信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)在工作中存在的問(wèn)題及管理對(duì)策

劉亞彬　田文馨

摘 要:近年來(lái),各高校對(duì)校園信息化建設(shè)日益重視,從管理信息化到教學(xué)信息化,使校內(nèi)各項(xiàng)管理和教學(xué)工作與信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)工作日益緊密。本文討論了目前信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作任務(wù),并重點(diǎn)分析了信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)在工作中存在的問(wèn)題及其管理對(duì)策。從戰(zhàn)略高度統(tǒng)一規(guī)劃,有效整合信息資源,完善信息化運(yùn)行服務(wù)體系,規(guī)范部門內(nèi)部工作流程,建立用戶培訓(xùn)體系,為使信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)在推進(jìn)校園信息化建設(shè)過(guò)程中更加順暢提供了基本思路和具體方案。

關(guān)鍵詞:信息化校園 管理信息化 運(yùn)行服務(wù)體系

中圖分類號(hào):G471 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-8454(2009)19-0007-03

近年來(lái),高校信息化建設(shè)的發(fā)展迅速,校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)基本完成,數(shù)據(jù)中心初具規(guī)模,為信息化校園提供了統(tǒng)一的硬件平臺(tái);管理信息化初見(jiàn)成效,教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)等電子校務(wù)系統(tǒng)逐步建設(shè)實(shí)施;教學(xué)信息化有所發(fā)展,多媒體教室、語(yǔ)音室、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)逐步推進(jìn);信息化建設(shè)隊(duì)伍不斷擴(kuò)大。推進(jìn)校園信息化建設(shè),建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施,推廣實(shí)施各管理信息系統(tǒng),使得各項(xiàng)技術(shù)支持和服務(wù)工作也顯得越來(lái)越重要,這對(duì)信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作提出了更高的要求。

一、信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作任務(wù)

信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu),往往主要由學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中心或信息化辦公室、教育技術(shù)中心等一個(gè)部門或幾個(gè)部門共同承擔(dān),目前這些機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)包括如下幾類:第一,在校園信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面,重點(diǎn)任務(wù)是千兆校園網(wǎng)絡(luò)、校園網(wǎng)絡(luò)安全、校園電子商務(wù)(如校園一卡通)、管理信息系統(tǒng)(MIS)的建設(shè)和升級(jí),以及硬件和軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),校園信息化門戶的建設(shè)。第二,在校園信息化管理、規(guī)劃和政策方面,重點(diǎn)任務(wù)是校園信息化管理機(jī)構(gòu)的改革,加強(qiáng)信息技術(shù)支持服務(wù)和教師信息技術(shù)技能培訓(xùn)工作,同時(shí)也重視利用網(wǎng)絡(luò)提供技術(shù)支持和服務(wù),調(diào)查師生對(duì)技術(shù)服務(wù)需求的發(fā)展和變化,以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)政策的制定及完善工作。第三,在校園教學(xué)信息化建設(shè)方面,重點(diǎn)任務(wù)是利用信息技術(shù)降低教學(xué)成本,將教學(xué)軟件作為課堂教學(xué)的補(bǔ)充形式,建設(shè)課程網(wǎng)頁(yè),在教學(xué)中使用計(jì)算機(jī)演示工具,大力發(fā)展網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源,以及在教學(xué)中積極使用課程/學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)(CMS/LMS)等。

二、信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)在工作中面臨的問(wèn)題

1.在信息化校園建設(shè)工作中,要上升到戰(zhàn)略高度統(tǒng)一規(guī)劃,有效整合資源

隨著各應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè),管理信息系統(tǒng)逐個(gè)實(shí)施,管理信息化取得穩(wěn)步的發(fā)展,但是管理工作的信息化在很多情況下主要按照原有的業(yè)務(wù)分割被分散在各主要業(yè)務(wù)部門,他們的職權(quán)和工作視角在很大程度上決定了信息管理工作很難能上升到全局戰(zhàn)略性的高度來(lái)得以統(tǒng)籌規(guī)劃。目前的管理信息化工作主要偏重于技術(shù)應(yīng)用對(duì)行政管理的輔助性功能,其管理學(xué)內(nèi)涵被相對(duì)忽視或低估,這樣的定位使得管理信息化工作被理所當(dāng)然地放到部門級(jí)決策層,而很少在校級(jí)決策層擁有發(fā)言權(quán),這又進(jìn)一步使其規(guī)劃的局域性、執(zhí)行的滯后性被進(jìn)一步惡化,潛在的管理功能被忽略。

