關(guān)于軟件項(xiàng)目的費(fèi)用管理

王　芳

摘要:計(jì)算機(jī)的廣泛使用,軟件產(chǎn)品日新月異、層出不窮。如何合理核算軟件生產(chǎn)企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件費(fèi)用,這是擺在我們面前的一個(gè)現(xiàn)實(shí)課題。

關(guān)鍵詞:軟件項(xiàng)目 費(fèi)用管理

軟件產(chǎn)品不同于一般物質(zhì)產(chǎn)品,它是一種知識(shí)產(chǎn)品而獨(dú)具特性,軟件企業(yè)的會(huì)計(jì)處理和傳統(tǒng)的制造業(yè)還是有很大的區(qū)別。傳統(tǒng)的制造業(yè)是采購(gòu)原材料或半成品,工人在車(chē)間通過(guò)生產(chǎn)加工等工藝環(huán)節(jié)生產(chǎn)出自己的產(chǎn)品,再對(duì)外銷(xiāo)售,傳統(tǒng)制造業(yè)的主要成本是材料或半成品以及為組織其生產(chǎn)而發(fā)生的工人工資、機(jī)器折舊、水電等為主要的制造費(fèi)用。管理費(fèi)用主要是管理部門(mén)發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用,占總成本的比重相對(duì)較低。軟件企業(yè)的成本支出卻有很大的不同,其成本支出中材料和制造費(fèi)用相對(duì)很少,而以技術(shù)研發(fā)人員的研發(fā)費(fèi)用支出和工程服務(wù)人員到客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的工程服務(wù)費(fèi)用為主要支出。所以對(duì)軟件企業(yè)來(lái)說(shuō),如何加強(qiáng)費(fèi)用的管理是至關(guān)重要的,只有控制和管理好費(fèi)用,才能使會(huì)計(jì)核算更加科學(xué)準(zhǔn)確合理,有利于公司制定更好的發(fā)展戰(zhàn)略,提高企業(yè)的管理水平,提升公司的競(jìng)爭(zhēng)能力。

計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品從大類(lèi)上可以分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。軟件企業(yè)可以按不同客戶(hù)的實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。軟件企業(yè)開(kāi)發(fā)的軟件產(chǎn)品是有一定的區(qū)別的。有的公司的軟件產(chǎn)品必須按照不同客戶(hù)提出的具體需求來(lái)定制,所以為不同客戶(hù)開(kāi)發(fā)的軟件產(chǎn)品所投入的研發(fā)費(fèi)用,工程服務(wù)費(fèi)用及相應(yīng)的售后服務(wù)費(fèi)用等都是有很大區(qū)別的。所以企業(yè)必須針對(duì)不同的客戶(hù)實(shí)施不同的項(xiàng)目管理,對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的收入和相對(duì)應(yīng)的費(fèi)用進(jìn)行配比,從而來(lái)分析和判斷該項(xiàng)目的盈虧情況,也為公司對(duì)外招標(biāo)提供價(jià)格依據(jù)。同時(shí)也為決策層對(duì)公司下一步的發(fā)展戰(zhàn)略提供決策依據(jù)。

公司軟件產(chǎn)品按項(xiàng)目進(jìn)行費(fèi)用管理,為了更進(jìn)一步細(xì)化項(xiàng)目的費(fèi)用管理,有的公司自己開(kāi)發(fā)了項(xiàng)目費(fèi)用管理軟件“綜合管理系統(tǒng)”平臺(tái),相關(guān)人員在報(bào)銷(xiāo)時(shí)會(huì)把其發(fā)生的費(fèi)用分?jǐn)偟讲煌捻?xiàng)目費(fèi)用里。“綜合管理系統(tǒng)”平臺(tái)實(shí)施使項(xiàng)目費(fèi)用的分?jǐn)偢侠?。其費(fèi)用主要分研發(fā)費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用、工程服務(wù)費(fèi)用及其他管理費(fèi)用。其中前三項(xiàng)是按項(xiàng)目進(jìn)行費(fèi)用管理的,其他管理費(fèi)用由于無(wú)法劃分到具體項(xiàng)目當(dāng)中,所以作為公司公共費(fèi)用支出。

1.銷(xiāo)售費(fèi)用的管理

銷(xiāo)售人員針對(duì)不同的客戶(hù)確定不同的項(xiàng)目,并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行編號(hào),針對(duì)該項(xiàng)目所發(fā)生的中標(biāo)費(fèi)、工資性支出、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用支出都列在該項(xiàng)目的費(fèi)用里。針對(duì)某個(gè)項(xiàng)目,銷(xiāo)售人員在初期會(huì)有許多投入,但最終有可能未能中標(biāo),只有費(fèi)用支出,不會(huì)有相對(duì)應(yīng)的收入。這樣的項(xiàng)目費(fèi)用核算簡(jiǎn)單,相對(duì)金額也小,可以歸于日常的費(fèi)用里。大多數(shù)項(xiàng)目還是中標(biāo)項(xiàng)目,以后還會(huì)陸續(xù)發(fā)生某項(xiàng)目的給客戶(hù)的返利折扣等費(fèi)用支出都記錄在對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目里。

