優(yōu)化辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)

王 歡 賈素花

摘要:通過(guò)分析A藥品研發(fā)公司的辦公用品采購(gòu)的現(xiàn)狀,利用現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)達(dá)的優(yōu)勢(shì),用系統(tǒng)的思想研究辦公用品的采購(gòu),解決辦公用品的采購(gòu)中存在的問(wèn)題,提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞:系統(tǒng);層次分析法;辦公室用品;電子采購(gòu)

中圖分類(lèi)號(hào):F724.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

Abstract: This paper analysed A drug development company's office supplies procurement status, use the advantages of well-developed network information from the system thought the procurement of office supplies, office supplies procurement solution to the problems that exist to enhance the competitiveness of businesses.

Key words: system; AHP; office supplies; e-procurement

1A藥品研發(fā)有限公司辦公用品采購(gòu)的現(xiàn)狀分析

與一般公司一樣,為了公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn),需要必要的辦公日常用品,例如本公司開(kāi)會(huì)的會(huì)議資料,以及平時(shí)的各項(xiàng)檔案資料等。

藥品研發(fā)公司與臨床試驗(yàn)病人聯(lián)系密切。A公司需要為醫(yī)生準(zhǔn)備實(shí)驗(yàn)方案,為病人準(zhǔn)備病例報(bào)告表和指標(biāo)測(cè)試的資料。病人具有隨機(jī)性和不確定性,醫(yī)院需要的文件也存在著不確定性,那么需要的紙張、文件夾、文件袋、分頁(yè)紙等用品就具有不確定性,A公司經(jīng)常出現(xiàn)預(yù)定和使用數(shù)量不匹配的情況,當(dāng)需要的時(shí)候每個(gè)項(xiàng)目組不得不自行進(jìn)行采購(gòu)。

2辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)

2.1辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)

辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)就是采購(gòu)部門(mén)從合適的供應(yīng)商那里,獲得合適數(shù)量和質(zhì)量的辦公用品所涉及的各種因素的有機(jī)整體,而這一切的進(jìn)行是在網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助下完成的,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的自動(dòng)化,網(wǎng)絡(luò)化。

2.2A公司辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)的組成

A公司辦公用品的采購(gòu)存在著種類(lèi)多數(shù)量少的特點(diǎn),不宜使用大的復(fù)雜的采購(gòu)系統(tǒng),在此,我們主要考慮了這些特點(diǎn)的存在,運(yùn)用簡(jiǎn)單的采購(gòu)系統(tǒng),優(yōu)化了采購(gòu)的流程。

A公司辦公用品采購(gòu)系統(tǒng)的組成可以看成有以下幾個(gè)部分組成:發(fā)出采購(gòu)需求的模塊,統(tǒng)計(jì)采購(gòu)需求模塊,查詢供求模塊,選擇供應(yīng)商模塊,下訂單模塊,網(wǎng)上付款模塊(見(jiàn)圖1)。

(1)發(fā)出需求模塊

這一模塊的操作對(duì)象主要是公司員工。員工在采購(gòu)需求的系統(tǒng)上按照目錄填寫(xiě)自己需要的辦公用品的種類(lèi)及數(shù)量。

(2)統(tǒng)計(jì)采購(gòu)需求模塊

采購(gòu)部門(mén)需要實(shí)時(shí)跟蹤需求模塊。這一模塊是隨著員工發(fā)出需求實(shí)時(shí)改變辦公用品的種類(lèi)和數(shù)量的,并且與庫(kù)存相比較,當(dāng)數(shù)值降到安全庫(kù)存時(shí),為了避免缺貨向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)貨申請(qǐng)并下訂單。

(3)查詢供求模塊

在網(wǎng)上查詢供應(yīng)商的信息。通過(guò)電子目錄可以快速找到更多的供應(yīng)商,可以查詢到每個(gè)供應(yīng)商的服務(wù)情況,包括價(jià)格,規(guī)格及售后等消息,方便公司比較后選擇供應(yīng)商。

(4)選擇供應(yīng)商的模塊

這個(gè)模塊包括兩個(gè)部分:(1)對(duì)查詢到的供求模塊進(jìn)行分類(lèi),例如將辦公用品分為辦公品(簽字筆、鉛筆、橡皮、涂改液、文件夾、訂書(shū)器等等),計(jì)算機(jī)耗材(鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、U盤(pán)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤(pán)、復(fù)印機(jī)、光盤(pán)、墨盒、數(shù)碼相機(jī)、投影儀等),印刷品(紙張、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、墨盒、硒鼓等),家具(辦公桌椅、柜子等)備品等幾大類(lèi)。根據(jù)需要不同的類(lèi)別選擇不同的供應(yīng)商。(2)對(duì)分類(lèi)后的供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià),確定供應(yīng)商。這一部分就需要設(shè)定績(jī)效評(píng)價(jià)的指標(biāo),利用層次分析法最終確定供應(yīng)商。例如A公司可以采取下面簡(jiǎn)單的幾個(gè)指標(biāo),圖2為選擇合適的供應(yīng)商層次分析結(jié)構(gòu)。