因此,加強(qiáng)信息化的重要性宣傳,通過(guò)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)兼任信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的職務(wù),從而保障信息化在某些領(lǐng)域或某段時(shí)期得以順利推進(jìn),但要想根本、有效地一舉扭轉(zhuǎn)信息化工作的被動(dòng)地位,使之徹底脫離配角角色、上升到戰(zhàn)略層次、擔(dān)當(dāng)高校發(fā)展的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力就必須逐步建設(shè)信息化治理機(jī)制。首先,通過(guò)逐步推進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和完善,開(kāi)展行政管理電子化、基礎(chǔ)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化,初步確立各部門教職工和廣大學(xué)生對(duì)信息化潛在能量的直觀感受與基本信任,同時(shí)也將完成面向廣大師生的關(guān)于新技術(shù)使用的普及性培訓(xùn)。其次,進(jìn)一步推動(dòng)各部門在信息化進(jìn)程中的協(xié)調(diào)與互補(bǔ),強(qiáng)調(diào)信息化是組織的一項(xiàng)整體部署,制定統(tǒng)一的信息化方案并著手積極推動(dòng)整體的管理信息化建設(shè)以及高效全面的校內(nèi)信息傳遞系統(tǒng)的構(gòu)建,通過(guò)各部門間信息流通效率、效果的提高來(lái)改善組織總體的運(yùn)行,注重讓全校師生員工、尤其是學(xué)校中上層領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變管理理念、反思信息化內(nèi)涵。最后,全面推進(jìn)信息化進(jìn)行內(nèi)部管理革新,不斷提升整體核心競(jìng)爭(zhēng)力,成立各種形式的專家委員會(huì)、職能相關(guān)委員會(huì)和利益相關(guān)委員會(huì),為IT決策提供戰(zhàn)略咨詢與指導(dǎo),最終有利于信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)工作的順利進(jìn)行。

2.整合全校信息化人才資源,完善信息化運(yùn)行服務(wù)體系

校園信息化的快速建設(shè),離不開(kāi)一支技術(shù)能力強(qiáng)、數(shù)量充足的技術(shù)支持隊(duì)伍,即使在美國(guó)高校,技術(shù)支持人員的數(shù)量也不能滿足學(xué)校信息化的要求,而國(guó)內(nèi)高校目前的技術(shù)支持人員數(shù)量更是無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的校園信息化服務(wù)需求。因此,必須通過(guò)引進(jìn)和培訓(xùn),提高信息化人才的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平,建設(shè)一支包含用戶服務(wù)人員、應(yīng)用管理員、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員、系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、安全管理員、備份管理員、機(jī)房管理員、系統(tǒng)操作員、部門信息員等多種角色的信息化運(yùn)行服務(wù)隊(duì)伍。同時(shí),隨著信息化校園建設(shè)的不斷推進(jìn),各應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、實(shí)施和投入使用,信息化服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作重心逐步從開(kāi)發(fā)建設(shè)向服務(wù)轉(zhuǎn)移,逐步實(shí)現(xiàn)為用戶提供個(gè)性化服務(wù),努力提升信息化校園服務(wù)水平,因此有必要加強(qiáng)服務(wù)體系的建設(shè),建設(shè)高效的信息化校園運(yùn)行服務(wù)體系,為校園信息化建設(shè)的實(shí)施與推廣,提供重要保障。

(1)建立信息管理服務(wù)體系,合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)間的信息交換與標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范信息化平臺(tái)和各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的用戶注冊(cè)和密碼修改,確保身份認(rèn)證在管理上的安全性,規(guī)范各系統(tǒng)的用戶角色配置和權(quán)限分配的流程。

(2)建立技術(shù)支持與服務(wù)網(wǎng)站,對(duì)校內(nèi)機(jī)關(guān)及各個(gè)院系進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)操作的普及培訓(xùn),解決教職員工和學(xué)生在使用中遇到的問(wèn)題。建立并確認(rèn)校園中各類信息資源與用戶之間的互相關(guān)系,實(shí)現(xiàn)用戶級(jí)的授權(quán)及控制,提供客戶界面及權(quán)限配置管理。

