網(wǎng)絡(luò)化條件下會計(jì)系統(tǒng)流程再造的誤區(qū)剖析

劉承煥

【摘要】 文章分析了與會計(jì)流程再造相關(guān)的兩個(gè)認(rèn)識錯誤,糾正了片面追求 “精簡”的錯誤理念,提出了結(jié)合企業(yè)ERP管理軟件應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)這兩大環(huán)境去進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)流程再造的設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】 會計(jì)系統(tǒng);會計(jì)系統(tǒng)流程再造;ERP;互聯(lián)網(wǎng)

一、幾個(gè)概念誤區(qū)剖析

近些年來,隨著企業(yè)流程再造(BPR)的流行,會計(jì)理論界開始廣泛討論會計(jì)流程再造的問題,進(jìn)而出現(xiàn)了會計(jì)業(yè)務(wù)流程再造、 業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化、會計(jì)系統(tǒng)流程再造等相關(guān)術(shù)語。以下糾正對兩個(gè)常見術(shù)語的錯誤理解。

(一)對“會計(jì)業(yè)務(wù)流程再造”這一錯誤術(shù)語的剖析

“會計(jì)業(yè)務(wù)”這一名在現(xiàn)實(shí)中被廣泛運(yùn)用,但從會計(jì)的本質(zhì)來看,這一提法是值得商榷的。信息系統(tǒng)論認(rèn)為“會計(jì)是旨在提高經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)信息系統(tǒng)”,而業(yè)務(wù)一般是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),應(yīng)該包括融資業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、投資業(yè)務(wù)、分配業(yè)務(wù)、納稅業(yè)務(wù)、薪資業(yè)務(wù)等經(jīng)濟(jì)活動。會計(jì)的職能是反映和監(jiān)督,即對上述這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)(活動)引發(fā)的資金運(yùn)動進(jìn)行反映和監(jiān)督?！皶?jì)”和“業(yè)務(wù)”的本質(zhì)區(qū)別在于:“業(yè)務(wù)”是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的簡稱,“會計(jì)”是對經(jīng)濟(jì)活動的計(jì)量、記錄報(bào)告;“業(yè)務(wù)”是“會計(jì)”處理的對象。因此把“會計(jì)”和“業(yè)務(wù)”連接起來的“會計(jì)業(yè)務(wù)”的提法是不夠準(zhǔn)確的,因而“會計(jì)業(yè)務(wù)流程再造”的提法也是不夠準(zhǔn)確的。

(二)對“業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化”的錯誤理解的剖析

長期以來,由于薪酬發(fā)放、固定資產(chǎn)折舊、往來收付結(jié)算、采購銷售、倉儲庫存、融資投資、計(jì)繳稅金等“業(yè)務(wù)”和財(cái)務(wù)(主要指會計(jì))有著千絲萬縷的聯(lián)系,會計(jì)必須對這些業(yè)務(wù)產(chǎn)生的資金流信息進(jìn)行輸入、處理、加工從而生成會計(jì)信息,傳統(tǒng)的會計(jì)崗位劃分也是以這些具體業(yè)務(wù)為依據(jù)的。例如會計(jì)中的工資崗位專門處理工資計(jì)算及相關(guān)的人工成本費(fèi)用分配的問題,既要肩負(fù)薪酬數(shù)據(jù)采集、匯總、分類、計(jì)算還要承擔(dān)會計(jì)分配任務(wù)。一個(gè)會計(jì)崗位同時(shí)肩負(fù)了“業(yè)務(wù)”和“會計(jì)”兩大功能,這樣給人造成錯覺,會認(rèn)為薪酬計(jì)算發(fā)放“業(yè)務(wù)”和薪酬費(fèi)用分配“會計(jì)”是“一體化”的。對工資會計(jì)崗位的準(zhǔn)確定位應(yīng)該是“專門處理薪酬管理業(yè)務(wù)中和成本費(fèi)用分配相關(guān)的會計(jì)信息活動”,而具體的薪酬計(jì)算業(yè)務(wù)嚴(yán)格來說應(yīng)該由人事、車間、總務(wù)等部門共同完成。又如會計(jì)中的采購崗位其實(shí)并不是采購“業(yè)務(wù)”活動的直接參與者,因?yàn)椴少彂?yīng)該是由具有專業(yè)技術(shù)的專職采購人員完成,他們負(fù)責(zé)和供應(yīng)商直接接觸,要出差、跑業(yè)務(wù)。對會計(jì)工作中的采購崗位準(zhǔn)確的定位應(yīng)該是“專門處理采購業(yè)務(wù)中和采購成本相關(guān)的會計(jì)信息活動”。