建立了層次分析模型之后,我們可以在各層因素中選擇兩兩比較,構(gòu)造出判斷矩陣。計(jì)算某層次因素相對(duì)于上一層因素的相對(duì)重要性,依次沿遞階層次結(jié)構(gòu)由上而下逐層計(jì)算,得出指標(biāo)層因素相對(duì)于準(zhǔn)則層的相對(duì)重要性。最后通過(guò)運(yùn)算得出最低層各因素對(duì)最高總目標(biāo)相對(duì)優(yōu)劣的排序權(quán)值,得出層次總排序結(jié)果,也就是每個(gè)供貨商的總分,誰(shuí)的分最高誰(shuí)就是合適的供應(yīng)商。通常情況下我們可以安裝AHP軟件,只要列出各層次元素對(duì)上層次元素的相對(duì)重要性就可以得出最后的結(jié)果。

(5)下訂單模塊

采購(gòu)部門(mén)通過(guò)供應(yīng)商提供的分類(lèi)表就可以找到所需商品的代碼,點(diǎn)擊出現(xiàn)該辦公用品的圖片,如果是所需商品,可下訂單,填寫(xiě)一份采購(gòu)證,并要審核訂單,里面包括了所訂購(gòu)商品的基本信息,如名稱(chēng)和數(shù)量等。

(6)網(wǎng)上付款模塊

這個(gè)模塊包括了供應(yīng)商在線列出辦公用品的清單及價(jià)格,總費(fèi)用,購(gòu)買(mǎi)單位在網(wǎng)上直接電子付費(fèi)的過(guò)程,由于整個(gè)過(guò)程是參加交易的雙方在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的,處于安全方面考慮,政府企業(yè)和銀行之間需要協(xié)同來(lái)實(shí)現(xiàn)付款的安全,快速。且現(xiàn)在網(wǎng)上銀行的手續(xù)費(fèi)是最低的,進(jìn)而降低成本。

3辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)的功能

3.1增加透明度

通過(guò)該采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部員工可以在平臺(tái)上看到本公司采購(gòu)的歷史情況及現(xiàn)在庫(kù)存量的情況,使采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)工作實(shí)現(xiàn)了全過(guò)程和全方位的監(jiān)督和監(jiān)控。

3.2減少采購(gòu)的成本

辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)優(yōu)化了采購(gòu)的流程,簡(jiǎn)化了必要的勞動(dòng)(實(shí)地比較價(jià)格和質(zhì)量等),壓縮了中間環(huán)節(jié),優(yōu)化了流程,使采購(gòu)任務(wù)更準(zhǔn)確更快速的完成,提高了采購(gòu)的效率,減少了采購(gòu)的工作量?；萜展就ㄟ^(guò)電子采購(gòu)系統(tǒng)以后,過(guò)去需要兩個(gè)星期的采購(gòu)過(guò)程現(xiàn)在只需要不到兩天即可完成。減少了采購(gòu)部門(mén)的員工,為公司節(jié)省了開(kāi)支,這就充分降低了采購(gòu)的成本。

3.3提高采購(gòu)的準(zhǔn)確性

辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)提高準(zhǔn)確性體現(xiàn)在兩個(gè)方面:(1)統(tǒng)計(jì)采購(gòu)種類(lèi)和數(shù)量更加準(zhǔn)確,取代了傳統(tǒng)的紙上統(tǒng)計(jì),計(jì)算器計(jì)算,使流程更加方便。(2)采購(gòu)的辦公用品更加準(zhǔn)確。由于采購(gòu)部門(mén)的員工通過(guò)查閱《分類(lèi)表》找到所需商品的代碼,然后在網(wǎng)上點(diǎn)擊該代碼即可看到一個(gè)圖文并茂的畫(huà)面, 既有所需物品的實(shí)物照片,如果確認(rèn)購(gòu)買(mǎi)某件商品,可以在網(wǎng)上下訂單, 取代了傳統(tǒng)采購(gòu)的費(fèi)時(shí)費(fèi)力又不準(zhǔn)確的采購(gòu)。

3.4增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

公司充分利用網(wǎng)絡(luò)的快速搜索能力,購(gòu)買(mǎi)到公司需要的辦公用品,采購(gòu)流程更加快速和準(zhǔn)確,采購(gòu)成本降低,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。最近的一項(xiàng)研究顯示, 應(yīng)用電子采購(gòu)可以降低產(chǎn)品成本的5%～10%,降低流程成本的70%,縮短采購(gòu)周期的50%~70%。

4結(jié)束語(yǔ)

辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)是針對(duì)辦公用品采購(gòu)中存在的種類(lèi)多數(shù)量少而設(shè)計(jì)的,應(yīng)實(shí)時(shí)跟蹤員工的需求情況。A公司利用該系統(tǒng),節(jié)省了員工的工作時(shí)間,更準(zhǔn)確的提示了采購(gòu)部門(mén)某項(xiàng)辦公用品庫(kù)存情況,提高了企業(yè)的應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)力,壓縮了無(wú)效的采購(gòu)環(huán)節(jié),高效快捷的完成采購(gòu)的任務(wù)。應(yīng)該說(shuō)辦公用品電子采購(gòu)系統(tǒng)為企業(yè)辦公用品的采購(gòu)注入了新的活力,具有市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

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