(3)規(guī)范部門內(nèi)部各系統(tǒng)的值班管理和檢查制度,建立一套服務(wù)管理流程,縮短服務(wù)相應(yīng)時(shí)間,建立服務(wù)知識(shí)庫(kù),不斷積累服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。承擔(dān)應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作,提供面向全校師生的日常值班及信息化校園相關(guān)課程的培訓(xùn)工作。逐步建立一支運(yùn)行維護(hù)人員和應(yīng)用開(kāi)發(fā)人員各司其職、分工協(xié)作的人員隊(duì)伍。

(4)制定運(yùn)行服務(wù)的相關(guān)規(guī)章制度,理順業(yè)務(wù)流程,提升部門人員提供服務(wù)的技能和效率。

3.規(guī)范校園信息化服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作流程

信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部工作主要包括文檔管理、缺陷跟蹤,對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的管理和監(jiān)控,還有機(jī)房硬件設(shè)備的管理和監(jiān)控,保證系統(tǒng)實(shí)時(shí)運(yùn)行狀態(tài)。通過(guò)發(fā)布校園信息化有關(guān)的新聞和通知,介紹校園信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)等,使內(nèi)部管理工作更加權(quán)責(zé)分明和規(guī)范有序。信息化建設(shè)項(xiàng)目是項(xiàng)較復(fù)雜的工程,具有獨(dú)特性和漸進(jìn)性,可定制性強(qiáng),很可能會(huì)因?yàn)橛脩粜枨箢l繁變更而推遲驗(yàn)收。因此加強(qiáng)項(xiàng)目管理流程的規(guī)范性非常重要。

(1)做好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備,制定詳細(xì)的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和實(shí)施計(jì)劃。

(2)做好項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目目標(biāo)控制,用規(guī)范的文檔描述項(xiàng)目范圍,尤其是具體的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié),并做到及時(shí)維護(hù),及時(shí)反饋,及時(shí)與開(kāi)發(fā)商溝通滿足需求的可行性。

(3)項(xiàng)目實(shí)施分階段進(jìn)行,逐步實(shí)現(xiàn)每個(gè)階段的目標(biāo)最終實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)。

(4)在分階段實(shí)施中,嚴(yán)格控制用戶需求變更。協(xié)調(diào)使用部門和開(kāi)發(fā)商之間就需求問(wèn)題的矛盾,關(guān)注全局性、關(guān)鍵性和必要性問(wèn)題的解決,逐漸完善。

(5)要求使用部門必須提供項(xiàng)目實(shí)施的相關(guān)負(fù)責(zé)人。開(kāi)發(fā)商的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須對(duì)使用部門的用戶進(jìn)行充分調(diào)研。

(6)做好實(shí)施準(zhǔn)備,建立相關(guān)的數(shù)據(jù)采集制度。系統(tǒng)上線與數(shù)據(jù)采集必須同步進(jìn)行,確保真實(shí)的數(shù)據(jù)和實(shí)實(shí)在在的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中進(jìn)行測(cè)試和正式運(yùn)行。

(7)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中要及時(shí)召開(kāi)用戶征求意見(jiàn)會(huì),確定業(yè)務(wù)流程的繁瑣細(xì)節(jié)。會(huì)議的召開(kāi)頻率要高,時(shí)間要短,并在第一時(shí)間內(nèi)整理出會(huì)議報(bào)告,存檔三份,一份交于使用方確認(rèn),一份交于開(kāi)發(fā)公司,部門留底一份,作為對(duì)系統(tǒng)進(jìn)展的評(píng)估和進(jìn)度控制的參考。

