淺議企業(yè)應(yīng)收賬款的日常管理

余海生　張金鐘

摘要:企業(yè)要達(dá)到應(yīng)收賬款管理的基本目標(biāo)就需要找到和形成一套科學(xué)和適用的管理和控制方法。本文就是從建立應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制和內(nèi)控機(jī)制,對(duì)應(yīng)收賬款設(shè)定擔(dān)保,應(yīng)收賬款跟蹤與逾期應(yīng)收賬款的追收,加強(qiáng)公司信息化建設(shè)運(yùn)用信用管理軟件進(jìn)行應(yīng)收款的管理等幾個(gè)方面對(duì)應(yīng)收賬款的日常管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款 內(nèi)部控制 債務(wù)重組

一、建立應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制和內(nèi)控機(jī)制

企業(yè)要建立應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制,對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控,包括:1、最高賒銷額監(jiān)控:對(duì)主要下游代理商分別設(shè)定最高賒銷金額,超過(guò)這一額度不能發(fā)貨,對(duì)事實(shí)上高于設(shè)定最高賒銷額的下游代理商堅(jiān)持每月的收款大于供貨,逐步壓縮到最高賒銷額以內(nèi)。2、 最長(zhǎng)賒銷期監(jiān)控:在設(shè)定最高賒銷額的同時(shí),設(shè)定最長(zhǎng)的欠款期限由業(yè)務(wù)人員在到期前跟單催收,如到期未收回欠款,則立即停止供貨,組織追款。3、企業(yè)賒銷總額監(jiān)控:企業(yè)要對(duì)公司的應(yīng)收賬款總額進(jìn)行監(jiān)控,不能突破賒銷總額,不然公司的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)加大同時(shí)公司的運(yùn)營(yíng)資金也會(huì)緊張,嚴(yán)重的會(huì)造成資金鏈斷裂,當(dāng)應(yīng)收賬款接近或者超過(guò)上限時(shí)馬上減緩或者停止信用銷售行為。按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定,企業(yè)根據(jù)謹(jǐn)慎性原則的要求,應(yīng)當(dāng)在期末或年終對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行檢查,對(duì)超過(guò)結(jié)算期限的應(yīng)收賬款,應(yīng)該按拖欠時(shí)間長(zhǎng)短進(jìn)行排隊(duì),以便企業(yè)組織催收和估計(jì)壞賬損失對(duì)于數(shù)額較大,風(fēng)險(xiǎn)性較高的應(yīng)收賬款,一般應(yīng)提取一定比例的壞賬準(zhǔn)備。

完善的內(nèi)部控制制度可確保企業(yè)應(yīng)收賬款及時(shí)收回,企業(yè)在應(yīng)收賬款管理方面應(yīng)該建立內(nèi)部管理制度。1. 設(shè)立賒銷審批職能權(quán)限,企業(yè)內(nèi)部規(guī)定各級(jí)人員可批準(zhǔn)的賒銷額度,限額以上須經(jīng)單位責(zé)任人審批。2. 要建立應(yīng)收賬款賬齡分析和逾期催收制度,跟蹤客戶履約情況,定期評(píng)估客戶信用風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。3. 通過(guò)制訂有效的激勵(lì)與警戒機(jī)制,將貨款回籠率與銷售人員的業(yè)務(wù)考核費(fèi)掛購(gòu),落實(shí)收款責(zé)任,有效規(guī)避壞賬損失風(fēng)險(xiǎn)。4. 要注重內(nèi)控機(jī)制的動(dòng)態(tài)管理,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理需求和發(fā)展階段,建立相應(yīng)的內(nèi)控機(jī)制;同時(shí)要根據(jù)所處內(nèi)外環(huán)境的變化,及時(shí)修訂內(nèi)控管理制度。5. 要注重引入中介機(jī)構(gòu)、專家等外部意見。6. 對(duì)信用銷售要全程監(jiān)控,一般銷售業(yè)務(wù)要經(jīng)過(guò)接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運(yùn)貨物、向顧客開具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個(gè)業(yè)務(wù)流程。信用銷售監(jiān)控主要發(fā)生在接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、記錄銷售和收回資金流程。7. 財(cái)務(wù)部門對(duì)應(yīng)收賬款的分析管理,財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款的回收情況、賬齡等情況進(jìn)行分析,而不能將所有責(zé)任都交給主要負(fù)責(zé)確定賒銷授信額度和資信調(diào)查的信用管理部門,這是內(nèi)控制度的重要環(huán)節(jié)能。財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制一定期間的賒銷客戶的銷售、賒銷、收賬、賬齡分析表及分析資料交管理當(dāng)局。在分析中應(yīng)利用比率、比較、趨勢(shì)、結(jié)構(gòu)等分析方法,分析逾期債權(quán)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)財(cái)務(wù)狀況的影響,以便確定壞賬處理、當(dāng)前賒銷策略。

