開發(fā)學籍檔案信息資源的超前服務

陳黎航

學籍檔案與個人的利益息息相關,開發(fā)學籍檔案信息資源,實現(xiàn)超前服務,為學校專業(yè)設置調(diào)整服務,在職業(yè)預警方面為學生服務。

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況,客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況,也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案與個人的利益息息相關,學生畢業(yè)以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。學籍檔案工作環(huán)節(jié)主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及編研、保管、利用、統(tǒng)計等幾個階段。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的,也是學籍檔案管理部門的職責之一。

1 開發(fā)學籍檔案信息的必要性

無論哪個國家的發(fā)展與進步,都離不開科技的進步與人才的培養(yǎng)。要建設具有中國特色的社會主義同樣也離不開科技與人才。作為人才培養(yǎng)基地的學校,肩負著為國家培養(yǎng)、輸送大量的品學兼優(yōu)的專業(yè)人才的重任。與此同時,也會產(chǎn)生一批與人才培養(yǎng)和管理有關的學籍檔案。學籍檔案涵蓋的內(nèi)容包括入學注冊、升留級狀況、成績冊、獎懲材料、休學復學、轉學退學、結業(yè)畢業(yè)等環(huán)節(jié)。

隨著改革開放的深入發(fā)展,人們對于檔案利用需求的范圍越來越廣,尤其是學籍檔案的利用率呈逐年上升的趨勢。特別是檔案工作“服務民生”,給學校檔案管理部門指明了檔案工作的正確方向。做好檔案的社會服務是檔案工作的根本要求,是檔案工作的永恒主題。學籍檔案與個人的利益息息相關,學校檔案管理部門要改變檔案管理手段,以往“抄抄寫寫、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統(tǒng)的“小作坊”式的檔案管理模式,已很難適應新形勢要求。要以民生需求為導向,以豐富的館(室)藏的學籍檔案資源為手段,不斷整合各類檔案資源,建立面向民生、覆蓋人民群眾的學籍檔案資源體系。

2 更新服務觀念,樹立超前服務的意識

要做好檔案服務創(chuàng)新工作,首先在思想上要充分認識學校檔案館(室)服務機制創(chuàng)新的重要意義。只有思想認識到位了,工作才能到位,有了創(chuàng)新服務觀念,才能扎實推進檔案服務創(chuàng)新工作。首先,學校檔案館(室)要樹立新的檔案服務理念,大力推動傳統(tǒng)檔案服務觀念向現(xiàn)代檔案服務觀念的轉變。面對經(jīng)濟全球化和信息化技術帶來的激烈競爭,要在認識上盡快適應這種新情況的變化,形成符合發(fā)展需要的觀念和認識,樹立超前服務的意識。其次,服務內(nèi)容要全新。要提供全新的檔案信息服務,服務是檔案工作永恒的主題,服務理念、服務方式等都要隨著用戶的需求而不斷地創(chuàng)新。學校檔案工作服務方式要有新突破,實現(xiàn)由被動服務向主動服務、由滯后服務向超前服務、由單一服務向多元服務等服務方式的轉變。第三,學籍檔案的收集要由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法使檔案服務工作落伍,必將使學校檔案工作失去生存的活力和市場。學校檔案管理人員要以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務,贏得利用者的滿意。

3 學籍檔案超前服務的做法

目前,學籍檔案的利用方式通常表現(xiàn)為2種類型:一是學術利用,利用者一般為本校的教師和干部,利用目的是要在檔案中得到可用于學術研究的資料;二是實用性利用,利用者通常為本校的教師、干部和已經(jīng)畢業(yè)離校的學生,利用目的是從檔案資料中直接獲取依據(jù)性文件材料和證明,利用的內(nèi)容包括提供信息、辦理學歷與成績證明等。改革傳統(tǒng)的檔案利用方式,開發(fā)學籍檔案信息資源,實現(xiàn)超前服務有以下2個方面的工作內(nèi)容。

