查新工作管理中應(yīng)重視的幾個問題

史新輝

〔摘 要〕提出了當(dāng)前查新工作管理中應(yīng)重視的幾個問題,包括:立項查新、評價監(jiān)督、質(zhì)量認(rèn)證、咨詢專家的作用、市場化、學(xué)科化建設(shè)及業(yè)務(wù)拓展等,并針對這些問題提出了建議。

〔關(guān)鍵詞〕科技查新;管理;質(zhì)量控制;市場化

〔中圖分類號〕G252.7;G354 〔文獻標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)09-0185-06

Pay Attention to Several Problems in Management

of the Sci-Tech Novelty SearchShi Xinhui

(Institute of Science and Technology Information of Hebei Province,Shijiazhuang 050021,China)

〔Abstract〕This article put forward several problems in management of the sci-tech novelty search presently,including the sci-tech novelty search in estblishment of project,evaluation and supervision,quality certification,the effect of consultancy expert,marketization,discipline-institutionalized construction,and business development etc.

〔Key words〕sci-tech novelty search;management;quality control;marketization

我國的科技查新是在科技文獻檢索和科技咨詢基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一項科技信息咨詢服務(wù)工作。它為科技管理部門和有關(guān)專家進行科技成果和新產(chǎn)品的鑒定和獎勵、專利申請及科研立項的評審等提供客觀的文獻依據(jù)。20多年來,隨著我國科技事業(yè)的發(fā)展,查新工作為我國的科技發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮了巨大的作用。作為科技管理的一項基礎(chǔ)工作,它有力地促進了科技管理的規(guī)范化和科學(xué)化進程。但是,在查新工作管理中遇到的幾個問題值得我們進一步研究、探討和思考。

1 應(yīng)重視科技立項查新工作

立項查新是科研人員在申請課題(立項、立題、選題、開題)之前,向查新機構(gòu)提出的一種課題查新,其目的是為減少科技項目立項的盲目性,避免重復(fù)研究。大部分被同意立項的課題會獲得政府的科研經(jīng)費支持。所以,科技管理部門應(yīng)對每個科研項目在立項前都要進行查新,通過立項查新掌握要立項課題在國內(nèi)外研究現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢,判斷其科研方向與內(nèi)容是否具有新穎性和創(chuàng)新性。

長期以來,立項查新沒有引起科研人員的足夠重視,他們認(rèn)為立項查新需要投入一定的費用,現(xiàn)在只是申報項目而又不一定能夠被批準(zhǔn),因此舍不得投入。加之科技管理部門也存在著重成果查新、輕立項查新的現(xiàn)象。對立項查新要求不嚴(yán),未經(jīng)查新的選題同樣可以審批立項,導(dǎo)致一些研究項目在課題鑒定驗收時,才知道所研究的課題已是重復(fù)勞動。據(jù)統(tǒng)計,我國科研項目重復(fù)率達40%,而另外60%中部分重復(fù)又在20%以上,同時與國外重復(fù)也約占30%,其中大部分是國外已公開的技術(shù),因而造成了人力、物力、財力的嚴(yán)重浪費。

科技管理部門對科技立項查新工作重視不足,這一方面說明其對立項查新與節(jié)約國家科研開發(fā)經(jīng)費的關(guān)系和重要性認(rèn)識不足有關(guān),還有可能與個別管理人員的個人想法不無關(guān)系。試想一下:如果他想讓某個關(guān)系人所申報的課題通過立項,并審批,萬一查新機構(gòu)的查新報告給“槍斃”了怎么辦?當(dāng)然了,這種情況還是占極少數(shù)。

我們希望科技管理部門真正認(rèn)識到立項查新的重要性,很好地利用查新機構(gòu)在查新工作中的優(yōu)勢,積極開展立項查新工作,并將科研項目的立項查新列為查新重點,為必查項目。把立項查新放在與鑒定驗收查新和科技評獎查新同等重要的位置。

科技部應(yīng)像頒布《科學(xué)技術(shù)成果鑒定辦法》一樣專門制定科技項目立項管理辦法,明確科技立項查新的要求,并將其納入規(guī)范管理,以便科技立項查新有章可循。

2 應(yīng)加強科技查新工作的評價監(jiān)督

科技管理部門應(yīng)加強科技查新工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。所以,我們建議:應(yīng)建立科技查新機構(gòu)的評價指標(biāo)體系;加強查新機構(gòu)資質(zhì)管理;建立查新工作的評價標(biāo)準(zhǔn);建立查新質(zhì)量評估體系;并加強查新員和審核員的資格審查工作,確?？萍疾樾鹿ぷ鞯慕】蛋l(fā)展。