綜上所述,所謂的“業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化”,不是說業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)(含會計(jì))不分家,不是你中有我、我中有你的關(guān)系。嚴(yán)格說來,“業(yè)務(wù)”人員和“財(cái)務(wù)”人員的工作性質(zhì)和職責(zé)是“分立”的,不是合為“一體”的。雖然現(xiàn)實(shí)中由于人員缺乏或者內(nèi)控松散,有時(shí)會出現(xiàn)一個(gè)人既是業(yè)務(wù)人員又是財(cái)務(wù)人員的例子,但是我們必須認(rèn)識到業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)(含會計(jì))人員是兩類性質(zhì)截然不同的人員,兩者各有各的崗位職責(zé),各有各的工作特點(diǎn)。

“業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化”的準(zhǔn)確解釋是:“從管理信息系統(tǒng)角度來看,凡是要在業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等多個(gè)子系統(tǒng)共同使用的數(shù)據(jù),應(yīng)該確保只有一個(gè)唯一的數(shù)據(jù)源頭,即從數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭業(yè)務(wù)模塊輸入數(shù)據(jù),在相關(guān)的其他信息模塊和財(cái)務(wù)模塊共享并處理該數(shù)據(jù)”。這一概念是從信息管理角度出發(fā)而產(chǎn)生的,基本原則是:凡是幾個(gè)部門共同需要的一種信息,應(yīng)該只在該信息產(chǎn)生的源頭錄入生成,其他系統(tǒng)不再重復(fù)錄入。現(xiàn)代企業(yè)管理最終的實(shí)質(zhì)還是信息化管理,比如采購活動發(fā)生以后,要引發(fā)采購、付款、庫存這些“業(yè)務(wù)”和“會計(jì)”等的一系列變化,本來要在四個(gè)職能部門分別輸入各自相關(guān)的信息,就是對于一個(gè)共同的采購業(yè)務(wù)引發(fā)的信息活動,要放到四個(gè)不同的職能部門去處理,這樣不但會造成數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,還容易出現(xiàn)錯誤,又要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行核對,信息處理效率低下。而“業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化”強(qiáng)調(diào)的是進(jìn)入信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源頭只有一個(gè),就是從采購系統(tǒng)中錄入信息后,其他諸如付款、庫存、會計(jì)等需要這筆采購信息時(shí),直接調(diào)用即可,這樣大大減少了出錯的概率,減少了核對的麻煩。

(三)“會計(jì)系統(tǒng)流程再造”的提法是科學(xué)的

“會計(jì)系統(tǒng)流程再造”這一概念符合會計(jì)的內(nèi)涵,也可以引申到會計(jì)反映流程再造、會計(jì)監(jiān)督流程再造和會計(jì)管理流程再造?？梢詫ⅰ霸僭臁钡乃枷肴谌氲綍?jì)信息系統(tǒng)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。從會計(jì)的反映職能來看包括:業(yè)務(wù)→原始憑證的流程再造,原始憑證→記賬憑證的流程再造,賬簿生成的流程再造,報(bào)表生成的流程再造等;從會計(jì)的監(jiān)督職能來看,輸入時(shí)→系統(tǒng)有效性檢驗(yàn)→專人審核生效→進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)并處理→責(zé)任人簽字……這一基本的監(jiān)督流程可以隨著企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的改造優(yōu)化。從會計(jì)參與決策職能流程看,原始數(shù)據(jù)的輸入→專人利用專門手段進(jìn)行處理→領(lǐng)導(dǎo)決策獲取信息→依據(jù)信息進(jìn)行決策,這一流程同樣存在再造的空間。

二、片面追求精簡的誤區(qū)剖析

學(xué)者們普遍認(rèn)為,著手進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)流程再造時(shí)應(yīng)從會計(jì)重要性原則出發(fā),能省則省。一味求精求簡的再造理念,在短期內(nèi)可能會有一定的效用,但從長期來看,往往會以內(nèi)部控制松散作為代價(jià),或者以喪失信息的衍生利用價(jià)值為代價(jià),這是目前進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)再造的誤區(qū)之一。

下面以采購業(yè)務(wù)中的會計(jì)流程再造為例闡述。如果僅從會計(jì)做賬處理的角度考慮,可以將采購分解為三個(gè)步驟:第一步,見到采購發(fā)票作“借:在途物資,借:應(yīng)交稅費(fèi);貸:應(yīng)付賬款(或其他)。第二步,見到和采購相關(guān)的運(yùn)費(fèi)發(fā)票等(作和上述類似的處理)。第三步,見到采購實(shí)物辦理入庫結(jié)算時(shí)作 “借:原材料(庫存商品);貸:在途物資”。按照這個(gè)思路,在設(shè)計(jì)采購業(yè)務(wù)的信息傳遞流程時(shí)只要圍繞采購發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票、入庫單這三種原始單據(jù)的處理進(jìn)行即可,不考慮除此以外的其他單據(jù)和信息,這樣做很符合簡化高效原則。但是在簡化的同時(shí),我們犧牲了其他信息需求,比如采購訂貨問題、款項(xiàng)結(jié)算問題。也就是說只注重到會計(jì)核算信息的生成,但沒有考慮到會計(jì)管理乃至整個(gè)企業(yè)管理信息的生成問題。在簡化流程的同時(shí)忽略了信息的完整性,這是誤區(qū)之一。