3.1 對在校學生和歷屆畢業(yè)生的學籍檔案文件材料進行專題分析,為學校專業(yè)設置調(diào)整服務目前,學校培養(yǎng)的人才與市場對人才要求的矛盾,是人才的知識結構、層次與用人單位要求不吻合。我國社會主義市場經(jīng)濟的市場更需要財富的直接創(chuàng)造者,而學校設置的某些專業(yè)脫離市場需求,出現(xiàn)學生在黑板上種田、教室里開機器的情況。學校的職業(yè)教育必須跟技能、跟機器、跟設備打交道,否則學生就拿不到職業(yè)資格證書。要利用學籍檔案中“考生報名登記表”“考生綜合登記表”“入學考試成績表”“畢業(yè)學員登記及鑒定表”“各學期在校學員注冊人數(shù)統(tǒng)計表”“畢業(yè)學員成績總表”等材料進行專題分析。例如通過“考生報名登記表總表”,對歷屆各專業(yè)的畢業(yè)生和社會對不同專業(yè)人才的需求情況與就業(yè)情況進行跟蹤調(diào)查,分析不同專業(yè)學生的就業(yè)率,根據(jù)社會對學校設置專業(yè)人才的需求情況,對本學校專業(yè)進行排名,使校方領導層下決心淘汰不適應市場經(jīng)濟需求的專業(yè),設置社會急需的專業(yè)。因為當今在畢業(yè)生就業(yè)困難的環(huán)境下,參加高考、中考的考生填報志愿時,都是參考各學校專業(yè)排名和今后的就業(yè)導向,才能作出對就讀學校志愿的正確選擇。

3.2 在職業(yè)預警方面為學生就業(yè)服務通過“畢業(yè)學員成績總表”跟蹤畢業(yè)生就業(yè)情況,分析畢業(yè)生學習成績與工作能力兩者之間的關系,使學校掌握第一手資料。這些資料反映出學校的專業(yè)設置存在的普遍問題是專業(yè)結構和勞動力需求結構不一致:勞動力市場需求的,學校培養(yǎng)不出來;學校培養(yǎng)出來的,市場又不需要。學校設置職業(yè)預警機制,主動給自己亮紅燈,調(diào)整專業(yè)結構。例如學校這幾年調(diào)整了涵蓋農(nóng)林、財經(jīng)、外語、計算機、藝術5大門類的會計、物流管理、汽車檢測與維》、服裝設計與工藝、廣告裝璜與電腦設計、國際貿(mào)易與報關等十幾個專業(yè),學校的教育體系與市場需求逐步走上軌道。學校特別是職業(yè)學校,應該嘗試在職業(yè)預警方面為學生服務。有些學校招生就業(yè)辦公室的書架上擺滿“就業(yè)服務”及“用人單位跟蹤調(diào)查”資料,都是學校各專業(yè)負責人走訪企業(yè)時搜集到的回饋與意見,他們把目標瞄準在福建海西建設的制造業(yè)人才及服務業(yè)人才的大量需求上。一些熱門專業(yè),如汽車專業(yè)、計算機輔助設計,學生還沒畢業(yè),企業(yè)爭先到學校要求預留分配畢業(yè)生。實踐證明,設置職業(yè)預警機制能幫助學校認識不同專業(yè)的優(yōu)勢,揚長避短。

4 學籍檔案數(shù)字化,為信息資源共享服務

隨著社會的發(fā)展,學籍檔案的利用率在不斷提高,檔案的破損速度也在加快,這樣就產(chǎn)生學籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢檔案已經(jīng)不能適應形勢的要求,傳統(tǒng)的案卷目錄檢索條件單一,查全率和查準率很難得到保障。有的學生學籍檔案因組卷不規(guī)范,學生成績表、畢業(yè)生登記表、學生的學籍變更(如休學、退學、復學、轉學)等不能在案卷目錄上體現(xiàn)出來,這樣難免會降低檔案的查準率。將學籍檔案原文數(shù)字化,存入數(shù)據(jù)庫,不僅可以解決“保存”與“利用”的矛盾,而且還大大提高查檢速度。將建校以來學生的個人信息輸入計算機,建立學生信息數(shù)據(jù)庫,緩解檔案保存與利用之間的矛盾。

學籍檔案數(shù)字化是檔案信息上網(wǎng)的基礎。網(wǎng)絡化已成為時代的主旋律,網(wǎng)絡技術的應用更推動檔案事業(yè)邁上新的層次。大量的學籍檔案信息寓于紙質(zhì)的案卷、文件之中,只有將這些紙質(zhì)學籍檔案轉化為電子檔案,才能更好地為檔案信息資源共享服務。如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等,以方便師生通過計算機網(wǎng)絡檢索,獲得自己需要的學籍檔案材料。檔案信息是重要的信息資源,學籍檔案信息只有上網(wǎng)才能體現(xiàn)它的價值,才能為更多人所利用。■

(作者單位:福建省泉州市農(nóng)業(yè)學校)