二、對(duì)應(yīng)收賬款設(shè)定擔(dān)保

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì),采用法律手段來(lái)解決經(jīng)濟(jì)問(wèn)題是必然的。當(dāng)某一方當(dāng)事人拒絕履行義務(wù)時(shí),另一方當(dāng)事人可以通過(guò)法律手段向法院起訴或到仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁來(lái)獲得法律保護(hù)。但這必然會(huì)消耗大量人力、物力。擔(dān)保實(shí)際上是對(duì)應(yīng)收賬款這種債權(quán)效力的加強(qiáng)與補(bǔ)充。對(duì)于毛利率十分低下銷售金額又比較大的企業(yè)來(lái)說(shuō)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)十分巨大,降低應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)就成為企業(yè)的頭等大事。賒銷擔(dān)保就是解決這個(gè)問(wèn)題的一個(gè)手段。擔(dān)保措施不但可以對(duì)債務(wù)企業(yè)實(shí)施,對(duì)企業(yè)內(nèi)部銷售人員也可以實(shí)施。為了增強(qiáng)銷售人員的責(zé)任心,企業(yè)可以推薦和選拔高素質(zhì)且有一定經(jīng)濟(jì)實(shí)力的營(yíng)銷人員,營(yíng)銷人員在進(jìn)入銷售崗位之前要交納一定的銷售保證金。營(yíng)銷人員是企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的實(shí)際操作者,是應(yīng)收款項(xiàng)發(fā)生的直接責(zé)任者,也是應(yīng)收款項(xiàng)回收的第一責(zé)任人。對(duì)營(yíng)銷人員實(shí)行高收益高績(jī)效的管理辦法營(yíng)銷工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的一項(xiàng)重要工作,既要回避營(yíng)銷工作中的壞賬風(fēng)險(xiǎn)還要充分調(diào)動(dòng)其營(yíng)銷人員的積極性,采取高風(fēng)險(xiǎn)、高收入、高回報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)與報(bào)酬相匹配的管理模式,既要提高營(yíng)銷人員的積極性,又要保證銷貨款、采購(gòu)貨物余款百分之百的按時(shí)回籠。這樣就以增強(qiáng)銷售人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),防止銷售人員片面追求為了完成銷售任務(wù)而盲目賒銷。