在解決數(shù)學(xué)幾何難題時(shí),往往會引入“輔助線”這一題外“工具”,它雖不是幾何難題本身的必須條件,但是它的引入,會使人的思路豁然開朗,從而順利解決難題。進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)流程再造過程中,站在企業(yè)信息管理的總體角度,兼顧內(nèi)部控制的要求,適當(dāng)增加原來流程中所沒有的一些“輔助流程”,不但不顯得累贅,反而會使整個(gè)流程更顯得井然有序。比如采購付款中的“現(xiàn)結(jié)單”就是一個(gè)很好的例證。

三、脫離企業(yè)ERP管理軟件應(yīng)用環(huán)境的誤區(qū)剖析

現(xiàn)代企業(yè)管理離不開ERP管理軟件這一基本環(huán)境,進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)流程再造,更無法跳出這個(gè)圈子?，F(xiàn)在用友、金蝶、安易、SAP等大型的較成熟的ERP管理軟件已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。言會計(jì)必言財(cái)務(wù)軟件,言財(cái)務(wù)軟件必言ERP。在現(xiàn)代信息社會,會計(jì)已很難游離于前述的融資、采購、生產(chǎn)、銷售、分配、投資稅務(wù)等具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之外。會計(jì)信息系統(tǒng)更是作為整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)存在。應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)要充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的具體關(guān)系;要認(rèn)識到賬務(wù)處理模塊和購銷存、薪酬管理、資產(chǎn)管理、往來款項(xiàng)管理、生產(chǎn)制造管理等模塊之間的關(guān)系;要充分考慮到信息系統(tǒng)內(nèi)部單據(jù)之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,考慮到數(shù)據(jù)單據(jù)的上、下游關(guān)系;考慮單據(jù)錄入、審核、處理、輸出分別應(yīng)放在哪個(gè)模塊進(jìn)行,一定要站在整個(gè)企業(yè)信息管理的高度考慮會計(jì)系統(tǒng)流程再造,不能孤立地只在會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行簡單的流程改造。要知道,進(jìn)行流程再造的目的不僅是為會計(jì)信息的生成,更是要為整個(gè)企業(yè)的管理需要生成。同時(shí),在進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)之外的其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息流程再造時(shí),也同樣要兼顧到會計(jì)系統(tǒng)的需要。

圖1是用友U8管理軟件總體架構(gòu)圖,是假定企業(yè)實(shí)現(xiàn)了物料需求計(jì)劃、采購、應(yīng)付賬款、銷售、應(yīng)收賬款、庫存、存貨、成本管理、工資、固定資產(chǎn)、資金管理、財(cái)務(wù)分析等多模塊應(yīng)用,是一個(gè)比較典型的ERP信息管理環(huán)境。此圖對研究ERP內(nèi)部各模塊關(guān)系有著重要的參考意義。

圖1中如果加入生產(chǎn)制造、客戶關(guān)系管理、人力資源管理等模塊,其模塊關(guān)系圖將更加復(fù)雜,在進(jìn)行相應(yīng)模塊流程再造時(shí)要考慮的因素將更加全面,問題將復(fù)雜化。如果減少一些模塊,則在進(jìn)行相應(yīng)流程再造時(shí)需要考慮的因素也進(jìn)一步減少,問題將簡單化?？傊?進(jìn)行會計(jì)系統(tǒng)流程再造或者其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程再造一定要結(jié)合企業(yè)購置的ERP軟件進(jìn)行,也可以結(jié)合企業(yè)的流程再造去選購ERP軟件,不要浪費(fèi)ERP軟件資源?？梢哉f,在購買ERP管理軟件之前是盡量讓ERP軟件適應(yīng)本企業(yè)的管理流程需求,而買回ERP管理軟件并使用后,應(yīng)該盡可能讓企業(yè)的管理流程去適應(yīng)ERP軟件的要求?，F(xiàn)在企業(yè)應(yīng)用ERP軟件失敗的案例很多,成功的不多,大家都在責(zé)怪ERP——不符合自己的特殊需求,但很少考慮改變自己的慣有流程去主動適應(yīng)ERP的要求。

