論企業(yè)全面預(yù)算管理

梁　俊

摘要:全面預(yù)算管理是一種現(xiàn)代企業(yè)管理模式,本文從對全面預(yù)算管理的概念及特點(diǎn)闡述入手,著重分析了全面預(yù)算管理的職能、作用及意義,并從預(yù)算的考評及激勵方面為企業(yè)提升全面預(yù)算管理的有效性指出一定的方向。

關(guān)鍵詞:全面預(yù)算管理 職能作用 預(yù)算考評與激勵

全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過重大推動作用的管理系統(tǒng),是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。這一方法自從上個世紀(jì)20年代在美國的通用電氣、杜邦、通用汽車公司產(chǎn)生之后,很快就成了大型工商企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。從最初的計劃、協(xié)調(diào),發(fā)展到現(xiàn)在的兼具控制、激勵、評價等諸多功能的一種綜合貫徹企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的管理工具,全面預(yù)算管理在企業(yè)內(nèi)部控制中日益發(fā)揮核心作用。正如著名管理學(xué)家戴維?奧利所說,全面預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個能把企業(yè)的所有關(guān)鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。

一、全面預(yù)算管理的概念及特點(diǎn)

全面預(yù)算是關(guān)于企業(yè)在一定時期內(nèi)經(jīng)營、資本、財務(wù)等各方面的總體計劃,它將企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)活動用貨幣形式表示出來。全面預(yù)算可以按其涉及的業(yè)務(wù)活動領(lǐng)域分為財務(wù)預(yù)算和非財務(wù)預(yù)算。其中財務(wù)預(yù)算是關(guān)于資金籌措和使用的預(yù)算;非財務(wù)預(yù)算主要是指業(yè)務(wù)預(yù)算,用于預(yù)測和規(guī)劃企業(yè)的基本經(jīng)濟(jì)行為。

全面預(yù)算管理是指企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下,對未來的經(jīng)營活動和相應(yīng)財務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測和籌劃,并通過對執(zhí)行過程的監(jiān)控,將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對照和分析,從而及時指導(dǎo)經(jīng)營活動的改善和調(diào)整,以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。全面預(yù)算管理需要充分的雙向溝通以及所有相關(guān)部門的參與。

全面預(yù)算管理的特點(diǎn)的核心首先在于“全面”二字上,它具有全員、全額、全程的特點(diǎn);其次是戰(zhàn)略性,要分析動態(tài)環(huán)境,包括國際、國內(nèi)環(huán)境,政治、經(jīng)濟(jì)、金融、法律、自然環(huán)境等;再次是機(jī)制性,預(yù)算本身是個機(jī)制化的過程,具有鮮明的程序性,需要立項、編制、審批、執(zhí)行、監(jiān)督、考評等,機(jī)制設(shè)立的目的是為了降低預(yù)算風(fēng)險;最后是市場性,預(yù)算管理是以市場為導(dǎo)向,全面控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動市場化的計劃管理模式。

二、全面預(yù)算管理的職能和作用

(一)全面預(yù)算的職能

全面預(yù)算具有規(guī)劃、溝通、協(xié)調(diào)、控制和激勵五個方面的職能。

規(guī)劃職能是指全面預(yù)算實(shí)施企業(yè)在資源配置的基礎(chǔ)上,對一定時期內(nèi)的經(jīng)營情況進(jìn)行預(yù)計、對收支進(jìn)行安排、對盈利的模式和規(guī)模進(jìn)行量化管理的職能;

溝通職能是指全面預(yù)算管理可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)與環(huán)境的溝通、日常經(jīng)營與企業(yè) 戰(zhàn)略的溝通,從而促進(jìn)各企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和法人治理結(jié)構(gòu)完善的職能;

協(xié)調(diào)職能是通過預(yù)算編制來達(dá)到協(xié)調(diào)企業(yè)各項職能的實(shí)現(xiàn),從而達(dá)到資源的最優(yōu)配置;

控制職能是指全面預(yù)算將各業(yè)務(wù)事項與經(jīng)費(fèi)安排捆綁在一起,使所有預(yù)算執(zhí)行主體都知道自己的目標(biāo),為各企業(yè)對供、產(chǎn)、銷、人、財、物實(shí)行全方位的控制、評估及信息反饋提供標(biāo)準(zhǔn);

激勵職能是指全面預(yù)算為考核評價各責(zé)任層次工作業(yè)績提供了依據(jù),企業(yè)可根據(jù)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果實(shí)施獎勵、激勵,以確保總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(二)全面預(yù)算的作用