三、應(yīng)收賬款跟蹤與逾期應(yīng)收賬款的追收

應(yīng)收賬款形成日起到信用期止這一時(shí)期的應(yīng)收賬款為未到期應(yīng)收賬款。建議企業(yè)銷售人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理,加強(qiáng)溝通,一方面可維護(hù)與下級(jí)代理商的良好關(guān)系,另一方面又可及早排除可能導(dǎo)致貨款拖欠的隱患,極大地提高應(yīng)收賬款回收率。資信管理部門要及時(shí)跟蹤監(jiān)控發(fā)貨、貨款結(jié)算情況和下級(jí)代理商的經(jīng)營(yíng)狀況、支付能力、財(cái)務(wù)政策等有關(guān)事項(xiàng)變化情況,定期將這些情況報(bào)告給公司經(jīng)理并通報(bào)給銷售部。銷售經(jīng)理要根據(jù)報(bào)告的情況,及時(shí)調(diào)整銷售策略,以保證發(fā)貨、收款環(huán)節(jié)的良性循環(huán)。企業(yè)要形成定期的對(duì)賬制度,根據(jù)實(shí)際情況定期(建議每月甚至每周)同下級(jí)代理商核對(duì)一次賬目。對(duì)已超過(guò)信用期的應(yīng)收賬款,應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款賬齡及金額大小進(jìn)行分析。一般情況下,客戶拖欠的時(shí)間越長(zhǎng),回收的難度就會(huì)越大。實(shí)踐證明應(yīng)收賬款的拖欠的賬齡不宜過(guò)長(zhǎng),其信用期一般應(yīng)控制在10天以內(nèi)。否則,每拖過(guò)一個(gè)信用期,回收成本也就越大。

公司向客戶催收貨款必須講究方式才能達(dá)到目的,因此提出幾種催收應(yīng)收賬款的方式以供參考。1. 由公司內(nèi)部業(yè)務(wù)員直接出面。因?yàn)闃I(yè)務(wù)員親自參與業(yè)務(wù)交易,對(duì)客戶情況最熟悉,一般情況下,業(yè)務(wù)員可能與客戶有多年的交情,見面易于溝通;另外,由其他人催收,如果沒有征得業(yè)務(wù)員的同意,業(yè)務(wù)員可能故意設(shè)置其他人員追收的障礙。2. 由公司內(nèi)部專職機(jī)構(gòu)出面。主要是信用管理部門的工作,優(yōu)點(diǎn)是可以集中多人的智慧采取最佳方法與客戶接觸和談判,避免可能的極端行為給催收造成的不必要的麻煩。當(dāng)然,在這種情況下,也需要直接業(yè)務(wù)員的配合和支持。3. 委托社會(huì)追賬機(jī)構(gòu)出面。一般在對(duì)代理商不太了解的情況下或代理商態(tài)度強(qiáng)硬故意欺詐時(shí),可以采用這種方式。4. 根據(jù)合同條款,通過(guò)仲裁或向人民法院起訴的方式追收貨款,比較耗時(shí)費(fèi)力。從起訴到判決再到執(zhí)行階段,一般需要一年左右的時(shí)間,如果是涉外合同,則時(shí)間更長(zhǎng)。在合同金額明確的情況下,通過(guò)這種方式解決合同糾紛的客戶差不多都已經(jīng)到了破產(chǎn)的邊緣,不到萬(wàn)不得己,一般不用這種方式。

債務(wù)重組是處置企業(yè)應(yīng)收賬款的一種有效方法,主要包括采取貼現(xiàn)方式收回債權(quán)、債轉(zhuǎn)股、和以非現(xiàn)金資產(chǎn)償債三種方式。1. 采取貼現(xiàn)方式收回賬款。貼現(xiàn)方式是指在企業(yè)資金嚴(yán)重缺乏而購(gòu)貨者又無(wú)力償還的情況下,可以考慮給予債務(wù)人一定的折扣而收回逾期債權(quán)。2. 債轉(zhuǎn)股。債轉(zhuǎn)股是指應(yīng)收賬款持有人與債務(wù)人通過(guò)協(xié)商將應(yīng)收賬款作為對(duì)債務(wù)人的股權(quán)投資,從而解決雙方債權(quán)債務(wù)問(wèn)題的一種方法。3. 以非現(xiàn)金資產(chǎn)收回債權(quán)。是指?jìng)鶆?wù)人轉(zhuǎn)讓其非現(xiàn)金資產(chǎn)給予債權(quán)人以清償債務(wù)。債務(wù)人用于償債的非現(xiàn)金資產(chǎn)主要有;存貨、短期投資、固定資產(chǎn)、長(zhǎng)期投資、無(wú)形資產(chǎn)等。在債權(quán)人不缺乏現(xiàn)金流量,而債務(wù)人的非現(xiàn)金資產(chǎn)又能為債權(quán)人利用,或者債務(wù)人的非現(xiàn)金資產(chǎn)有活躍的交易市場(chǎng)和確定的參考價(jià)格,才可考慮以這種方式收回應(yīng)收賬款。

