基于Ｅｘｃｅｌ　ＶＢＡ的銷售管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)

蔣秀蓮

【摘要】 利用Excel VBA開發(fā)銷售管理系統(tǒng)簡單實用,可使銷售管理自動化,可快速有效地對資金、進貨、銷售、庫存等業(yè)務(wù)進行管理,合理控制“進、銷、存”各個環(huán)節(jié),提高資金的利用率和結(jié)算速度,實現(xiàn)管理的高效率、實時性、科學(xué)性、智能性,從而實現(xiàn)資源共享,提高企業(yè)管理水平、經(jīng)濟效益和競爭能力。

【關(guān)鍵詞】 Excel VBA;銷售;銷售管理系統(tǒng)

一、概述

銷售管理不僅是企業(yè)的關(guān)鍵而且是企業(yè)的生命線。銷售涉及的角色眾多繁雜,使用信息化管理工具對企業(yè)的銷售物流進行全面管理是必須的,也是必然的。銷售管理系統(tǒng)能給企業(yè)決策者和管理者提供全方位的銷售流程和實時的信息查詢,并且可以統(tǒng)計出某段時間內(nèi)的產(chǎn)品銷售量,加強對企業(yè)銷售環(huán)節(jié)的全盤掌控,為企業(yè)提供一個全面的信息化平臺,提高工作效率,使決策者能夠完全清楚和控制銷售這一和企業(yè)經(jīng)濟直接相關(guān)聯(lián)的重要過程。筆者以某企業(yè)的銷售為模型,運用Excel開發(fā)了一套銷售管理系統(tǒng)。銷售作為整個企業(yè)管理系統(tǒng)的一部分,是企業(yè)內(nèi)部與外部市場的窗口。它收集必要的市場資料,向市場提供產(chǎn)品和服務(wù)。銷售從產(chǎn)成品入庫環(huán)節(jié)開始,根據(jù)訂貨合同和庫存量發(fā)貨。顧客收到貨后,可能付款,也可能拒付,企業(yè)根據(jù)反饋的信息(應(yīng)收款、到賬款,拒付理由書等)進行銷售分析,產(chǎn)生各種報表提供給有關(guān)部門,有關(guān)部門根據(jù)它來判斷企業(yè)經(jīng)營成果是否令人滿意,并根據(jù)反饋的信息來重新調(diào)整企業(yè)在未來時期的經(jīng)營計劃。銷售管理系統(tǒng)的應(yīng)用,將從根本上解決整個商品銷售業(yè)務(wù)流程效率低、處理能力差等手工操作過程中表現(xiàn)出的不足,方便銷售商對商品資料、客戶資料、銷售業(yè)績等進行高效的管理。使用該系統(tǒng), 管理層可以及時查詢、管理商品, 管理員工, 還可以對當前銷售業(yè)績、銷售財務(wù)進行一些統(tǒng)計,生成統(tǒng)計表格,以便全面掌握商品的銷售情況。

Excel為微軟Office組件之一,運用廣泛,容易實現(xiàn),且簡單易操作,容易掌握。利用Excel VBA開發(fā)簡便實用的銷售管理系統(tǒng),可以使企業(yè)在管理中節(jié)約成本,提高效率。

二、系統(tǒng)功能分析

(一)銷售管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

基于開發(fā)背景及目標定位,將“銷售管理系統(tǒng)”劃分成基礎(chǔ)資料、銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)分析和統(tǒng)計報表5大模塊(見圖1)。本系統(tǒng)支持動態(tài)的業(yè)務(wù)需求,并可方便地集成已有的企業(yè)管理資源。

(二)業(yè)務(wù)流程圖

用戶在運行本系統(tǒng)時,首先進入一個“系統(tǒng)登陸”框,輸入用戶名和密碼,對其身份進行驗證后才能進入到相應(yīng)的管理模塊。系統(tǒng)設(shè)置了用戶權(quán)限,這主要起三方面的作用:其一,防止非法用戶進入本系統(tǒng)。其二,不同的用戶擁有不同的權(quán)限。其三,以某位合法用戶的身份進入系統(tǒng),其有關(guān)操作將被記錄下來(見圖2)。

1.對于一般用戶, 可以查閱客戶的相關(guān)資料, 從系統(tǒng)中查找原來錄入的資料(入庫) , 并生成訂單(出庫)。新進一批材料時,應(yīng)將其分類(產(chǎn)品類目管理)后輸入相關(guān)信息(入庫);當用戶購買產(chǎn)品時, 又進入到產(chǎn)品的銷售業(yè)務(wù)管理,進行相關(guān)操作。一般用戶權(quán)限不可以進行資料修改、刪除等操作,只能錄入相關(guān)信息。

2.對于管理員來說,可以查看全部資料,如每天的銷售情況、采購情況,以及銷售員信息等,并且可以通過報表進行數(shù)據(jù)匯總分析,以便熟悉市場,幫助進行下一步?jīng)Q策, 同時對公司工作人員的相關(guān)資料進行管理(用戶信息管理)。

三、功能模塊設(shè)計

(一)基礎(chǔ)資料

基礎(chǔ)資料包括庫存資料、客戶資料、產(chǎn)品資料等。庫存資料完成庫存產(chǎn)品的建立、查詢、修改、刪除;客戶資料完成客戶的分類查詢和添加、修改、刪除;產(chǎn)品資料完成產(chǎn)品的分類查詢、添加、修改、刪除等。