1.開展全面預(yù)算管理能夠改善企業(yè)管理決策。它為企業(yè)決策提供了科學(xué)、精確的支撐以及有力的保障,并且明確了企業(yè)各層次進(jìn)行決策的權(quán)責(zé)關(guān)系,提高決策水平;

2.全面預(yù)算管理進(jìn)一步落實(shí)了目標(biāo)責(zé)任。它通過對企業(yè)整體經(jīng)營活動的一系列量化的計劃安排,強(qiáng)化了各層次的權(quán)限與職責(zé),并通過控制和考核將目標(biāo)責(zé)任落到實(shí)處;

3.開展全面預(yù)算管理能夠提高企業(yè)管理水平。通過預(yù)算體制的設(shè)立可以更好地促進(jìn)企業(yè)各職能部門、各工作環(huán)節(jié)的溝通與協(xié)調(diào)、優(yōu)化業(yè)務(wù)活動安排與財務(wù)資源的配置,提高工作效率;

4.全面預(yù)算管理有利于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)通過全面預(yù)算管理在經(jīng)營、投資、籌融資等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的實(shí)施可以優(yōu)化資源配置、提高工作效率、監(jiān)測業(yè)務(wù)運(yùn)行過程、規(guī)避運(yùn)行風(fēng)險、降低運(yùn)行成本,達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

三、全面預(yù)算管理意義

(一)提升戰(zhàn)略管理能力

戰(zhàn)略目標(biāo)通過全面預(yù)算加以固化與量化,預(yù)算的執(zhí)行與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)成為同一過程;對預(yù)算的有效監(jiān)控,將確保最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。通過預(yù)算監(jiān)控可以發(fā)現(xiàn)未能預(yù)知的機(jī)遇和挑戰(zhàn),這些信息通過預(yù)算匯報體系反映到?jīng)Q策機(jī)構(gòu),可以幫助企業(yè)動態(tài)地調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃,提升企業(yè)戰(zhàn)略管理的應(yīng)變能力。

(二)有效的監(jiān)控與考核手段

預(yù)算的編制過程向集團(tuán)企業(yè)和子公司雙方提供了設(shè)定合理業(yè)績指標(biāo)的全面信息,同時預(yù)算執(zhí)行結(jié)果是業(yè)績考核的重要依據(jù)。將預(yù)算與執(zhí)行情況進(jìn)行對比和分析,為經(jīng)營者提供了有效的監(jiān)控手段。

(三)高效使用企業(yè)資源

預(yù)算計劃過程和預(yù)算指標(biāo)數(shù)據(jù)直接體現(xiàn)了(集團(tuán)公司)各子公司和各部門使用資源的效率以及對各種資源的需求,因此是調(diào)度與分配企業(yè)資源的起點(diǎn)。

(四)有效控制經(jīng)營風(fēng)險

全面預(yù)算可以初步揭示企業(yè)下一年度的經(jīng)營情況,揭示潛在的風(fēng)險,并預(yù)先采取相應(yīng)的防范措施,從而達(dá)到規(guī)避與化解風(fēng)險的目的。

四、全面預(yù)算管理的考評激勵機(jī)制

(一)全面預(yù)算管理的考評

1.全面預(yù)算管理考評的作用

預(yù)算考評機(jī)制是對企業(yè)內(nèi)各級責(zé)任部門或責(zé)任中心預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核和評價的機(jī)制,是管理者對執(zhí)行者實(shí)行的一種有效的激勵和約束形式。預(yù)算考評具有兩個層次的含義,一是對整個預(yù)算管理系統(tǒng)的考評,即對企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的評價,它是完善并優(yōu)化整個預(yù)算管理系統(tǒng)的有效措施;二是對預(yù)算執(zhí)行者的考核及其業(yè)績的評價,它是實(shí)現(xiàn)預(yù)算約束與激勵作用的必要措施。預(yù)算考評是預(yù)算控制過程中的一部分,因為預(yù)算執(zhí)行中及完成后都要適時進(jìn)行考評,所以它是一種動態(tài)考評,也是一種綜合考評。預(yù)算考評在整個預(yù)算管理循環(huán)過程中是一個承上啟下的環(huán)節(jié)。預(yù)算考評的作用主要有以下幾個方面:

(1)確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。目標(biāo)確定并細(xì)化分解以后,預(yù)算目標(biāo)就成為企業(yè)一切工作的核心,這種目標(biāo)具有較強(qiáng)的約束作用。在預(yù)算執(zhí)行中,管理者對預(yù)算執(zhí)行情況與預(yù)算的差異適時進(jìn)行確認(rèn),及時糾正企業(yè)人力、財力、物力、信息等資源管理上的浪費(fèi)與執(zhí)行中的偏差,為預(yù)算目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)提供可靠的保障;

(2)預(yù)算考評可以協(xié)助企業(yè)管理者及時了解企業(yè)所處的環(huán)境及發(fā)展趨勢,進(jìn)而衡量企業(yè)有關(guān)的預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度,評估預(yù)算完成后的效益;

(3)對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的考評,反映整個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績,是管理者完善并優(yōu)化整個預(yù)算管理系統(tǒng)可靠的資料依據(jù);

(4)預(yù)算考評是對執(zhí)行者業(yè)績評價的重要依據(jù)。目標(biāo)的層層分解和延伸細(xì)化,使企業(yè)全員都有相應(yīng)的預(yù)算目標(biāo),這種預(yù)算目標(biāo)與執(zhí)行中的經(jīng)濟(jì)活動在時間上相一致,其經(jīng)營環(huán)境和條件也基本相同,以預(yù)算目標(biāo)與執(zhí)行者的實(shí)際業(yè)績水平相比較,評價執(zhí)行者的業(yè)績,確定責(zé)任歸屬,是比較公正、合理、客觀的,尤其是對企業(yè)人才的業(yè)績評價,具有較強(qiáng)的說服力;

(5)預(yù)算考評增強(qiáng)了管理者的成就感與組織歸屬感。預(yù)算考評具有較強(qiáng)的激勵作用,通過預(yù)算考評評價出了作為預(yù)算責(zé)任主體的管理者的工作業(yè)績,這是企業(yè)對管理者工作業(yè)績的認(rèn)可,將工作業(yè)績與獎懲制度掛鉤,勢必增強(qiáng)管理者的成就感與組織歸屬感,從而更進(jìn)一步激發(fā)管理者的工作能動性。

2.全面預(yù)算管理考評的原則

(1)目標(biāo)原則。實(shí)施預(yù)算管理,其根本目的是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo),在目標(biāo)確定之前,管理者已經(jīng)進(jìn)行了科學(xué)預(yù)測,因此,在預(yù)算考評時如無特殊原因,未能實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)就說明執(zhí)行者未能有效地執(zhí)行預(yù)算,這是實(shí)施預(yù)算管理考評的第一原則。

(2)激勵原則。人的行為是由動機(jī)引起的,而動機(jī)又產(chǎn)生于需要,行為科學(xué)告訴我們,激勵導(dǎo)致努力,努力導(dǎo)致成績。所以,在實(shí)施預(yù)算管理的同時,企業(yè)應(yīng)設(shè)計一套與預(yù)算考評相適應(yīng)的激勵制度。沒有科學(xué)的激勵制度,預(yù)算執(zhí)行者就缺乏執(zhí)行預(yù)算的積極性與主動性,預(yù)算考評也就失去了它的真正意義。

(3)時效原則。企業(yè)對預(yù)算的考評應(yīng)適時進(jìn)行,并依據(jù)獎懲制度及時兌現(xiàn),只有這樣,才有助于管理上的改進(jìn),保證目標(biāo)利潤的完成。本期的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果拿到下期或更長時間去考評,就失去了考評的激勵作用。

(4)例外原則。實(shí)施預(yù)算管理,企業(yè)的高層管理者只需對影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵因素進(jìn)行控制,并要特別關(guān)注這些因素中的例外情況。一些影響因素并不是管理者所能控制的,如產(chǎn)業(yè)環(huán)境的變化、市場的變化、執(zhí)行政策改變、重大意外火災(zāi)害等。如果企業(yè)受到這些因素的影響,就應(yīng)及時按程序修正預(yù)算,考評按修正后的預(yù)算進(jìn)行。

(5)分級考評的原則。預(yù)算考評是根據(jù)企業(yè)預(yù)算管理的組織結(jié)構(gòu)層次或預(yù)算目標(biāo)的分解次序進(jìn)行的,預(yù)算執(zhí)行者是預(yù)算考評的主體對象,每一級責(zé)任單位負(fù)責(zé)對其所屬的下級責(zé)任單位進(jìn)行預(yù)算考評,而本級責(zé)任單位預(yù)算的考評則由所屬上級部門來進(jìn)行,也就是說預(yù)算考評應(yīng)遵循分級考評的原則。

