套錄編目數(shù)據(jù)質(zhì)量分析及改進(jìn)對策

田乃慶

關(guān)健詞:聯(lián)機(jī)編目;書目數(shù)據(jù);套錄數(shù)據(jù);建議

摘 要:目前在聯(lián)機(jī)編目環(huán)境下,廣泛采用套錄編目工作方式,提高了分編工作效率。然而,套錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等方面仍然存在一些問題。本文針對中文圖書套錄數(shù)據(jù)的有關(guān)問題,進(jìn)行了分析并提出相應(yīng)的對策,以合理利用套錄數(shù)據(jù),提高書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。

中圖分類號:G254文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)05-0034-02

套錄編目分完整套錄與部分套錄。這兩種編目方式,同原始編目相比,減少了許多不必要的重復(fù)勞動,減輕了各館編目人員的工作量,節(jié)省經(jīng)費(fèi),實(shí)現(xiàn)了共享編目成果,提高了編目效率,促進(jìn)了各圖書館編目工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。就數(shù)據(jù)質(zhì)量而言,作為權(quán)威機(jī)構(gòu)的國家圖書館聯(lián)合編目中心,相對于別的編目機(jī)構(gòu),數(shù)據(jù)質(zhì)量較高,不僅著錄內(nèi)容完整,而且能夠做到編目數(shù)據(jù)與圖書同行,在國內(nèi)獲得較好的聲譽(yù)和較高的參考價(jià)值。聯(lián)機(jī)套錄編目雖然有上述諸多優(yōu)點(diǎn),但套錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等方面仍然存在一些問題[1]。各單位執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的詳簡級次和理解的不同,具體操作會產(chǎn)生不同的處理方式。如僅以外來數(shù)據(jù)作為套錄的依據(jù),其數(shù)據(jù)質(zhì)量的好壞,必然影響本館數(shù)據(jù)質(zhì)量[2],以至影響整個(gè)聯(lián)機(jī)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量,對其他成員館的數(shù)據(jù)質(zhì)量也將產(chǎn)生不良影響。

1 套錄編目存在的問題及應(yīng)對措施

1.1 套錄的信息源存在著格式不統(tǒng)一,著錄不規(guī)范

各館編目原則的不統(tǒng)一,造成了同一類型圖書分類不一致,組配不統(tǒng)一。一些著錄信息所歸字段不統(tǒng)一;多卷書、叢書的“集中與分散”處理不一致,如對多卷書的著錄,正題名相同的上下冊書,有的集中編制為一條記錄,有的分別編制為兩條記錄[3];叢書題名與分冊題名混淆或合并、副題名與正題名混淆或合并;責(zé)任者的信息源不同時(shí)選取不一致,有的按版權(quán)頁選取,有的則以題名頁為準(zhǔn);譯著原文題名著錄字段也不統(tǒng)一等問題。各館著錄都有自己一套處理方式,如原樣復(fù)制,會造成本館著錄數(shù)據(jù)不一致。因此,套錄編目絕不是簡單的照搬照抄,應(yīng)結(jié)合本館編目的細(xì)則進(jìn)行判斷分析,對套錄數(shù)據(jù)和所編圖書進(jìn)行核查,認(rèn)真審核字段名稱及內(nèi)容準(zhǔn)確與否,保留適用的,增加必要的,剔除無用的,對不符合本館的著錄規(guī)則的字段及內(nèi)容要進(jìn)行修改,保證套錄數(shù)據(jù)與本館著錄規(guī)則一致。

1.2 以舊充新、套錯(cuò)數(shù)據(jù)問題

對于題名相同的圖書,容易出現(xiàn)不同版本、不同印刷次數(shù)及相同題名的不同種文獻(xiàn)下載錯(cuò)誤。由于忽略其出版時(shí)間、出版者、裝幀形式等特征,而籠統(tǒng)地作為一種書處理[4]。套錄主要依據(jù)的是文獻(xiàn)本身,如果不認(rèn)真審讀原文獻(xiàn),盲目下載,所產(chǎn)生的新記錄就可能混雜其他版本的數(shù)據(jù),甚至出現(xiàn)張冠李戴的嚴(yán)重錯(cuò)誤。因此,下載數(shù)據(jù)時(shí)要仔細(xì)檢查版本、責(zé)任者以及出版時(shí)間等特征,保證套錄數(shù)據(jù)與在編文獻(xiàn)內(nèi)容相符,避免套錯(cuò)數(shù)據(jù)。