2.1 加強科技查新機構(gòu)的資質(zhì)管理

為使查新機構(gòu)健康地發(fā)展、保證查新機構(gòu)的權(quán)威性和查新報告的科學(xué)性,做好科技查新機構(gòu)的資質(zhì)管理工作是非常必要的。因此,建議科技管理部門組織有關(guān)專家對所管轄的查新機構(gòu)進行年審,內(nèi)容包括規(guī)章制度建設(shè)、查新人員的培訓(xùn)和專業(yè)配置、文獻資源的支撐、設(shè)備硬件條件、查新報告質(zhì)量、資料文件存檔、用戶信息反饋、違規(guī)違紀(jì)情況等,并結(jié)合專家和用戶的評價意見,用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對其進行評估,達標(biāo)的繼續(xù)從業(yè),并頒發(fā)年審合格證,達不到標(biāo)準(zhǔn)的限期整改直至取消查新資質(zhì),以確保查新機構(gòu)的權(quán)威性。

2.2 制定查新工作的統(tǒng)一評價標(biāo)準(zhǔn)

查新工作雖然進行了多年,但至今從國家到地方?jīng)]有一個能對查新過程和查新報告進行科學(xué)評價的體系和評價標(biāo)準(zhǔn)?！犊萍疾樾乱?guī)范》中雖然也做了相應(yīng)的規(guī)定,但由于沒有具體細(xì)化,可操作性不強,無法對科技查新工作質(zhì)量的優(yōu)劣作出全面、量化的評判。

所以,應(yīng)制定統(tǒng)一的能指導(dǎo)查新機構(gòu)查新工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的評價方法,該評價方法中評價標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容應(yīng)包括:查新機構(gòu)查新員的敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度,審核員和查新員的資格審查,文獻資源的建設(shè)和利用情況,查新報告的規(guī)范化和科學(xué)性,使用查新報告的專家和管理部門人員提出的意見及整改情況,查新機構(gòu)的財務(wù)和經(jīng)費使用情況等。從查新工作的整個流程和最終的結(jié)果——查新報告等逐一進行評價,全面地對查新機構(gòu)的工作進行客觀的評估。

2.3 建立科技查新質(zhì)量的監(jiān)控和評估體系

科技查新質(zhì)量是指科技查新工作及其產(chǎn)品——科技查新報告的優(yōu)劣程度。目前,尚無統(tǒng)一的科技查新質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),也就無法對科技查新報告的質(zhì)量的優(yōu)劣作出全面、量化的評判。

查新工作的最終結(jié)果,主要體現(xiàn)載體是查新報告,它反映了查新機構(gòu)所產(chǎn)出的情報產(chǎn)品的質(zhì)量,反映了從業(yè)人員的敬業(yè)態(tài)度和業(yè)務(wù)水平。作為產(chǎn)品如果沒有評價標(biāo)準(zhǔn),很難認(rèn)定其是合格產(chǎn)品還是次品。因此,建議組織有關(guān)專家建立統(tǒng)一查新報告質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn),并以此標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)對查新報告進行抽檢評定,確保查新報告的公正性和嚴(yán)肅性。

然而,在當(dāng)前查新工作中,不同的查新機構(gòu),甚至是同一查新機構(gòu)內(nèi)部不同的查新員,出具的查新報告從格式和形式上,及措辭表述方法上都不統(tǒng)一,隨意性較強,有的在表述中還出現(xiàn)“水平”等超越權(quán)限的字眼。甚至存在有的科技查新項目在不同的科技查新機構(gòu)得出不同科技查新結(jié)論的情況。對于科技查新人員來講,沒有標(biāo)準(zhǔn),工作起來隨機性大,產(chǎn)生失誤的可能性也大;對于審核人員來講,沒有標(biāo)準(zhǔn),就只能靠其主觀經(jīng)驗進行審核。這樣一來,雖然科技查新有其客觀的文獻依據(jù),有其規(guī)范的工作流程,但最后只能靠科技查新人員和審核人員的經(jīng)驗來把握科技查新質(zhì)量,這就影響了科技查新質(zhì)量的客觀性。

2.4 構(gòu)筑科技查新機構(gòu)的評價指標(biāo)體系