3.全面預(yù)算管理考評的層次和內(nèi)容

在預(yù)算考評過程中,各個層次的責(zé)任中心應(yīng)向上一級的責(zé)任中心報送責(zé)任報告。首先,最低層次的責(zé)任中心在對其工作成果進(jìn)行自我分析評價的基礎(chǔ)上形成責(zé)任報告,報送直屬的上級責(zé)任中心;然后,由上級責(zé)任中心根據(jù)所屬各責(zé)任中心的責(zé)任報告,對各責(zé)任中心的工作成果進(jìn)行分析、檢查,明確其成績,并指出其不足;該上級責(zé)任中心也要編制本責(zé)任中心的責(zé)任報告,對本身的工作成果進(jìn)行自我分析評價,并向更上一級責(zé)任中心報送。通過這樣層層匯總、分析與評價,直至企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層,全面反映企業(yè)各層次責(zé)任中心的責(zé)任預(yù)算執(zhí)行結(jié)果。

預(yù)算的考評是預(yù)算事中控制和事后控制的主要手段,它是一種動態(tài)的考評過程。在預(yù)算執(zhí)行過程中,各級管理者對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的隨時考評確認(rèn)及考評信息的反饋,有利于最高管理者對整個預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行適時控制、整體控制,也有利于最高管理者對企業(yè)的整體效益進(jìn)行評價。

在預(yù)算考評的內(nèi)容方面,不同的責(zé)任中心應(yīng)有不同的側(cè)重點(diǎn)。比如,成本中心以評價責(zé)任成本預(yù)算執(zhí)行結(jié)果為主;利潤中心以評價責(zé)任預(yù)算執(zhí)行結(jié)果為主;投資中心則以評價資本所創(chuàng)的效益為主。為了全面反映各責(zé)任中心的責(zé)任預(yù)算執(zhí)行結(jié)果,除了評價主要責(zé)任預(yù)算之外,也應(yīng)分析、評價其他一些相關(guān)責(zé)任預(yù)算的執(zhí)行。

(二)全面預(yù)算考評的激勵措施

在預(yù)算考評過程中,預(yù)算是考核的標(biāo)準(zhǔn),獎懲制度是評價的依據(jù)。以預(yù)算目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn),通過實(shí)際與預(yù)算的比較和差異分析,確認(rèn)其責(zé)任歸屬,并根據(jù)獎懲制度的規(guī)定,使考評結(jié)果與責(zé)任人的利益掛鉤,達(dá)到人人肩上有指標(biāo),項項指標(biāo)連收入,以此激發(fā)、引導(dǎo)執(zhí)行者今后完成預(yù)算的積極性,對于企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤具有積極的激勵和推動作用。激勵是多層次的,一般而言,報酬是業(yè)績函數(shù),企業(yè)應(yīng)將報酬作為激勵措施的首選,此外,諸如表揚(yáng)、批評、提升、降職等激勵與約束機(jī)制也是行之有效的。綜合運(yùn)用這些措施會收到更好的效果。

對于完成責(zé)任預(yù)算的責(zé)任中心應(yīng)給予獎勵,完不成的則應(yīng)予以處罰。獎懲的辦法可視具體情況而定,如可以采用百分制綜合獎懲的辦法,即將責(zé)任中心的各責(zé)任預(yù)算執(zhí)行結(jié)果換算成分值(其中主要責(zé)任預(yù)算的分值應(yīng)相對高一些),并制定加減分的計算辦法,然后綜合計算責(zé)任中心的總得分,再根據(jù)獎金與分值確定責(zé)任中心的獎金總額。也可采用直接獎懲的辦法,即規(guī)定各項責(zé)任預(yù)算應(yīng)得的獎金額,并制定超額完成或未完成責(zé)任預(yù)算加獎或扣獎的計算辦法,然后根據(jù)責(zé)任中心的各項責(zé)任預(yù)算執(zhí)行結(jié)果分別計算應(yīng)得或應(yīng)扣獎金數(shù)額,并匯總確定責(zé)任中心的獎金總額。

綜上所述,一個企業(yè)要做出一套行之有效的全面預(yù)算管理需要企業(yè)上下的通力配合,需要企業(yè)各層面對它的正確解讀。全面預(yù)算管理是一個體現(xiàn)人本理念的管理,它應(yīng)該融入企業(yè)各個環(huán)節(jié),以及企業(yè)文化之中。

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