1.3 套錄數(shù)據(jù)查重問題

查重是圖書分類規(guī)范統(tǒng)一化的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是書目質(zhì)量控制的一個(gè)主要手段。通過查重不僅發(fā)現(xiàn)館藏復(fù)本圖書,還可以使不同版本的同種書集中在一起,使先后進(jìn)館的多卷書著錄統(tǒng)一,標(biāo)引一致,通過查重還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已編數(shù)據(jù)的差錯(cuò),及時(shí)更正。

1.4 錄入錯(cuò)誤與著錄字段的殘缺

書目數(shù)據(jù)出現(xiàn)文字錄入錯(cuò)誤及字段著錄不完整等問題較多見,如330字段內(nèi)容摘要缺漏,特別是檢索字段的錯(cuò)誤和缺漏,是導(dǎo)致讀者漏檢、誤檢的重要原因,直接影響書目數(shù)據(jù)庫檢索的查準(zhǔn)率和查全率。因此,套錄數(shù)據(jù)時(shí)不應(yīng)全盤照搬,應(yīng)詳細(xì)核對下載數(shù)據(jù)中各著錄項(xiàng)目內(nèi)容是否完整和準(zhǔn)確,認(rèn)真進(jìn)行檢索字段的審核,防止遺漏,并盡量利用3-字段附注說明,完整揭示文獻(xiàn)特征,確保本館編目質(zhì)量,防止著錄錯(cuò)誤蔓延和對他人套錄數(shù)據(jù)造成誤導(dǎo)。

1.5 分類標(biāo)引問題

分類標(biāo)引是一項(xiàng)繁瑣而細(xì)致的工作,需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力,在圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中一直占有非常重要的位置,文獻(xiàn)標(biāo)引的深度和質(zhì)量,直接影響到書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。由于編目員對分類標(biāo)引的理解與運(yùn)用上的差異,分類不夠準(zhǔn)確、合理,甚至錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生,導(dǎo)致讀者出現(xiàn)檢索失敗的現(xiàn)象。因此,套錄數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)特別注意仔細(xì)審核分類號是否正確,如內(nèi)容理解有欠缺,分類有不當(dāng)之處應(yīng)進(jìn)行修改。對于多學(xué)科、多主題、邊緣學(xué)科、跨學(xué)科的文獻(xiàn),若只給一個(gè)分類號,往往不能完整揭示文獻(xiàn)的內(nèi)容及學(xué)科屬性,從而影響數(shù)據(jù)質(zhì)量。因此,應(yīng)拓展標(biāo)引的廣度和深度,適當(dāng)添加附加分類號,提供多途徑檢索,以提高文獻(xiàn)檢索的查準(zhǔn)率和查全率[5]。

需要注意的是,在做查重后,對于本館已有收藏的、需要集中排架的多卷書或?qū)偻粌?nèi)容特征的文獻(xiàn),應(yīng)依照本館該套圖書的分類號標(biāo)引,保持與本館歷史數(shù)據(jù)的一致,而不宜去套錄與本館不同的分類號,這樣才能保證本館同類書集中排架,避免多卷書或內(nèi)容相同的圖書出現(xiàn)分類前后不一致現(xiàn)象,保證館藏資源分類的一致性、穩(wěn)定性和延續(xù)性,方便讀者的查詢和利用。