4.部門內(nèi)部適時(shí)適當(dāng)?shù)貙?shí)行輪崗制

信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)校園內(nèi)各應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù),包括信息化平臺(tái)、OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng),以及學(xué)工系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)和其他待建系統(tǒng)的需求調(diào)研工作。在這里,每名員工都有自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù),雖然大家各負(fù)其責(zé),但由于長(zhǎng)期從事“專項(xiàng)”業(yè)務(wù),使員工對(duì)其他業(yè)務(wù)不了解,限制了個(gè)人能力的提高,進(jìn)而影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)水平的提高和發(fā)展。為此適時(shí)適當(dāng)?shù)膶?shí)行輪崗制,使員工全面了解各項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)環(huán)境和業(yè)務(wù),學(xué)習(xí)新的知識(shí),進(jìn)而提高業(yè)務(wù)技能。每名員工在保證完成本職工作的前提下,全職或兼職參與其他工作。輪崗采用自愿選擇方式,首先由每個(gè)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人介紹相關(guān)工作內(nèi)容,有興趣的員工可自主選擇輪崗崗位,最后由領(lǐng)導(dǎo)制訂輪崗計(jì)劃。

實(shí)行輪崗制不僅可以拓寬員工的工作視野和模式,而且員工對(duì)各崗位業(yè)務(wù)熟悉后,可以提出業(yè)務(wù)間連接的建議,如學(xué)工系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)及公共數(shù)據(jù)平臺(tái)的接口等,這為部門工作水平和效率的提高,進(jìn)一步增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等創(chuàng)造了條件。根據(jù)部門工作實(shí)際情況,有必要對(duì)輪崗進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理并長(zhǎng)期堅(jiān)持。

5.建立用戶培訓(xùn)體系

在校園的管理信息化建設(shè)中,管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平影響著管理成效。加強(qiáng)管理人員和業(yè)務(wù)人員對(duì)管理信息系統(tǒng)的培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)和前提條件。管理就是服務(wù),教職工和學(xué)生作為管理信息系統(tǒng)的用戶,必須懂得如何獲取管理信息,才能真正發(fā)揮管理信息化的作用。此外,教學(xué)信息化對(duì)教師的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、多媒體技術(shù)等知識(shí)和技能的要求更高。因此,必須把用戶培訓(xùn)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性和經(jīng)常性的工作。

建立用戶培訓(xùn)體系,可以通過(guò)圍繞技術(shù)和管理技能兩個(gè)方面建立外部培訓(xùn)認(rèn)證和內(nèi)部研討班的機(jī)制,鼓勵(lì)教職工和學(xué)生不斷地學(xué)習(xí),在提高了個(gè)人知識(shí)和技能的同時(shí),也能更有效地履行其工作職責(zé),提高個(gè)人的業(yè)務(wù)能力,也由此可以提升信息化校園的管理和服務(wù)水平。此外,通過(guò)定期舉行內(nèi)部的技術(shù)和管理技能研討班,則在促進(jìn)員工間溝通和交流的同時(shí),也可以提高人員隊(duì)伍的整體技術(shù)和管理水平。

(1)對(duì)于一線教師,培訓(xùn)他們應(yīng)用計(jì)算機(jī)和Internet搜索和組織信息資源的能力,應(yīng)用現(xiàn)有信息資源管理課堂教學(xué)的能力,利用教育技術(shù)的有關(guān)理論指導(dǎo)自己解決教學(xué)過(guò)程中具體問(wèn)題的能力。

(2)對(duì)于擔(dān)負(fù)著德育任務(wù)的班主任教師、輔導(dǎo)員教師,培訓(xùn)他們利用常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)交流工具與學(xué)生實(shí)現(xiàn)在線交流的能力,培養(yǎng)他們的信息化素養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)道德和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí),培訓(xùn)他們組織網(wǎng)絡(luò)資源、主動(dòng)關(guān)注學(xué)生網(wǎng)絡(luò)行為、并引導(dǎo)學(xué)生形成正確的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識(shí)的能力。

(3)對(duì)于管理人員和業(yè)務(wù)人員,培訓(xùn)他們信息管理知識(shí),數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、信息管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用知識(shí)。

三、結(jié)論

通過(guò)加強(qiáng)IT治理機(jī)制建設(shè),推進(jìn)內(nèi)部管理制度化、規(guī)范化。重構(gòu)管理理念,并在全體師生中進(jìn)行廣泛的技術(shù)培訓(xùn)和應(yīng)用滲透,逐步取得全校范圍內(nèi)的認(rèn)可并體現(xiàn)在各自的行為中,才能使信息化校園服務(wù)機(jī)構(gòu)建立起具有自我發(fā)展、自我約束、精簡(jiǎn)高效的工作模式。

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(編輯:于黎明)