2.研發(fā)費(fèi)用管理

公司每年年初會(huì)先對(duì)不同的研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)論證,經(jīng)過(guò)公司決策層論證后,確定好當(dāng)年的具體研發(fā)項(xiàng)目,公司研發(fā)部、技術(shù)服務(wù)部等相關(guān)部門(mén)組織研發(fā)人員進(jìn)行軟件產(chǎn)品開(kāi)發(fā),研發(fā)費(fèi)用主要支出是工資性支出、購(gòu)買(mǎi)的系統(tǒng)軟件、軟件測(cè)試費(fèi)用、機(jī)器折舊、無(wú)形資產(chǎn)攤銷(xiāo)、購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)資料等。一個(gè)軟件產(chǎn)品研發(fā)并測(cè)試成功后,其還只是個(gè)初級(jí)產(chǎn)品,大多數(shù)支出是發(fā)生在用戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)的安裝調(diào)試培訓(xùn)服務(wù)上。

3.工程服務(wù)費(fèi)用管理

軟件產(chǎn)品研發(fā)并測(cè)試合格后,由工程服務(wù)人員到具體用戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等工作。由于大多數(shù)是定制軟件,工程服務(wù)人員在現(xiàn)場(chǎng)會(huì)根據(jù)不同客戶(hù)的具體需求進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)個(gè)性化調(diào)試和修改。由于不同客戶(hù)及相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊,工程服務(wù)人員在現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)有時(shí)會(huì)很長(zhǎng)時(shí)間,有的甚至超過(guò)半年時(shí)間都在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試和對(duì)用戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。

工程服務(wù)費(fèi)用是公司的主要費(fèi)用支出,其支出也主要分為工資性支出、差旅費(fèi)支出、招待費(fèi)等其他支出。工程服務(wù)人員為哪個(gè)項(xiàng)目服務(wù)在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)都是要分開(kāi)的。針對(duì)具體項(xiàng)目公司會(huì)任命項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的整體安裝調(diào)試培訓(xùn)等內(nèi)容,項(xiàng)目經(jīng)理和公司簽訂項(xiàng)目工程承包協(xié)議,根據(jù)工程完工進(jìn)度和預(yù)算比較進(jìn)行績(jī)效考核。公司為此專(zhuān)門(mén)制定了“項(xiàng)目績(jī)效管理辦法”。

項(xiàng)目績(jī)效管理辦法的目的是1.真實(shí)反映項(xiàng)目的績(jī)效狀況,促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更加關(guān)注成本,通過(guò)計(jì)劃管理等手段切實(shí)提高項(xiàng)目的運(yùn)行效率,保障項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)的完成。2公正合理的評(píng)價(jià)項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員的工作業(yè)績(jī),為浮動(dòng)工資、獎(jiǎng)金和其他激勵(lì)性薪酬分配及職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。

項(xiàng)目績(jī)效管理的責(zé)任部門(mén)是項(xiàng)目管理辦公室,其流程如下:

項(xiàng)目策劃過(guò)程中,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目合同及需求說(shuō)明書(shū)的進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算;

項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算經(jīng)過(guò)評(píng)審后,由項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目的績(jī)效計(jì)劃;

項(xiàng)目管理辦公室召集項(xiàng)目經(jīng)理、產(chǎn)品部經(jīng)理、總工等管理人員對(duì)績(jī)效計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審,并根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)績(jī)效計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整;

項(xiàng)目管理辦公室按月對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效考核;

項(xiàng)目績(jī)效考核結(jié)果經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)人力資源部作為員工的績(jī)效執(zhí)行;

在項(xiàng)目結(jié)束時(shí),項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效結(jié)算,并停止對(duì)該項(xiàng)目的績(jī)效監(jiān)控。

績(jī)效考核及兌現(xiàn)周期

績(jī)效考核周期按月進(jìn)行,對(duì)于單項(xiàng)目的績(jī)效兌現(xiàn)按里程碑進(jìn)行,對(duì)于多項(xiàng)目的績(jī)效兌現(xiàn)按季度進(jìn)行。

4.工程費(fèi)用比例的確定細(xì)則

4.1工程項(xiàng)目承包基數(shù)的確定

項(xiàng)目承包基數(shù) = 應(yīng)用軟件(集成)合同額 – 培訓(xùn)、外包等扣除部分

4.2軟件項(xiàng)目費(fèi)用承包比例

軟件項(xiàng)目的實(shí)施成本主要決定于解決方案的體系結(jié)構(gòu)、客戶(hù)的熟悉程度、產(chǎn)品的成熟度、產(chǎn)品類(lèi)型等因素。