(二)銷售業(yè)務(wù)

銷售業(yè)務(wù)包括產(chǎn)品銷售錄入、收款管理、銷售查詢和應(yīng)收賬款查詢等。銷售錄入完成產(chǎn)品基本信息的錄入,銷售退貨完成產(chǎn)品基本信息的修改和刪除,銷售查詢完成產(chǎn)品基本信息的查詢,收款管理完成產(chǎn)品銷售款項信息的查詢、修改、刪除等。

(三)采購業(yè)務(wù)

采購業(yè)務(wù)包括采購錄入、采購?fù)素?、付款錄入等。在采購錄入操作?用填寫入庫單的形式來完成采購的入庫行為;在退貨操作中用填寫退貨單的形式來完成材料的退貨;付款錄入完成付款管理。

(四)業(yè)務(wù)分析

包括銷售分析圖表和采購分析圖表。銷售分析圖表通過數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表來顯示銷售數(shù)據(jù),提供分析和決策依據(jù)。

(五)統(tǒng)計報表

統(tǒng)計報表包括銷售明細表、采購明細表、應(yīng)收賬款明細表、回款明細表和付款明細表。此模塊包括產(chǎn)品銷售的所有信息,庫存產(chǎn)品、材料的物流信息,其查詢、統(tǒng)計是全面的。

四、系統(tǒng)功能模塊實現(xiàn)

(一)Excel表格的設(shè)計

分析流程圖, 系統(tǒng)需要使用表格來存儲相關(guān)的信息。表格是Excel的基礎(chǔ), 只有將表格框架搭建起來,才能完成子模塊的編輯、實施。為方便數(shù)據(jù)的維護及數(shù)據(jù)的有效擴充,采用Excel創(chuàng)建工作表, 并使用Excel內(nèi)嵌的VBA編輯宏,對表格進行處理,使操作簡便、快捷。

(二)功能模塊實現(xiàn)

登陸模塊設(shè)計。

打開 Microsoft Office Excel2003 中文版,執(zhí)行“工具”→“宏”→“Visual Basic編輯器”,進入VBA編輯窗口,執(zhí)行“插入”→“用戶窗體”,創(chuàng)建一個登陸窗體, 對窗體設(shè)計,并把所有按鈕代碼編輯到代碼窗口中,類的成員變量大部分與表中的字段名相同。在創(chuàng)建類模塊的同時,進行程序的編寫,如“注冊”命令的實現(xiàn):

Private Sub CommandRegidit_Click()

If vbCancel = MsgBox("你要進行注冊嗎?", 1 + 32,

"注冊")ThenExitSub

If ComboBox1 = "" Or TextBox1 = ""Then MsgBox

"請先正確填寫你要注冊的用戶名及密碼 ! "

Exit Sub

0 xh = InputBox ("請重復(fù)一次密碼:")

If xh <> TextBox1.Text Then

If vbCancel <> MsgBox("二次密碼不一致,是否重新輸入!", 1 + 32,"錯誤") Then GoTo0ElseExitSub

End If

If Trim(權(quán)限(ComboBox1, 2)) <> "" Then MsgBox "注冊失敗,該用戶已存在!"

Exit Sub

With Sheet1

u = .Range("c65536").End(xlUp).Row + 1

.Cells(u, 3) = ComboBox1.Text

.Cells(u, 4) = "一般用戶"

.Cells(u, 5) = TextBox1.Text

End With

MsgBox ComboBox1.Text & Chr(13) & "一般用戶" &Chr(13)&

"注冊成功,請記住密碼!"

End Sub

(三)自定義菜單模塊

為使操作方便快捷,并使系統(tǒng)外觀簡潔美觀,對系統(tǒng)加入了自定義菜單。插入模塊,加入自定義菜單代碼,并隱藏系統(tǒng)菜單,如:隱藏Excel系統(tǒng)菜單工具欄等。自定義菜單見圖3。

Sub YinCangXiTongCaiDan( )

ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs = False ' 屏蔽工作表標簽

ActiveWorkbook.Protect , , True ' 移除工作表左上角圖標和右上角最小化/最大化/關(guān)閉按鈕

With Application

.CommandBars.DisableAskAQuestionDropdown = True ' 去除幫助

.CommandBars("Standard").Visible = False ' 屏蔽常用工具欄

.CommandBars("Formatting").Visible = False ' 屏蔽格式工具欄

.CommandBars("Stop Recording").Visible = False' 屏蔽常用工具欄

.CommandBars("ply").Enabled = False ' 屏蔽工作表標簽右鍵

.CommandBars("cell").Enabled = False' 屏蔽工作表右鍵

.DisplayFormulaBar = False' 屏蔽編輯欄

.Caption = "銷售管理系統(tǒng)" ' Excel標題

End With

End Sub

五、結(jié)束語

銷售管理系統(tǒng)的開發(fā)主要包括工作表、工作簿的建立與維護,以及應(yīng)用程序的設(shè)計開發(fā)兩方面。對于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強的工作簿,而對于后者則要求應(yīng)用程序具有功能完備、易使用等特點?！?/p>

【參考文獻】

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