當(dāng)然,由于ERP管理系統(tǒng)自身的特點(diǎn)是全面性、復(fù)雜性、綜合性、嚴(yán)密性,因此在結(jié)合ERP系統(tǒng)考慮會計(jì)系統(tǒng)流程再造時(shí),往往又會陷入過于復(fù)雜的誤區(qū)。因而在考慮整體性的同時(shí),也需要結(jié)合企業(yè)的具體情況,適度精簡,盡量減少模塊間過多的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)程度,以避免帶來會計(jì)信息時(shí)滯性的問題。

四、游離于互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境之外的誤區(qū)剖析

現(xiàn)代信息社會是以網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用為基本特征,會計(jì)信息系統(tǒng)及時(shí)性、相關(guān)性的要求可以得到完美的體現(xiàn)。研究會計(jì)信息系統(tǒng)流程再造,必須站在具有互動性、開放性的互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下進(jìn)行。脫離網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的會計(jì)系統(tǒng)流程再造只能是閉門造車的做法,終將被時(shí)代拋棄。

前已述及會計(jì)系統(tǒng)流程再造的一個(gè)基本原則就是數(shù)據(jù)源一次輸入原則,目標(biāo)是降低冗余程度,減少重復(fù)輸入帶來的錯誤,減少因不同人員錄入相同信息而進(jìn)行的相互核對,現(xiàn)以兩個(gè)簡例闡述。

例1,如果集團(tuán)公司內(nèi)分布于不同地區(qū)的子公司都應(yīng)用同一種ERP軟件并且都能順利互聯(lián),則通過互聯(lián)網(wǎng)和ERP管理軟件這一平臺,可以進(jìn)行信息的適時(shí)同步操作。比如在上海分銷公司的一筆銷售業(yè)務(wù)信息錄入后,可以同步進(jìn)入到遠(yuǎn)在北京的數(shù)據(jù)庫中,北京的信息人員可以及時(shí)收到這一信息,立即審核后制單。就是在上海分銷部錄入原始信息,北京的總部財(cái)務(wù)人員也能審核信息并處理信息,進(jìn)一步生成管理需要的其他信息。

例2,非集團(tuán)公司的兩個(gè)企業(yè)之間的購銷業(yè)務(wù)在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下流程優(yōu)化。比如A公司要向遠(yuǎn)在外地的B公司采購商品,買方A和賣方B要涉及到的幾個(gè)具有密切關(guān)聯(lián)度的主要單據(jù)及對應(yīng)關(guān)系為:A:采購訂單← →B:銷售訂單; A:到貨單← →B:發(fā)貨單; A:采購發(fā)票← →B:銷售發(fā)票。顯而易見,在絕大多數(shù)正常情況下,A企業(yè)的采購訂單和B企業(yè)的銷售訂單信息應(yīng)是一致的;A企業(yè)的到貨單和B企業(yè)發(fā)貨單信息應(yīng)是一致的;A企業(yè)的采購發(fā)票和B企業(yè)的銷售發(fā)票信息應(yīng)是一致的。這就給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)系統(tǒng)流程再造提供了如下思路:(為了說明問題,這里先撇開實(shí)物出、入庫手續(xù)和相關(guān)付款結(jié)算手續(xù))

A企業(yè)錄入采購訂單,通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到B企業(yè)。

B企業(yè)立即根據(jù)A企業(yè)的采購訂單研究決策后生成發(fā)貨單、錄入銷售發(fā)票,并傳遞給A企業(yè),同時(shí)組織發(fā)貨。

A企業(yè)根據(jù)B企業(yè)傳來的發(fā)貨單和到貨情況生成到貨單;根據(jù)B企業(yè)傳來的銷售發(fā)票生成采購發(fā)票。

再造前,A企業(yè)要錄入3種單據(jù),B企業(yè)要錄入3種單據(jù)。再造后,由于相同信息可有上游數(shù)據(jù)生成,這樣的話,最終的單據(jù)變?yōu)椴少徲唵?、發(fā)貨單、銷售發(fā)票,業(yè)務(wù)錄入量減少了一半。

當(dāng)然在具體應(yīng)用中還要考慮雙方的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、軟件基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、國家規(guī)定等。但從減少不必要的重復(fù)輸入角度考慮,提供了另一種新的思路。

五、結(jié)束語

今后,在提到和會計(jì)相關(guān)的流程再造時(shí),標(biāo)準(zhǔn)的提法應(yīng)該是“會計(jì)系統(tǒng)流程再造”。由于現(xiàn)在的企業(yè)大多數(shù)都已處于互聯(lián)環(huán)境,ERP管理軟件的應(yīng)用也已經(jīng)比較普及,因而在研究會計(jì)系統(tǒng)流程再造時(shí),必須緊密結(jié)合這兩大環(huán)境。再造后的流程一定要和ERP軟件的應(yīng)用高度相適應(yīng)。同時(shí)要考慮和企業(yè)外部環(huán)境相融合,考慮外部數(shù)據(jù)源流入企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)并利用的問題。●

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