四、加強(qiáng)公司信息化建設(shè),運(yùn)用信用管理軟件進(jìn)行應(yīng)收款的管理

信息技術(shù)極大地改變了應(yīng)收賬款管理業(yè)務(wù)的工作方式,個(gè)人電腦,電子郵件和各種管理軟件在幾乎每個(gè)部門都廣泛使用,不僅極大地提高了工作效率,實(shí)質(zhì)上帶來(lái)的是管理理念的更新。隨著企業(yè)信息管理系統(tǒng)的發(fā)展,ERP系統(tǒng)和CRM項(xiàng)目的實(shí)施和電子商務(wù)的飛速發(fā)展,信用業(yè)務(wù)的工作模式必將發(fā)生改變,成為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)組成部分。實(shí)施企業(yè)信息化管理軟件的實(shí)施實(shí)現(xiàn)以客戶為中心的信息整合,也就是將過(guò)去散落在不同部門、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或員工個(gè)人手中的客戶靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息整合到一起,將諸如客戶名稱、地址、電話、傳真等“靜態(tài)信息”和業(yè)務(wù)過(guò)程中隨時(shí)都在發(fā)生的各種“動(dòng)態(tài)信息”分門別類的整合到企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中,幫助企業(yè)提升各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,越來(lái)越多的新技術(shù)被應(yīng)用于信用評(píng)估,給這個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了革命性變革?，F(xiàn)在各大信用管理公司都建有自身的信用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),并且在不斷的研究新的信息技術(shù)來(lái)提高工作效率。一般的企業(yè)管理軟件都能通過(guò)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的高度集成,通過(guò)提供銷售發(fā)票、合同信息、擔(dān)保等資料的錄入與管理,客戶最大授信額度、信用等級(jí)的控制和管理,保證應(yīng)收帳款的事前信用控制;通過(guò)提供業(yè)務(wù)自動(dòng)生成憑證、應(yīng)收帳款核銷、自動(dòng)往來(lái)對(duì)帳、壞帳自動(dòng)處理、到期應(yīng)收帳款的自動(dòng)提示催收等功能,保證了應(yīng)收帳款的日常精細(xì)管理;通過(guò)提供自動(dòng)生成回款分析、周轉(zhuǎn)分析、欠款分析、帳齡分析等功能及預(yù)警機(jī)制,為應(yīng)收帳款事后的處置方案提供決策支持和分析。通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的應(yīng)用,通過(guò)對(duì)銷售過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控,規(guī)范應(yīng)收帳款的管理,減少了管理的漏洞,降低了流動(dòng)資金在非生產(chǎn)環(huán)節(jié)的沉淀,加速了資金的回籠和流轉(zhuǎn)。