2 提高套錄編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的途徑

2.1 加強(qiáng)著錄管理

完善的著錄管理規(guī)章制度是文獻(xiàn)加工質(zhì)量的重要保障。要提高套錄編目數(shù)據(jù)質(zhì)量,首先要有著錄工作標(biāo)準(zhǔn),才能規(guī)范套錄編目,這是保證套錄質(zhì)量的首要工作。要制訂本館的著錄規(guī)則,明確著錄詳簡級次、著錄的選擇項(xiàng)和特殊情況的處理等。在此基礎(chǔ)上,針對套錄編目存在的上述問題,依據(jù)本單位的著錄規(guī)則,制訂套錄細(xì)則和操作規(guī)范,指導(dǎo)套錄編目,并做好編目人員的培訓(xùn),使每個(gè)編目員能夠理解著錄規(guī)則,對套錄字段名稱和著錄內(nèi)容,做出準(zhǔn)確的判斷,及時(shí)修改錯(cuò)誤數(shù)據(jù)和不規(guī)范數(shù)據(jù),保證套錄數(shù)據(jù)與本館著錄規(guī)則一致,且著錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.2 加強(qiáng)套錄編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量保證需要通過多個(gè)環(huán)節(jié)完成,但重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)制作過程中,通過采取質(zhì)量控制手段,做好套錄數(shù)據(jù)自校工作,這是保證套錄數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過自校,對套錄數(shù)據(jù)隨時(shí)進(jìn)行檢查,特別是數(shù)據(jù)的查重和檢索字段檢查,應(yīng)作為重點(diǎn)質(zhì)量控制點(diǎn)。對字段的匹配關(guān)系、字段著錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性也要進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修改。有條件的單位應(yīng)設(shè)立總校或總審崗位,利用編目系統(tǒng)的功能進(jìn)行批校對,這樣可以從整體上發(fā)現(xiàn)格式上的邏輯錯(cuò)誤和字段錯(cuò)誤。

要建立一個(gè)有權(quán)威、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫,應(yīng)重視和做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作,這是提高套錄編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要手段。一個(gè)高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)庫要保持生命力,必須要不斷地更新和修改數(shù)據(jù),刪除重復(fù)數(shù)據(jù)和無用數(shù)據(jù)。編目員在著錄工作中,發(fā)現(xiàn)歷史記錄錯(cuò)誤,隨時(shí)地進(jìn)行維護(hù)、修改,這是保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量不可缺少的重要環(huán)節(jié),是控制數(shù)據(jù)質(zhì)量行之有效的方法。

2.3 提高編目員的質(zhì)量意識和業(yè)務(wù)水平

聯(lián)機(jī)編目的實(shí)現(xiàn),需要編目員具有較高的責(zé)任感和較強(qiáng)的崗位意識[6],克服浮躁心理,堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作作風(fēng),認(rèn)真甄別、修正聯(lián)機(jī)下載的數(shù)據(jù)。對于套錄數(shù)據(jù)應(yīng)仔細(xì)推敲,不能一律照搬,更不可為完成定額指標(biāo)而忽視數(shù)據(jù)質(zhì)量。應(yīng)加強(qiáng)對編目人員的考核管理,采取合理的工作定額,通過編目數(shù)量、質(zhì)量與績效掛鉤,增強(qiáng)工作責(zé)任感,形成良好的自我約束。

編目員應(yīng)注重個(gè)人素質(zhì)的提升和修煉。無論文獻(xiàn)的原始編目,還是發(fā)現(xiàn)和改正套錄編目數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤,都需要高素質(zhì)的編目人員。只有既精通MARC格式,又熟悉文獻(xiàn)著錄規(guī)則并具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的編目人員,才能發(fā)現(xiàn)和改正別人著錄中的錯(cuò)誤,確保機(jī)讀書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

圖書館管理層也應(yīng)注重對編目員的精神激勵(lì),從政策層面上為編目員個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展提供空間,把圖書館與編目員個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)統(tǒng)一起來,才能實(shí)現(xiàn)圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與編目員共同發(fā)展的最佳效應(yīng),使編目員的個(gè)人潛能充分發(fā)揮,自身價(jià)值得到充分體現(xiàn)。這種精神激勵(lì)遠(yuǎn)比工作報(bào)酬更為有效,更能調(diào)動編目人員工作積極性,進(jìn)而提高編目質(zhì)量意識和工作水平。

3 結(jié)論

綜上所述,套錄編目絕不是簡單的照搬照抄,應(yīng)結(jié)合本館編目規(guī)則進(jìn)行判斷分析,做好本館的編目工作。本文列舉的套錄編目問題,對中文圖書著錄的影響、數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響和館藏記錄的影響,直接關(guān)系到本館書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量,影響到讀者的檢索和館藏文獻(xiàn)的利用,應(yīng)該引起足夠的重視。加強(qiáng)對套錄編目的分析研究和質(zhì)量控制,是提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。

參考文獻(xiàn):

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