軟件項(xiàng)目的費(fèi)用比例 = 基準(zhǔn)比例 + 體系架構(gòu)調(diào)整+ 新產(chǎn)品調(diào)整 + 項(xiàng)目差異調(diào)整

4.3項(xiàng)目盈虧調(diào)整:

由于項(xiàng)目的簽訂合同方式、競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、客戶(hù)類(lèi)型的不同,會(huì)出現(xiàn)利潤(rùn)率顯著較高和較低的項(xiàng)目,對(duì)于這類(lèi)項(xiàng)目在需求過(guò)程結(jié)束以后可以進(jìn)行盈虧調(diào)整。

4.4工程項(xiàng)目承包基數(shù)的調(diào)整

若工程的費(fèi)用預(yù)算超出依據(jù)上述規(guī)則計(jì)算出的承包費(fèi)用時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理可以申請(qǐng)調(diào)整工程項(xiàng)目承包基數(shù),由項(xiàng)目管理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審,最后報(bào)總經(jīng)理審批通過(guò)后方可執(zhí)行。

4.5里程碑績(jī)效核算標(biāo)準(zhǔn)

里程碑績(jī)效檢查由項(xiàng)目組或產(chǎn)品部發(fā)起,項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)核算,并聯(lián)合產(chǎn)品部及項(xiàng)目組進(jìn)行確認(rèn)。

4.6項(xiàng)目績(jī)效核算方法

項(xiàng)目費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)可以采用“綜合管理系統(tǒng)”平臺(tái)。

項(xiàng)目經(jīng)理每月提交項(xiàng)目工作績(jī)效表,項(xiàng)目管理辦公室綜合來(lái)自人力資源的工資情況、來(lái)自辦公室的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)情況進(jìn)行項(xiàng)目費(fèi)用核算,對(duì)于多月沒(méi)有進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的差旅費(fèi)采用預(yù)估的方式來(lái)彌補(bǔ)。

項(xiàng)目掙值

項(xiàng)目掙值是指項(xiàng)目組完成的項(xiàng)目工作所體現(xiàn)的工程承包費(fèi)的完成量。

單項(xiàng)目(里程碑)掙值 = 項(xiàng)目工程承包費(fèi) × 里程碑確認(rèn)比例 ×(1 + 質(zhì)量調(diào)整)

多項(xiàng)目掙值為所有項(xiàng)目掙值的合計(jì)

項(xiàng)目績(jī)效和績(jī)效比例

項(xiàng)目績(jī)效 = 項(xiàng)目掙值 – 項(xiàng)目費(fèi)用

項(xiàng)目績(jī)效兌現(xiàn)

對(duì)于單項(xiàng)目績(jī)效考核,中間點(diǎn)為中間里程碑,結(jié)算點(diǎn)為竣工驗(yàn)收里程碑點(diǎn)。

對(duì)于多項(xiàng)目組合績(jī)效考核,1～3季度考核為中間考核點(diǎn),4季度考核為結(jié)算考核點(diǎn)。

中間點(diǎn)結(jié)算的前提條件是項(xiàng)目取得階段成果并回款;結(jié)算點(diǎn)兌現(xiàn)的前提條件是項(xiàng)目順利驗(yàn)收并回款。

4.7項(xiàng)目績(jī)效管理考核和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的區(qū)別:由于用戶(hù)的財(cái)務(wù)要求千差萬(wàn)別,有的根據(jù)工程進(jìn)度要求公司開(kāi)發(fā)票,有的是工程接近完工時(shí)開(kāi)具發(fā)票,有的是還未實(shí)施就要求開(kāi)具全額發(fā)票,所以財(cái)務(wù)中的工程進(jìn)度和實(shí)際的工程服務(wù)掙值是有差異的,相對(duì)來(lái)說(shuō)績(jī)效管理中的掙值還是能比較客觀的反映其進(jìn)度的,對(duì)項(xiàng)目考核是有科學(xué)依據(jù)的,財(cái)務(wù)部門(mén)每月都和項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)當(dāng)期發(fā)生的項(xiàng)目費(fèi)用(包括管理費(fèi)用和銷(xiāo)售費(fèi)用)進(jìn)行核對(duì)。當(dāng)整個(gè)項(xiàng)目完成后,從財(cái)務(wù)角度該項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的收入成本都完成,可以測(cè)算具體該項(xiàng)目的利潤(rùn)情況,然后和當(dāng)初項(xiàng)目績(jī)效管理考核的項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行分析比較,找出差距,為以后的項(xiàng)目預(yù)算提供更加科學(xué)準(zhǔn)確的依據(jù)。

實(shí)施軟件項(xiàng)目的費(fèi)用管理,在費(fèi)用管理上會(huì)取得明顯的效果,同時(shí)也可大大調(diào)動(dòng)了員工尤其是工程服務(wù)人員的積極性,為企業(yè)管理水平的提高,提供有有力保證。

參考文獻(xiàn):

[1]中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì) 編:《財(cái)務(wù)成本管理》,經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,北京,2009年.