信用管理軟件的發(fā)展對(duì)整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是一個(gè)質(zhì)的提升。信用管理軟件與企業(yè)的CRM, ERP系統(tǒng)是緊密結(jié)合的,可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。企業(yè)信用管理軟件應(yīng)該包括以下功能模塊:1. 客戶信息的建立、收集和維護(hù)。 客戶信息是企業(yè)對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí)的基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō),客戶信息主要包括總體特征、營(yíng)運(yùn)狀況、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、歷史交易記錄和其它客戶及第三方信用評(píng)級(jí)公司對(duì)其的評(píng)價(jià)。需要說(shuō)明的是:CRM軟件一般來(lái)說(shuō)也包含客戶信息的搜集整理,但CRM的作用主要在于通過(guò)以上信息挖掘有價(jià)值的客戶,找到為企業(yè)帶來(lái)更多利潤(rùn)的客戶或者潛在客戶。而企業(yè)信用管理軟件需要的信息更多的是要對(duì)信用評(píng)級(jí)有價(jià)值,因此說(shuō),它比CRM更加專業(yè)。2. 客戶信用等級(jí)評(píng)定?？蛻粜庞玫燃?jí)的評(píng)定模型發(fā)展的較為成熟,是軟件的核心部分之一。信用評(píng)價(jià)模型的原理是回歸,在企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐中,往往要做大量的歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,找出影響客戶信用分析的因素,設(shè)立指標(biāo)體系,并設(shè)置各指標(biāo)的權(quán)重。建立模型過(guò)程中可能會(huì)碰到問(wèn)題,一是數(shù)據(jù)不全,二是數(shù)據(jù)可信度不高。因此模型工具選擇的靈活性和適用性非常重要。3. 客戶信用政策制定。信用政策包括信用期限、信用限額。制定合理的客戶信用政策是客戶價(jià)值的主要體現(xiàn),也是評(píng)價(jià)軟件成功失敗的重要指標(biāo),因?yàn)榭蛻羰褂密浖哪康?最終還是要帶來(lái)更多的利潤(rùn)。政策的制定原則是,平衡市場(chǎng)開拓和風(fēng)險(xiǎn)防范之間的矛盾。制定客戶的信用政策首先以客戶信用等級(jí)評(píng)定的結(jié)果為基礎(chǔ),同時(shí)考慮客戶的營(yíng)運(yùn)資產(chǎn)情況,對(duì)有實(shí)力的客戶授信的額度可以較大,針對(duì)守信程度較好而且為企業(yè)貢獻(xiàn)利潤(rùn)較多的客戶,還可以制定適當(dāng)?shù)膬r(jià)格折扣,以實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的激勵(lì)。此外,信用政策還需要考慮下列因素:市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、產(chǎn)品利潤(rùn)、客戶地位、市場(chǎng)前景、產(chǎn)品生命周期、庫(kù)存周轉(zhuǎn)等等,而且需要隨著企業(yè)發(fā)展的狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。4. 應(yīng)收賬款管理。企業(yè)應(yīng)收賬款是企業(yè)為擴(kuò)大市場(chǎng)占有率而采取賒銷手段的必然結(jié)果。對(duì)信用管理軟件來(lái)說(shuō),客戶應(yīng)用等級(jí)評(píng)定和信用管理政策制定強(qiáng)調(diào)的是信用管理的事前預(yù)防環(huán)節(jié),而應(yīng)收賬款的管理則體現(xiàn)的是信用管理的事后處理環(huán)節(jié),具體包括兩個(gè)方面:第一、賬齡分析。軟件時(shí)刻對(duì)每筆應(yīng)收賬款的賬齡進(jìn)行計(jì)算和分析,對(duì)接近還款期限的賬目進(jìn)行提醒,對(duì)逾期的賬目要求有關(guān)部門采取一定的行動(dòng)。第二、總量預(yù)警。首先確定合適的應(yīng)收賬款總量,定量分析應(yīng)收賬款增加帶來(lái)的管理成本、收賬成本、機(jī)會(huì)成本、壞賬成本等等,以及應(yīng)收賬款損失過(guò)少帶來(lái)的企業(yè)資產(chǎn)效益的損失。同樣最佳的應(yīng)收賬款總量要根據(jù)公司的不同發(fā)展階段和運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的調(diào)整然后比較公司應(yīng)收賬款總量的水平,并反饋至信用政策制定環(huán)節(jié),并適當(dāng)?shù)卣{(diào)整客戶信用政策制。

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作者簡(jiǎn)介

姓名: 余海生;性別: 男;出生日期: 1975.7 ;民族:漢;籍貫:河南省商丘市;職稱:會(huì)計(jì)師;學(xué)歷:浙江大學(xué)碩士在職研究生;專業(yè): 工商管理;工作單位:杭州天騰環(huán)境藝術(shù)有限公司;崗位:財(cái)務(wù)總監(jiān)。