真實歷史紀錄,是教學(xué)活動的成果和產(chǎn)物。伴隨著時代的發(fā)展,社會的進步,以現(xiàn)代化高新信息技術(shù)發(fā)展為手段的知識經(jīng)濟時代的到來,使傳統(tǒng)的檔案管理機制面臨前所未有的挑戰(zhàn)。

當(dāng)前,盡管我校在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建了本校的教學(xué)檔案管理系統(tǒng),但由于出于成本、安全等因素的考慮,許多教學(xué)檔案的管理仍主要采用傳統(tǒng)的檔案盒,分門別類的進行歸檔,資料較少時能夠準確的查找;但是隨著數(shù)據(jù)資料的增加,不便于進行快速的查找和統(tǒng)計;檔案盒中存放較多的原始資料在一定程度上也浪費了大量的紙張,而且占用較大空間。隨著時代的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,教學(xué)檔案的管理也必將隨著這一劃時代的歷史進程而發(fā)生巨大的變化,走出傳統(tǒng)的思維和工作模式,進一步為我校的教學(xué)、科研服務(wù)。

我校在教學(xué)檔案管理手段方面,最突出的問題表現(xiàn)在管理手段上缺乏科學(xué)性。按照辦公自動化、管理科學(xué)化的要求,在教學(xué)檔案管理方面應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化手段,對我校的教學(xué)檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化,智能化。

在教學(xué)檔案管理信息化方面,近幾年來,盡管我校加大了管理信息化改革力度,但從整體上看,不少部門往往只重視設(shè)施、裝備、技術(shù)的投入,很少關(guān)注管理信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè),使得對信息資源的開發(fā)和利用缺乏應(yīng)有的力度。不能及時地掌握用戶的需求及其變化,使管理信息化缺乏針對性和實用性,特別是不能真正地依據(jù)現(xiàn)代科技信息網(wǎng)絡(luò)來及時、迅速、準確地開發(fā)信息資源,難以形成信息資源開發(fā)和服務(wù)功能的多元化、組織系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、操作手段的自動化等立體型體系,難以全面顯示管理信息化在我校管理中的應(yīng)有作用。

二、網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)管理系統(tǒng)的特點

(1)建立基于Web的服務(wù)體系

在學(xué)校綜合集成管理信息中,檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式,通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式,因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的,用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問,是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式,因此我校建立起自己的Web服務(wù)器,向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。

(2)檔案信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet/Web技術(shù)基礎(chǔ)上。既要具備聯(lián)機事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力,又要有較強的安全控制能力,同時還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng),并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力,使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。

(3)對教學(xué)檔案數(shù)據(jù)進行標準化處理

標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范,并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢,制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各項標準,如著錄規(guī)則的標準、文獻標引的標準等,并且選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件,建立標準化的數(shù)據(jù)庫,這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路,避免人力、物力、財力的浪費。

(4)提高了教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的安全性

在網(wǎng)絡(luò)上運行本系統(tǒng),為確保數(shù)據(jù)安全采用了一些安全保障方式。如:系統(tǒng)采用優(yōu)秀的加密算法,登錄驗證,權(quán)限管理(用戶管理和組管理),安裝防火墻等。

(5)降低系統(tǒng)實施成本

運用我校的現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源和技術(shù)資源,本系統(tǒng)運行方便快捷,有效地降低了人力和物力的過多消耗。

三、 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的實施方案

各教學(xué)院、系試用電子檔案管理系統(tǒng),教學(xué)秘書擁有辦公室數(shù)據(jù)的管理權(quán),可以修改、查詢、瀏覽下列內(nèi)容:成績管理、教學(xué)計劃、校發(fā)文件、試卷管理、教學(xué)大綱、教學(xué)文件、試題庫、教學(xué)日歷、教材征訂、優(yōu)秀畢業(yè)論文、重點學(xué)科建設(shè)實習(xí)試驗資料、教學(xué)工作量統(tǒng)計畢業(yè)學(xué)位等資料。

院教辦擁有教研室數(shù)據(jù)的管理權(quán),可以修改、查詢、瀏覽以下內(nèi)容:教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教案、課表;習(xí)題集、試題庫、考試大綱;考試成績單及試卷分析;教學(xué)研究及論文成果;科研項目;發(fā)表論文;課程作業(yè);社會實踐報告;教研室活動;指導(dǎo)畢業(yè)論文和課程論文;科研科技服務(wù)獲獎證書;指導(dǎo)學(xué)生社會實踐及獲獎證書等。

最后由大學(xué)將各院教學(xué)檔案系統(tǒng)對接,構(gòu)建全校的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。

四、 教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化研究的設(shè)計實現(xiàn)

(1)總體設(shè)計

該系統(tǒng)運行在單機或Intranet環(huán)境中,通過建立網(wǎng)絡(luò),配置服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫接口程序,客戶端配置軟件,檔案負責(zé)人通過客戶端軟件界面將檔案分類和檔案目錄輸入到軟件中。各部門通過向網(wǎng)絡(luò)管理員申請用戶名,對本部門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù),通過列表形式錄入到軟件中;用戶通過檢索和篩選功能查詢各部門所需數(shù)據(jù),輸出數(shù)據(jù)結(jié)果。

(2)基本設(shè)計流程

由客戶端向服務(wù)器發(fā)出請求,服務(wù)器接到請求后,進行相應(yīng)處理,將處理結(jié)果以數(shù)據(jù)文件的形式返回給客戶機并顯示給用戶。服務(wù)器要與數(shù)據(jù)庫交互,必須通過中間件完成。本系統(tǒng)采用Delphi的連接來實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫訪問。

(3)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)(如圖1 、圖2)

五、小結(jié)

本系統(tǒng)開發(fā)和利用充分利用了學(xué)校的豐富的技術(shù)資源、現(xiàn)代化設(shè)備,不僅大大地提高了檔案管理工作的效率,而且實現(xiàn)了信息規(guī)范化,文檔一體化。使教學(xué)工作走向了科學(xué)化,信息化的道路。隨著時代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步,本系統(tǒng)將會更加完善,更加符合未來檔案管理工作的需求。

【基金項目】石河子大學(xué)骨干教師項目階段成果,項目編號JM06009。

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作者簡介:徐曉鵬(1978-),男,漢族,講師,碩士研究生,主要從事與會計信息化的教學(xué)與研究。